5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

Traductor: Damián Espitia Revisor: Sebastian Betti

¿Le ha pasado que llega al final de una jornada agotadora

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

solo para darse cuenta de que en realidad no logró nada?

That it was just meeting after meeting

¿Que solo fue una reunión tras otra,

after meeting after meeting after meeting --

tras otra, tras otra, tras otra...

[The Way We Work]

[Nuestra manera de trabajar]

(Music)

(Música)

Como ejecutiva corporativa en recuperación,

As a recovering corporate executive,

I know we all feel like our time isn’t our own,

sé que sentimos que nuestro tiempo no es nuestro,

like other people are controlling our calendars

que otra gente está controlando nuestra agenda

and we’re simply reacting to their whims.

y nosotros simplemente cumplimos sus caprichos.

But calendar creep isn’t inevitable.

Pero una agenda saturada es evitable.

There's so much in the world we can't control.

Hay mucho en el mundo que no podemos controlar:

We can’t control our senior leaders,

no podemos controlar a nuestros altos directivos,

we can’t control our customer demands,

ni la demanda de los clientes,

and we certainly can’t control a global pandemic.

ni tampoco una pandemia.

Pero sí podemos controlar nuestro tiempo;

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

solo hemos olvidado cómo hacerlo.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

Les he traído cinco pasos fáciles de implementar,

that can take your calendar from working against you

que pueden hacer que su agenda pase de trabajar en su contra

to working for you.

a trabajar a su favor.

Y de verdad funcionan.

And they really work.

We worked with a big global company

Trabajamos con una gran empresa global

and asked some of their leaders to put these tips into practice

y pedimos a algunos de sus líderes que utilicen estos consejos

while others didn’t.

mientras otros no.

And guess what?

Y ¿adivinen qué?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

Los líderes que los utilizaron despejaron horas importantes

on their calendars

en sus agendas para trabajo de verdad.

for, you know, actual work.

Tip number one:

Consejo número uno:

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

Pregúntese: “¿De verdad necesito la reunión?”

Tenemos la creencia de que necesitamos una reunión para todo.

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

Pensamos: “Debo asegurarme de que fulano esté de acuerdo con esto,

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

so I’ll book time.”

así que me reuniré”.

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

O “Tengo una duda sobre el tema, haré una reunión”.

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

La verdad es que para casi la mitad de las reuniones

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

bastaría con una llamada o un mensaje de texto.

A trick to stop this:

Un truco es:

when you’re thinking of calling a meeting,

cuando piense en convocar una reunión

write the invitation first.

escriba primero la invitación.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

Si no puede empezar por escribir un verbo de acción en el asunto,

you shouldn’t have the meeting.

no debería convocarla.

“Decide, finalize, create next steps.”

“Decidir, finalizar, definir los próximos pasos”,

Those are reasons to call a meeting.

esas son razones para una reunión.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

Por otro lado, “Revisar” no es un verbo de acción.

If you're calling a meeting to review something,

Si quiere revisar algo,

send it out ahead of time

envíelo con anticipación

and schedule a 15-minute meeting for questions.

y programe una reunión de 15 minutos para preguntas.

That should get Joe to finally read the deck.

Logrará que Joe por fin lea la presentación.

Related to that action verb,

Respecto al verbo de acción,

if you’re going to call a meeting

si va a convocar una reunión,

you should be able to create a clear purpose statement.

debería poder declarar con claridad los objetivos.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“En esta reunión vamos a decidir boom, boom, boom;

Come prepared.”

vengan preparados”.

You don’t need a whole agenda;

No hace falta un temario completo; igual nadie lo va a leer.

nobody’s going to read it anyway.

But that purpose statement is enough so that when you start,

Pero esa declaración es suficiente para que, al empezar,

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

todos estén sentados, prestando atención y centrados en los objetivos.

Tip number two:

Consejo número dos:

invite the least number of people possible.

invitar al menor número de personas posible.

Let’s be honest,

Seamos sinceros,

most of us invite people to meetings defensively.

solemos invitar personas a las reuniones por compromiso.

We know that Raco’s the one we need

“Solo necesito a Raco,

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

pero si Dion no se siente involucrado, estará de mal humor;

he’s going to be cranky,

lo invitaré a él, a Shannon y a Jane”.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

Y ahora estamos perdiendo el tiempo de toda esta gente

And now we’re wasting all of these people’s time

instead of just going directly to the decision maker.

en lugar de ir directamente con el que toma la decisión.

It’s time to let go of those grade-school fears

Es hora de soltar esos temores de la escuela

and just invite the people who are necessary for the objective.

y solo invitar a quienes son necesarios para el objetivo;

Everyone else can be informed later.

a los demás, les informamos luego.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

En ese sentido, también está bien si no nos invitan a todo.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

Los estudios encontraron que el tamaño óptimo de una reunión

is around five to eight people.

es alrededor de cinco a ocho personas.

Any time you're inviting more,

Entre más personas invite, más difícil será alcanzar su objetivo.

you're making it less likely you'll achieve your goal.

Tip number three:

Consejo número tres:

make your meetings shorter.

haga reuniones breves.

If you want your time back,

Si quiere tener más tiempo,

ditch the hour-long meeting.

deje las reuniones de una hora.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

Yo programo reuniones de 30 a 45 minutos;

That’s it, period.

eso es todo.

Full stop.

Punto.

That gives people time to digest,

Así, damos tiempo de digerir, pensar en los siguientes pasos,

figure out next steps,

then take a breath

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

tomar un receso y, no sé, ir al baño.

It stops that horrible snowball of lateness

Evitamos la impuntualidad en el resto de actividades del día.

that rolls downhill over the course of a day.

Tip number four:

Consejo número cuatro:

say no to other’s people’s meetings.

Diga “No” a otras reuniones donde lo inviten.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

Tenemos el hábito de decir “Sí” adonde nos inviten.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

A veces vamos porque tememos perdernos de algo; peor aún, por ego.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

Esas no son razones para gastar nuestro valioso tiempo en reuniones.

Una buena manera de decidir:

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

pregúntese: “¿Es mi opinión vital para el objetivo de esta reunión?“

Even better, “Does this meeting move my goals,

Mejor aún: “¿Esta reunión promueve mis objetivos,

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

los de mi equipo o los de mis clientes?“

If not, just say no.

Si no es así, diga “No”.

Now I know what you’re thinking:

Sé lo que piensa:

“Es difícil decir ‘No’ a una reunión”;

it’s hard to say no to a meeting.

But it really isn’t.

sin embargo, no lo es.

Simply tell the organizer the truth.

Solo dígale la verdad al organizador.

You know that they’ve got this,

Sabe que ellos lo pueden hacer; si lo necesitan, que le den una llamada.

and if they need you,

simply give you a ring.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

También puede aprovechar para delegar la reunión

to a high performer or subject matter expert

a un experto en el tema que van a tratar,

who may be a better choice anyway.

quien podría ser una mejor elección.

You can even simply let them know you have other priorities that week

Incluso puede decirles que tiene otras prioridades esa semana

and ask if your attendance is necessary.

y preguntarles si su presencia es necesaria.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

Solo necesita comunicarse con honestidad y claridad.

Tip number five:

Consejo número cinco:

be ruthless with your time.

tómese su tiempo.

As any flight attendant will tell you,

Así como una azafata de vuelo le diría

you have to put your own oxygen mask on first.

que se ponga la máscara de oxígeno primero

It’s the only way you can be at your best for others,

para que luego pueda ayudar a los demás,

so give yourself time to do the things you need to

de igual manera, necesita tiempo para hacer las cosas

in order to feel like a human being.

sin dejar de sentirse humano.

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

Eso incluye separar bloques ininterrumpidos de tiempo

to focus on your own work.

para concentrarse en su propio trabajo.

If you have a project that going to take you 10 hours

Si tiene un proyecto que le tomará 10 horas de esfuerzo y concentración,

of really focused time and effort,

schedule that time in your calendar.

separe ese tiempo en su agenda.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

Póngase en modo “No molestar” dos horas al día, un par de días a la semana,

a few days a week,

at whatever time you’re at your most productive.

a la hora en la que sea más productivo.

You don’t have to make these changes in a vacuum,

No necesita hacer esto a escondidas,

like it’s some kind of secret.

como si fuera un secreto.

You can tell people that you’re trying something new

Puede decir que está probando algo nuevo

and taking control of your calendar.

y controlando su tiempo.

And you do not have to do everything at once.

Tampoco tiene que ser todo a la vez;

Simply pick one idea and try it.

simplemente, elija una idea y pruébela.

People will not only understand it,

La gente no solo lo entenderá,

but they’ll appreciate it.

sino que lo apreciará.

So the only question left is:

La única pregunta que queda es:

Do you have the courage to own your own calendar?

¿tiene el valor para ser el dueño de su propia agenda?

I think you do.

Yo creo que sí lo tiene.