How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

Cześć wszystkim. Jestem Jennifer z angielskiego z Jennifer. Część mojej codziennej rutyny

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

siedem dni w tygodniu obejmuje czas  na odpowiadanie na publiczne komentarze i e-maile.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

Jeśli piszesz e-maile choć w połowie tak często jak ja, chcesz mieć pewność, że piszesz jak najlepsze

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

wiadomości, aby były skuteczne i wydajne. E-mail wymaga jasnej komunikacji. Jeśli nie wyrażasz się

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

jasno, możesz wywołać nieporozumienie. Ważny jest również odpowiedni ton, ponieważ

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

zbyt formalne lub nieformalne brzmienie nie jest dobre dla żadnego rodzaju związku. Porozmawiajmy więc o

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

12 typowych błędach popełnianych przez ludzi podczas pisania e-maili, a ja nauczę Cię, jak ich unikać.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

We wcześniejszej lekcji na temat pisania e-maili przedstawiłem pięć podstawowych zakazów. Przeanalizujmy je szybko.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

Jeden. Nie zapomnij napisać tematu. Bądź zwięzły.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

Dwa. Nie pisz całej wiadomości WIELKIMI literami.

Three. Don't write in all lowercase letters.

Trzy. Nie pisz wyłącznie małymi literami.

Four. Don't start each sentence on a new line.

cztery. Nie zaczynaj każdego zdania od nowej linii.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

Pięć. Nie pisz całej wiadomości w jednym akapicie. Użyj podziałów linii.

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

Nie nadużywaj CAPS ani innego formatowania, takiego jak podkreślenia, w celu podkreślenia. Jeśli coś jest pilne,

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

możesz oszczędnie używać pogrubienia lub kursywy lub po prostu wyrazić pilność lub

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

wagę słowami. Sprawdź te przykłady. W wierszu tematu możesz po prostu użyć tytułu:

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

pierwsze słowo, ostatnie słowo i wszystkie ważne słowa, takie jak rzeczowniki, czasowniki, przymiotniki,

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

przysłówki i oczywiście rzeczowniki własne, piszemy wielką literą. Niektóre osoby decydują się na

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

użycie wielkości liter w zdaniu. Oznacza to, że pierwsze słowo i nazwy własne pisane są wielką literą.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

I nie odczuwaj potrzeby używania wykrzykników w temacie, zwłaszcza w e-mailach biznesowych.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

W tym zdaniu pogrubienie służy do podkreślenia daty. W porządku. W tym zdaniu

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

kursywa została użyta do podkreślenia słowa „nie”. Nie udostępniaj tych linków wewnętrznych. W porządku.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

W tym przykładzie używamy słów, by wyrazić pilną potrzebę, i to wystarczy.

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

Tutaj ponownie polegamy na słowach, aby wyrazić pilność i znaczenie.

Don't write email like you talk in conversation.  

Nie pisz e-maili tak, jakbyś rozmawiał w rozmowie.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

Bądź bardziej bezpośredni i zwięzły. Przyjrzyj się tym modelom. Zobaczmy, jak można je poprawić.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

Oto moje sugestie. Cześć Kyle. W wolnej chwili możesz zapoznać się z załączonym plikiem PDF

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

moich usług. Jeśli chcesz dłużej porozmawiać lub masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami.

We can definitely make this  more direct and concise.  

Zdecydowanie możemy sprawić, by było to bardziej bezpośrednie i zwięzłe.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

Cześć. Tak, jutro jest ok. O ktorej godzinie ci pasuje? Mogę się spotkać w godzinach popołudniowych lub popołudniowych. Daj mi znać.

Don't write business email like you text a friend.  

Nie pisz służbowego e-maila tak, jak wysyłasz SMS-a do znajomego.

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

Biznesowa poczta e-mail jest często przyjazna, ale nadal możesz zachować profesjonalny ton.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

Jak zmieniłbyś te stwierdzenia? Spraw, by lepiej pasowały do ​​firmowej poczty e-mail.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

Cześć Gwen. Dostałem dokument. Dzięki. Przeczytam go i jak najszybciej zwrócę podpisaną kopię.

Best, Teresa

Najlepsze, Teresa

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

Cześć Gwen. Przeczytałem dokument i mam pytanie dotyczące punktu 5.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

Prosi o kod pracownika. Nie wiem, gdzie to znaleźć. Proszę doradź. Tereso, dziękuję

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

Nie pisz każdego e-maila jak oficjalnego listu biznesowego, zwłaszcza w długim wątku.

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

E-mail musi być wydajny. Nie marnuj czasu na długie powitania i zamykanie,

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

gdy przechodzenie w tę iz powrotem w wątku jest bardzo szybkie.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

Spójrzmy na ten wątek. To dość typowe. Wczesny komunikat wykorzystuje standardową strukturę.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

Jest powitanie, treść, a następnie zakończenie i podpis.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

Odpowiedź ma ten sam format: powitanie, treść, podpis końcowy. Następna odpowiedź,

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

która nadeszła wkrótce potem, pomija powitanie i zakończenie. Podpis jest tam domyślnie. Nie

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

nadużywaj ani nie nadużywaj znaków interpunkcyjnych.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

Pozwól, że szybko cię przepytam. Jak powinniśmy kończyć każde zdanie?

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

Z okresem. A jak powinno zakończyć się pytanie? Ze znakiem zapytania. Jak to się nazywa?

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

Wykrzyknik. Zwykle wyraża silne emocje.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

Dobra. Przyjrzyjmy się wiadomości i sprawdźmy, czy znaki interpunkcyjne są używane prawidłowo, czy nie.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

Tak więc pierwszą rzeczą, którą tu widzę, jest brak jakichkolwiek podziałów linii. Oddzielmy powitanie

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

i podpis. Najpopularniejszym sposobem na podkreślenie powitania jest przecinek.

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

Zdania muszą zaczynać się wielką literą i nie będziemy łączyć zdań przecinkami.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

Zdanie musi kończyć się kropką. Upewnij się, że wiesz, jak rozpoznać zdanie. Jeśli to

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

pytanie, zakończ je znakiem zapytania. W firmowym e-mailu nie próbuj łączyć znaku zapytania z

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

wykrzyknikiem. A jeśli to nie jest prawdziwe pytanie, powinno kończyć się kropką.

To review standard use of  punctuation in American English,  

Aby przejrzeć standardowe użycie interpunkcji w amerykańskim angielskim,

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

sprawdź moją listę odtwarzania umiejętności pisania. Umieszczę link w opisie filmu.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

Nie powtarzaj tego, co nie jest konieczne. Nawet formalny e-mail biznesowy może być zwięzły.

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

Na przykład uprzejme prośby mogą mieć dłuższą strukturę, ale nie oznacza to, że trzeba dużo powtarzać.

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

Obejrzyj moją lekcję na temat wielokropków, aby lepiej zrozumieć, kiedy można pominąć słowa.

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

Tutaj mamy wiadomość od Maxa. Pisze do biura przyjęć.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

Przeczytajmy jego e-mail. Cześć. Aplikuję na studia MBA i planuję wykonać część

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

zajęć zdalnie. Witryna nie jasno określa, jakie kursy są oferowane online.

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

Jest kilka przedmiotów do wyboru, którymi jestem szczególnie zainteresowany,

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

więc chciałbym wcześniej potwierdzić, czy są one oferowane tylko na terenie kampusu. Ponieważ aplikuję na

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

program MBA, a termin upływa w przyszłym tygodniu, chcę jak najszybciej wyjaśnić moje opcje. Mam

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

nadzieję, że będziesz w stanie udzielić mi tego wyjaśnienia, abym mógł dotrzymać

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

terminu i złożyć wniosek w terminie. Czy mógłbyś mi powiedzieć, czy kursy wymienione poniżej

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

są oferowane online lub przynajmniej przez niektóre semestry, jeśli nie przez inne?

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

Byłbym bardzo wdzięczny za wyjaśnienie. Z niecierpliwością czekam na Twoją odpowiedź w sprawie

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

wyjaśnień dotyczących tych kursów, którymi wyraziłem zainteresowanie. Dziękuję. Pozdrowienia, Maks.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

To było dość rozwlekłe. Myślę, że można uczciwie powiedzieć, że jest raczej rozwlekły.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

W porządku. Pomóżmy Maxowi i ograniczmy liczbę powtórzeń. Myślę, że możemy zacząć od tego miejsca

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

. Nie musimy mówić, że ponownie aplikujemy. Wyjmij to, Maks.

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

W porządku. Tak, chcesz wyjaśnić, więc nie proś o wyjaśnienia. Wyjmijmy to.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

Teraz, jeśli niepokoi Cię termin, to oczywiste. Prawidłowy? Czy musimy więc wyjaśniać  ,

why you're concerned about the deadline? No.

dlaczego niepokoi Cię termin? Nie.

You don't need to talk about the deadline twice.

Nie musisz dwa razy mówić o terminie. Po

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

prostu wyrzućmy to wszystko. Wszystko jest zrozumiałe. To zrozumiałe. Z

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

pewnością możemy to zmniejszyć. Uczyńmy to krótszym, bardziej zwięzłym. A może „w każdej chwili”?

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

Dobra. To wszystko uprzejmie, ale ta ostatnia część jest zdecydowanie za długa. Po prostu chcesz czekać na

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

odpowiedź. Być może połączymy to uznanie z „dziękuję”. Oto moja sugestia.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

A może „z góry dziękuję”? To właśnie musimy powiedzieć. Z góry dziękuję

for your time and assistance.

za poświęcony czas i pomoc.

Then we'll delete this one, and it looks good.

Następnie usuniemy ten i wygląda dobrze.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

Oczywiście Max musi sporządzić swoją listę.

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

Zróbmy na to miejsce, aby Maks nie zapomniał wymienić kursów.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

Teraz przeczytajmy wiadomość na głos, aby zobaczyć, jak dobrze się z nią rozmawia. Cześć. Aplikuję na

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

studia MBA i część zajęć planuję zrealizować zdalnie. Witryna nie

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

wyraźnie określa, jakie kursy są oferowane online. Jest kilka przedmiotów do wyboru, którymi jestem szczególnie

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

zainteresowany, dlatego chciałbym wcześniej potwierdzić, czy są one oferowane tylko na terenie kampusu.

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

Ponieważ termin upływa w przyszłym tygodniu, chcę jak najszybciej wyjaśnić, jakie mam opcje.

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

Czy możesz mi powiedzieć, czy wymienione poniżej kursy są dostępne online w dowolnym momencie?

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

Czekam na twoją odpowiedź. Z góry dziękuję za poświęcony czas i pomoc. Z pozdrowieniami, Max

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

Nie zapomnij o uprzejmościach i kontekście.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

Nie zawsze możesz zakładać, że czytelnik dokładnie wie, o czym mówisz.

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

Sprawdź inne moje lekcje, w tym uprzejmości i e-maile.

I also teach formal and  informal greetings and closings.

Uczę również formalnych i nieformalnych powitań i pożegnań.

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

Przejdźmy do tej wiadomości i zobaczmy, jak to brzmi. Witaj Mia. Odp.: ulica Wiśniowa 33.

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

Oto dni, w które mogę obejrzeć nieruchomość: sobota, niedziela, poniedziałek. Najlepsze, Adam Rush.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

Cóż, Adam, może się spieszysz. Po pierwsze, nie jestem pewien, czy on zna Mię, czy Mia jego.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

Zasugeruję, aby Adam dodał trochę więcej kontekstu. Może zacząć od tematu. Jaka

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

jest prośba? Bądźmy bardziej konkretni. To prośba o obejrzenie nieruchomości, a konkretnie 33 Cherry

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

Street. Mia musi być agentem nieruchomości, pośrednikiem w obrocie nieruchomościami . Jeśli to pierwsza wiadomość dla Mii,

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

może okazać trochę więcej szacunku. Piszmy pełnymi zdaniami. Spraw, by brzmiało to ładnie. Prosi o

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

przysługę. Chce zobaczyć ten dom. Zauważyłem, że jesteś przedstawicielem firmy 33 Cherry Street.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

Potrafi wytłumaczyć, czego chce i dlaczego. Ominął mnie dzień otwarty na początku tego tygodnia.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

Prośba teraz. Czy można umówić się na pokaz? W te dni mogę

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

obejrzeć nieruchomość. Myślę, że jedną miłą rzeczą do dodania w tym miejscu byłoby „dziękuję”. Z góry dziękuję.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

W porządku. To wygląda lepiej, Adamie. Och, dodajmy jeszcze jedną rzecz. Miłego dnia!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

Skoro o coś prosisz, bądź miły. Pamiętaj, aby nie spieszyć się tak bardzo, by zapomnieć o

context and pleasantries.

kontekście i uprzejmościach.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

Skończymy tutaj. Polub ten film, jeśli okazał się przydatny.

As always, thanks for watching and happy studies!

Jak zawsze dzięki za oglądanie i udanej nauki!

Follow me on Facebook, Twitter, and  Instagram. Why not join me on Patreon?  

Obserwuj mnie na Facebooku, Twitterze i Instagramie. Dlaczego nie dołączyć do mnie na Patreonie?

And don't forget to subscribe on YouTube.

I nie zapomnij zasubskrybować na YouTube.