5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

المترجم: Power Of Mind المدقّق: Yahya Mansour

هل وصلت من قبل إلى نهاية ما يبدو كيوم عمل شاق

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

فقط لتدرك بأنك لم تحقق أي شيء؟

That it was just meeting after meeting

بأن يومك كان مجرد اجتماع تلو الآخر

after meeting after meeting after meeting --

[The Way We Work]

[طريقة عملنا]

(Music)

(موسيقى)

As a recovering corporate executive,

كمديرة تنفيذية لشركة في طور التعافي،

I know we all feel like our time isn’t our own,

أعرف أن جميعنا يشعر بأن الوقت ليس ملكنا،

like other people are controlling our calendars

وكأن أشخاص آخرين يتحكمون في أوقاتنا

and we’re simply reacting to their whims.

ونحن ببساطة نتفاعل تبعًا لأهوائهم.

But calendar creep isn’t inevitable.

ولكن هذه الاجتماعات المرهقة ليست حتمية.

هناك الكثير في هذا العالم لا يمكننا السيطرة عليه.

There's so much in the world we can't control.

We can’t control our senior leaders,

لا يمكننا السيطرة على كبار مسؤولينا،

we can’t control our customer demands,

ولا يمكننا السيطرة على مطالب عملائنا،

وبالطبع لا يمكننا السيطرة على وباءٍ عالمي.

and we certainly can’t control a global pandemic.

ولكن يمكننا السيطرة على وقتنا،

But we can actually control our time,

we’ve just forgotten how to do it.

إننا فقط نسينا كيف نفعل ذلك.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

لقد توصلت إلى خمس خطوات سهلة التنفيذ

that can take your calendar from working against you

والتي قد تحول جدول مواعيدك من العمل ضدك

to working for you.

إلى العمل لصالحك.

وستُجدي تلك الخطوات نفعًا.

And they really work.

We worked with a big global company

لقد عملنا مع شركة عالمية كبيرة

and asked some of their leaders to put these tips into practice

وطلبنا من بعض قادتهم أن يضعوا هذه النصائح موضع التنفيذ

while others didn’t.

بينما رفض الآخرون تنفيذ ذلك

And guess what?

وخمِّن ما حدث؟

The leaders who used these steps saw significant hours open up

شهد القادة الذين استخدموا هذه الخطوات في جدول المواعيد الخاص بهم

on their calendars

for, you know, actual work.

مُتسع من الوقت للعمل الحقيقي.

Tip number one:

نصيحة رقم واحد:

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

اسأل نفسك “هل أنت بحاجة للاجتماع حقًا؟”

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

نوهم أنفسنا أننا بحاجة للاجتماع دائمًا.

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

ونعتقد “أنه علينا التأكد من كون الأمور في نصابها

so I’ll book time.”

ولذلك نحدد موعدًا للاجتماع”

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

أو” إذا ما تبادر إلى أذهاننا سؤال، فنقوم بعقد اجتماعًا.”

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

في الواقع، نصف الاجتماعات التي نُرتب لعقدها،

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

يمكننا ببساطة أن نرفع سماعة الهاتف أو نرسل رسالة للحصول على إجابة سريعة.

A trick to stop this:

إحدى الخدع التي يمكنها إيقاف ذلك:

when you’re thinking of calling a meeting,

عندما تفكر بعقد اجتماع،

write the invitation first.

أُكتب الدعوة أولًا.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

وإذا كنت لا تستطيع البداية بالموضوع متبوعًا بأحد أفعال عقد الاجتماعات،

you shouldn’t have the meeting.

فلا جدوى إذًا من عقده.

“Decide, finalize, create next steps.”

“قرِّر، وضع لمستك الأخيرة، واصنع الخطوات التالية.”

Those are reasons to call a meeting.

هذه هي الأسباب التي تدفعك لعقد اجتماعًا.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

إن “المراجعة“ ليست فعلًا من الأفعال المستخدمة لعقد الاجتماعات.

If you're calling a meeting to review something,

عندما تعقد اجتماع لكي تراجع شيئًا ما،

send it out ahead of time

أرسله قبل الموعد المحدد

and schedule a 15-minute meeting for questions.

وقُم بتنظيم اجتماعًا لمدة خمس عشرة دقيقة للأسئلة.

That should get Joe to finally read the deck.

هذا سيجعل الشخص المقصود يقرأ العنوان.

Related to that action verb,

وفيما يتعلق بأفعال عقد الاجتماعات،

if you’re going to call a meeting

إذا كنت تنوي الدعوة لعقد اجتماع

you should be able to create a clear purpose statement.

يجب أن تكون قادرًا على كتابة رسالة ذات مقصد صريح.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

“سنُقرِّر في هذا الاجتماع كذا وكذا.

Come prepared.”

تعال مستعدًا.”

You don’t need a whole agenda;

لا تحتاج إلى أجندة كاملة؛

nobody’s going to read it anyway.

فلن يقرأها أحد على كل حال.

But that purpose statement is enough so that when you start,

لكن مقصد هذه الرسالة كافي لأنه حينما تبدأ،

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

سيجلس الجميع، ويوليك اهتمامًا ويركز على الهدف.

Tip number two:

نصيحة رقم اثنين:

invite the least number of people possible.

ادع أقل عدد ممكن من الناس.

Let’s be honest,

دعونا نكون صادقين،

most of us invite people to meetings defensively.

يدعو معظمنا الناس للاجتماعات بشكل مندفع.

We know that Raco’s the one we need

نعلم أن “راكو” هو الشخص الذي نريده

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

ولكن سيكون “ديون” منزعجًا إذا لم يشارك،

he’s going to be cranky,

so you invite him and then Shannon and then Jane.

ولذلك سنقوم بدعوة “شانون” و “جين“،

وبالتالي فإننا نضيع أوقات كل هؤلاء الناس

And now we’re wasting all of these people’s time

instead of just going directly to the decision maker.

بدلًا من الذهاب مباشرةً لصنّاع القرار.

It’s time to let go of those grade-school fears

لقد حان الوقت لترك مخاوف تلك المرحلة الدراسية

and just invite the people who are necessary for the objective.

ودعوة الناس الضروريين لهدفنا فقط.

Everyone else can be informed later.

وسيعرف الجميع نتائج الاجتماع لاحقًا.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

دعونا نتفق بأنه لا مشكلة إذا لم يدعنا أحدهم لكل شيء

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

أثبتت الدراسات أن الحجم الأمثل للاجتماعات التي تتطلب اتخاذ القرارات

is around five to eight people.

يتراوح بين خمسة لثمانية أشخاص.

Any time you're inviting more,

كلما تدعو أكثر من ذلك،

you're making it less likely you'll achieve your goal.

تنخفض احتمالية تحقيق هدفك.

Tip number three:

نصيجة رقم ثلاثة:

make your meetings shorter.

اجعل اجتماعاتك قصيرة.

If you want your time back,

إذا أردت استرداد وقتك،

تخل عن الاجتماع الذي يستغرق ساعة.

ditch the hour-long meeting.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

أحدد اجتماعات مدتها بين 30 و 45 دقيقة.

That’s it, period.

هذا كل ما في الأمر.

Full stop.

انتهى.

That gives people time to digest,

هذا يعطي الناس وقتًا للاستيعاب،

figure out next steps,

واكتشاف الخطوات التالية،

then take a breath

والتقاط الأنفاس

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

وربما -لا أعلم- الذهاب للمرحاض.

It stops that horrible snowball of lateness

ذلك يمنع تأخر الوقت الرهيب الذي لا يتوقف ككرة الثلج

that rolls downhill over the course of a day.

والتي تنحدر على مدار اليوم.

Tip number four:

نصيحة رقم أربعة:

say no to other’s people’s meetings.

قُل “لا” لاجتماعات الآخرين

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

اعتدنا على قول “نعم” لكل اجتماع نُدعى إليه.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

نقبل أحيانًا بدافع الخوف من فواته علينا، أو بدافع الأنا، وذلك أسوأ بكثير.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

ولكن لا يُعتبر أحدهما سببًا لقضاء وقتك الثمين في اجتماع.

أفضل طريقة لكي تقرر:

A better way to decide:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

اسأل نفسك “هل رأيي ضروري في هذا الاجتماع حقًا؟”

Even better, “Does this meeting move my goals,

بل اسأل نفسك “هل يدفع هذا الاجتماع عجلة أهدافي وأهداف فريقي

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

وأهداف عملائي إلى الأمام؟”

If not, just say no.

إذا كان الجواب بالنفي، فقُل “لا” فقط.

Now I know what you’re thinking:

أعرف ما تفكر به الآن:

it’s hard to say no to a meeting.

أنه من الصعب أن ترفض أي اجتماع.

But it really isn’t.

ولكنه على العكس تمامًا.

Simply tell the organizer the truth.

أخبر منظم الاجتماع بالحقيقة.

You know that they’ve got this,

أنت تعلم بأنهم يفهمون ذلك،

and if they need you,

وإذا احتاجوا إليك،

simply give you a ring.

سيتصلون بك ببساطة.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

يمكنك انتهاز الفرصة لتفويض الاجتماع

to a high performer or subject matter expert

إلى شخص ذو أداء رفيع أو ذو خبرة في الموضوع

who may be a better choice anyway.

قد يكون خيارًا أفضل على أي حال.

You can even simply let them know you have other priorities that week

بل يمكنك اخبارهم أنك لديك أولويات أخرى عليك القيام بها ذلك الأسبوع

and ask if your attendance is necessary.

واسألهم إن كان الحضور ضروريًا.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

كل ما عليك فعله هو التواصل بصدقٍ ووضوح

Tip number five:

نصيحة رقم خمسة:

be ruthless with your time.

لا تتهاون مع وقتك.

As any flight attendant will tell you,

كما ستخبرك أي مضيفة طيران:

you have to put your own oxygen mask on first.

“عليك أن ترتدي قناع الأوكسجين في البداية.”

It’s the only way you can be at your best for others,

إنها الطريقة الوحيدة لتكون في أحسن حال للتواصل مع الآخرين.

so give yourself time to do the things you need to

أعط نفسك الوقت لتفعل الأشياء التي تحتاجها

in order to feel like a human being.

لكى تشعر بأنك إنسان.

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

وذلك يتضمن ترتيب أجزاء من وقتك بلا انقطاع

to focus on your own work.

لكي تركز على عملك.

If you have a project that going to take you 10 hours

إذا كان لديك مشروع سيستغرق عشر ساعات

of really focused time and effort,

من الوقت والمجهود المُرَكَّزين،

schedule that time in your calendar.

رتب لهذا الوقت في جدول مواعيدك.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

حاول توظيف قاعدة “ممنوع الطيران” لمدة ساعتين يوميًا،

a few days a week,

لأيام قليلة أسبوعيًا،

at whatever time you’re at your most productive.

في أي وقت تكون فيه أكثر إنتاجية.

You don’t have to make these changes in a vacuum,

ليس عليك أن تجعل هذه التغييرات في خلوتك،

like it’s some kind of secret.

كأنها نوع من الإسرار.

You can tell people that you’re trying something new

يمكنك إخبار الناس بأنك تجرب شيئًا جديدًا

and taking control of your calendar.

وتتحكم في جدول مواعيدك.

And you do not have to do everything at once.

ولا يجب عليك فعل كل شيء في الحال.

Simply pick one idea and try it.

اختار فكرة واحدة وجربها.

People will not only understand it,

لن يفهمها الناس فقط،

but they’ll appreciate it.

بل سيقدّرُوها.

So the only question left is:

لذا السؤال الوحيد المتبقي هو:

Do you have the courage to own your own calendar?

هل تملك الشجاعة للسيطرة على جدول مواعيدك؟

I think you do.

أعتقد أنك كذلك.