How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

Hola a todos. Soy Jennifer de inglés con Jennifer. Parte de mi rutina diaria, los

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

siete días de la semana, incluye tiempo para responder a los comentarios públicos y al correo electrónico.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

Si escribes correos electrónicos aunque sea la mitad de lo que hago yo, querrás estar seguro de que estás escribiendo los mejores

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

mensajes posibles para ser efectivo y eficiente. El correo electrónico requiere una comunicación clara. Si no lo tiene

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

claro, puede crear un malentendido. Un tono adecuado también es importante porque

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

sonar demasiado formal o informal no es bueno para ningún tipo de relación. Entonces, hablemos de

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

12 errores comunes que cometen las personas cuando escriben un correo electrónico y te enseñaré cómo evitarlos.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

En una lección anterior sobre cómo escribir correos electrónicos, compartí cinco prohibiciones básicas. Repasemos rápidamente esos.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

Uno. No olvides escribir una línea de asunto. Sé conciso.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

Dos. No escribas todo tu mensaje en MAYÚSCULAS (letras mayúsculas).

Three. Don't write in all lowercase letters.

Tres. No escribas todo en minúsculas.

Four. Don't start each sentence on a new line.

cuatro No comience cada oración en una nueva línea.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

Cinco. No escribas todo el mensaje en un solo párrafo. Utilice saltos de línea.

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

No utilice en exceso MAYÚSCULAS u otro formato, como subrayar, para enfatizar. Si algo es urgente

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

, puede usar negritas o cursivas con moderación, o simplemente puede expresar la urgencia o la

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

importancia en palabras. Mira estos ejemplos. En la línea de asunto, puede simplemente usar mayúsculas y minúsculas

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

: la primera palabra, la última palabra y todas las palabras importantes como sustantivos, verbos,

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

adjetivos, adverbios y, por supuesto, nombres propios. Algunas personas optan por

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

usar mayúsculas y minúsculas. Eso significa que solo escribe en mayúscula la primera palabra y los nombres propios.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

Y no sienta la necesidad de usar signos de exclamación en la línea de asunto, especialmente en el correo electrónico comercial.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

En esta oración, se usa negrita para resaltar la fecha. Esta bien. En esta oración, las

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

cursivas se usan para enfatizar "no". No compartas estos enlaces internos. Está bien.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

En este ejemplo, usamos palabras para expresar la urgencia y eso es suficiente.

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

Una vez más, confiamos en las palabras para expresar la urgencia y la importancia.

Don't write email like you talk in conversation.  

No escribas correos electrónicos como hablas en una conversación.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

Sea más directo y conciso. Echa un vistazo a estos modelos. Veamos cómo se pueden mejorar.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

Aquí están mis sugerencias. Hola Kyle. Cuando tengas un minuto, puedes consultar el PDF adjunto de

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

mis servicios. Comuníquese con nosotros si desea hablar más o si tiene alguna pregunta.

We can definitely make this  more direct and concise.  

Definitivamente podemos hacer esto más directo y conciso.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

Hola. Sí, mañana está bien. ¿Que hora esta bien para ti? Puedo reunirme en la mañana o en la tarde. Hágamelo saber.

Don't write business email like you text a friend.  

No escribas un correo electrónico de negocios como si le enviaras un mensaje de texto a un amigo.

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

El correo electrónico comercial suele ser amigable, pero aún puede mantener un tono profesional.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

¿Cómo cambiarías estas declaraciones? Hágalos más apropiados para el correo electrónico empresarial.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

Hola Gwen. Recibí el documento. Gracias. Lo leeré y te devolveré una copia firmada lo antes posible.

Best, Teresa

Saludos, Teresa

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

Hola Gwen. Leí el documento y tengo una pregunta sobre el punto 5.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

Me pide un código de empleado. No sé dónde encontrar eso. Por favor avise. Gracias, Teresa

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

No escribas todos los correos electrónicos como una carta comercial formal, especialmente en un hilo largo.

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

El correo electrónico debe ser eficiente. No pierda el tiempo en saludos largos y cierres

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

cuando el ir y venir dentro de un hilo es muy rápido.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

Miremos este hilo. Es bastante típico. Un mensaje inicial utiliza la estructura estándar.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

Hay un saludo, el cuerpo, seguido del cierre y la firma.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

La respuesta usa el mismo formato: saludo, cuerpo, firma de cierre. La siguiente respuesta,

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

que llegó poco después, omite el saludo y el cierre. La firma está ahí por defecto.

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

No abuse ni abuse de los signos de puntuación.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

Déjame interrogarte rápidamente. ¿Cómo debemos terminar cada oración?

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

Con un punto. ¿Y cómo debe terminar una pregunta? Con un signo de interrogación. ¿Cómo se llama esto?

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

Un signo de exclamación. Por lo general, expresa una emoción fuerte.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

Bueno. Miremos un mensaje y veamos si los signos de puntuación se usan bien o no.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

Entonces, lo primero que veo aquí es la falta de saltos de línea. Separemos el saludo

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

y la firma. La forma más común de puntuar un saludo es con una coma.

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

Las oraciones deben comenzar con letras mayúsculas y no vamos a unir oraciones con comas.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

Una oración debe terminar con un punto. Asegúrate de saber cómo identificar una oración. Si es una

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

pregunta, termine con un signo de interrogación. En el correo electrónico empresarial, no intente combinar un signo de interrogación con

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

un signo de exclamación. Y si no es una pregunta real, debería terminar con un punto.

To review standard use of  punctuation in American English,  

Para repasar el uso estándar de la puntuación en inglés americano,

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

echa un vistazo a mi lista de reproducción de habilidades de escritura. Pondré el enlace en la descripción del vídeo.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

No repitas lo que no es necesario. Incluso el correo electrónico comercial formal puede ser conciso. Las solicitudes de cortesía,

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

por ejemplo, pueden usar estructuras más largas, pero eso no significa que se necesiten muchas repeticiones.

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

Mire mi lección sobre puntos suspensivos para obtener una mejor comprensión de cuándo se pueden omitir palabras.

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

Aquí tenemos un mensaje de Max. Está escribiendo a una oficina de admisiones.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

Leamos su correo electrónico. Hola. Estoy solicitando el programa de MBA y planeo completar algunos

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

de mis cursos de forma remota. El sitio web no indica claramente qué cursos se ofrecen en línea.

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

Hay una serie de asignaturas optativas en las que estoy interesado específicamente,

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

por lo que me gustaría confirmar con anticipación si solo se ofrecen en el campus. Como estoy solicitando

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

el programa de MBA y la fecha límite es la próxima semana, deseo aclarar mis opciones lo antes posible.

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

Espero que pueda proporcionar esta aclaración para que pueda cumplir con la

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

fecha límite y enviar mi solicitud a tiempo. ¿Podría decirme si los cursos que se enumeran a continuación

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

se ofrecen en línea o si al menos se ofrecen en línea para algunos semestres, si no para otros?

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

Agradecería mucho la aclaración. Espero su respuesta con respecto a la

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

aclaración de estos cursos en los que he expresado interés. Gracias. Saludos, Máximo.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

Eso fue bastante prolijo. Creo que es justo decir que es bastante detallado.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

Todo bien. Ayudemos a Max y reduzcamos la repetición. Creo que podemos

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

empezar por aquí. No es necesario que digamos que volvemos a presentar la solicitud. Sácalo, Max.

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

Todo bien. Sí, quieres aclarar, así que no pidas aclaraciones. Saquemos eso.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

Ahora, si le preocupa la fecha límite , es obvio. ¿Derecho? Entonces, ¿tenemos que explicar

why you're concerned about the deadline? No.

por qué le preocupa la fecha límite? No.

You don't need to talk about the deadline twice.

No es necesario que hables dos veces sobre la fecha límite.

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

Vamos a sacar todo eso. Está todo entendido. Está despejado.

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

Ciertamente podemos reducir esto. Hagámoslo más corto, más conciso. ¿Qué tal "en cualquier momento"?

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

Bueno. Todo esto es educado, pero esta parte final es demasiado larga. Solo desea esperar la

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

respuesta. Quizás podamos combinar este aprecio con el "gracias". Aquí está mi sugerencia.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

¿Qué tal, "Gracias de antemano"? Eso es lo que tenemos que decir. Gracias de antemano

for your time and assistance.

por su tiempo y ayuda.

Then we'll delete this one, and it looks good.

Luego eliminaremos este, y se ve bien.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

Por supuesto, Max necesita hacer su lista.

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

Hagamos espacio para eso, para que max no se olvide de enumerar los cursos.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

Ahora leamos el mensaje en voz alta para ver qué tan bien fluye. Hola. Estoy solicitando el

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

programa MBA y planeo completar algunos de mis cursos de forma remota. El sitio web no indica

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

claramente qué cursos se ofrecen en línea. Hay una serie de asignaturas optativas que me

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

interesan específicamente, por lo que me gustaría confirmar con anticipación si solo se ofrecen en el campus.

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

Como la fecha límite es la próxima semana, deseo aclarar mis opciones lo antes posible.

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

¿Podría decirme si los cursos que se enumeran a continuación se ofrecen en línea en algún momento?

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

Espero tu respuesta. Gracias de antemano por su tiempo y ayuda. Saludos cordiales, Max

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

No olvides la necesidad de algunas bromas y contexto.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

No siempre puedes asumir que tu lector sabe exactamente a qué te refieres.

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

Echa un vistazo a otras lecciones que tengo sobre incluyendo bromas y correo electrónico.

I also teach formal and  informal greetings and closings.

También enseño saludos y cierres formales e informales.

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

Pasemos a este mensaje y veamos cómo suena. Hola Mía. Re: Calle Cereza 33. Estos

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

son los días que estoy disponible para ver la propiedad: sábado, domingo, lunes. Mejor, Adam Rush.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

Bueno, Adam, podrías estar apurado. En primer lugar, no estoy seguro de si conoce a Mia o si Mia lo conoce a él.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

Voy a sugerir que Adam agregue un poco más de contexto. Puede comenzar en la línea de asunto. ¿Cuál

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

es la solicitud? Seamos más específicos. Es una solicitud para ver una propiedad, específicamente 33 Cherry

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

Street. Mia debe ser una agente inmobiliaria, una agente de bienes raíces. Si este es el primer mensaje para Mia,

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

puede mostrar un poco más de respeto. Escribamos oraciones completas. Haz que suene bien. Está pidiendo un

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

favor. Quiere ver esa casa. Observé que eres el agente de cotización de 33 Cherry Street.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

Puede explicar lo que quiere y por qué. Me perdí la jornada de puertas abiertas a principios de esta semana.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

La solicitud ahora. ¿Sería posible programar una visita? Estos son los días que estoy disponible para

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

ver la propiedad. Creo que algo bueno para agregar aquí sería "gracias". Gracias de antemano.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

Todo bien. Eso se ve mejor, Adán. Ah, agreguemos una cosa más. ¡Que tengas un buen día!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

Ya que estás pidiendo algo, sé amable. Recuerda no apresurarte tanto que olvides el

context and pleasantries.

contexto y las bromas.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

Terminaremos aquí. Por favor, dale me gusta al video si lo encuentras útil.

As always, thanks for watching and happy studies!

Como siempre, ¡gracias por mirar y felices estudios!

Follow me on Facebook, Twitter, and  Instagram. Why not join me on Patreon?  

Sígueme en Facebook, Twitter e Instagram. ¿Por qué no te unes a mí en Patreon?

And don't forget to subscribe on YouTube.

Y no olvides suscribirte en YouTube.