5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

Tradutor: Maurício Kakuei Tanaka Revisor: Elena Crescia

Você já chegou ao fim do que parecia ser um dia de trabalho exaustivo

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

e se deu conta de que não fez nada?

That it was just meeting after meeting

Que era apenas reunião após reunião

after meeting after meeting after meeting --

após reunião após reunião após reunião...

[The Way We Work]

[A Maneira como Trabalhamos]

(Music)

(Música)

As a recovering corporate executive,

Como executiva em recuperação,

I know we all feel like our time isn’t our own,

sei que todos sentimos que nosso tempo não pertence a nós,

like other people are controlling our calendars

como se os outros controlassem nossa agenda

and we’re simply reacting to their whims.

e só reagíssemos a seus caprichos.

But calendar creep isn’t inevitable.

Mas esse fenômeno não é inevitável.

There's so much in the world we can't control.

Não podemos controlar muitas coisas no mundo:

We can’t control our senior leaders,

nossos líderes seniores, as demandas de nossos clientes

we can’t control our customer demands,

e, certamente, uma pandemia global.

and we certainly can’t control a global pandemic.

Mas podemos, na verdade, controlar nosso tempo.

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

Só nos esquecemos de como fazer isso.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

Criei cinco etapas fáceis de implementar

that can take your calendar from working against you

para conseguir que, em vez de sua agenda trabalhar contra você,

to working for you.

ela trabalhe a seu favor.

And they really work.

E elas funcionam.

We worked with a big global company

Trabalhamos com uma grande empresa

and asked some of their leaders to put these tips into practice

e pedimos a alguns líderes que as pusessem em prática,

while others didn’t.

enquanto outros não.

And guess what?

E adivinhem?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

Os líderes que usaram essas etapas

viram um número significativo de horas abertas em suas agendas

on their calendars

for, you know, actual work.

para trabalho real.

Tip number one:

Dica número um:

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

pergunte a si mesmo: “Preciso realmente dessa reunião?”

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

Temos a ilusão de que precisamos de uma reunião para tudo.

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

“Preciso garantir o entendimento de todos; vou reservar um horário.”

so I’ll book time.”

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

“Tenho uma dúvida sobre o processo; vou marcar uma reunião.”

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

Na realidade, para quase metade das reuniões programadas,

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

poderíamos só telefonar ou dar uma breve resposta por mensagem.

Um truque para impedir isso:

A trick to stop this:

when you’re thinking of calling a meeting,

quando você pensar em convocar uma reunião,

write the invitation first.

escreva o convite primeiro.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

Se não puder começar o assunto com um verbo de ação,

you shouldn’t have the meeting.

você não deveria fazer a reunião.

“Decide, finalize, create next steps.”

“Decidir, finalizar, criar as etapas seguintes”

Those are reasons to call a meeting.

são razões para convocar uma reunião.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

“Rever”, por outro lado, não é um verbo de ação.

If you're calling a meeting to review something,

Se você convocar uma reunião para rever um assunto,

send it out ahead of time

envie-o com antecedência

and schedule a 15-minute meeting for questions.

e agende uma reunião de 15 minutos para perguntas.

That should get Joe to finally read the deck.

Isso deve fazer os participantes lerem o material.

Related to that action verb,

Em relação a esse verbo de ação,

if you’re going to call a meeting

se for convocar uma reunião,

you should be able to create a clear purpose statement.

você deve conseguir resumir o motivo dessa reunião.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“Nesta reunião, vamos decidir isso, isso e isso.

Come prepared.”

Venha preparado.”

You don’t need a whole agenda;

Não é necessário explicitar tudo; ninguém vai ler mesmo.

nobody’s going to read it anyway.

But that purpose statement is enough so that when you start,

Mas esse motivo deve ser suficiente para que, quando você começar,

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

todos estejam sentados, atentos e focados no objetivo.

Tip number two:

Dica número dois:

invite the least number of people possible.

convide o menor número possível de pessoas.

Let’s be honest,

Vamos ser sinceros.

most of us invite people to meetings defensively.

A maioria de nós convida pessoas à reunião para se proteger.

We know that Raco’s the one we need

Sabemos que precisamos do Pedro,

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

mas, se o Paulo não for envolvido, ele vai ficar irritado.

he’s going to be cranky,

Você o convida e também a Maria e a Joana.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

Passamos a desperdiçar tempo de todas essas pessoas

And now we’re wasting all of these people’s time

instead of just going directly to the decision maker.

em vez de ir diretamente para quem toma as decisões.

Está na hora de deixar de lado aqueles medos da escola

It’s time to let go of those grade-school fears

and just invite the people who are necessary for the objective.

e convidar apenas as pessoas necessárias ao objetivo.

Everyone else can be informed later.

Os demais podem ser informados depois.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

Também vamos concordar que não há problema se não formos convidados para tudo.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

Pesquisas revelaram que o tamanho ideal de uma reunião de tomada de decisão

is around five to eight people.

é de cerca de cinco a oito pessoas.

Any time you're inviting more,

Sempre que você convida mais,

you're making it less likely you'll achieve your goal.

diminui a probabilidade de atingir seu objetivo.

Tip number three:

Dica número três:

torne suas reuniões mais breves.

make your meetings shorter.

If you want your time back,

Se quiser seu tempo de volta, abandone a reunião de uma hora.

ditch the hour-long meeting.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

Eu agendo reuniões de 30 e 45 minutos.

That’s it, period.

É isso e pronto.

Full stop.

Ponto final.

Isso dá tempo às pessoas para descobrir os passos seguintes,

That gives people time to digest,

figure out next steps,

then take a breath

depois respirar

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

e talvez, não sei, ir ao banheiro.

It stops that horrible snowball of lateness

Isso evita aquela terrível bola de neve do atraso

that rolls downhill over the course of a day.

que vai colina abaixo ao longo de um dia.

Tip number four:

Dica número quatro:

say no to other’s people’s meetings.

diga não às reuniões de outras pessoas.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

Costumamos dizer sim a todas as reuniões para as quais nos convidam.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

Aparecemos por medo de ficar de fora, ou pior ainda, por causa do ego.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

Nada disso é motivo para gastar seu precioso tempo numa reunião.

Eis um modo melhor de decidir.

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

Pergunte a si mesmo:

“Minha opinião é fundamental para o objetivo dessa reunião?”

Even better, “Does this meeting move my goals,

Melhor ainda: “Será que essa reunião avança minhas metas,

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

as metas de minha equipe ou de meus clientes?”

If not, just say no.

Em caso negativo, só diga não.

Now I know what you’re thinking:

Sei o que você está pensando: “É difícil dizer não a uma reunião”.

it’s hard to say no to a meeting.

But it really isn’t.

Mas, na realidade, não é.

Simply tell the organizer the truth.

É só dizer a verdade ao organizador.

You know that they’ve got this,

Eles vão entender

and if they need you,

e, se precisarem de você, basta lhe telefonarem.

simply give you a ring.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

Você também pode aproveitar para delegar a reunião

to a high performer or subject matter expert

a alguém de alto desempenho ou a um especialista

who may be a better choice anyway.

que pode ser uma escolha melhor.

You can even simply let them know you have other priorities that week

Você pode até só informá-los de suas outras prioridades naquela semana

and ask if your attendance is necessary.

e perguntar se sua presença é necessária.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

Tudo o que você precisa fazer é se comunicar com sinceridade e clareza.

Tip number five:

Dica número cinco:

be ruthless with your time.

seja implacável com seu tempo.

As any flight attendant will tell you,

Como qualquer aeromoça lhe dirá:

coloque primeiro sua máscara de oxigênio.

you have to put your own oxygen mask on first.

It’s the only way you can be at your best for others,

É a única maneira de você dar o melhor de si para os outros.

so give yourself time to do the things you need to

Então dê tempo a si mesmo para fazer as coisas de que precisa

in order to feel like a human being.

para se sentir um ser humano.

Isso inclui programar blocos de tempo sem interrupções

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

to focus on your own work.

para se concentrar em seu próprio trabalho.

If you have a project that going to take you 10 hours

Se você tem um projeto que vai levar dez horas

de tempo e esforço realmente focado,

of really focused time and effort,

schedule that time in your calendar.

programe esse tempo em sua agenda.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

Tente se isolar duas horas por dia, alguns dias por semana,

a few days a week,

at whatever time you’re at your most productive.

em qualquer momento em que você seja mais produtivo.

You don’t have to make these changes in a vacuum,

Não é preciso fazer essas mudanças totalmente isolado,

like it’s some kind of secret.

como se fosse algum segredo.

You can tell people that you’re trying something new

Você pode dizer que vai tentar algo novo e assumir o controle de sua agenda.

and taking control of your calendar.

And you do not have to do everything at once.

E não é preciso fazer tudo de uma vez.

Simply pick one idea and try it.

Basta escolher uma ideia e experimentar.

People will not only understand it,

As pessoas não vão apenas entender,

but they’ll appreciate it.

mas também vão agradecer.

So the only question left is:

Resta uma única pergunta:

Do you have the courage to own your own calendar?

você tem a coragem de ser o dono de sua própria agenda?

I think you do.

Acredito que sim.