5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

Translator: Hafizh Alfarisi Reviewer: Reno Kanti Riananda

Pernahkah kau melewati hari kerja yang melelahkan,

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

lalu menyadari dirimu justru tak menghasilkan apa pun?

That it was just meeting after meeting

Hari kerjamu cuma dipenuhi rapat, rapat, rapat, rapa-

after meeting after meeting after meeting --

[The Way We Work]

[Cara kita Bekerja]

(Music)

(Musik)

Sebagai eksekutif korporat yang ingin berubah, aku sadar

As a recovering corporate executive,

I know we all feel like our time isn’t our own,

kadang waktu seakan bukan milik kita.

like other people are controlling our calendars

Seakan orang lain mengatur jadwal kita dan kita sekadar menuruti kehendaknya.

and we’re simply reacting to their whims.

But calendar creep isn’t inevitable.

Jadwal membeludak memang tak terhindarkan.

There's so much in the world we can't control.

Banyak hal yang tak bisa kita kendalikan.

Kita tak bisa mengendalikan pimpinan, permintaan pelanggan, dan pandemi global.

We can’t control our senior leaders,

we can’t control our customer demands,

and we certainly can’t control a global pandemic.

Namun, kita bisa mengendalikan waktu kita.

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

Kita cuma lupa cara melakukannya.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

Aku menemukan lima langkah yang mudah diterapkan

agar jadwal yang tadinya mengaturmu beralih bekerja untukmu.

that can take your calendar from working against you

to working for you.

Sungguh bekerja.

And they really work.

We worked with a big global company

Kami bekerja dengan sebuah perusahaan

and asked some of their leaders to put these tips into practice

dan meminta sebagian pemimpinnya untuk mempraktikkan tips ini.

while others didn’t.

And guess what?

Tebak apa hasilnya?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

Para pemimpin yang menggunakan tahapan ini melihat banyak jam terbuka di jadwalnya

on their calendars

tentunya untuk benar-benar bekerja.

for, you know, actual work.

Tip number one:

Tips pertama:

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

tanyakan dirimu, “Apa rapat ini benar-benar diperlukan?”

Kita merasa bahwa semua hal perlu dibahas dalam rapat.

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

Kita berpikir, “Aku mau pastikan dia setuju. Biar kuminta waktunya.”

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

so I’ll book time.”

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

atau “Ada pertanyaan soal prosedur; kuadakan rapat.”

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

Nyatanya, setengah dari semua rapat yang kita jadwalkan

bisa diganti dengan telepon atau pesan berisi jawaban singkat.

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

Trik menghentikannya ialah

A trick to stop this:

when you’re thinking of calling a meeting,

saat kau ingin mengadakan rapat, tulis undangannya dulu.

write the invitation first.

Jika tidak bisa mengawali subjek rapat dengan verba aksi,

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

you shouldn’t have the meeting.

sebaiknya jangan adakan rapatnya.

“Decide, finalize, create next steps.”

“Putuskan”, “setujui”, “buat langkah berikutnya”.

Those are reasons to call a meeting.

Itulah alasan mengadakan rapat.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

Di sisi lain, “meninjau” bukan verba aksi.

If you're calling a meeting to review something,

Jika kau membuka rapat untuk meninjau sesuatu, kirimkan undangan dulu

send it out ahead of time

and schedule a 15-minute meeting for questions.

dan jadwalkan rapat 15 menit untuk sesi pertanyaan

sehingga orang-orang membaca slide presentasi.

That should get Joe to finally read the deck.

Related to that action verb,

Terkait verba aksi, jika hendak mengadakan rapat,

if you’re going to call a meeting

you should be able to create a clear purpose statement.

kau harus bisa menyebutkan alasan singkat yang jelas.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“Di rapat ini, kita akan memutuskan ini itu. Persiapkan diri.”

Come prepared.”

You don’t need a whole agenda;

Tak perlu bahas seluruh agenda, tak akan ada yang menyimak.

nobody’s going to read it anyway.

But that purpose statement is enough so that when you start,

Sebaliknya, alasan singkat sudah cukup agar saat rapat dimulai,

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

semua orang segera duduk, memperhatikan, dan fokus pada tujuannya.

Tips kedua:

Tip number two:

invite the least number of people possible.

undang saja orang yang diperlukan.

Let’s be honest,

Jujur saja, kebanyakan mengundang rekan ke rapat dengan segan.

most of us invite people to meetings defensively.

Kita tahu Raco yang dibutuhkan.

We know that Raco’s the one we need

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

Namun, jika Dion merasa tidak terlibat, dia akan jengkel.

he’s going to be cranky,

Begitu mengundang Dion, ada Shannon, lalu Jane.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

Kita justru membuang waktu orang-orang itu

And now we’re wasting all of these people’s time

ketimbang langsung memilih para pengambil keputusan.

instead of just going directly to the decision maker.

Sudah saatnya membuang rasa takut kekanak-kanakan itu.

It’s time to let go of those grade-school fears

and just invite the people who are necessary for the objective.

Undanglah saja orang yang dibutuhkan untuk tujuan rapat.

Everyone else can be informed later.

Yang lainnya bisa diberitahukan nanti.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

Pahami pula kalau tidak apa-apa jika kita tak diundang ke semua rapat.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

Penelitian menemukan bahwa jumlah optimal rapat penghasil keputusan

is around five to eight people.

berisi lima sampai delapan orang.

Any time you're inviting more,

Begitu mengundang lebih, makin kecil kemungkinan rapatmu membuahkan hasil.

you're making it less likely you'll achieve your goal.

Tip number three:

Tips ketiga:

persingkat rapatmu.

make your meetings shorter.

If you want your time back,

Jika tak mau waktumu sia-sia, pangkas rapat berjam-jam.

ditch the hour-long meeting.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

Kujadwalkan rapat 30 dan 45 menit. Hanya selama itu, tidak lebih.

That’s it, period.

Full stop.

Orang-orang pun punya waktu mencerna, memahami tahap berikutnya,

That gives people time to digest,

figure out next steps,

then take a breath

lalu menarik napas, dan mungkin saja pergi ke kamar kecil.

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

It stops that horrible snowball of lateness

Hal itu menghentikan waktu terpangkas yang menumpuk

that rolls downhill over the course of a day.

yang makin bertambah sembari waktu berlalu.

Tips keempat:

Tip number four:

say no to other’s people’s meetings.

tolak ajakan rapat orang lain.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

Kita terbiasa menyetujui tiap ajakan rapat yang kita terima.

Sering kali kita hadir karena takut ketinggalan atau karena masalah ego.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

Tak satu pun bisa jadi alasan membuang waktu berhargamu di rapat.

Cara lebih baik memutuskannya:

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

tanyakan dirimu, “Apa pendapatku sungguh vital bagi tujuan rapat ini?”

Even better, “Does this meeting move my goals,

Lebih baik lagi:

“Apa rapat ini mewujudkan tujuanku, timku, atau pelangganku ke depannya?”

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

If not, just say no.

Jika tidak, tolak undangannya.

Now I know what you’re thinking:

Aku tahu yang kau pikirkan. Sulit menolak undangan rapat.

it’s hard to say no to a meeting.

But it really isn’t.

Namun, sebenarnya tak sulit.

Simply tell the organizer the truth.

Bilang yang sebenarnya ke penyelenggara bahwa rapat mereka akan lancar.

You know that they’ve got this,

and if they need you,

Jika mereka memerlukanmu, cukup telepon saja.

simply give you a ring.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

Kau juga bisa menyerahkan rapat ke karyawan terbaik atau ahli di bidangnya,

to a high performer or subject matter expert

who may be a better choice anyway.

yang mungkin lebih baik.

Kau juga bisa memberi tahu kalau ada prioritas lain minggu ini

You can even simply let them know you have other priorities that week

and ask if your attendance is necessary.

dan tanyakan apa kehadiranmu dibutuhkan.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

Kau cuma perlu mengatakannya secara jujur dan jelas.

Tips kelima:

Tip number five:

be ruthless with your time.

tegaslah terhadap waktumu.

Seperti yang diucapkan pramugari, kau harus memasang masker oksigenmu dulu.

As any flight attendant will tell you,

you have to put your own oxygen mask on first.

It’s the only way you can be at your best for others,

Itulah satu-satunya cara kau bisa sangat berguna bagi yang lain.

so give yourself time to do the things you need to

Beri dirimu waktu untuk mengerjakan hal terpenting

in order to feel like a human being.

agar kau merasa layaknya manusia,

termasuk menjadwalkan saat tak bisa diganggu

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

supaya kau fokus pada pekerjaanmu.

to focus on your own work.

If you have a project that going to take you 10 hours

Jika kau punya proyek yang memangkas sepuluh jam

untuk memusatkan pikiran dan tenaga,

of really focused time and effort,

schedule that time in your calendar.

jadwalkan waktunya di kalendermu.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

Coba pasang “zona jangan ganggu” dua jam sehari, beberapa hari seminggu,

a few days a week,

di waktumu yang paling produktif.

at whatever time you’re at your most productive.

Kau tidak harus menyembunyikan perubahan itu

You don’t have to make these changes in a vacuum,

like it’s some kind of secret.

seakan itu rahasia.

You can tell people that you’re trying something new

Kau bisa mengumumkan kalau kau mencoba hal baru

and taking control of your calendar.

dan kau mengambil alih jadwalmu.

And you do not have to do everything at once.

Kau tidak mesti melakukan semua sekaligus.

Simply pick one idea and try it.

Pilih satu ide saja dan coba terapkan.

Orang-orang tak hanya akan mengerti, tetapi juga menghargainya.

People will not only understand it,

but they’ll appreciate it.

So the only question left is:

Pertanyaannya tinggal:

Do you have the courage to own your own calendar?

“Apa kau punya keberanian untuk mengatur jadwalmu sendiri?”

I think you do.

Kurasa begitu.