5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

번역: 주영 문 검토: DK Kim

혹시 퇴근 후 녹초가 되어 하루를 되돌아보고

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

실질적으로 아무것도 한 게 없다는 것을 깨달은 적이 있으신가요?

That it was just meeting after meeting

그저 종일 한 회의에 갔다가 다음 회의에 가고

after meeting after meeting after meeting --

또 다음 회의에 가고 또 다음 회의에 가고...

[The Way We Work]

[우리가 일하는 방식]

(Music)

(음악)

As a recovering corporate executive,

기업을 복구해주는 임원으로서,

I know we all feel like our time isn’t our own,

시간이 내 것이 아닌 것 같고

like other people are controlling our calendars

다른 사람들이 내 일정을 멋대로 휘두르는 것 같고

and we’re simply reacting to their whims.

그저 그들의 변덕에 끌려다니는 것 같은 기분을 잘 압니다.

But calendar creep isn’t inevitable.

그런데 시간을 뺏기는 일은 피할 수 없는 일이 아니에요.

There's so much in the world we can't control.

세상엔 우리가 어찌할 수 없는 일이 참 많아요.

We can’t control our senior leaders,

우리는 상사를 통제할 수 없고, 고객들의 요구를 통제할 수도 없으며

we can’t control our customer demands,

지금의 전 세계 팬데믹을 통제하는 것도 절대 불가능하죠.

and we certainly can’t control a global pandemic.

하지만 사실 자신의 시간을 통제할 수 있습니다.

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

그저 방법을 잊었을 뿐이죠.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

저는 실천하기 쉬운 다섯 가지 팁을 만들었습니다.

that can take your calendar from working against you

달력이 여러분의 시간을 뺏는 게 아니라 여러분을 도와 일하도록 할 수 있어요.

to working for you.

And they really work.

이건 정말 효과가 있습니다.

We worked with a big global company

저희는 세계적 대기업과 일하면서

and asked some of their leaders to put these tips into practice

어떤 관리자에게는 이 팁들을 실천하라고 요청하고

다른 관리자에게는 요청하지 않았습니다.

while others didn’t.

And guess what?

어떤 결과가 나왔을까요?

The leaders who used these steps saw significant hours open up

다섯 단계를 사용한 상사들은 달력에 상당한 여유 시간이 나타났습니다.

on their calendars

for, you know, actual work.

실제 업무에서요.

Tip number one:

첫 번째 팁은 스스로에게 묻는 겁니다.

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

"이 회의가 정말 필요한가?"

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

모든 것에 회의가 필요하다고 우리는 착각하고 있어요.

“이것저것이 괜찮은지 확실히 해야 하니 회의를 잡아야지.”라고 생각하거나,

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

so I’ll book time.”

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

“이 과정에 간단한 질문이 있으니 회의를 잡아야지.”라고 생각하죠.

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

진실은 회의 중 절반 가량은

그저 전화나 문자로 간단하게 답을 들어도 되는 거였죠.

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

이런 일을 피하려면 회의를 잡기 전에

A trick to stop this:

when you’re thinking of calling a meeting,

write the invitation first.

먼저 소집 요청서를 적어 보세요.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

그리고 행동을 나타내는 단어로 제목을 시작할 수 없다면,

you shouldn’t have the meeting.

회의를 잡지 마세요.

“Decide, finalize, create next steps.”

결정, 완수, 다음 단계 선정.

Those are reasons to call a meeting.

이것이 회의를 소집하는 이유입니다.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

반면에, '검토'는 행동을 나타내는 단어가 아닙니다.

If you're calling a meeting to review something,

뭔가를 검토하기 위해 회의를 소집하려면

send it out ahead of time

사전에 요청을 보내고 질문을 하는 15분짜리 회의를 하세요.

and schedule a 15-minute meeting for questions.

That should get Joe to finally read the deck.

그럼 결국 참가자들이 자료를 볼 겁니다.

Related to that action verb,

동작을 나타내는 단어와 관련해서,

if you’re going to call a meeting

회의를 소집하려면 명확한 목적이 있어야 합니다.

you should be able to create a clear purpose statement.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“이번 회의에서는 OOO을 결정할 것이니 준비해 오세요.”

Come prepared.”

You don’t need a whole agenda;

모든 의제를 다 쓸 필요는 없는데 어쨌든 아무도 안 읽을 거예요.

nobody’s going to read it anyway.

But that purpose statement is enough so that when you start,

하지만 목적은 충분히 명확해서 여러분이 회의를 시작할 때

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

모두가 앉아서 주의를 집중하고 목표에 초점을 맞추게 해야 합니다.

Tip number two:

두 번째 팁.

invite the least number of people possible.

가능한 한 최소 인원만 부르세요.

Let’s be honest,

솔직히 대부분은 방어적으로 회의에 사람들을 부릅니다.

most of us invite people to meetings defensively.

We know that Raco’s the one we need

우리가 필요한 사람은 라코임을 알지만

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

자신이 들어 있지 않았다고 느끼면 디온이 짜증을 낼 것이고

he’s going to be cranky,

그래서 디온을 초대하고 또 샤논과 제인도 부릅니다.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

그러고는 모든 이들의 시간을 낭비하죠.

And now we’re wasting all of these people’s time

instead of just going directly to the decision maker.

결정권자와 바로 말하지 않고 말이죠.

초등학생 같은 두려움은 버리고

It’s time to let go of those grade-school fears

and just invite the people who are necessary for the objective.

회의에 꼭 필요한 사람들만 초대하세요.

Everyone else can be informed later.

다른 모든 이들에게는 나중에 알리면 됩니다.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

우리가 모든 회의에 초대받지 않아도 괜찮다는 것도 인정합시다.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

의사 결정 회의의 최적 규모는 5~8명 정도라는 연구가 있습니다.

is around five to eight people.

Any time you're inviting more,

이보다 인원을 더 늘리면 목표 달성이 더 어려워질 겁니다.

you're making it less likely you'll achieve your goal.

Tip number three:

세 번째 팁은 회의를 더 짧게 하라는 것입니다.

make your meetings shorter.

If you want your time back,

시간을 되찾고 싶다면 한 시간짜리 회의는 버리세요.

ditch the hour-long meeting.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

저는 30~45분 회의를 잡습니다.

That’s it, period.

끝났어요, 이상, 끝!

Full stop.

이렇게 하면 사람들에게 이해하고 다음 과정을 생각할 시간을 주고,

That gives people time to digest,

figure out next steps,

then take a breath

또 쉬게 하고, 글쎄요, 화장실도 가겠죠.

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

It stops that horrible snowball of lateness

이러면 지연이라는 눈덩이가 하루 종일 굴러가는 걸 막아줄 겁니다.

that rolls downhill over the course of a day.

Tip number four:

네 번째 팁.

say no to other’s people’s meetings.

다른 사람들의 회의를 거절하세요.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

우리는 초대받은 모든 회의를 습관적으로 수락합니다.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

뭔가를 놓치는 것이 두려워서거나 더 나쁘게는 자존심 때문이죠.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

두 가지 모두 여러분의 귀한 시간을 회의로 낭비할 이유가 못 됩니다.

참석을 정하는 더 좋은 방법은 스스로에게 묻는 겁니다.

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

“이 회의 목적에 내 의견이 꼭 필요할까?“

Even better, “Does this meeting move my goals,

이 질문이 더 좋겠죠.

“이 회의가 내 목표, 팀의 목표, 고객들의 목표에 도움이 될까?”

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

If not, just say no.

그렇지 않다면, 그냥 거절하세요.

Now I know what you’re thinking:

그럼 이제 '회의를 거절하는 건 어려운데.'라고 생각할 겁니다.

it’s hard to say no to a meeting.

But it really isn’t.

하지만 정말이지 그렇지 않아요.

Simply tell the organizer the truth.

회의를 준비하는 사람에게 그저 사실을 말하시면 됩니다.

You know that they’ve got this,

문제 없을 거라는 걸 잘 아실 거고 필요하면 전화를 할 겁니다.

and if they need you,

simply give you a ring.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

성과가 좋은 사람에게 회의를 맡길 수도 있고

to a high performer or subject matter expert

의제를 잘 알고 있는 사람에게 맡겨 더 좋은 결정을 할 수도 있습니다.

who may be a better choice anyway.

간단히 그 주에 먼저 해야 할 일이 있다고 알리고

You can even simply let them know you have other priorities that week

and ask if your attendance is necessary.

여러분의 참석이 꼭 필요한지 물을 수도 있습니다.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

솔직하고 분명하게 전달하기만 하면 됩니다.

Tip number five:

다섯 번째 팁은 여러분의 시간을 쓰는 걸 봐주지 마세요.

be ruthless with your time.

As any flight attendant will tell you,

어떤 승무원이든 여러분부터 산소 마스크를 착용하라고 할 겁니다.

you have to put your own oxygen mask on first.

It’s the only way you can be at your best for others,

이것이 여러분이 최선의 상태에서 타인을 대할 수 있는 유일한 방법이죠.

so give yourself time to do the things you need to

한 사람 자체로 존재하는 기분이 들도록

in order to feel like a human being.

자신에게 해야 할 일을 할 시간을 주세요.

자신의 일에 집중할 수 있도록

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

방해를 받지 않는 시간을 확보하는 것도 여기에 포함됩니다.

to focus on your own work.

If you have a project that going to take you 10 hours

열 시간 동안 시간과 공을 들여 정말 집중해야 할 일이 있다면

of really focused time and effort,

schedule that time in your calendar.

그 시간을 일정에 넣으세요.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

하루 두 시간, 한 주에 며칠씩 '방해 금지 구간'을 넣어 보세요.

a few days a week,

at whatever time you’re at your most productive.

여러분이 가장 생산적인 시간 중 언제든 괜찮습니다.

You don’t have to make these changes in a vacuum,

이 변화를 일종의 비밀처럼 몰래 할 필요는 없어요.

like it’s some kind of secret.

You can tell people that you’re trying something new

새로운 걸 시도하는 중이고 시간을 관리하려 한다고 말하세요.

and taking control of your calendar.

And you do not have to do everything at once.

그리고 모든 걸 한 번에 할 필요는 없어요.

Simply pick one idea and try it.

그저 팁을 하나 고르고 시도해 보세요.

People will not only understand it,

사람들은 이해는 물론이고 감사해 할 겁니다.

but they’ll appreciate it.

So the only question left is:

이제 한 가지 질문만 남았는데, 자신만의 달력을 가질 용기가 있나요?

Do you have the courage to own your own calendar?

I think you do.

그러실 것 같습니다.