How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

皆さんこんにちは。 ジェニファーと英語 のジェニファーです。 週 7 日、私の日課の一部には、

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

パブリック コメントやメールに返信する時間が含まれています。

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

あなたが私の半分でもメールを書いているなら、効果的かつ効率的になるために可能な限り 最高のメッセージを書いていることを確認したいと思うでしょう

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

。 メールには明確なコミュニケーションが必要です。

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

明確でない場合、誤解を招く可能性があります。

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

あまりにもフォーマルまたはインフォーマルに聞こえると、 どのような関係にも適していないため、適切な口調も重要です。 では、メール

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

を書くときに犯しがちな 12 の間違い と、それらを避ける方法についてお話ししましょう。

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

メールの書き方に関する以前のレッスンで、 5 つの基本的な禁止事項を共有しました。 それらを簡単に確認しましょう。

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

1。 件名を忘れずに記入してください 。 簡潔にしてください。

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

二。 メッセージ全体を CAPS（大文字）で書かないでください。

Three. Don't write in all lowercase letters.

三。 すべて小文字で書かないでください。

Four. Don't start each sentence on a new line.

四。 各文を新しい行から始めないでください。

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

五。 メッセージ 全体を 1 つの段落として書かないでください。 改行を使用します。 強調するために

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

大文字や下線などの他の書式を使いすぎないでください 。 緊急の場合は、

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

太字や斜体を控えめに使用するか、 単に緊急性や

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

重要性を言葉で表すことができます。 これらの例を確認してください。 件名では、タイトル ケースを使用できます。

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

最初の単語、最後の単語、 および名詞、動詞、形容詞、副詞、そしてもちろん固有名詞などのすべての重要な単語を

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

大文字にします。 文の大文字と小文字を使用することを選択する人もいます

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

。 つまり 、最初の単語と固有名詞のみを大文字にします。

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

また 、特にビジネス メールでは、件名に感嘆符を使用する必要はありません。

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

この文では、日付を強調するために太字が使用され ています。 大丈夫。 この文では、

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

「ない」を強調するためにイタリック体が使用されています。 これらの内部リンクを共有しないでください。 大丈夫です。

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

この例では、緊急性を表現するために言葉を使用していますが 、それで十分です。

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

ここでも、緊急性と重要性を表現するために言葉に頼っています 。

Don't write email like you talk in conversation.  

会話のようにメールを書いてはいけません。

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

より直接的かつ簡潔に。 これらの モデルをご覧ください。 それらを改善する方法を見てみましょう。

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

これが私の提案です。 こんにちはカイル。 お時間のあるとき に

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

、私のサービスの添付 PDF をご覧ください。 詳しくお話ししたい場合やご不明な点がございましたら、お問い合わせください 。

We can definitely make this  more direct and concise.  

これをもっと直接的かつ簡潔にすることができ ます。

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

やあ。 はい、明日は大丈夫です。 いつがいい ですか？ 午前または午後に会うことができます。 お知らせ下さい。

Don't write business email like you text a friend.  

友人にテキスト メッセージを送信するように、ビジネス メールを作成しないでください。

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

ビジネス メールは親しみやすいものです が、プロフェッショナルな口調を維持することもできます。

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

これらのステートメントをどのように変更しますか? ビジネス メールに適したものにします。

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

こんにちはグウェン。 私はその書類を手に入れました。 ありがとう。 私は それを読み、署名したコピーをできるだけ早く返します。

Best, Teresa

やあ、テレサ・

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

ハイ・グウェン。 ドキュメントを読み ましたが、項目 5 について質問があります。

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

従業員コードが求められます。 どこで見つけられるかわかりません 。 お知らせ下さい。 ありがとう、Teresa

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

すべてのメールを正式なビジネス レターのように書かないでください 。特に長いスレッドでは。

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

メールは効率的である必要があります。

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

スレッド内のやり取りが非常に速い場合、長いあいさつや締めくくりに時間を無駄にしないでください。

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

このスレッドを見てみましょう。 それはかなり典型的です。 初期メッセージは標準構造を使用します。

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

挨拶、本文、 その後に結びと署名があります。

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

返信は、挨拶、本文、結びの署名という同じ形式を使用し ます。

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

すぐに返された次の返信では、挨拶と締めくくりが省略されてい ます。 署名はデフォルトでそこにあります。

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

句読点を使いすぎたり、誤用したりしないでください。

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

早速クイズさせてください。 すべての文をどのように終わらせるべきですか?

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

ピリオド付き。 そして、質問はどのように終わらせるべきですか？ 疑問符付き。 これは何と呼ばれていますか？

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

感嘆符。 通常 、強い感情を表します。

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

わかった。 メッセージを見て 、句読点が適切に使用されているかどうかを見てみましょう。

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

したがって、ここで最初に目にするのは、改行がないことです 。 挨拶と署名を分けてみましょう

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

。 あいさつを区切る最も一般的な方法 は、コンマを使用することです。

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

文は大文字で始める必要があり 、コンマで文を結合するつもりはありません。

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

文はピリオドで終わる必要があります。 文を識別する方法を知っていることを確認してください。

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

質問の場合は、疑問符で終わります。 ビジネス メールでは、疑問符と感嘆符を組み合わせようとしないでください

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

。 実際の質問でない場合は、ピリオドで終わる必要があります。 アメリカ英語

To review standard use of  punctuation in American English,  

での句読点の標準的な使い方を

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

確認するには、私のライティング スキル プレイリストをチェックしてください。 動画の説明にリンクを挿入します。

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

必要のないことは繰り返さない。 正式な ビジネス メールでも簡潔にすることができます。 たとえば、丁寧なリクエストは

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

より長い構造を使用する場合がありますが、 それは多くの繰り返しが必要であるという意味ではありません。

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

省略記号に関する私のレッスンを見て 、単語を省略できる場合について理解を深めてください。

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

マックスからのメッセージです。 彼は入学事務局に手紙を書いています。

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

彼のメールを読みましょう。 こんにちは。 MBA プログラムに申し込んでいて

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

、授業の一部をリモートで完了する予定です。 ウェブサイトには、 どのコースがオンラインで提供されているかが明確に記載されていません。 特に受講し

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

たいと考えている選択科目がいくつかあります 。

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

そのため、それらがキャンパス内でのみ提供されているかどうかを事前に確認したいと思い ます。 MBA プログラムに申し込んでい

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

て、締め切りが来週なので、 できるだけ早く選択肢を明確にしたいと思います。 締め切りに間に合い、時間通りに申請書を提出

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

できるように、この説明を提供していただけることを願っています

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

。 以下にリストされているコース

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

がオンラインで提供されているかどうか、または少なくとも 一部の学期ではオンラインで提供されているかどうかを教えてください。

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

明確にしていただければ幸いです。 私が関心を示したこれらのコースの明確化について、あなたからの返信をお待ちしています

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

。 ありがとうございました。 よろしく、マックス。

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

かなり長文でした。 やや冗長であると言っても過言ではないと思います。

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

わかった。 マックスを助けて、繰り返しを減らしましょう 。 ここから始めてもいいと思い

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

ます。 再度申し込む必要はあり ません。 出してくれ、マックス。

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

わかった。 はい、明確にしたいので 、明確化を求めないでください。 それを取り出しましょう。

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

さて、締め切りが気になるなら、 それは明らかです。 右？ では、

why you're concerned about the deadline? No.

なぜ締め切りが心配なのかを説明する必要はありますか？ いいえ

You don't need to talk about the deadline twice.

、締め切りについて 2 回話す必要はありません。

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

それをすべて取り出してみましょう。 それはすべて理解されています。 明らかです。

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

これは確実に減らすことができます。 もっと短く、簡潔にしましょう。 「いつでも」はいかがですか？

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

わかった。 これはすべて丁寧ですが、この最後の部分 は長すぎます。 返信をお待ちしており

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

ます。 この感謝の気持ちを「ありがとう」と組み合わせることができるかもしれ ません。 これが私の提案です。

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

「よろしくお願いします」はいかがですか？ それが 私たちが言う必要があることです。

for your time and assistance.

お時間をいただき、ご協力いただきありがとうございます。

Then we'll delete this one, and it looks good.

次に、これを削除します。見栄えがよくなります。

Of course, Max needs to make his list. Let's  

もちろん、マックスは自分のリストを作成する必要があります。

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

そのためのスペースを確保して、max が コースのリストを忘れないようにしましょう。

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

それでは、メッセージを声に出して読んで、メッセージの流れを確認してみましょう 。 こんにちは。 MBA プログラムに申し込んでいて

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

、授業の一部をリモートで完了する予定です。 ウェブサイトには、

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

どのコースがオンラインで提供されているかが明確に記載されていません。 特に

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

受けたいと思っている選択科目がたくさんあるので 、それらがキャンパスでのみ提供されているかどうかを事前に確認したいと思います。

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

締め切りは来週なので、 できるだけ早く選択肢を明確にしたいと思います。 以下に

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

リストされているコースがいつでもオンラインで提供されているかどうか教えてください 。

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

あなたのお返事をお待ちしてます。 お時間をいただき、ご協力いただきありがとうございます。 よろしくお願いします、マックス いくつかの楽しみと文脈

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

の必要性を忘れないでください 。

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

読者が何を指しているのかを正確に理解しているとは限りません。 愉快なことやメールなど、

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

私が行っている他のレッスンをチェックしてください 。

I also teach formal and  informal greetings and closings.

また、フォーマルおよび インフォーマルな挨拶と締めくくりも教えています。

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

このメッセージに飛び込んで、それがどのように聞こえるか見てみましょう 。 こんにちはミア。 Re: チェリー通り33番地。

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

私が物件を内覧できる日は次のとおり です: 土曜、日曜、月曜。 最高、アダム・ラッシュ。

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

ええと、アダム、あなたは急いでいるかもしれません。 まず、 彼がミアのことを知っているのか、それともミアが彼のことを知っているのかわかりません。

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

Adam に、もう少し文脈を追加するよう提案し ます。 彼は件名から始めることができます。

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

リクエストとは何ですか？ もっと具体的にしましょう。 物件、具体的には 33 Cherry Street を閲覧するためのリクエスト

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

です。 ミアはリスティング エージェント、不動産エージェントでなければなりません 。 これが Mia への最初のメッセージであれば、Mia

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

はもう少し敬意を払うことができます。 完全な文章を書きましょう 。 いい音にします。 彼はお願いをし

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

ています。 彼はその家を見たいと思っています。 あなたは 33 Cherry Street のリスティング エージェントです。

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

彼は自分が何を望んでいるのか、そしてその理由を説明できます。 今週初めのオープンハウスに参加できませんでした。

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

今リクエスト。 上映をスケジュールすることは可能 ですか？ これらは私が物件を閲覧できる日です

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

。 ここに「ありがとう」を追加するとよいでしょう。 前もって感謝します。

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

わかった。 そのほうがよさそうだね、アダム。 あ 、もう一つ付け加えましょう。 良い一日を過ごしてください！

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

あなたは何かを求めているのですから、優しくしてください。 急ぎすぎて文脈や楽しみを忘れないように注意してください

context and pleasantries.

。

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

ここで終了します。 動画が役に立った場合は、高評価をお願いし ます。

As always, thanks for watching and happy studies!

いつものように、見ていて幸せな研究をありがとう！

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