5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

Translator: Nguyễn Minh Thư Đặng Reviewer: Thu Ha Tran

Đã bao giờ bạn cảm thấy rằng mình đã trải qua một ngày làm việc mệt mỏi

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

nhưng thật ra chưa hoàn thành bất kỳ việc gì chưa?

That it was just meeting after meeting

Hết cuộc họp này, rồi qua cuộc họp khác

after meeting after meeting after meeting --

rồi lại một cuộc họp nữa --

[The Way We Work]

[Cách Chúng Ta Làm Việc]

(Music)

(Âm nhạc)

Là nhà điều hành của một công ty đang phục hồi,

As a recovering corporate executive,

I know we all feel like our time isn’t our own,

tôi biết, ta đều cảm thấy thời gian như không là của mình,

like other people are controlling our calendars

như có ai đó kiểm soát lịch trình của mình

and we’re simply reacting to their whims.

và mình chỉ đang tuân theo sự ngẫu hứng đó.

But calendar creep isn’t inevitable.

Lịch trình như vậy không phải là không thể tránh khỏi.

There's so much in the world we can't control.

Có rất nhiều thứ mà ta không thể điều khiển.

We can’t control our senior leaders,

Ta không thể điều khiển được cấp trên,

we can’t control our customer demands,

hay là nhu cầu khách hàng,

và tất nhiên không thể kiểm soát đại dịch.

and we certainly can’t control a global pandemic.

Nhưng ta có thể kiểm soát thời gian của mình,

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

chỉ là ta quên cách làm điều đó thôi.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

Tôi đã rút ra năm bước rất dễ thực hiện

that can take your calendar from working against you

để biến một lịch trình từ gây khó khăn cho bạn

to working for you.

trở nên phù hợp với bạn.

Thực sự có hiệu quả đó.

And they really work.

We worked with a big global company

Chúng tôi đã đến một công ty toàn cầu lớn

and asked some of their leaders to put these tips into practice

và bảo một vài lãnh đạo áp dụng những bước này,

while others didn’t.

một số người thì không.

And guess what?

Và bạn biết gì không?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

Những nhà lãnh đạo áp dụng các bước này

đã sắp xếp được lịch trình phù hợp hơn với...

on their calendars

for, you know, actual work.

bạn biết đấy, những việc thực sự cần làm.

Tip number one:

Bí quyết số một:

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

hãy tự hỏi mình: “Cuộc họp này có thực sự cần thiết không?”

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

Ta có một sự lầm tưởng rằng ta cần phải họp về mọi thứ.

Ta nghĩ: “Mình cần chắc chắn người này đồng ý với cái này,

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

so I’ll book time.”

mình sẽ đặt giờ họp.”

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

hoặc “Mình muốn hỏi nhanh về tiến độ, mình sẽ lên lịch họp.”

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

Sự thật là trong số gần một nửa các cuộc học mà ta lên lịch,

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

ta có thể gọi điện hoặc nhắn tin để có câu trả lời nhanh chóng.

A trick to stop this:

Một mẹo để chấm dứt điều này:

when you’re thinking of calling a meeting,

mỗi khi bạn có ý định tổ chức họp,

write the invitation first.

hãy viết thư mời họp trước.

Và nếu bạn không thể đưa ra chủ đề của cuộc họp

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

bằng một động từ hành động,

you shouldn’t have the meeting.

thì bạn không nên họp.

“Decide, finalize, create next steps.”

“Quyết định”, “Chốt”, “Tạo bước kế tiếp”

Those are reasons to call a meeting.

Đó là những lý do bạn nên họp.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

Mặt khác, “Xem lại” không phải là một động từ hành động.

If you're calling a meeting to review something,

Nếu bạn định họp để xem lại điều gì,

send it out ahead of time

hãy gửi nội dung trước đó

and schedule a 15-minute meeting for questions.

và mở cuộc họp 15 phút để giải đáp câu hỏi.

Như vậy mới khiến nhân viên của bạn thực sự làm việc.

That should get Joe to finally read the deck.

Related to that action verb,

Cũng liên quan đến động từ hành động,

if you’re going to call a meeting

nếu bạn định mở cuộc họp,

you should be able to create a clear purpose statement.

bạn cần tuyên bố mục đích rõ ràng.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“Trong cuộc họp này, ta sẽ quyết định điều này, này, này.

Come prepared.”

Hãy chuẩn bị.”

You don’t need a whole agenda;

Không cần làm cả cái thông báo đâu;

nobody’s going to read it anyway.

cũng chẳng ai đọc nó cả.

But that purpose statement is enough so that when you start,

Chỉ cần tuyên bố về mục đích họp là đủ nên khi bạn bắt đầu họp,

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

mọi người đều ngồi xuống, chú ý và tập trung vào mục tiêu.

Tip number two:

Bí quyết số hai:

invite the least number of people possible.

mời họp ít người nhất có thể.

Thành thật đi nào,

Let’s be honest,

most of us invite people to meetings defensively.

hầu như chúng ta miễn cưỡng mời người khác đến họp.

Ta biết rằng mình cần Raco đến họp,

We know that Raco’s the one we need

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

nhưng nếu Dion cảm thấy bị cho ra rìa,

he’s going to be cranky,

anh ấy sẽ càu nhàu,

nên bạn mời anh ấy, rồi thêm Shannon và Jane.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

Và giờ ta đang phí thời gian của tất cả mọi người

And now we’re wasting all of these people’s time

instead of just going directly to the decision maker.

thay vì chỉ họp trực tiếp với người đưa ra quyết định.

Giờ là lúc bỏ qua những nỗi sợ hồi còn đi học

It’s time to let go of those grade-school fears

and just invite the people who are necessary for the objective.

và chỉ mời những người thực sự cần thiết cho mục đích họp.

Everyone else can be informed later.

Những người khác sẽ được thông báo sau.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

Cũng hãy đồng ý rằng điều đó vẫn ổn

nếu bạn không được mời đến mọi cuộc họp.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

Nghiên cứu chỉ ra rằng, số người tốt nhất cho một cuộc họp

is around five to eight people.

là khoảng năm đến tám người.

Any time you're inviting more,

Bất cứ lúc nào bạn mời thêm,

you're making it less likely you'll achieve your goal.

bạn đang giảm đi cơ hội hoàn thành mục đích họp.

Tip number three:

Bí quyết số ba:

rút ngắn thời gian họp.

make your meetings shorter.

If you want your time back,

Nếu bạn muốn cứu vãn thời gian,

ditch the hour-long meeting.

hãy bỏ đi cuộc họp dài cả tiếng.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

Tôi lên lịch họp dài 30 hoặc 45 phút.

That’s it, period.

Vậy thôi.

Full stop.

Chấm hết.

Điều này cho ta thời gian để tiếp thu,

That gives people time to digest,

figure out next steps,

suy nghĩ bước tiếp theo,

then take a breath

và hít thở một hơi

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

và có thể, tôi không biết nữa, vào nhà vệ sinh một cái.

It stops that horrible snowball of lateness

Nó sẽ ngăn chặn sự chậm trễ chồng chất

that rolls downhill over the course of a day.

trải dài suốt cả một ngày.

Bí quyết số bốn:

Tip number four:

say no to other’s people’s meetings.

nói không với cuộc họp của người khác.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

Ta có thói quen nói ‘Có’ mỗi khi được mời họp.

Thường thì ta đến họp với tâm thế sợ bỏ lỡ, hoặc tệ hơn, với cái tôi cao.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

Cả hai đều không là lý do để bạn dành thời gian quý giá trong phòng họp.

Cách tốt hơn để quyết định là:

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

hãy tự hỏi mình “Ý kiến của mình có quan trọng tới mục đích họp không?”

Even better, “Does this meeting move my goals,

Tốt hơn là: “Cuộc họp này có thúc đẩy

mục tiêu của mình, của đội, và của khách hàng đi lên không?”

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

If not, just say no.

Nếu không, hãy từ chối họp.

Now I know what you’re thinking:

Giờ tôi biết bạn đang nghĩ:

thật khó để từ chối một cuộc họp.

it’s hard to say no to a meeting.

But it really isn’t.

Nhưng không phải đâu.

Simply tell the organizer the truth.

Đơn giản là hãy nói thật với người tổ chức.

Bạn biết là họ có thể tự làm xong,

You know that they’ve got this,

and if they need you,

và nếu họ cần bạn,

simply give you a ring.

họ chỉ cần gọi điện cho bạn.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

Bạn cũng có thể nhân cơ hội này chuyển cuộc họp

to a high performer or subject matter expert

đến cấp trên hay chuyên gia về vấn đề đó,

who may be a better choice anyway.

những ai mà có khả năng tốt hơn bạn.

You can even simply let them know you have other priorities that week

Bạn cũng có thể nói họ biết rằng bạn có ưu tiên khác trong tuần này

and ask if your attendance is necessary.

và hỏi liệu sự có mặt của mình có cần thiết không.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

Những gì bạn cần làm là giao tiếp một cách thật thà và rõ ràng.

Tip number five:

Bí quyết số năm:

be ruthless with your time.

hãy khắt khe với thời gian của bạn.

Như mọi tiếp viên hàng không đều nói,

As any flight attendant will tell you,

bạn hãy đeo mặt na oxy cho mình trước.

you have to put your own oxygen mask on first.

It’s the only way you can be at your best for others,

Đó là cách tốt nhất mà bạn có thể làm vì lợi ích của người khác,

so give yourself time to do the things you need to

nên hãy cho mình thời gian để làm những việc bạn cần làm

in order to feel like a human being.

để sống như một con người đích thực.

Bao gồm đặt ra những khoảng giờ không làm phiền

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

to focus on your own work.

để tập trung làm việc riêng của mình.

If you have a project that going to take you 10 hours

Nếu bạn phải hoàn thành một dự án cần đến

mười tiếng tập trung tuyệt đối,

of really focused time and effort,

schedule that time in your calendar.

hãy sắp xếp nó trong lịch trình của bạn.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

Cố gắng tập trung vào nó hai tiếng mỗi ngày,

a few days a week,

vài ngày trong tuần,

at whatever time you’re at your most productive.

hay bất cứ lúc nào bạn cảm thấy năng suất nhất.

Bạn không cần phải thay đổi tất cả một lúc,

You don’t have to make these changes in a vacuum,

like it’s some kind of secret.

giống như là làm điều gì bí mật vậy.

You can tell people that you’re trying something new

Bạn có thể nói rằng bạn đang thử một điều gì đó mới

and taking control of your calendar.

và đang kiểm soát lịch trình của mình.

And you do not have to do everything at once.

Bạn không cần phải làm tất cả một lúc.

Simply pick one idea and try it.

Chọn ra một điều và thử thực hiện nó.

People will not only understand it,

Mọi người sẽ không chỉ thông cảm,

but they’ll appreciate it.

mà sẽ còn quý trọng điều đó.

So the only question left is:

Vậy nên, câu hỏi còn lại là:

Do you have the courage to own your own calendar?

Bạn có dũng cảm để tự kiểm soát lịch trình của mình không?

I think you do.

Tôi nghĩ là có.