Why you should treat the tech you use at work like a colleague | Nadjia Yousif

Tradutor: Mariana Nunes Revisora: Margarida Ferreira

So, imagine a company hires a new employee,

Imaginem que uma empresa contrata uma funcionária nova.

É a melhor no ramo,

best in the business,

who's on a multimillion-dollar contract.

e tem um contrato multimilionário.

Now imagine that whenever this employee went to go meet with her team members,

Agora, imaginem que, sempre que ela se ia encontrar com os seus colegas,

the appointments were ignored or dismissed,

as reuniões eram ignoradas ou canceladas

and in the meetings that did happen,

e nas reuniões em que participava,

she was yelled at or kicked out after a few minutes.

os colegas gritavam com ela ou era expulsa da reunião após minutos.

So after a while, she just went quietly back to her desk,

Passado um bocado, ela voltava silenciosamente à sua secretária,

sat there with none of her skills being put to use,

sentava-se sem dar uso às suas capacidades,

claro, sendo ignorada pela maioria,

of course, being ignored by most people,

and of course, still getting paid millions of dollars.

e, claro, continuando a receber milhões de dólares.

This hotshot employee who can't seem to catch a break

Esta funcionária estrela que não consegue uma oportunidade

is that company's technology.

é a tecnologia dessa empresa.

This scenario is not an exaggeration.

Este cenário não é um exagero.

In my job as a technology advisor,

Enquanto consultora de tecnologia,

I've seen so many companies make the well-meaning decisions

já vi muitas empresas tomarem boas decisões,

to put huge investments into technology,

e fazerem grandes investimentos em tecnologia,

only to have the benefits fail to live up to the expectation.

mas os benefícios não correspondem às expetativas dessas empresas.

In fact, in one study I read,

Aliás, num estudo que li,

25 percent of technology projects

25% de projetos tecnológicos

are canceled or deliver things that are never used.

são cancelados ou oferecem coisas que nunca são usadas.

That's like billions of dollars just being wasted each year.

São quase mil milhões de dólares que são desperdiçados todos os anos.

So why is this?

Então, por que razão é que isto acontece?

Well, from what I've seen,

Ora, do que eu já vi,

the expectation from the top management is high but not unreasonable

as expetativas da gestão de topo são altas mas não são irracionais

about the benefits from the technology.

no que toca aos benefícios da tecnologia.

They expect people will use them,

Esperam que as pessoas as usem,

it will create time savings,

vão poupar tempo

and people will become genuinely better at their jobs.

e as pessoas vão tornar-se genuinamente melhores no seu trabalho.

But the reality is that the people on the front line,

Mas, a verdade é que as pessoas na linha da frente,

who are supposed to be using these softwares and tools,

que deviam usar estes "softwares" e funcionalidades,

they're skeptical or even afraid.

estão céticas ou, até, com receio.

We postpone the online trainings,

Nós adiamos as formações "online",

we don't bother to learn the shortcuts,

não nos damos ao trabalho de aprender os atalhos,

and we get frustrated at the number of tools

ficamos frustrados com tantas funcionalidades

we have to remember how to log into and use.

não nos lembramos como iniciar a sessão e utilizar o programa, certo?

Right?

And that frustration, that guilt -- it's racking up,

E toda a frustração e culpa vão-se acumulando, cada vez mais,

the more that technology is inserting itself into our daily working lives,

à medida que a tecnologia se insere na nossa vida diária de trabalho,

which is a lot.

o que é imenso.

Brookings says that 70 percent of jobs today in the US

Brookings afirma que 70% dos empregos atuais nos EUA

require at least mid-level digital skills.

requerem, pelo menos, capacidades digitais de nível médio.

So basically, to work these days,

Basicamente, para trabalhar, hoje em dia,

you need to be able to work with technology.

é necessário saber trabalhar com a tecnologia.

But from what I've seen,

Do que já vi,

we are not approaching this with the right mindset.

não estamos a encarar isto com a mentalidade correta.

So here's the idea that I've been toying with:

Por isso, aqui está a ideia com a qual tenho estado a debater:

What if we treated technology like a team member?

E se encarássemos a tecnologia como um colega de trabalho?

Tenho estado a escrever a minha experiência pessoal sobre isto.

I've been writing my own personal experiment about this.

I've spoken to people from all different industries

Tenho falado com pessoas de diferentes indústrias

about how they can treat their core technologies like colleagues.

sobre como elas conseguem tratar as tecnologias fundamentais como colegas.

I've met with people from the restaurant industry,

Conheci pessoas da indústria da restauração,

medical professionals, teachers, bankers,

profissionais de saúde, professores, banqueiros,

people from many other sectors,

pessoas de muitos outros setores

and the first step with anybody that I would meet with

e o primeiro passo com alguém que ia conhecendo

was to draw out the structure of their teams

era desenhar a estrutura das suas equipas

in an organization chart.

num organograma.

Now, I'm a total geek when it comes to organization charts.

Eu sou uma "geek" no que toca a organogramas.

Org charts are really cool because, if they are drawn well,

Os organogramas são fantásticos porque, se forem bem desenhados,

you can quickly get a sense of what individual roles are

rapidamente se percebe quais são os papeis individuais

and also how a team works well together.

e também o quão bem uma equipa trabalha junta.

But if you look at a typical org chart,

Mas, se olharmos para um organograma típico

it only includes the boxes and lines that represent people.

ele apenas inclui os campos e as linhas que representam as pessoas.

None of the technology team members are there.

Nenhuma das tecnologias está lá.

They're all invisible.

São todas invisíveis.

So for each of the organizations that I met with for my experiment,

Para cada uma das organizações que conheci, na minha experiência,

I had to draw a new type of org chart,

tive de desenhar um novo tipo de organograma,

one that also included the technology.

um organograma que incluísse a tecnologia.

And when I did this, people I spoke to

Quando eu fazia isso, as pessoas com quem estava a falar

could actually visualize their technologies as coworkers,

conseguiam visualizar a tecnologia como colegas de trabalho

and they could ask things like:

e perguntavam coisas como:

"Is this software reporting to the right person?"

"Será que este 'software' é adequado para a pessoa certa?"

"Does this man and machine team work well together?"

"Será que esta equipa humana e a máquina estão a funcionar bem juntos?"

"Is that technology actually the team member

"Será que esta tecnologia é, na verdade, o membro da equipa

that everybody's awkwardly avoiding?"

"que toda a gente está a tentar evitar?

So I will walk you through an example of a small catering company

Vou guiar-vos através de um exemplo de uma pequena empresa de "catering"

to bring this experiment to life.

para trazer esta experiência para a vida real.

This is the top layer of people who work at Bovingdons Catering Company.

Esta é a camada superior de pessoas que trabalham na empresa Bovingdons Catering.

There's a sales director, who manages all of the customer interactions,

Há um diretor de vendas, que gere todas as interações com clientes

and there's an operations director, who manages all the internal activities.

e há um diretor de operações que gere todas as atividades internas.

And here's the people who report to the sales and operations directors.

Aqui estão as pessoas que reportam aos diretores de vendas e operações

And finally, here's the view

E finalmente, aqui está a visão

where we've overlaid the software and the hardware

onde sobrepusemos o "software" e o "hardware"

that's used by the Bovingdons staff.

usados pelas equipas da Bovingdons.

Using this amazing org chart, we can now explore

Usando este organograma incrível, conseguimos agora explorar

how the human team members and the technology team members

como é que todos os membros da equipa humana e tecnológica estão a interagir.

are interacting.

So the first thing that I'm going to look for

Então, a primeira coisa que procuro

is where there's a human and machine relationship

é um relacionamento entre um humano e uma máquina

that's extra critical.

que seja extremamente crítico.

Usually, it's somebody using a technology

Normalmente, é alguém que usa uma tecnologia

on a day-to-day basis to do his or her job.

no seu dia-a-dia para fazer o seu trabalho.

At Bovingdons,

Na Bovingdons, seria o diretor financeiro

the finance director with the accounting platform would be one.

que usa a plataforma de contabilidade.

Next, I would check on the status of their collaboration.

De seguida, verificava a situação de colaboração deles.

Are they working well together?

Estão a trabalhar bem juntos?

Getting along?

Estão a dar-se bem?

In this case, it turned out to be a tenuous relationship.

Neste caso, acabou por ser uma relação ténue.

So, what to do?

Então, o que vamos fazer?

Well, if the accounting platform were actually a person,

Se a plataforma de contabilidade fosse realmente uma pessoa,

the finance director would feel responsible for managing it

o diretor financeiro sentir-se-ia responsável por geri-la

and taking care of it.

e trataria do assunto.

Well, in the same way,

Bem, da mesma maneira,

my first suggestion was to think about a team-building activity,

a minha primeira sugestão foi pensar numa atividade de formação em equipa,

maybe getting together on a specialist course.

talvez reunirem-se num curso de especialização.

My second suggestion was to think about scheduling regular performance reviews

A minha segunda sugestão foi agendar revisões periódicas de desempenho

for the accounting platform,

para a plataforma de contabilidade

where the finance director would literally give feedback

nas quais o diretor financeiro literalmente daria "feedback"

to the company who sold it.

à empresa que a tinha vendido.

Now, there will be several of these really important human and machine teams

Há várias dessas equipas humanas e de máquinas muito importantes

in every organization.

em todas as organizações.

So if you're in one, it's worth taking the time

Se estão numa delas, vale a pena tirar um tempo

to think about ways to make those relationships truly collaborative.

para pensar em maneiras de tornar essas relações realmente colaborativas.

Next, I'll look on the chart for any human role

Em seguida, observo o gráfico para qualquer função humana

which might be overloaded by technology,

que possa estar sobrecarregada pela tecnologia

let's say, interacting with four or more types of applications.

digamos, interagindo com quatro ou mais tipos de aplicações

At Bovingdons, the operations director was interacting with five technologies.

Na Bovingdons, o diretor de operações interagia com cinco tecnologias.

Now, he told me that he'd always felt overwhelmed by his job,

Ele disse-me que, sempre se sentira sobrecarregado pelo trabalho,

but it wasn't until our conversation

mas fora só com a nossa conversa

that he thought it might be because of the technologies he was overseeing.

que pensara que poderia ser por causa das tecnologias que estava a supervisionar

And we were talking that,

e tratámos de falar sobre isso.

if the operations director had actually had a lot of people reporting to him,

Se o diretor de operações tivesse muitas pessoas sob a sua direção,

he probably would have done something about it,

provavelmente, teria feito qualquer coisa

because it was stretching him too thin,

porque isso exigiria demasiado dele,

like, move some of them to report to somebody else.

algo como passar algumas para reportarem a outra pessoa.

So in the same way, we talked about moving some of the technologies

Então, da mesma forma, falámos em passar algumas tecnologias

to report to someone else,

para reportarem a outra pessoa

like the food inventory to go to the chef.

como passar para o "chef" o inventário de alimentos.

The last thing that I'll look for is any technology

A última coisa que procuro é qualquer tecnologia

that seems to be on the org chart without a real home.

que pareça estar no organograma sem qualquer lugar fixo.

Sometimes they're floating around without an owner.

Às vezes estão a flutuar sem dono.

Sometimes they're reporting to so many different areas

Às vezes estão a reportar a tantas áreas diferentes

that you can't tell who's actually using it.

que não consguimos perceber quem a está a usar.

Now, at Bovingdons,

Na Bovingdons,

nobody appeared to be looking after the marketing software.

ninguém parece estar a cuidar do "software" de "marketing".

It was like someone had hired it and then didn't give it a desk

Era como se alguém o tivesse contratado e depois não lhe dera uma secretária

or any instructions on what to do.

nem quaisquer instruções sobre o trabalho.

So clearly, it needed a job description,

Claramente, precisava de uma descrição das suas funções,

maybe someone to manage it.

talvez alguém a geri-lo.

But in other companies,

Mas noutras empresas,

you might find that a technology has been sidelined for a reason,

podemos encontrar uma tecnologia que foi marginalizada por algum motivo,

like it's time for it to leave or be retired.

como se fosse a altura de sair ou de se reformar.

Now, retiring applications is something that all companies do.

Reformar aplicações é algo que todas as empresas fazem.

But maybe taking the mindset that those applications are actually coworkers

Mas talvez a mentalidade de que essas aplicações são colegas de trabalho

could help them to decide when and how to retire those applications

pudesse ajudar a decidir quando e como reformar essas aplicações

in the way that would be least destructive to the rest of the team.

de uma maneira menos destrutiva para o resto da equipa.

I did this experiment with 15 different professionals,

Eu fiz esta experiência com 15 profissionais diferentes

and each time it sparked an idea.

e cada vez provocou uma ideia.

Sometimes, a bit more.

Às vezes, um bocadinho mais.

You remember that hotshot employee I was telling you about,

Lembram-se daquela funcionária de que vos falei

that everybody was ignoring?

que toda a gente estava a ignorar?

That was a real story told to me by Christopher,

Essa foi uma história real que o Christopher me contou,

a very energetic human resources manager at a big consumer goods company.

um dinâmico gestor de recursos humanos

de uma grande indústria de bens de consumo.

Technology was a new HR platform,

A tecnologia era uma nova plataforma de RH

and it had been installed for 14 months at great expense,

que tinha sido instalada há 14 meses por um valor alto,

but nobody was using it.

mas ninguém a estava a usar.

So we were talking about how,

Então, começámos a conversar:

if this had really been such a hotshot employee with amazing credentials,

se ela fosse realmente uma funcionária tão talentosa com credenciais incríveis,

you would go out of your way to get to know it,

faríamos de tudo para a conhecer,

maybe invite them for coffee,

talvez convidá-la para um café,

get to know their background.

saber da história dela.

So in the spirit of experimentation,

Então, no espírito da experiência,

Christopher set up one-hour appointments,

o Christopher marcou reuniões de uma hora,

coffee optional,

com café opcional,

for his team members to have no agenda but to get to know their HR system.

para os membros da equipa dele conhecerem o sistema de RH.

Some people, they clicked around menu item by menu item.

Algumas pessoas clicaram em cada item do menu.

Other people, they searched online for things that they weren't clear about.

Outras pesquisaram "online" coisas sobre as quais não tinham a certeza.

A couple of them got together, gossiped about the new software in town.

Algumas reuniram-se e conversaram sobre o novo "software".

And a few weeks later, Christopher called to tell me

E algumas semanas depois, o Christopher ligou-me a dizer

that people were using the system in new ways,

que as pessoas estavam a usar o sistema de novas maneiras

and he thought it was going to save them weeks of effort in the future.

e que achava que isso lhes pouparia semanas de esforço futuro.

And they also reported feeling less intimidated by the software.

Eles também disseram que se sentiam menos intimidados pelo "software".

I found that pretty amazing,

Eu achei isso incrível,

that taking this mindset helped Christopher's team

que ter esta mentalidade ajudara a equipa do Christopher

and others that I spoke to these past few months

e outros com quem falei nos últimos meses

actually feel happier about working with technology.

a sentirem-se mais felizes ao trabalharem com tecnologia.

And I later found out this is backed up by research.

Mais tarde, descobri que isto é apoiado por estudos.

Studies have shown that people who work in organizations

As investigações mostram que pessoas que trabalham em organizações

that encourage them to talk about and learn about the technologies

que as encorajam a falar sobre as tecnologias e as aprender,

in the workplace

no local de trabalho,

have 20 percent lower stress levels

têm níveis de "stress" 20% menores

than those in organizations that don't.

do que as organizações que não fazem isso.

I also found it really cool that when I started to do this experiment,

Também achei fantástico que, quando comecei a fazer esta experiência,

I started with what was happening between a person

comecei com o que estava a acontecer

entre uma pessoa e uma tecnologia individual,

and an individual technology,

but then it ultimately led to ideas about how to manage tech

mas, em última análise, levou a ideias sobre como gerir a tecnologia

across entire companies.

em empresas inteiras.

Like, when I did this for my own job and extended it,

Quando eu fiz isto no meu trabalho e a ampliei,

I thought about how our data analysis tools

pensei como as nossas ferramentas de análise de dados

should go on the equivalent of a job rotation program,

deviam funcionar no equivalente a uma programação de rotação de trabalho

where different parts of the company could get to know it.

em que diferentes partes da empresa poderiam conhecê-la.

And I also thought about suggesting to our recruiting team

Também pensei em sugerir à nossa equipa de recrutamento

that some of the technologies we work with every day

que algumas das tecnologias com que trabalhamos

should come with us on our big recruiting events.

deveriam vir connosco nos grandes eventos de recrutamento.

If you were a university student,

Se vocês fossem universitários,

how cool would it be to not only get to know the people

não seria brutal, não só conhecer as pessoas

you might be working with,

com quem poderiam trabalhar, mas também as tecnologias?

but also the technologies?

Now, all of this begs the question:

Tudo isso levanta a questão:

What have we been missing

"O que estamos a perder

by keeping the technologies that we work with day to day invisible,

ao manter invisíveis as tecnologias com que trabalhamos no dia a dia

e o que, para além daqueles mil milhões de dólares em valor,

and what, beyond those billions of dollars in value,

might we be leaving on the table?

estaríamos a deixar de usufruir?

The good news is,

A boa notícia é que

you don't need to be an org chart geek like me

não é preciso ser um "nerd" de organogramas como eu

to take this experiment forward.

para levar esta experiência adiante.

It will take a matter of minutes for most people

São minutos para a maioria das pessoas

to draw out a structure of who they work with,

desenharem uma estrutura de com quem trabalham,

a little bit longer to add in the technologies

um pouco mais para incluir as tecnologias

e ter uma visão de toda a equipa.

to get a view of the entire team,

and then you can have fun asking questions like,

Vocês podem-se divertir fazendo perguntas como:

"Which are the technologies that I'll be taking out for coffee?"

"Com que tecnologias é que vou tomar café?"

Não fiz esta experiência por diversão

Now, I didn't do this experiment for kicks

or for the coffee.

nem pelo café.

I did it because the critical skill in the 21st-century workplace

Fiz porque a capacidade crucial no local de trabalho do século XXI

is going to be to collaborate with the technologies

vai ser colaborar com as tecnologias

that are becoming such a big and costly part of our daily working lives.

que se estão a tornar uma grande e onerosa parte do nosso trabalho diário.

Pelo que vi, estamos a lutar para lidar com isso

And from what I was seeing, we are struggling to cope with that.

So it might sound counterintuitive,

Então, pode parecer contraintuitivo,

mas ao abraçar a ideia de que estas máquinas são realmente colegas valiosos,

but by embracing the idea that these machines are actually valuable colleagues,

teremos um melhor desempenho como pessoas

we as people will perform better

and be happier.

e seremos mais felizes.

So let's all share a bit of humanity

Vamos todos partilhar um pouco de humanidade

towards the technologies and the softwares and the algorithms

com as tecnologias, "softwares", algoritmos

and the robots who we work with,

e robôs com que trabalhamos,

because we will all be the better for it.

porque todos seremos melhores.

Thank you.

Obrigada.

(Aplausos)

(Applause)