5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

Tradutor: Hugo Sousa Revisora: Eliana Santos

Alguma vez chegaram ao fim de um dia de trabalho esgotante

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

e se aperceberam de que na realidade não alcançaram nada?

That it was just meeting after meeting

Que foi reunião atrás de reunião

after meeting after meeting after meeting --

atrás de reunião, atrás de reunião...

[The Way We Work]

[A Forma Como Trabalhamos]

(Music)

(Música)

Como líder empresarial em recuperação,

As a recovering corporate executive,

I know we all feel like our time isn’t our own,

sei que todos sentimos que o nosso tempo não nos pertence,

like other people are controlling our calendars

outras pessoas controlam os nossos calendários

and we’re simply reacting to their whims.

e apenas reagimos aos seus caprichos.

But calendar creep isn’t inevitable.

Mas estes surtos no calendário podem evitar-se.

There's so much in the world we can't control.

Há tanta coisa que não podemos controlar.

We can’t control our senior leaders,

Não podemos controlar os nossos líderes, nem as exigências dos clientes,

we can’t control our customer demands,

e muito menos uma pandemia mundial.

and we certainly can’t control a global pandemic.

Mas podemos controlar o nosso tempo, só nos esquecemos de como o fazer.

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

Criei cinco passos, fáceis de implementar,

that can take your calendar from working against you

que vão fazer o vosso calendário parar de vos dificultar a vida

to working for you.

e começar a facilitá-la.

And they really work.

E funcionam mesmo.

We worked with a big global company

Trabalhámos com uma grande empresa e pedimos a alguns líderes

and asked some of their leaders to put these tips into practice

para seguirem estas dicas enquanto que outros não.

while others didn’t.

And guess what?

Sabem o que aconteceu?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

Os líderes que usaram estes passos viram que se abriu tempo nas suas agendas

on their calendars

for, you know, actual work.

para poderem trabalhar a sério.

Tip number one:

Dica número um:

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

Perguntem-se: “preciso mesmo desta reunião?”

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

Alimentamos a ilusão de que é preciso reuniões para tudo.

Pensamos: “preciso de ver se fulano concorda com isto,

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

so I’ll book time.”

vou marcar uma hora.”

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

Ou: “tenho uma questão sobre o processo, vou marcar uma reunião.”

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

Na realidade, quase metade das reuniões que marcamos

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

podiam resolver-se com uma simples chamada ou mensagem.

Um truque para evitar isto:

A trick to stop this:

when you’re thinking of calling a meeting,

Quando estão a pensar em marcar uma reunião,

write the invitation first.

escrevam primeiro o convite.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

Se não conseguirem iniciar o assunto com um verbo de ação,

you shouldn’t have the meeting.

não marquem a reunião.

“Decide, finalize, create next steps.”

“Decidir, finalizar, criar novos passos.”

Those are reasons to call a meeting.

São razões válidas para uma reunião.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

“Rever”, por outro lado, não é um verbo de ação.

If you're calling a meeting to review something,

Se estão a marcar uma reunião para rever algo,

send it out ahead of time

enviem-no antecipadamente

and schedule a 15-minute meeting for questions.

e marquem uma reunião de 15 minutos para as questões.

That should get Joe to finally read the deck.

Pode ser que assim o Joe leia o material.

Related to that action verb,

Em relação ao verbo de ação, se vão marcar uma reunião

if you’re going to call a meeting

you should be able to create a clear purpose statement.

deviam criar um comunicado de objetivos claro.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“Nesta reunião vamos decidir bum, bum, bum!

Come prepared.”

Venham preparados.”

You don’t need a whole agenda;

Não precisam de um plano completo; ninguém vai ler isso tudo.

nobody’s going to read it anyway.

But that purpose statement is enough so that when you start,

Mas o comunicado de objetivos será suficiente para que quando comecem,

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

todos estejam prontos, a prestar atenção e focados na meta.

Tip number two:

Dica número dois:

invite the least number of people possible.

Convidem o menor número de pessoas possível.

Let’s be honest,

Sejamos honestos, a maioria de nós convida pessoas de forma defensiva.

most of us invite people to meetings defensively.

We know that Raco’s the one we need

Na verdade, só precisamos do Raco

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

mas se não incluirmos o Dion, vai ficar irritado,

he’s going to be cranky,

por isso convidámo-lo a ele, à Shannon e à Jane.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

E agora desperdiçamos o tempo de todas estas pessoas

And now we’re wasting all of these people’s time

instead of just going directly to the decision maker.

em vez de ir diretamente ao responsável pelas decisões.

Está na hora de ultrapassar estes medos infantis

It’s time to let go of those grade-school fears

and just invite the people who are necessary for the objective.

e simplesmente convidar as pessoas que são necessárias para cumprir a meta.

Everyone else can be informed later.

Os outros serão informados mais tarde.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

Não há problema em não sermos convidados para tudo.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

Estudos mostram que o tamanho ideal de uma reunião para tomar decisões

is around five to eight people.

é entre cinco e oito pessoas.

Any time you're inviting more,

Ao convidar mais pessoas,

you're making it less likely you'll achieve your goal.

estamos a reduzir as probabilidades de alcançar a nossa meta.

Tip number three:

Dica número três:

make your meetings shorter.

Façam reuniões mais curtas.

If you want your time back,

Se querem ter mais tempo, deixem-se de reuniões de uma hora.

ditch the hour-long meeting.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

Eu marco reuniões de 30 a 45 minutos e chega muito bem.

That’s it, period.

Full stop.

Ponto final, parágrafo!

Dá tempo suficiente para digerir, planear os passos seguintes,

That gives people time to digest,

figure out next steps,

then take a breath

respirar um pouco e talvez até ir à casa de banho.

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

It stops that horrible snowball of lateness

Impede o horrível efeito de bola de neve de estar atrasado

that rolls downhill over the course of a day.

que vai aumentando ao longo do dia.

Tip number four:

Dica número quatro:

say no to other’s people’s meetings.

Digam não a reuniões de outras pessoas.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

Temos o hábito de dizer sim a todos os convites para reuniões.

Às vezes vamos só pelo medo de perder algo importante ou pior, por causa do ego.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

Nenhuma dessas razões justifica gastar tempo precioso numa reunião.

Uma melhor forma de decidir:

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

Perguntem-se: “a minha opinião é mesmo fundamental para a meta desta reunião?”

Even better, “Does this meeting move my goals,

Ou ainda melhor:

“Esta reunião avança os meus objetivos, os da minha equipa ou dos meus clientes?”

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

If not, just say no.

Se não for o caso, digam não.

Now I know what you’re thinking:

Já sei o que estão a pensar: é difícil dizer não a uma reunião.

it’s hard to say no to a meeting.

But it really isn’t.

Na verdade, não é.

Simply tell the organizer the truth.

Basta dizer a verdade a quem está a planeá-la.

You know that they’ve got this,

Eles têm tudo controlado e se precisarem de vocês,

and if they need you,

simply give you a ring.

basta darem um toque.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

Também podem sempre delegar a reunião para alguém competente

to a high performer or subject matter expert

ou um especialista no assunto que seria a pessoa mais indicada.

who may be a better choice anyway.

You can even simply let them know you have other priorities that week

Até podem dizer que nessa semana têm outras prioridades

e perguntar se é obrigatório estarem presentes.

and ask if your attendance is necessary.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

Basta comunicar de forma clara e honesta.

Tip number five:

Dica número cinco:

be ruthless with your time.

Sejam impiedosos com o vosso tempo.

As any flight attendant will tell you,

Como vos diria qualquer hospedeira,

têm de pôr a vossa máscara de oxigénio primeiro.

you have to put your own oxygen mask on first.

It’s the only way you can be at your best for others,

É a única forma de estarem no vosso melhor para ajudarem os outros,

so give yourself time to do the things you need to

por isso tirem tempo para fazer o que precisam

in order to feel like a human being.

para se sentirem humanos.

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

Isso inclui agendar blocos de tempo sem interrupções

to focus on your own work.

para se focarem no vosso trabalho.

If you have a project that going to take you 10 hours

Se têm um projeto que vai exigir 10 horas de foco total e esforço,

of really focused time and effort,

schedule that time in your calendar.

programem esse tempo no calendário.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

Agendem duas horas por dia de “proibição de voo”,

a few days a week,

alguns dias por semana,

at whatever time you’re at your most productive.

durante as horas em que são mais produtivos.

You don’t have to make these changes in a vacuum,

Não precisam de fazer estas mudanças de forma isolada,

like it’s some kind of secret.

como se fossem um segredo.

You can tell people that you’re trying something new

Podem dizer que estão a experimentar algo novo

and taking control of your calendar.

e a assumir o controlo do vosso calendário.

And you do not have to do everything at once.

E não há necessidade de fazerem tudo de uma vez.

Simply pick one idea and try it.

Escolham uma ideia e ponham-na em prática.

People will not only understand it,

Não só as pessoas vão perceber, como vão apreciar o que estão a fazer.

but they’ll appreciate it.

So the only question left is:

Só resta uma questão:

Do you have the courage to own your own calendar?

Têm coragem para tomar posse do vosso calendário?

I think you do.

Acredito que sim.