5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

Traduttore: Elisa Orsetti Revisore: Samridh Aggarwal

Vi è mai capito di terminare un’estenuante giornata di lavoro

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

per rendervi conto di non aver effettivamente combinato niente?

That it was just meeting after meeting

Solo son state riunioni

after meeting after meeting after meeting --

dopo riunioni dopo riunioni dopo riunioni --

[The Way We Work]

[Come lavoriamo]

(Music)

(Musica)

As a recovering corporate executive,

Da ex dirigente,

I know we all feel like our time isn’t our own,

so che ci sembra di non poter controllare il tempo

like other people are controlling our calendars

perché sono gli altri a gestire i nostri orari,

and we’re simply reacting to their whims.

e noi ascoltiamo i loro capricci.

But calendar creep isn’t inevitable.

Possiamo evitare che l’agenda si riempia.

There's so much in the world we can't control.

Non si controlla tutto.

We can’t control our senior leaders,

Ad esempio il nostro capo al lavoro,

we can’t control our customer demands,

i clienti, la pandemia.

and we certainly can’t control a global pandemic.

Ma possiamo controllare il nostro tempo

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

ci siamo solo dimenticati come farlo.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

Ho trovato cinque semplici passaggi

that can take your calendar from working against you

per far sì che la vostra agenda non sia contro di voi

to working for you.

ma lavori per voi.

And they really work.

E funzionano davvero.

We worked with a big global company

Lavorando con una grande azienda

and asked some of their leaders to put these tips into practice

abbiamo chiesto ad alcuni leader di implementare questi passi

while others didn’t.

e ad altri no.

And guess what?

Indovinate?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

I leader che hanno seguito i passaggi hanno liberato molte ore nelle loro agende

on their calendars

for, you know, actual work.

utili per, ovviamente, del vero lavoro.

Tip number one:

Regola numero uno:

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

Chiedetevi: “Ho davvero bisogno di questa riunione?”

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

Crediamo di dover fare una riunione per qualsiasi cosa.

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

Pensiamo che serva l’approvazione di un altro collega e

so I’ll book time.”

prendiamo tempo.

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

Oppure: “Ho una domanda da fare, chiederò un incontro”.

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

In realtà, potremmo evitare quasi la metà delle riunioni

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

con una semplice telefonata o un veloce messaggio.

A trick to stop this:

Un trucco per risolvere:

when you’re thinking of calling a meeting,

quando vuoi organizzare una riunione,

write the invitation first.

per prima cosa scrivi l’invito.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

E se all’inizio non metti un verbo d’azione,

you shouldn’t have the meeting.

quella riunione non è necessaria.

“Decide, finalize, create next steps.”

“Decidere, finalizzare, creare”.

Those are reasons to call a meeting.

Per questi motivi si fa una riunione.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

“Rivedere”, d’altro canto, non è un verbo d’azione.

If you're calling a meeting to review something,

Se vuoi fare una riunione per rivedere qualcosa,

send it out ahead of time

pianificala prima

and schedule a 15-minute meeting for questions.

e dedica 15 minuti alle domande.

That should get Joe to finally read the deck.

Allora il collega dovrà leggere le slide.

Related to that action verb,

Riguardo a quel verbo d’azione,

if you’re going to call a meeting

Se vuoi indire una riunione

you should be able to create a clear purpose statement.

devi saper comunicare chiaramente qual è l’obiettivo.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“In questa riunione decideremo questo, questo e questo.

Come prepared.”

Venite preparati”.

You don’t need a whole agenda;

Non devi scrivere un programma; tanto non lo leggerà nessuno.

nobody’s going to read it anyway.

But that purpose statement is enough so that when you start,

Basta un obiettivo ben chiaro così che all’inizio della riunione,

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

tutti si siederanno e saranno concentrati su come raggiungerlo.

Tip number two:

Regola numero due:

invite the least number of people possible.

invitate il numero minimo di partecipanti.

Let’s be honest,

Siamo onesti,

most of us invite people to meetings defensively.

spesso invitiamo gente per mettere le mani avanti.

We know that Raco’s the one we need

Sappiamo che ci serve Raco

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

ma se poi Dion si sente escluso,

he’s going to be cranky,

sarà infastidito.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

Quindi invitiamo lui, Shannon e Jane.

And now we’re wasting all of these people’s time

Facciamo perdere tempo a tutte queste persone

instead of just going directly to the decision maker.

invece di parlare direttamente con chi ci interessa.

It’s time to let go of those grade-school fears

Dobbiamo lasciar perdere quelle paure da scuola media

and just invite the people who are necessary for the objective.

e invitare solo le persone che ci servono per lo scopo.

Everyone else can be informed later.

Informeremo gli altri più tardi.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

Stabiliamo anche che va bene se non veniamo invitati a tutto.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

Degli studi dimostrano che la dimensione ottimale di una riunione

is around five to eight people.

è dalle 5 alle 8 persone.

Any time you're inviting more,

Quando se ne invitano di più,

you're making it less likely you'll achieve your goal.

diminuiscono le probabilità di raggiungere l’obiettivo.

Tip number three:

Regola numero tre:

make your meetings shorter.

Rendi la riunione breve.

If you want your time back,

Se vuoi più tempo libero,

ditch the hour-long meeting.

evita la riunione di un’ora.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

Le mie riunioni durano 30 o 45 minuti.

That’s it, period.

Ecco, basta così.

Full stop.

Punto.

That gives people time to digest,

Così si ha tempo di metabolizzare,

figure out next steps,

capire come procedere,

then take a breath

fare un bel respiro

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

e magari, non so, andare in bagno.

It stops that horrible snowball of lateness

Si ferma quella orribile palla di neve fatta di lentezza

that rolls downhill over the course of a day.

che rotola giù durante tutta la giornata.

Tip number four:

Regola numero quattro:

say no to other’s people’s meetings.

Non andare alle riunioni degli altri.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

Abbiamo l’abitudine di accettare tutti gli inviti alle riunioni.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

Spesso ci andiamo per paura di perderci qualcosa, o per egoismo.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

Non sono motivi per perdere il tempo ad una riunione.

Ecco come decidere:

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

Chiedetevi: “la mia opinione è davvero importante in questa riunione?“.

Even better, “Does this meeting move my goals,

Ancora meglio: “La riunione è utile a me, al mio team

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

o ai miei clienti?.

If not, just say no.

Se è no, non ci andare.

Now I know what you’re thinking:

So cosa stai pensando ora:

it’s hard to say no to a meeting.

è difficile dire di no.

But it really isn’t.

Ma in realtà non lo è.

Simply tell the organizer the truth.

Devi solo dire la verità all’organizzatore.

You know that they’ve got this,

Che sai che può fare da solo

and if they need you,

e che se serve,

simply give you a ring.

può chiamarti.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

Puoi anche delegare l’incontro

to a high performer or subject matter expert

a un collega che stimi

who may be a better choice anyway.

o a un esperto in materia.

You can even simply let them know you have other priorities that week

Puoi dire che hai altre priorità quella settimana

and ask if your attendance is necessary.

e chiedere se ci devi essere.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

E basta comunicarlo onestamente.

Tip number five:

Consiglio numero cinque:

be ruthless with your time.

sii spietato con il tempo.

As any flight attendant will tell you,

Lo dicono anche le hostess,

you have to put your own oxygen mask on first.

indossa per primo la maschera d’ossigeno.

It’s the only way you can be at your best for others,

Solo così puoi aiutare gli altri,

so give yourself time to do the things you need to

quindi concediti il tempo che ti serve

in order to feel like a human being.

per sentirti bene.

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

Può significare dare priorità

to focus on your own work.

ai tuoi impegni lavorativi.

If you have a project that going to take you 10 hours

Se hai un progetto che ti richiede 10 ore

of really focused time and effort,

di tempo e lavoro,

schedule that time in your calendar.

segnalo sul calendario.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

Fissa degli orari in cui non puoi essere contattato,

a few days a week,

qualche ora o giorno,

at whatever time you’re at your most productive.

quando ti senti più produttivo.

You don’t have to make these changes in a vacuum,

Non devi fare questo cambiamento dal nulla,

like it’s some kind of secret.

come se fosse un segreto.

You can tell people that you’re trying something new

Puoi dire ai colleghi che vuoi provare un sistema

and taking control of your calendar.

per controllare i tuoi impegni.

And you do not have to do everything at once.

E non devi fare tutto in una sola volta.

Simply pick one idea and try it.

Scegli un’idea e provala.

People will not only understand it,

La gente non capirà,

but they’ll appreciate it.

ma apprezzerà questo gesto.

So the only question left is:

E allora:

Do you have the courage to own your own calendar?

hai il coraggio di riappropriarti del tuo calendario?

I think you do.

Secondo me sì.