5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

Çeviri: irem çakır Gözden geçirme: Ömer Faruk Zeren

Sana o gün hiçbir iş tamamlamadığını fark ettiren

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

yorucu ve zorlu bir iş günü geçirdin mi hiç?

That it was just meeting after meeting

Toplantıdan bir sonraki toplantıya sonraki toplantıdan

after meeting after meeting after meeting --

bir diğer toplantıdan sonraki toplantıya--

[The Way We Work]

[Çalışma Şeklimiz]

(Music)

(Müzik)

Düzelen bir şirket yöneticisi olarak,

As a recovering corporate executive,

I know we all feel like our time isn’t our own,

hepimiz zamanımız bize ait değilmiş gibi hissediyoruz,

takvimimizi diğer insanlar idare ediyormuş

like other people are controlling our calendars

ve onların anlık isteklerine karşılık veriyormuşuz gibi.

and we’re simply reacting to their whims.

But calendar creep isn’t inevitable.

Ancak takvim canavarı kaçınılmaz değil.

Dünyada kontrol edemediğimiz çok şey var.

There's so much in the world we can't control.

Üstlerimizi kontrol edemeyiz,

We can’t control our senior leaders,

müşteri taleplerimizi kontrol edemeyiz

we can’t control our customer demands,

ve kesinlikle küresel bir salgını kontrol edemeyiz.

and we certainly can’t control a global pandemic.

Ama zamanımızı kontrol edebiliriz,

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

sadece nasıl yapılacağını unuttuk.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

Sana beş uygulanması kolay adım sunuyorum

that can take your calendar from working against you

ki takvimin senin aleyhine çalışmaktan

senin lehine çalışacak hale gelebilir.

to working for you.

Gerçekten de işe yarıyorlar.

And they really work.

We worked with a big global company

Büyük bir küresel şirketle çalıştık

and asked some of their leaders to put these tips into practice

ve bazı liderlerine bu ipuçlarını uygulamalarını istedik,

while others didn’t.

bazısı uygulamazken.

And guess what?

Bakın ne oldu?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

Bu adımları kullanan liderler

takvimlerinde önemli saatlerin açıldığını gördüler,

on their calendars

for, you know, actual work.

bilirsiniz işte gerçek işler için.

Tip number one:

Bir numaralı ipucu:

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

Kendine “Toplantıya gerçekten ihtiyacın var mı?” diye sor.

Her şey için bir toplantıya ihtiyacımız olduğu yanılsamasındayız.

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

Düşünüyoruz ki “Falancanın sorun olmadığından emin olmam lazım

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

so I’ll book time.”

bu yüzden zaman ayıracağım”

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

Ya da “Süreçle ilgili sorum var, toplantı yapacağım.”

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

Gerçek şu ki, planladığımız toplantıların neredeyse yarısı yerine,

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

hızlı cevap almak için telefonu elimize alabilir veya mesaj gönderebiliriz.

Bunu durdurmak için bir püf nokta:

A trick to stop this:

when you’re thinking of calling a meeting,

Toplantı çağrısı yapmayı düşündüğünde,

write the invitation first.

önce davetiye yaz.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

Eğer bir fiil ile başlayan bir konu başlığı oluşturamıyorsan,

you shouldn’t have the meeting.

toplantı yapmamalısın.

“Decide, finalize, create next steps.”

“Karar ver, sonlandır ve sonraki adımları oluştur.”

Those are reasons to call a meeting.

Bunlar, toplantı yapmak için nedenlerdir.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

Öte yandan, “İnceleme” bir eylem fiili değildir.

Bir şeyi gözden geçirmek için bir toplantı yapıyorsan,

If you're calling a meeting to review something,

send it out ahead of time

önceden gönder

and schedule a 15-minute meeting for questions.

ve sorular için 15 dakikalık bir toplantı planla.

That should get Joe to finally read the deck.

Bu, Joe’nun nihayet sunumu okumasını sağlamalı.

Related to that action verb,

Bu eylem fiiliyle ilgili olarak,

if you’re going to call a meeting

toplantı çağırmaya karar verirsen

you should be able to create a clear purpose statement.

net bir amaç ifadesi oluşturabilmelisin.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“Bu toplantıda pat, pat, pata karar vereceğiz.

Come prepared.”

Hazırlıklı gelin.”

You don’t need a whole agenda;

Tam bir ajandaya gerek yok,

nobody’s going to read it anyway.

zaten kimse okumayacak.

But that purpose statement is enough so that when you start,

Ama o amaç beyanı, başladığınızda herkesin

dikkatle oturup hedefe odaklanmasını sağlayacak kadar yeterli.

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

İki numaralı ipucu:

Tip number two:

invite the least number of people possible.

mümkün olan en az kişiyi davet et.

Let’s be honest,

Dürüst olalım,

most of us invite people to meetings defensively.

çoğumuz toplantılara insanları defansifçe çağırıyoruz.

İhtiyacımız olanın Raco olduğunu biliyoruz

We know that Raco’s the one we need

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

ama Dion dahil edilmediğini hissederse huysuzlanacak,

he’s going to be cranky,

bundan onu çağırıyorsun, sonra Shannon’la Jane’i de.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

Şimdi karar vericilere doğrudan gitmek yerine,

And now we’re wasting all of these people’s time

tüm bu insanların zamanını boşa harcıyoruz.

instead of just going directly to the decision maker.

Okul çağındaki korkularımızdan vazgeçme zamanı geldi

It’s time to let go of those grade-school fears

and just invite the people who are necessary for the objective.

ve sadece hedef için gerekli olan insanları davet etmeliyiz.

Everyone else can be informed later.

Diğer herkes daha sonra bilgilendirilebilir.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

Her şeye davet edilmediğimizde bunun sorun olmadığında anlaşalım.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

Araştırmalar, karar verme toplantısının optimal boyutunun

is around five to eight people.

beş ila sekiz kişi arasında olduğunu bulmuştur.

Any time you're inviting more,

Daha fazla kişi davet ettiğin her bir zaman,

you're making it less likely you'll achieve your goal.

hedefine ulaşma olasılığını azaltıyorsun.

Tip number three:

Üç numaralı ipucu:

Toplantılarını kısalt.

make your meetings shorter.

If you want your time back,

Eğer zamanını geri istiyorsan,

bir saatlik toplantıdan kurtul.

ditch the hour-long meeting.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

Ben toplantılarımı 30 ve 45 dakikalık ayarlıyorum.

That’s it, period.

Bu kadar, nokta.

Full stop.

Son.

Bu, insanlara sindirim yapmak,

That gives people time to digest,

figure out next steps,

sonraki adımları belirlemek,

then take a breath

ardından bir nefes almak

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

ve belki, bilmiyorum, tuvalete gitmek için zaman verir.

It stops that horrible snowball of lateness

Bu, gün boyunca yuvarlanan

that rolls downhill over the course of a day.

korkunç gecikme etkisini durdurur.

Tip number four:

Dört numaralı ipucu:

say no to other’s people’s meetings.

Başkalarının toplantılarına hayır de.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

Çağrıldığımız her toplantıya evet deme alışkanlığı içindeyiz.

Çoğunlukla bir şey kaçırma korkusuyla ya da daha da kötüsü egodan katılıyoruz.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

Bunların hiçbiri, değerli zamanını toplantıda harcamak için sebep değil.

Karar vermenin daha iyi yolu:

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

Kendine şunu sor:

“Fikrim bu toplantının amacı için kesinlikle önemli mi?”

Hatta daha iyisi, “Bu toplantı benim hedeflerimi,

Even better, “Does this meeting move my goals,

takımımın veya müşterilerimin hedeflerini ileri taşıyor mu?”

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

If not, just say no.

Değilse, sadece hayır de.

Now I know what you’re thinking:

Şimdi ne düşündüğünü biliyorum:

it’s hard to say no to a meeting.

bir toplantıya hayır demek zor.

But it really isn’t.

Ama gerçekten öyle değil.

Simply tell the organizer the truth.

Açıkça organizatöre doğruyu söyle.

Biliyorsun ki onlar bunu halledebilerler

You know that they’ve got this,

and if they need you,

ve eğer ihtiyaç duyarlarsa, seni arayacaklardır.

simply give you a ring.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

Ayrıca toplantıyı yüksek performanslı birine

veya konu uzmanına devretme fırsatını kullanabilirsin,

to a high performer or subject matter expert

who may be a better choice anyway.

daha iyi seçim bile olabilirler.

You can even simply let them know you have other priorities that week

Hatta, o hafta diğer önceliklerin olduğunu bildirip,

katılımının gerekliliğini sorabilirsin.

and ask if your attendance is necessary.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

Yapman gereken tek şey dürüstlük ve netlikle iletişim kurmaktır.

Beş numaralı ipucu:

Tip number five:

Zamanınla acımasız ol.

be ruthless with your time.

Herhangi bir hostes sana söyleyecektir ki,

As any flight attendant will tell you,

öncelikle kendi oksijen maskeni takman gerekiyor.

you have to put your own oxygen mask on first.

It’s the only way you can be at your best for others,

Başkaları için en iyi durumda olabilmen için tek yol budur

so give yourself time to do the things you need to

bu yüzden insan gibi hissetmek adına

in order to feel like a human being.

ihtiyacın olan şeyleri yapmak için kendine zaman ver.

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

Bu, kesintisiz zaman blokları ayarlamayı içerir

to focus on your own work.

kendi işine odaklanmak için.

If you have a project that going to take you 10 hours

10 saat ciddi bir şekilde odaklanmış zaman

ve çaba gerektirecek bir projen varsa,

of really focused time and effort,

schedule that time in your calendar.

bu zamanı takviminde doldur.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

Haftada birkaç gün,

en verimli olduğun zamanda

a few days a week,

at whatever time you’re at your most productive.

günde iki saatlik “yasak uçuş alanı” koymayı dene.

Bu değişiklikleri bir sırmışcasına,

You don’t have to make these changes in a vacuum,

bir anda yok olarak yapmak zorunda değilsin.

like it’s some kind of secret.

You can tell people that you’re trying something new

Yeni şeyler denediğini

ve takviminin hakimiyetini ele aldığını insanlara söyleyebilirsin

and taking control of your calendar.

And you do not have to do everything at once.

Her şeyi aynı anda yapmak zorunda değilsin

Simply pick one idea and try it.

Sadece bir fikri seç ve dene.

People will not only understand it,

İnsanlar bunu sadece anlamayacaklar,

but they’ll appreciate it.

aynı zamanda takdir de edecekler.

So the only question left is:

Bu yüzden tek soru şu:

Do you have the courage to own your own calendar?

Kendi takvimine hakim olmak için cesaretin var mı?

I think you do.

Bence var.