5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

תרגום: מעיין שטיינמץ עריכה: Ido Dekkers

קרה לכם פעם שהגעתם למה שמרגיש כמו סוף של יום עבודה מפרך

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

רק בשביל להבין שלא עשיתם באמת שום דבר?

That it was just meeting after meeting

שזה היה רק פגישה אחרי פגישה

after meeting after meeting after meeting --

אחרי פגישה אחרי פגישה אחרי פגישה --

[The Way We Work]

[הדרך בה אנו עובדים]

(Music)

(מוזיקה)

As a recovering corporate executive,

כמנהלת תאגיד משתקמת,

I know we all feel like our time isn’t our own,

אני יודעת שכולנו מרגישים שזמננו לא שלנו,

like other people are controlling our calendars

כאילו אנשים אחרים שולטים בלוחות השנה שלנו

and we’re simply reacting to their whims.

ואנחנו פשוט מגיבים לגחמות שלהם.

But calendar creep isn’t inevitable.

אבל פחד לוח שנה אינו בלתי נמנע.

There's so much in the world we can't control.

על כל כך הרבה בעולם אנחנו לא יכולים לשלוט.

We can’t control our senior leaders,

אנחנו לא שולטים על המנהיגים שלנו,

we can’t control our customer demands,

אנחנו לא שולטים על דרישות הלקוחות,

and we certainly can’t control a global pandemic.

ואנחנו בכלל לא יכולים לשלוט על מגפה עולמית.

But we can actually control our time,

אבל אנחנו באמת יכולים לשלוט על הזמן שלנו.

we’ve just forgotten how to do it.

פשוט שכחנו איך לעשות זאת.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

אני המצאתי חמישה, דברים קלים לעשות

that can take your calendar from working against you

שיכולים להעביר את לוח השנה שלכם מלעבוד נגדכם,

to working for you.

ללעבוד בשבילכם.

And they really work.

והם באמת עובדים.

We worked with a big global company

עבדנו עם חברה עולמית גדולה

and asked some of their leaders to put these tips into practice

וביקשנו מכמה ממנהיגיה הגדולים ליישם דברים אלו

while others didn’t.

בזמן שאחרים לא.

And guess what?

ונחשו מה?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

המנהיגים שהשתמשו בדרכים אלו ראו שנוספו להם שעות ריקות

on their calendars

בלוחות הזמנים שלהם

for, you know, actual work.

בשביל, אתם יודעים, עבודה אמיתית.

Tip number one:

טיפ מספר אחת:

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

שאלו את עצמכם, “אני באמת צריך/כה את הפגישה הזו?”

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

אנחנו תחת ההשקפה שאנחנו צריכים פגישות בשביל הכל.

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

אנחנו חושבים “אני צריך לוודא שכך וכך בסדר עם זה

so I’ll book time.”

אז אקבע זמן.”

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

או “יש לי שאלה קצרה, אקבע פגישה.”

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

האמת היא שלכמעט חצי מפגישות אלו,

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

יכולנו רק להתקשר או לרשום הודעה לתשובה קצרה.

A trick to stop this:

הטריק להפסיק את זה:

when you’re thinking of calling a meeting,

כשאתם חושבים על לקבוע פגישה,

write the invitation first.

רשמו את ההזמנה קודם.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

ואם אי אפשר להתחיל את הנושא עם פועל,

you shouldn’t have the meeting.

לא כדאי שתהיה פגישה.

“Decide, finalize, create next steps.”

“תחליטו, סיימו, צרו את השלבים הבאים.”

Those are reasons to call a meeting.

כל אלה סיבות לקרוא לפגישה.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

“חזרה” לעומת זאת,היא לא פועל.

If you're calling a meeting to review something,

אם אתם קוראים לישיבה כדי לחזור על משהו,

send it out ahead of time

שלחו את זה מראש

and schedule a 15-minute meeting for questions.

וקבעו פגישה של 15 דקות לשאלות.

That should get Joe to finally read the deck.

זה יגרום לג’ו להבין את העניין.

Related to that action verb,

ובהקשר לפועל,

if you’re going to call a meeting

אם אתם עומדים לקרוא לפגישה

you should be able to create a clear purpose statement.

תצטרכו ליצור מטרה ברורה.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“בפגישה זו אנחנו הולכים להחלט בום בום בום.

Come prepared.”

בואו מוכנים.”

You don’t need a whole agenda;

אתם לא צריכים דעה שלמה.

nobody’s going to read it anyway.

לא הולכים לקרוא את זה בכל מקרה.

But that purpose statement is enough so that when you start,

אבל המטרה הברורה הזו מספיקה כדי שבזמן שתתחילו,

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

כולם יושבים זקוף, שמים תשומת לב ומפוקסים במטרה.

Tip number two:

טיפ מספר שתיים:

invite the least number of people possible.

תזמינו את הכמות המינימלית של אנשים.

Let’s be honest,

בואו נגיד את האמת,

most of us invite people to meetings defensively.

רובנו מזמינים אנשים מבחינה הגנתית.

We know that Raco’s the one we need

אנחנו יודעים שצריך את ראקו

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

אבל אם דיאון ירגיש שהוא לא מעורב,

he’s going to be cranky,

הוא הולך להתעצבן,

אז אם אתם מזמינים אותו ואת שאנון וג’יין.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

ועכשיו אנחנו מבזבזים את הזמן של כל האנשים האלו

And now we’re wasting all of these people’s time

instead of just going directly to the decision maker.

במקום ללכת רק למחליט ההחלטות.

It’s time to let go of those grade-school fears

זה זמן לוותר על הפחדים הילדותיים האלה

and just invite the people who are necessary for the objective.

ופשוט להזמין את האנשים הנחוצים למטרה.

Everyone else can be informed later.

כל השאר יכולים להתעדכן מאוחר יותר.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

בואו גם נסכים שזה בסדר אם אנחנו לא מוזמנים להכל.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

מחקרים מוכיחים שהגודל האופטימלי לפגישה של קבלת החלטות

is around five to eight people.

הוא חמישה עד שמונה אנשים.

Any time you're inviting more,

כל זמן שאתם מזמינים עוד,

you're making it less likely you'll achieve your goal.

אתם מתרחקים מההגעה למטרה שלכם.

Tip number three:

טיפ מספר שלוש:

make your meetings shorter.

תקצרו את זמן הפגישות.

If you want your time back,

אם אתם רוצים את זמנכם בחזרה,

ditch the hour-long meeting.

עזבו את הפגישה באורך שעה

I schedule 30- and 45-minute meetings.

אני קובעת פגישות של 30 עד 45 דקות.

That’s it, period.

זהו זה, נקודה.

Full stop.

עצירה מלאה.

That gives people time to digest,

זה נותן לאנשים זמן לעכל,

figure out next steps,

להבין מהם השלבים הבאים,

then take a breath

לנשום עמוק

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

ואולי, אני לא יודעת, ללכת לשירותים.

It stops that horrible snowball of lateness

זה יעצור את כדור השלג של האיחורים

that rolls downhill over the course of a day.

שמתגלגל במורד הגבעה לאורך היום.

Tip number four:

טיפ מספר ארבע:

say no to other’s people’s meetings.

תגיד לא לפגישות של אחרים.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

יש לנון הרגל להגיד כן לכל פגישה אליה אנחנו מוזמנים.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

רוב הזמן אנחנו מגיעים מפחד להחמיץ, או יותר גרוע, אגו.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

אף אחד מאלה לא סיבה לבזבז את זמנכם בפגישה.

A better way to decide:

דרך יותר טובה להחליט:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

שאלו את עצמכם, “האם דעתי תיהיה חשובה למטרה של הפגישה?”

Even better, “Does this meeting move my goals,

או יותר טוב, “האם הפגישה תזיז את המטרות שלי,

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

של הצוות שלי או של הלקוחות שלי קדימה?”

If not, just say no.

אם לא, פשוט תגידו לא.

Now I know what you’re thinking:

עכשיו אני יודעת מה אתם חושבים:

זה קשה להגיד לפגישה לא.

it’s hard to say no to a meeting.

But it really isn’t.

אבל זה לא באמת קשה.

Simply tell the organizer the truth.

פשוט תגידו למארגן את האמת.

You know that they’ve got this,

אתם סומכים עליהם,

and if they need you,

ואם הם צריכים אתכם,

simply give you a ring.

שפשוט יתקשרו.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

אתם יכולים גם להשתמש בהזדמנות כדי להעביר את הפגישה

to a high performer or subject matter expert

למישהו ממעמד גבוה יותר או למומחה בעניין

who may be a better choice anyway.

שיהיה בחירה טובה יותר בכל מקרה.

You can even simply let them know you have other priorities that week

אתם גם פשוט יכולים להגיד שיש לכם עדיפויות אחרות באותו שבוע

and ask if your attendance is necessary.

ולשאול אם הנוכחות שלכם חשובה.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

כל מה שאתם צריכים לעשות זה לתקשר עם אמינות ושקיפות.

Tip number five:

טיפ מספר חמש:

be ruthless with your time.

תהיו חסרי פחד עם הזמן שלכם.

As any flight attendant will tell you,

כמו שכל דיילת תגיד לכם,

you have to put your own oxygen mask on first.

אתם צריכים לשים קודם את מסכת החמצן שלכם.

It’s the only way you can be at your best for others,

זו הדרך היחידה בה תהיו לעזר לאחרים.

so give yourself time to do the things you need to

את תנו לעצמכם זמן לעשות את הדברים שאתם צריכים

in order to feel like a human being.

על מנת להרגיש כמו בני אדם.

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

זה כולל לקבוע זמנים ללא הפרעה

to focus on your own work.

כדי להתמקד בעבודה שלכם.

If you have a project that going to take you 10 hours

אם יש לכם פרוייקט שהולך לקחת 10 שעות

של זמן מפוקס ומאמץ,

of really focused time and effort,

schedule that time in your calendar.

תקבעו את הזמן הזה ביומן.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

נסו לשים “זמנים ללא הפרעה” שעתיים ביום,

a few days a week,

כמה ימים בשבוע,

at whatever time you’re at your most productive.

בזמן בו אתם הכי פרודקטיביים.

You don’t have to make these changes in a vacuum,

אתם לא צריכים לעשות שינויים אלו בוואקום,

like it’s some kind of secret.

כאילו זה סוד כלשהוא.

You can tell people that you’re trying something new

אתם יכולים להגיד לאנשים שאתם מנסים משהו חדש.

and taking control of your calendar.

ולוקחים בעלות על היומן שלכם.

And you do not have to do everything at once.

ואתם לא חייבים לעשות הכל בבת אחת.

Simply pick one idea and try it.

פשוט בחרו רעיון ונסו אותו.

People will not only understand it,

אנשים לא רק יבינו את זה,

but they’ll appreciate it.

הם גם יעריכו את זה.

So the only question left is:

אז השאלה שנשארה היא:

Do you have the courage to own your own calendar?

יש לכם את האומץ לקחת בעולות על לוח השנה שלכם?

I think you do.

אני חושבת שכן.