Why you should treat the tech you use at work like a colleague | Nadjia Yousif

Translator: Ngọc Quỳnh Đặng Reviewer: Thái Hưng Trần

Hãy tưởng tượng một công ty nọ tuyển được nhân viên mới,

giỏi nhất trong ngành,

với bản hợp đồng trị giá hàng triệu đô.

So, imagine a company hires a new employee,

Lại tưởng tượng rằng mỗi khi nhân viên này đến họp mặt với đồng đội,

best in the business,

các buổi hẹn đều bị phớt lờ hoặc hủy bỏ,

who's on a multimillion-dollar contract.

và trong những buổi họp đã diễn ra,

Now imagine that whenever this employee went to go meet with her team members,

cô ấy hoặc là bị khiển trách, hoặc là bị đuổi ra sau vài phút.

the appointments were ignored or dismissed,

Vậy nên một lúc sau, cô ấy lặng lẽ quay lại bàn làm việc,

and in the meetings that did happen,

ngồi đó mà chẳng thể sử dụng bất kỳ kỹ năng nào của mình,

she was yelled at or kicked out after a few minutes.

tất nhiên là bị phần lớn mọi người phớt lờ,

So after a while, she just went quietly back to her desk,

và tất nhiên là vẫn được trả hàng triệu đô.

sat there with none of her skills being put to use,

Vị nhân viên tài giỏi mà dường như chẳng gặp may ấy

of course, being ignored by most people,

chính là công nghệ của công ty.

and of course, still getting paid millions of dollars.

Kịch bản này không phải là sự phóng đại.

This hotshot employee who can't seem to catch a break

Với tư cách là cố vấn công nghệ,

is that company's technology.

tôi đã gặp trường hợp nhiều công ty đưa ra các quyết định thiện chí

This scenario is not an exaggeration.

khi rót tiền đầu tư vào công nghệ,

In my job as a technology advisor,

để rồi chỉ thu được những lợi ích không xứng với kỳ vọng.

I've seen so many companies make the well-meaning decisions

Trong một nghiên cứu tôi từng đọc,

to put huge investments into technology,

25% các dự án công nghệ

bị hủy bỏ hoặc đem lại thành quả mà không bao giờ được sử dụng.

only to have the benefits fail to live up to the expectation.

In fact, in one study I read,

Giống như là hàng tỷ đô đang bị phung phí mỗi năm.

25 percent of technology projects

are canceled or deliver things that are never used.

Vậy thì tại sao lại như vậy?

Từ những gì mà tôi quan sát,

That's like billions of dollars just being wasted each year.

kỳ vọng từ cấp quản lý phía trên đều cao nhưng lại phi lý

về các lợi ích từ công nghệ.

So why is this?

Họ kỳ vọng rằng mọi người sẽ sử dụng công nghệ,

Well, from what I've seen,

the expectation from the top management is high but not unreasonable

để tiết kiệm thời gian,

và mọi người sẽ thực sự làm công việc của mình tốt hơn.

about the benefits from the technology.

They expect people will use them,

Nhưng thực tế là những nhân viên tuyến đầu,

những người đáng lẽ nên sử dụng các phần mềm và công cụ này,

it will create time savings,

and people will become genuinely better at their jobs.

thì lại cảm thấy hoài nghi hoặc thậm chí, sợ hãi.

But the reality is that the people on the front line,

Chúng ta trì hoãn các buổi đào tạo trực tuyến,

who are supposed to be using these softwares and tools,

chúng ta không chịu học những phím tắt,

và chúng ta bực bội vì có quá nhiều công cụ

they're skeptical or even afraid.

yêu cầu ta phải nhớ cách đăng nhập và sử dụng.

We postpone the online trainings,

Đúng vậy không?

we don't bother to learn the shortcuts,

Và sự bực tức, sự hối lỗi -- cảm xúc ấy cứ gia tăng,

and we get frustrated at the number of tools

khi công nghệ ngày càng lấn sâu vào công việc hằng ngày của chúng ta.

we have to remember how to log into and use.

Right?

And that frustration, that guilt -- it's racking up,

Điều này xảy ra rất nhiều.

Brookings chỉ ra rằng 70% công việc ở nước Mỹ hiện nay

the more that technology is inserting itself into our daily working lives,

đòi hỏi kỹ năng số tối thiểu ở trình độ trung cấp.

which is a lot.

Về cơ bản, để làm việc ngày nay,

Brookings says that 70 percent of jobs today in the US

bạn cần phải làm việc được với công nghệ.

require at least mid-level digital skills.

Nhưng từ những gì tôi thấy,

chúng ta chưa tiếp cận điều này với tư duy đúng đắn.

So basically, to work these days,

you need to be able to work with technology.

Đây là ý tưởng mà tôi vẫn hay nghĩ tới:

But from what I've seen,

Sẽ ra sao nếu chúng ta đối xử với công nghệ giống như một đồng nghiệp?

we are not approaching this with the right mindset.

So here's the idea that I've been toying with:

Tôi vẫn đang ghi lại trải nghiệm cá nhân về điều này.

Tôi đã trò chuyện với những người làm nghề khác nhau

What if we treated technology like a team member?

về cách họ có thể đối xử với công nghệ cốt lõi như là đồng nghiệp.

I've been writing my own personal experiment about this.

I've spoken to people from all different industries

Tôi đã gặp mặt những người trong lĩnh vực nhà hàng,

about how they can treat their core technologies like colleagues.

chuyên viên y tế, giáo viên, nhân viên ngân hàng,

nhân sự từ nhiều lĩnh vực khác,

I've met with people from the restaurant industry,

và bước đầu tiên khi tôi gặp mặt bất kỳ ai

medical professionals, teachers, bankers,

là phác thảo cấu trúc của đội nhóm

bằng sơ đồ tổ chức.

people from many other sectors,

Tôi là tín đồ của sơ đồ tổ chức.

and the first step with anybody that I would meet with

was to draw out the structure of their teams

Sơ đồ tổ chức thực sụ tuyệt vời vì, nếu được vẽ ra cẩn thận,

in an organization chart.

bạn có thể nhanh chóng thấy được vai trò của mỗi cá nhân

Now, I'm a total geek when it comes to organization charts.

và biết được đội nhóm có hợp tác tốt không.

Org charts are really cool because, if they are drawn well,

Nhưng nếu nhìn vào một sơ đồ tổ chức thông thường,

nó chỉ gồm những hình hộp và đường kẻ đại diện cho con người.

you can quickly get a sense of what individual roles are

and also how a team works well together.

Không có các thành viên công nghệ trong sơ đồ đó.

But if you look at a typical org chart,

Chúng đều vô hình.

it only includes the boxes and lines that represent people.

Vì vậy, với mỗi tổ chức tôi gặp mặt trong thí nghiệm của mình,

None of the technology team members are there.

tôi lại phải vẽ một loại sơ đồ tổ chức mới,

They're all invisible.

loại này bao gồm cả công nghệ.

So for each of the organizations that I met with for my experiment,

Và khi tôi làm như vậy, người ta

I had to draw a new type of org chart,

có thể hình dung công nghệ như là những người đồng nghiệp,

one that also included the technology.

và họ có thể đặt câu hỏi như:

And when I did this, people I spoke to

“Phần mềm này báo cáo tới đúng người không?”

could actually visualize their technologies as coworkers,

“Đội nhóm gồm người và công nghệ có làm việc tốt với nhau không?”

“Công nghệ đó có phải là người đồng đội

and they could ask things like:

"Is this software reporting to the right person?"

mà mọi người ngượng ngùng lảng tránh không?”

"Does this man and machine team work well together?"

Tôi sẽ lấy một ví dụ về một công ty phục vụ ăn uống nhỏ

"Is that technology actually the team member

để thực tế hóa thí nghiệm này.

that everybody's awkwardly avoiding?"

Đây là tầng lãnh đạo cấp cao của công ty Bovingdons Catering.

So I will walk you through an example of a small catering company

Ta có giám đốc bán hàng, người quản lý tất cả các tương tác với khách hàng,

to bring this experiment to life.

This is the top layer of people who work at Bovingdons Catering Company.

và ta có giám đốc vận hành, người quản lý tất cả hoạt động đối nội.

Còn đây là những người báo cáo tới giám đốc bán hàng và giám đốc vận hành.

There's a sales director, who manages all of the customer interactions,

and there's an operations director, who manages all the internal activities.

Và cuối cùng, đây là phiên bản

mà chúng ta thêm vào những phần mềm và phần cứng

And here's the people who report to the sales and operations directors.

được sử dụng bởi nhân viên Bovingdons.

Sử dụng sơ đồ tổ chức này, chúng ta giờ có thể biết được

And finally, here's the view

where we've overlaid the software and the hardware

cách mà con người và công nghệ trong cùng một đội nhóm

that's used by the Bovingdons staff.

đang tương tác.

Using this amazing org chart, we can now explore

Điều đầu tiên tôi tìm kiếm

là nơi mà mối quan hệ giữa con người và máy móc

how the human team members and the technology team members

đóng vai trò cực kỳ thiết yếu.

are interacting.

Thường thì đó sẽ là người mà phải sử dụng công nghệ

So the first thing that I'm going to look for

hằng ngày để làm công việc của mình.

is where there's a human and machine relationship

Tại Bovingdons,

that's extra critical.

nơi đó chính là giám đốc tài chính với nền tảng kế toán.

Usually, it's somebody using a technology

Tiếp theo, tôi sẽ kiểm tra trạng thái hợp tác của họ.

on a day-to-day basis to do his or her job.

At Bovingdons,

Họ có hợp tác tốt không?

the finance director with the accounting platform would be one.

Có hòa đồng không?

Trong trường hợp này, đó là một mối quan hệ yếu.

Next, I would check on the status of their collaboration.

Vậy, phải làm gì?

Are they working well together?

Nếu nền tảng kế toán thực sự là một con người,

Getting along?

In this case, it turned out to be a tenuous relationship.

giám đốc tài chính sẽ thấy phải có tránh nhiệm quản lý

So, what to do?

Well, if the accounting platform were actually a person,

và chăm sóc nó.

Tương tự như vậy,

đề xuất đầu tiên của tôi là nghĩ ra một hoạt động xây dựng nhóm,

the finance director would feel responsible for managing it

có thể là cùng nhau tham gia một khóa học chuyên môn.

and taking care of it.

Well, in the same way,

Đề xuất thứ hai là sắp xếp lịch đánh giá hoạt động thường kỳ

my first suggestion was to think about a team-building activity,

maybe getting together on a specialist course.

với nền tảng kế toán,

tức là giám đốc tài chính sẽ đưa ra phản hồi

My second suggestion was to think about scheduling regular performance reviews

cho công ty bán nền tảng đó.

Sẽ có một vài đội nhóm quan trọng gồm con người và máy móc

for the accounting platform,

where the finance director would literally give feedback

trong mỗi tổ chức.

to the company who sold it.

Nếu đó là đội của bạn, bạn nên dành thời gian

Now, there will be several of these really important human and machine teams

nghĩ cách để khiến mối quan hệ trở nên thực sự mang tính hợp tác.

in every organization.

Tiếp theo, tôi sẽ tìm trên sơ đồ những nhân sự

So if you're in one, it's worth taking the time

to think about ways to make those relationships truly collaborative.

mà có thể đang bị quá tải bởi công nghệ,

ví dụ như, đang phải tương tác với hơn bốn loại ứng dụng.

Next, I'll look on the chart for any human role

which might be overloaded by technology,

Tại Bovingtons, giám đốc vận hành đang tương tác với năm công nghệ.

let's say, interacting with four or more types of applications.

Anh ấy nói với tôi rằng, anh luôn cảm thấy choáng ngợp bởi công việc,

At Bovingdons, the operations director was interacting with five technologies.

nhưng phải đến khi chúng tôi chuyện trò

thì anh mới ngộ ra vấn đề có thể nằm ở những công nghệ mà anh đang giám sát.

Now, he told me that he'd always felt overwhelmed by his job,

Rồi chúng tôi nói về chuyện

but it wasn't until our conversation

rằng nếu giám đốc vận hành có rất nhiều người báo cáo tới mình,

that he thought it might be because of the technologies he was overseeing.

anh ấy hẳn sẽ phải làm gì đó

And we were talking that,

vì anh ta đang ôm đồn quá nhiều việc.

if the operations director had actually had a lot of people reporting to him,

Ví dụ, chuyển đối tượng báo cáo của một vài người.

Bằng cách tương tự, chúng tôi nói về việc chuyển giao một vài công nghệ

he probably would have done something about it,

because it was stretching him too thin,

cho ai đó khác,

ví dụ, chuyển việc giám sát kho thực phẩm cho bếp trưởng.

like, move some of them to report to somebody else.

So in the same way, we talked about moving some of the technologies

Điều cuối cùng tôi cần tìm là bất kỳ công nghệ nào

to report to someone else,

like the food inventory to go to the chef.

mà theo như trên sơ đồ, đang không có người quản lý thực sự.

Đôi khi chúng bơ vơ mà một cách vô chủ.

The last thing that I'll look for is any technology

Đôi khi chúng lại báo cáo tới quá nhiều bộ phận khác nhau

that seems to be on the org chart without a real home.

làm ta không biết ai mới là người dùng thực sự.

Sometimes they're floating around without an owner.

Tại Bovingdons,

có vẻ như không ai đang giám sát phần mềm marketing.

Sometimes they're reporting to so many different areas

that you can't tell who's actually using it.

Giống như kiểu thuê nó về mà lại không cung cấp bàn làm việc

Now, at Bovingdons,

hoặc hướng dẫn việc cần phải làm.

nobody appeared to be looking after the marketing software.

Rõ ràng là nó cần bản miêu tả công việc,

It was like someone had hired it and then didn't give it a desk

hoặc ai đó để quản lý nó.

Nhưng ở công ty khác,

or any instructions on what to do.

bạn có thể thấy công nghệ bị bỏ xó có chủ đích,

So clearly, it needed a job description,

vì đến lúc nó phải đi hoặc nghỉ hưu rồi.

maybe someone to manage it.

But in other companies,

you might find that a technology has been sidelined for a reason,

Việc cho ứng dụng về hưu là việc mà tất cả các công ty đều làm.

Nhưng nếu tư duy rằng những ứng dụng đó thực sự là người đồng nghiệp

like it's time for it to leave or be retired.

Now, retiring applications is something that all companies do.

thì sẽ giúp họ quyết định khi nào và bằng cách nào loại bỏ chúng

But maybe taking the mindset that those applications are actually coworkers

để giảm tối đa tác động tiêu cực tới các thành viên còn lại.

could help them to decide when and how to retire those applications

Tôi tiến hành thí nghiệm này với 15 chuyên gia khác nhau,

in the way that would be least destructive to the rest of the team.

và lần nào nó cũng lóe lên một ý tưởng.

Đôi khi nhiều hơn một.

I did this experiment with 15 different professionals,

Bạn có nhớ nhân viên tài năng tôi kể cho bạn lúc đầu,

người mà tất cả phớt lờ?

and each time it sparked an idea.

Đó là chuyện có thật mà tôi nghe kể được từ Christopher,

Sometimes, a bit more.

You remember that hotshot employee I was telling you about,

một quản lý nhân sự năng động tại một công ty hàng tiêu dùng lớn.

that everybody was ignoring?

That was a real story told to me by Christopher,

Công nghệ là nền tảng HR mới

a very energetic human resources manager at a big consumer goods company.

và nó đã được cài đặt 14 tháng với chi phí khủng,

Technology was a new HR platform,

nhưng lại không ai dùng nó.

Vì thế chúng tôi nói về việc,

and it had been installed for 14 months at great expense,

nếu như đây thực sự là một nhân viên tài giỏi với chứng chỉ ấn tượng,

but nobody was using it.

ta sẽ làm mọi cách để làm quen,

So we were talking about how,

có thể là mời đi uống cà phê,

if this had really been such a hotshot employee with amazing credentials,

để biết thêm về lý lịch.

Trên tinh thần thử nghiệm,

you would go out of your way to get to know it,

Christopher đã đặt những buổi hẹn một tiếng,

maybe invite them for coffee,

get to know their background.

không bắt buộc là uống cà phê,

để các thành viên trong đội tập trung vào việc tìm hiểu về hệ thống HR.

So in the spirit of experimentation,

Christopher set up one-hour appointments,

Một vài người nháy chuột vào hết mục menu này tới mục khác.

coffee optional,

for his team members to have no agenda but to get to know their HR system.

Những người khác thì tìm kiếm trên mạng những điều họ chưa hiểu rõ.

Có hai người ngồi lại cùng nhau và bàn tán về phần mềm mới.

Some people, they clicked around menu item by menu item.

Other people, they searched online for things that they weren't clear about.

Và chỉ vài tuần sau đó, Christopher gọi điện kể với tôi

rằng mọi người đang sử dụng hệ thống theo những cách mới mẻ,

A couple of them got together, gossiped about the new software in town.

và anh nghĩ điều này sẽ tiết kiệm được nhiều tuần làm việc sau này.

And a few weeks later, Christopher called to tell me

Họ cũng báo cáo rằng họ cảm thấy ít sợ sệt phần mềm hơn.

that people were using the system in new ways,

and he thought it was going to save them weeks of effort in the future.

Tôi thấy khá là đáng kinh ngạc,

rằng áp dụng tư duy kiểu này đã giúp cho đội của Christopher

And they also reported feeling less intimidated by the software.

và những đội khác tôi đã tiếp xúc vài tháng qua

thực sự cảm thấy vui vẻ hơn khi làm việc cùng công nghệ.

I found that pretty amazing,

that taking this mindset helped Christopher's team

Sau này tôi phát hiện ra điều này là có cơ sở nghiên cứu.

and others that I spoke to these past few months

Nghiên cứu chỉ ra rằng những người làm trong những tổ chức

actually feel happier about working with technology.

mà khuyến khích họ bàn luận và học hỏi về công nghệ

And I later found out this is backed up by research.

tại nơi làm việc

ghi nhận mức căng thẳng thấp hơn 20%

Studies have shown that people who work in organizations

so với những tổ chức còn lại.

that encourage them to talk about and learn about the technologies

Tôi cũng thấy tuyệt vời ở chỗ, khi tôi bắt đầu thí nghiệm này,

in the workplace

have 20 percent lower stress levels

tôi chỉ quan tâm tới những gì xảy ra giữa một con người

than those in organizations that don't.

và một công nghệ đơn lẻ,

I also found it really cool that when I started to do this experiment,

nhưng sau đó điều này dần dẫn đến những ý tưởng quản lý công nghệ

I started with what was happening between a person

suốt toàn bộ công ty.

Khi tôi ứng dụng vào chính công việc của mình và mở rộng nó,

and an individual technology,

but then it ultimately led to ideas about how to manage tech

tôi nghĩ về việc làm sao để công cụ phân tích dữ liệu

được luân chuyển giống như chương trình luân chuyển việc làm,

across entire companies.

Like, when I did this for my own job and extended it,

bằng cách để những bộ phận khác nhau làm quen với chúng.

I thought about how our data analysis tools

Tôi cũng đã nghĩ tới việc đề xuất cho bộ phận tuyển dụng

should go on the equivalent of a job rotation program,

rằng một vài công nghệ cùng làm việc với ta mỗi ngày

where different parts of the company could get to know it.

cũng nên đi cùng ta tới những sự kiện tuyển dụng lớn.

And I also thought about suggesting to our recruiting team

Nếu bạn là sinh viên đại học,

tuyệt vời làm sao khi vừa được làm quen với những người

that some of the technologies we work with every day

bạn có thể sẽ làm cùng,

mà còn với cả công nghệ nữa?

should come with us on our big recruiting events.

If you were a university student,

Tất cả điều này đặt ra câu hỏi:

how cool would it be to not only get to know the people

Chúng ta đã bỏ lỡ điều gì

khi khiến cho công nghệ mình sử dụng hằng ngày trở nên lu mờ,

you might be working with,

but also the technologies?

và ngoài những công nghệ tỷ đô đó ra,

Now, all of this begs the question:

What have we been missing

ta còn chưa khai thác được gì nữa?

by keeping the technologies that we work with day to day invisible,

Tin mừng là,

bạn không cần là một tín đồ của sơ đồ tổ chức như tôi

and what, beyond those billions of dollars in value,

để đưa thí nghiệm này xa hơn.

might we be leaving on the table?

Đa phần mọi người chỉ mất có vài phút

The good news is,

để vẽ ra cấu trúc nhân sự mà họ làm cùng,

you don't need to be an org chart geek like me

có lẽ mất lâu hơn chút khi thêm những công nghệ

to take this experiment forward.

để có cái nhìn toàn cảnh về cả đội,

It will take a matter of minutes for most people

và rồi bạn có thể hỏi vui những câu kiểu như,

to draw out a structure of who they work with,

“Công nghệ nào mình sẽ dắt đi cà phê đây?”

a little bit longer to add in the technologies

Tôi không làm thí nghiệm này vì thú vui

to get a view of the entire team,

and then you can have fun asking questions like,

hay vì cà phê,

"Which are the technologies that I'll be taking out for coffee?"

mà bởi lẽ kỹ năng thiết yếu nơi công sở thế kỷ thứ 21

Now, I didn't do this experiment for kicks

sẽ là kỹ năng hợp tác với những công nghệ

or for the coffee.

đang dần trở thành một phần to lớn và đắt đỏ trong công việc hằng ngày.

I did it because the critical skill in the 21st-century workplace

Và từ những gì tôi thấy, chúng ta đang vất vả loay hoay với công nghệ.

is going to be to collaborate with the technologies

Có thể điều này nghe phản trực giác,

that are becoming such a big and costly part of our daily working lives.

nhưng bằng cách chấp nhận ý tưởng máy móc chính là đồng nghiệp quý báu,

And from what I was seeing, we are struggling to cope with that.

con người chúng ta sẽ làm việc tốt hơn

So it might sound counterintuitive,

và vui vẻ hơn.

but by embracing the idea that these machines are actually valuable colleagues,

Hãy cùng san sẻ chút tình người

với các công nghệ, phần mềm, thuật toán,

we as people will perform better

và người máy mà ta làm việc cùng,

and be happier.

So let's all share a bit of humanity

bởi lẽ, nhờ vậy chúng ta đều trở nên tốt đẹp hơn.

towards the technologies and the softwares and the algorithms

Xin cảm ơn.

(Vỗ tay)

and the robots who we work with,

because we will all be the better for it.

Thank you.

(Applause)