How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

مرحباً جميعاً. أنا جينيفر من الإنجليزية مع جينيفر. يتضمن جزء من روتيني اليومي

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

سبعة أيام في الأسبوع وقتًا للرد على التعليقات العامة والبريد الإلكتروني.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا حتى نصف ما أقوم به ، فستحتاج إلى التأكد من أنك تكتب أفضل

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

الرسائل الممكنة لتكون فعالة وفعالة. يتطلب البريد الإلكتروني اتصالاً واضحًا. إذا لم تكن

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

واضحًا ، يمكنك خلق سوء فهم. النبرة المناسبة مهمة أيضًا لأن

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

التحدث بشكل رسمي أو غير رسمي جدًا ليس جيدًا لأي نوع من العلاقات. لذا ، دعنا نتحدث عن

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

12 خطأً شائعًا يرتكبها الأشخاص عندما يكتبون بريدًا إلكترونيًا ، وسأعلمك كيفية تجنبها.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

في درس سابق حول كتابة البريد الإلكتروني ، قمت بمشاركة خمس نصائح أساسية. دعنا نراجع هؤلاء بسرعة.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

واحد. لا تنس كتابة سطر الموضوع. كن موجزا.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

اثنين. لا تكتب رسالتك بالكامل بالأحرف الكبيرة.

Three. Don't write in all lowercase letters.

ثلاثة. لا تكتب بأحرف صغيرة.

Four. Don't start each sentence on a new line.

أربعة. لا تبدأ كل جملة في سطر جديد.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

خمسة. لا تكتب رسالتك كاملة كفقرة واحدة. استخدم فواصل الأسطر.

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

لا تفرط في استخدام الأحرف الكبيرة أو غيرها من التنسيقات ، مثل التسطير ، للتأكيد. إذا كان هناك شيء عاجل ،

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

يمكنك استخدام الخط الغامق أو الخط المائل باعتدال ، أو يمكنك ببساطة التعبير عن الإلحاح أو

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

الأهمية في الكلمات. تحقق من هذه الأمثلة. في سطر الموضوع ، يمكنك ببساطة استخدام حالة العنوان:

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

نكتب الكلمة الأولى ، والكلمة الأخيرة ، وكل الكلمات المهمة مثل الأسماء والأفعال

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

والصفات والأحوال وبالطبع أسماء الأعلام بأحرف كبيرة. يختار بعض الناس

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

استخدام حالة الجملة. هذا يعني أنك تستخدم الأحرف الكبيرة في الكلمة الأولى وأسماء العلم فقط.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

ولا تشعر بالحاجة إلى استخدام علامات التعجب في سطر الموضوع ، خاصة في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

في هذه الجملة ، يتم استخدام الخط الغامق لتسليط الضوء على التاريخ. حسنا. في هذه الجملة ،

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

تستخدم الحروف المائلة للتأكيد على "لا". لا تشارك هذه الروابط الداخلية. هذا كل الحق.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

في هذا المثال ، نستخدم الكلمات للتعبير عن الحاجة الملحة ، وهذا كافٍ.

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

هنا مرة أخرى ، نعتمد على الكلمات للتعبير عن إلحاحها وأهميتها.

Don't write email like you talk in conversation.  

لا تكتب بريدًا إلكترونيًا كما لو كنت تتحدث في محادثة.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

كن أكثر صراحةً وإيجازًا. الق نظرة على هذه النماذج. دعونا نرى كيف يمكن تحسينها.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

هذه إقتراحاتي. مرحبا كايل. عندما يكون لديك دقيقة ، يمكنك التحقق من ملف PDF المرفق

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

لخدماتي. يُرجى التواصل إذا كنت ترغب في التحدث أكثر أو إذا كانت لديك أي أسئلة.

We can definitely make this  more direct and concise.  

يمكننا بالتأكيد أن نجعل هذا أكثر مباشرة وإيجازًا.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

أهلاً. نعم غدا بخير. ما الوقت المناسب لك؟ يمكنني أن ألتقي في صباحا أو مساءا. اسمحوا لي أن أعرف.

Don't write business email like you text a friend.  

لا تكتب بريدًا إلكترونيًا للعمل كما لو كنت تراسل صديقًا.

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

غالبًا ما يكون البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ودودًا ، ولكن لا يزال بإمكانك الاحتفاظ بنبرة احترافية.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

كيف ستغير هذه العبارات؟ اجعلها أكثر ملاءمة للبريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

مرحبا جوين. حصلت على الوثيقة. شكرًا. سأقرأها وأعيد نسخة موقعة في أقرب وقت ممكن.

Best, Teresa

أفضل ، تيريزا

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

هاي جوين. قرأت المستند ، ولدي سؤال حول البند 5.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

يسأل عن رمز الموظف. لا أعرف أين أجد ذلك. يرجى تقديم النصيحة. شكرًا لك تيريزا

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

لا تكتب كل بريد إلكتروني كرسالة عمل رسمية ، خاصة في سلسلة طويلة.

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

يجب أن يكون البريد الإلكتروني فعالاً. لا تضيع الوقت في التحيات الطويلة والإغلاق

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

عندما يكون التأرجح ذهابًا وإيابًا داخل الخيط سريعًا جدًا.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

دعونا نلقي نظرة على هذا الموضوع. إنه نموذجي إلى حد ما. تستخدم الرسالة المبكرة الهيكل القياسي.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

هناك تحية ، الجسد ، يليها الختام والتوقيع.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

يستخدم الرد نفس التنسيق: الترحيب ، النص الأساسي ، التوقيع الختامي. الرد التالي ،

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

الذي جاء بعد فترة وجيزة ، يحذف التحية والختام . التوقيع هناك بشكل افتراضي.

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

لا تفرط في استخدام علامات الترقيم أو تسيء استخدامها.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

دعني اختبرك بسرعة كيف ننهي كل جملة؟

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

مع فترة. وكيف يجب أن ينتهي السؤال؟ بعلامة استفهام. ماذا يسمى هذا؟

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

علامة تعجب. عادة ما يعبر عن عاطفة قوية.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

تمام. دعنا نلقي نظرة على رسالة ونرى ما إذا كانت علامات الترقيم مستخدمة بشكل جيد أم لا.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

لذا ، فإن أول شيء أراه هنا هو عدم وجود أي فواصل للأسطر. دعونا نفصل بين التحية

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

والتوقيع. الطريقة الأكثر شيوعًا لوضع علامات الترقيم في التحية هي الفاصلة.

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

يجب أن تبدأ الجمل بأحرف كبيرة ، ولن نربط الجمل بفواصل.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

يجب أن تنتهي الجملة بنقطة. تأكد من أنك تعرف كيفية تحديد الجملة. إذا كان

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

سؤالًا ، فاختم بعلامة استفهام. في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ، لا تحاول الجمع بين علامة الاستفهام

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

وعلامة التعجب. وإذا لم يكن السؤال حقيقيًا ، فينبغي أن ينتهي بفترة.

To review standard use of  punctuation in American English,  

لمراجعة الاستخدام القياسي لعلامات الترقيم في اللغة الإنجليزية الأمريكية ،

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

تحقق من قائمة تشغيل مهارات الكتابة الخاصة بي. سأضع الرابط في وصف الفيديو.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

لا تكرر ما هو غير ضروري. حتى البريد الإلكتروني الرسمي للأعمال يمكن أن يكون موجزًا. الطلبات المهذبة ،

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

على سبيل المثال ، قد تستخدم هياكل أطول ، لكن هذا لا يعني أن هناك حاجة إلى الكثير من التكرار.

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

شاهد درسي حول علامات الحذف لاكتساب فهم أفضل لحالات حذف الكلمات.

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

هنا لدينا رسالة من ماكس. إنه يكتب إلى مكتب القبول.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

دعونا نقرأ بريده الإلكتروني. مرحبًا. أنا أتقدم لبرنامج ماجستير إدارة الأعمال ، وأخطط لإكمال بعض

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

الدورات الدراسية الخاصة بي عن بعد. لا يذكر موقع الويب بوضوح الدورات التي يتم تقديمها عبر الإنترنت.

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

هناك عدد من المواد الاختيارية التي أهتم بها تحديدًا ،

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

لذلك أود أن أؤكد مقدمًا ما إذا كانت متاحة فقط في الحرم الجامعي. نظرًا لأنني أتقدم

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

لبرنامج ماجستير إدارة الأعمال والموعد النهائي هو الأسبوع المقبل ، أود توضيح خياراتي في أقرب وقت ممكن.

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

آمل أن تكون قادرًا على تقديم هذا التوضيح حتى أتمكن من الوفاء

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

بالموعد النهائي وتقديم طلبي في الوقت المحدد. هل لك أن تخبرني من فضلك ما إذا كانت الدورات المذكورة أدناه

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

معروضة عبر الإنترنت أم أنها تقدم عبر الإنترنت على الأقل لبعض الفصول الدراسية إن لم يكن لفصول أخرى؟

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

سأكون ممتنا للغاية التوضيح. إنني أتطلع إلى ردكم فيما يتعلق

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

بتوضيح هذه الدورات التي أبديت اهتمامي بها. شكرًا لك. مع أطيب التحيات ، ماكس.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

كان ذلك شديد الالفاظ. أعتقد أنه من العدل أن نقول إنها مطولة إلى حد ما.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

حسنًا. دعونا نساعد ماكس وتقليل التكرار. أعتقد أنه يمكننا البدء

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

هنا. لا نحتاج أن نقول إننا نتقدم مرة أخرى. خذها للخارج ، ماكس.

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

حسنًا. نعم تريد التوضيح فلا تطلب التوضيح. دعنا نخرج ذلك.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

الآن ، إذا كنت قلقًا بشأن الموعد النهائي ، فهذا واضح. يمين؟ لذا ، هل نحتاج إلى توضيح

why you're concerned about the deadline? No.

سبب قلقك بشأن الموعد النهائي؟ لا ،

You don't need to talk about the deadline twice.

لست بحاجة إلى التحدث عن الموعد النهائي مرتين.

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

دعنا فقط نخرج كل هذا. كل شيء مفهوم. الأمر الواضح.

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

يمكننا بالتأكيد تقليل هذا. لنجعلها أقصر وأكثر إيجازًا. ماذا عن "في أي وقت"؟

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

تمام. هذا كله مهذب ، لكن هذا الجزء الأخير طويل جدًا. أنت فقط تريد أن تتطلع إلى

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

الرد. ربما يمكننا الجمع بين هذا التقدير و "شكرًا". هذا هو اقتراحي.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

ماذا عن "شكرا مقدما"؟ هذا ما نريد قوله. شكرا لك مقدما

for your time and assistance.

على وقتك ومساعدتك.

Then we'll delete this one, and it looks good.

ثم سنحذف هذا ، ويبدو جيدًا.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

بالطبع ، يحتاج ماكس إلى إعداد قائمته. دعونا

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

نوفر مساحة لذلك ، حتى لا تنسى max سرد الدورات.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

الآن دعنا نقرأ الرسالة بصوت عالٍ لنرى مدى تدفقها. مرحبًا. أنا أتقدم

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

لبرنامج ماجستير إدارة الأعمال ، وأخطط لإكمال بعض الدورات الدراسية الخاصة بي عن بعد. لا يذكر موقع الويب

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

بوضوح الدورات التي يتم تقديمها عبر الإنترنت. هناك عدد من المواد الاختيارية التي

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

أهتم بها تحديدًا ، لذلك أود أن أؤكد مقدمًا ما إذا كانت متاحة فقط في الحرم الجامعي.

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

بما أن الموعد النهائي هو الأسبوع المقبل ، أود أن أوضح خياراتي في أقرب وقت ممكن.

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

هل لك أن تخبرني ما إذا كانت الدورات المذكورة أدناه تقدم عبر الإنترنت في أي وقت؟ وإنني

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

أتطلع إلى ردكم. شكرا لك مقدما على وقتك ومساعدتك. مع أطيب التحيات ، ماكس

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

لا تنسى الحاجة إلى بعض المجاملات والسياق.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

لا يمكنك دائمًا افتراض أن القارئ يعرف بالضبط ما تشير إليه.

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

تحقق من الدروس الأخرى التي لدي حول بما في ذلك المجاملات والبريد الإلكتروني.

I also teach formal and  informal greetings and closings.

كما أقوم بتدريس التحيات الرسمية وغير الرسمية والختام.

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

دعنا ننتقل إلى هذه الرسالة ونرى كيف تبدو. مرحبا ميا. رد: 33 شارع الكرز. هذه

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

هي الأيام التي أكون فيها متاحًا لعرض العقار: السبت ، الأحد ، الاثنين. أفضل ، آدم راش.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

حسنًا ، يا آدم ، ربما تكون مستعجلًا. بادئ ذي بدء ، لست متأكدًا مما إذا كان يعرف ميا أو ما إذا كانت تعرفه.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

سأقترح أن يضيف آدم المزيد من السياق. يمكنه البدء في سطر الموضوع. ما

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

هو الطلب؟ لنكن أكثر تحديدًا. إنه طلب لعرض عقار وتحديداً 33

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

شارع الكرز. يجب أن تكون ميا وكيل قوائم ، وكيل عقارات. إذا كانت هذه هي الرسالة الأولى لميا ،

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

فيمكنه إظهار المزيد من الاحترام. لنكتب جمل كاملة. اجعلها تبدو لطيفة. إنه يطلب

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

معروفًا. يريد أن يرى ذلك المنزل. لاحظت أنك وكيل القيد في 33 شارع الكرز.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

يمكنه شرح ما يريد ولماذا. فاتني البيت المفتوح في وقت سابق من هذا الأسبوع.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

الطلب الآن. هل سيكون من الممكن تحديد موعد العرض؟ هذه هي الأيام التي أكون متاحًا فيها

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

لعرض العقار. أعتقد أن أحد الأشياء الرائعة التي تضيفها هنا سيكون "شكرًا". شكرا لكم مقدما.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

حسنًا. هذا يبدو أفضل يا آدم. أوه ، دعنا نضيف شيئًا آخر. اتمنى لك يوم جيد!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

بما أنك تطلب شيئًا ما ، كن لطيفًا. تذكر ألا تتسرع كثيرًا حتى تنسى

context and pleasantries.

السياق والمجاملات.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

سننتهي هنا. من فضلك اعجب بالفيديو اذا وجدته مفيد

As always, thanks for watching and happy studies!

كما هو الحال دائمًا ، شكرًا على المشاهدة والدراسات السعيدة!

Follow me on Facebook, Twitter, and  Instagram. Why not join me on Patreon?  

تابعوني على Facebook و Twitter و Instagram. لماذا لا تنضم إلي على Patreon؟

And don't forget to subscribe on YouTube.

ولا تنس الاشتراك على موقع يوتيوب.