5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

Traducteur: Amandine Ripet Relecteur: Audrey Freudenreich

As-tu déjà terminé une journée de travail épuisante,

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

pour te rendre compte que tu n’as rien accompli ?

That it was just meeting after meeting

C’était réunion après réunion,

after meeting after meeting after meeting --

après réunion, après réunion...

[The Way We Work]

[La manière dont nous travaillons]

(Music)

(Musique)

As a recovering corporate executive,

En tant que cadre, je sais qu’on peut avoir l’impression

I know we all feel like our time isn’t our own,

que le temps n’est pas le nôtre,

like other people are controlling our calendars

comme si d’autres gens contrôlaient nos agendas

and we’re simply reacting to their whims.

et qu’on suivait leurs caprices.

But calendar creep isn’t inevitable.

Mais le calendrier fou n’est pas inévitable.

There's so much in the world we can't control.

On ne peut pas tout contrôler :

We can’t control our senior leaders,

on ne peut pas contrôler nos chefs, les demandes des clients,

we can’t control our customer demands,

et certainement pas une pandémie.

and we certainly can’t control a global pandemic.

Mais on peut contrôler notre temps,

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

on a juste oublié comment faire.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

Voici 5 étapes faciles à mettre en place

that can take your calendar from working against you

pour que ton calendrier travaille non plus contre toi, mais pour toi.

to working for you.

And they really work.

Et ça fonctionne.

We worked with a big global company

Nous avons demandé à certains chefs d’une multinationale

and asked some of their leaders to put these tips into practice

de mettre en pratique ces conseils, et d’autres non.

while others didn’t.

And guess what?

Et devine quoi ?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

Les chefs qui ont utilisé ces conseils ont pu libérer des heures

dans leur agenda pour, tu sais, vraiment travailler.

on their calendars

for, you know, actual work.

Tip number one:

Conseil numéro un :

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

Demande-toi si tu as réellement besoin de cette réunion.

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

On a l’impression d’avoir besoin d’une réunion pour tout.

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

« Telle ou telle personne doit être d’accord,

so I’ll book time.”

donc je prévois du temps. »

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

« J’ai une question sur le procédé, fixons une réunion. »

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

On pourrait simplement téléphoner ou envoyer un message rapide

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

pour la moitié des réunions que nous prévoyons.

A trick to stop this:

Un moyen pour arrêter ça :

when you’re thinking of calling a meeting,

quand tu penses à fixer une réunion,

write the invitation first.

écris d’abord l’invitation.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

Et si tu ne peux pas commencer ta phrase avec un verbe d’action,

you shouldn’t have the meeting.

tu ne devrais pas avoir cette réunion.

“Decide, finalize, create next steps.”

« Décider, finaliser, créer les étapes suivantes. »

Those are reasons to call a meeting.

Ca se sont de bonnes raisons.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

« Réviser », par contre, n’est pas un verbe d’action.

If you're calling a meeting to review something,

Si tu fixes une réunion pour une révision,

send it out ahead of time

envoie l’invitation à l’avance,

and schedule a 15-minute meeting for questions.

et prévois 15 minutes pour les questions.

That should get Joe to finally read the deck.

Joe devrait enfin lire le travail concerné.

Related to that action verb,

En lien avec ce verbe d’action, si tu fixes une réunion,

if you’re going to call a meeting

you should be able to create a clear purpose statement.

tu devrais pouvoir définir un objectif clair.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

« À cette réunion, nous allons décider boum, boum, boum.

Come prepared.”

Venez préparés. »

You don’t need a whole agenda;

Tu n’as pas besoin d’un programme que personne ne lira.

nobody’s going to read it anyway.

But that purpose statement is enough so that when you start,

Mais cet objectif est suffisant pour qu’une fois que tu commences,

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

tout le monde est assis, est attentif et concentré sur l’objectif.

Tip number two:

Conseil numéro deux :

invite the least number of people possible.

invite le moins de personnes possible.

Let’s be honest,

Soyons honnêtes,

most of us invite people to meetings defensively.

nous invitons de manière défensive.

We know that Raco’s the one we need

Raco est essentiel,

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

mais si Dion ne se sent pas impliqué

il sera grognon, donc tu l’invites

he’s going to be cranky,

et puis Shannon, et puis Jane.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

Et on gaspille le temps de ces personnes

And now we’re wasting all of these people’s time

instead of just going directly to the decision maker.

au lieu d’inviter uniquement le preneur de décision.

It’s time to let go of those grade-school fears

Il faut laisser tomber ces peurs scolaires,

and just invite the people who are necessary for the objective.

et juste inviter les personnes qui sont nécessaires à l’objectif.

Everyone else can be informed later.

Les autres peuvent être informés plus tard.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

Soyons d’accord, ce n’est pas grave si on n’est pas invité à tout.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

La taille optimale d’une réunion pour la prise d’une décision est

is around five to eight people.

entre cinq et huit personnes.

Any time you're inviting more,

En invitant plus de personnes,

you're making it less likely you'll achieve your goal.

tu auras moins de chances d’atteindre ton objectif.

Tip number three:

Conseil numéro trois :

écourte tes réunions.

make your meetings shorter.

If you want your time back,

Si tu veux du temps, dis non aux réunions d’une heure.

ditch the hour-long meeting.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

Je prévois des réunions de 30 à 45 minutes.

That’s it, period.

C’est tout, point.

Full stop.

On arrête.

That gives people time to digest,

Cela permet aux gens d’assimiler, comprendre les prochaines étapes,

figure out next steps,

then take a breath

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

souffler, et peut-être, je ne sais pas, aller aux toilettes.

It stops that horrible snowball of lateness

Cela arrête cette horrible boule de neige de retard

that rolls downhill over the course of a day.

qui dévale la pente au cours de la journée.

Tip number four:

Conseil numéro quatre :

say no to other’s people’s meetings.

dis non aux réunions des autres.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

On a l’habitude de dire oui à toutes les réunions.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

On a peur de rater quelque chose, ou pire, on a peur de l’ego.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

Ces raisons ne valent pas la perte de ton temps précieux.

Pour mieux décider,

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

demande-toi si ton opinion est cruciale à l’objectif de cette réunion.

Even better, “Does this meeting move my goals,

Ou mieux : cette réunion fait-elle avancer tes objectifs,

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

ceux de ton équipe ou de tes clients ?

If not, just say no.

Si non, dis juste non.

Now I know what you’re thinking:

Tu dois penser qu’il est difficile de dire non à une réunion.

it’s hard to say no to a meeting.

But it really isn’t.

Mais ça ne l’est pas.

Simply tell the organizer the truth.

Dis la vérité à l’organisateur.

You know that they’ve got this,

Il a la situation en main,

and if they need you,

qu’il t’appelle au besoin.

simply give you a ring.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

Tu peux aussi en profiter pour déléguer la réunion

to a high performer or subject matter expert

à quelqu’un de plus expérimenté qui serait un meilleur choix.

who may be a better choice anyway.

Tu peux aussi dire que tu as d’autres priorités cette semaine

You can even simply let them know you have other priorities that week

and ask if your attendance is necessary.

et demande si ta présence est nécessaire.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

Tu dois juste communiquer avec honnêteté et clarté.

Tip number five:

Conseil numéro cinq :

be ruthless with your time.

sois sans pitié avec ton temps.

As any flight attendant will tell you,

Comme toute hôtesse le dirait,

tu dois mettre ton masque à oxygène d’abord.

you have to put your own oxygen mask on first.

It’s the only way you can be at your best for others,

C’est la seule façon d’être au maximum pour les autres.

so give yourself time to do the things you need to

Donne-toi du temps pour faire ce que tu dois faire

in order to feel like a human being.

pour te sentir comme un être humain.

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

Cela implique d’organiser des moments où tu ne seras pas interrompu

to focus on your own work.

pour te concentrer sur ton travail.

If you have a project that going to take you 10 hours

Si tu as un projet qui te demandera dix heures

of really focused time and effort,

de travail et d’effort,

schedule that time in your calendar.

note le dans ton agenda.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

Essaie de bloquer deux heures par jour, plusieurs fois par semaine,

a few days a week,

at whatever time you’re at your most productive.

à l’heure à laquelle tu es le plus productif.

You don’t have to make these changes in a vacuum,

Tu ne dois pas faire ces changements en cachette,

like it’s some kind of secret.

comme si c’était un secret.

You can tell people that you’re trying something new

Tu peux dire que tu essaies un nouveau système

and taking control of your calendar.

pour organiser ton agenda.

And you do not have to do everything at once.

Et tu ne dois pas tout faire en une fois.

Simply pick one idea and try it.

Choisis une idée et essaie-la.

People will not only understand it,

Les gens te comprendront,

but they’ll appreciate it.

et en seront aussi reconnaissants.

So the only question left is:

La dernière question est :

Do you have the courage to own your own calendar?

as-tu le courage de contrôler ton propre agenda ?

I think you do.

Je pense que oui.