How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

안녕하세요 여러분. 저는 Jennifer와 함께 영어에서 온 Jennifer입니다. 내 일상의 일부는

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

일주일 내내 공개 댓글과 이메일에 응답하는 시간을 포함합니다.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

저보다 이메일을 절반만 쓴다면

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

효과적이고 효율적으로 최고의 메시지를 작성하고 싶을 것입니다. 이메일은 명확한 커뮤니케이션이 필요합니다. 명확하지 않으면

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

오해를 일으킬 수 있습니다.

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

너무 격식을 차리거나 격식을 차리지 않는 말은 어떤 종류의 관계에도 좋지 않기 때문에 적절한 어조도 중요합니다. 그럼

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

사람들이 이메일을 작성할 때 흔히 저지르는 12가지 실수에 대해 이야기 하고 이를 방지하는 방법을 알려드리겠습니다.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

이메일 작성에 관한 이전 수업에서 5가지 기본 금지 사항을 공유했습니다. 빠르게 검토해 보겠습니다.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

하나. 제목을 작성하는 것을 잊지 마세요 . 간결해야 합니다.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

둘. 전체 메시지를 CAPS(대문자)로 작성하지 마세요.

Three. Don't write in all lowercase letters.

삼. 모두 소문자로 쓰지 마세요.

Four. Don't start each sentence on a new line.

넷. 새 줄에서 각 문장을 시작하지 마십시오.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

다섯. 전체 메시지를 한 단락으로 작성하지 마세요 . 줄 바꿈을 사용하십시오. 강조하기 위해

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

CAPS 또는 밑줄과 같은 기타 서식을 과도하게 사용하지 마세요 . 긴급한 경우 볼드체

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

나 이탤릭체를 드물게 사용하거나 단순히 긴급성이나

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

중요성을 말로 표현할 수 있습니다. 이 예를 확인하십시오. 제목에 간단히 제목 케이스를 사용할 수 있습니다.

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

우리는 첫 번째 단어, 마지막 단어, 명사, 동사,

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

형용사, 부사 및 고유명사와 같은 모든 중요한 단어를 대문자로 표시합니다. 어떤 사람들은

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

대소문자를 사용하기로 선택합니다. 즉, 첫 단어와 고유 명사만 대문자로 표기합니다.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

특히 비즈니스 이메일의 경우 제목에 느낌표를 사용할 필요가 없습니다.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

이 문장에서는 날짜를 강조 표시하기 위해 굵은 글씨체를 사용했습니다 . 괜찮아요. 이 문장에서

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

기울임꼴은 'not'을 강조하는 데 사용됩니다. 이러한 내부 링크를 공유하지 마세요. 괜찮습니다.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

이 예에서는 단어를 사용하여 긴급함을 표현하고 있으며 그것으로 충분합니다.

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

여기서도 긴급성과 중요성을 표현하기 위해 단어에 의존합니다.

Don't write email like you talk in conversation.  

대화에서 말하는 것처럼 이메일을 작성하지 마십시오.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

보다 직접적이고 간결하게 작성하십시오. 다음 모델을 살펴보세요 . 그들이 어떻게 개선될 수 있는지 봅시다.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

여기 내 제안이 있습니다. 안녕 카일. 잠시 시간이 있으면 내 서비스의 첨부된 PDF를 확인하실 수 있습니다

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

. 더 이야기하고 싶거나 질문이 있는 경우 연락해 주세요.

We can definitely make this  more direct and concise.  

우리는 이것을 더 직접적이고 간결하게 만들 수 있습니다.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

안녕. 네, 내일은 괜찮습니다. 몇 시가 좋나요 ? 오전이나 오후에 만날 수 있습니다. 알려줘요.

Don't write business email like you text a friend.  

친구에게 문자를 보내는 것처럼 비즈니스 이메일을 작성하지 마세요.

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

비즈니스 이메일은 친근한 경우가 많지만 여전히 전문적인 어조를 유지할 수 있습니다.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

이 진술을 어떻게 바꾸시겠습니까? 비즈니스 이메일에 더 적합하게 만드세요.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

안녕 그웬. 나는 문서를 얻었다. 감사해요. 그것을 읽고 서명한 사본을 가능한 한 빨리 돌려드리겠습니다.

Best, Teresa

최고, 테레사

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

하이 그웬. 문서를 읽고 항목 5에 대한 질문이 있습니다.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

직원 코드를 요구합니다. 어디서 찾아야 할지 모르겠습니다. 조언 부탁드립니다. 감사합니다. Teresa

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

모든 이메일을 공식적인 비즈니스 서신처럼 작성하지 마세요 . 특히 긴 스레드로 작성하세요.

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

이메일은 효율적이어야 합니다. 대화목록 내에서 주고받는 속도가 매우 빠른 경우 긴 인사말과 마무리에 시간을 낭비하지 마세요

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

이 스레드를 살펴보겠습니다. 상당히 일반적입니다. 초기 메시지는 표준 구조를 사용합니다.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

인사말, 본문, 폐회 및 서명이 있습니다.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

회신은 인사말, 본문, 종료 서명과 같은 동일한 형식을 사용합니다.

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

곧이어 온 다음 회신은 인사와 마무리를 생략합니다 . 서명은 기본적으로 있습니다.

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

문장 부호를 남용하거나 오용하지 마십시오.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

빨리 퀴즈를 내겠습니다. 모든 문장을 어떻게 끝내야 할까요?

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

기간이 있습니다. 질문은 어떻게 끝나야 할까요? 물음표로. 이걸 뭐라고 부르지?

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

느낌표. 일반적으로 강한 감정을 표현합니다.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

좋아요. 메시지를 보고 문장 부호가 잘 사용되었는지 확인해 봅시다.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

따라서 여기서 가장 먼저 보는 것은 줄 바꿈이 없다는 것입니다. 인사말

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

과 서명을 분리합시다. 인사말을 구두점으로 지정하는 가장 일반적인 방법은 쉼표를 사용하는 것입니다.

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

문장은 대문자로 시작해야 하며 쉼표로 문장을 연결하지 않습니다.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

문장은 마침표로 끝나야 합니다. 문장을 식별하는 방법을 알고 있어야 합니다. 질문인 경우

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

물음표로 끝납니다. 비즈니스 이메일에서 물음표를 느낌표와 함께 사용하지 마세요

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

. 실제 질문이 아닌 경우 마침표로 끝나야 합니다.

To review standard use of  punctuation in American English,  

미국 영어에서 구두점의 표준 사용을 검토하려면

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

내 쓰기 기술 플레이리스트를 확인하세요. 동영상 설명에 링크를 넣겠습니다.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

필요하지 않은 것을 반복하지 마십시오. 공식적인 비즈니스 이메일도 간결할 수 있습니다.

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

예를 들어 공손한 요청은 더 긴 구조를 사용할 수 있지만 그렇다고 해서 많은 반복이 필요한 것은 아닙니다. 단어를 생략할 수 있는 경우에 대해

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

더 잘 이해하려면 줄임표에 대한 강의를 시청하세요 .

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

여기에 Max의 메시지가 있습니다. 그는 입학처에 편지를 쓰고 있습니다.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

그의 이메일을 읽어보자. 안녕하세요. MBA 프로그램에 지원하고 있으며 일부

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

과정을 원격으로 완료할 계획입니다. 웹사이트에는 어떤 과정이 온라인으로 제공되는지 명확하게 명시되어 있지 않습니다.

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

제가 특별히 관심을 갖고 있는 선택 과목이 많기

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

때문에 캠퍼스에서만 제공되는지 미리 확인하고 싶습니다.

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

MBA 프로그램에 지원하고 마감일이 다음 주이므로 가능한 한 빨리 선택 사항을 명확히 하고 싶습니다.

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

제가

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

마감일을 맞추고 제 신청서를 제시간에 제출할 수 있도록 이 설명을 제공할 수 있기를 바랍니다. 아래에 나열된 과정이

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

온라인으로 제공되는지 또는 일부 학기 동안은 온라인으로 제공되는지 알려주시겠습니까?

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

나는 설명을 크게 감사하겠습니다. 내가 관심을 표명한 이 과정의 설명에 대한 귀하의 답변을 기다리겠습니다

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

. 감사합니다. 안부 인사, 맥스.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

그것은 꽤 장황했습니다. 다소 장황하다고 말하는 것이 공평하다고 생각합니다.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

괜찮은. Max를 도와 반복을 줄이세요. 바로 여기서 시작할 수 있을 것 같습니다

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

. 다시 신청한다고 말할 필요가 없습니다. 꺼내, 맥스.

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

괜찮은. 예, 설명을 원하므로 설명을 요청하지 마세요. 그것을 꺼내자.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

이제 기한이 걱정된다면 당연한 일입니다. 오른쪽? 그렇다면

why you're concerned about the deadline? No.

마감일에 대해 우려하는 이유를 설명해야 할까요? 아니요.

You don't need to talk about the deadline twice.

마감일에 대해 두 번 말할 필요가 없습니다.

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

그냥 다 꺼내자. 모두 이해되었습니다. 그것은 분명하다.

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

우리는 확실히 이것을 줄일 수 있습니다. 더 짧고 간결하게 만들어 보겠습니다. "언제든지"는 어떻습니까?

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

좋아요. 다 공손하지만 마지막 부분이 너무 깁니다. 응답을 기다리기만 하면 됩니다

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

. 아마도 우리는 이 감사를 '감사합니다'와 결합할 수 있을 것입니다. 여기 제 제안이 있습니다.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

"미리 감사합니다"는 어떻습니까? 그것이 우리가 말해야 할 것입니다. 시간을 내어 도와주셔서 미리 감사드립니다

for your time and assistance.

.

Then we'll delete this one, and it looks good.

그런 다음 이 항목을 삭제하면 좋아 보입니다.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

물론 Max는 목록을 작성해야 합니다.

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

Max가 과정을 나열하는 것을 잊지 않도록 공간을 만들어 봅시다.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

이제 메시지가 얼마나 잘 전달되는지 소리내어 읽어 보겠습니다. 안녕하세요.

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

MBA 프로그램에 지원하고 있으며 일부 과정을 원격으로 완료할 계획입니다. 웹사이트에는

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

어떤 과정이 온라인으로 제공되는지 명확하게 명시되어 있지 않습니다. 제가 특별히 관심을 갖고 있는 선택 과목이 많기

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

때문에 캠퍼스에서만 제공되는지 미리 확인하고 싶습니다.

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

마감일이 다음 주이므로 가능한 한 빨리 내 옵션을 명확히 하고 싶습니다. 아래

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

나열된 과정이 언제든지 온라인으로 제공되는지 알려주시겠습니까?

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

회신을 기다리겠습니다. 시간을 내어 도움을 주셔서 미리 감사드립니다. 안부 인사, Max

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

약간의 유쾌함과 맥락에 대한 필요성을 잊지 마세요.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

독자가 당신이 말하는 내용을 정확히 알고 있다고 항상 가정할 수는 없습니다. 유쾌함과 이메일을 포함하여

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

내가 가지고 있는 다른 수업을 확인하세요 .

I also teach formal and  informal greetings and closings.

또한 공식 및 비공식 인사말과 마무리도 가르칩니다.

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

이 메시지로 이동하여 어떻게 들리는지 살펴보겠습니다 . 안녕 미아. Re: 체리스트리트 33번지.

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

제가 부동산을 볼 수 있는 요일은 다음과 같습니다: 토요일, 일요일, 월요일. 최고, 아담 러쉬.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

글쎄, 아담, 당신은 서두르고 있을지도 모릅니다. 우선 그가 미아를 아는지 미아가 그를 아는지 잘 모르겠습니다.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

Adam에게 컨텍스트를 좀 더 추가하라고 제안하겠습니다 . 그는 제목에서 시작할 수 있습니다.

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

요청이 무엇인가요? 좀 더 구체적으로 말해봅시다. 속성, 특히 33 Cherry Street를 보기 위한 요청입니다

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

. Mia는 리스팅 에이전트, 부동산 에이전트여야 합니다 . 이것이 Mia에게 보내는 첫 번째 메시지라면 그는

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

조금 더 존경심을 보일 수 있습니다. 완전한 문장을 작성해 봅시다 . 좋은 소리로 만드십시오. 그는

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

부탁을 하고 있습니다. 그는 그 집을 보고 싶어합니다. 귀하가 33 Cherry Street의 상장 대리인이라고 말씀드렸습니다.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

그는 자신이 원하는 것과 그 이유를 설명할 수 있습니다. 이번 주 초 오픈 하우스를 놓쳤습니다.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

지금 요청합니다. 상영 일정을 잡을 수 있습니까 ? 내가 부동산을 볼 수 있는 날입니다

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

. 여기에 추가하면 좋을 한 가지는 '감사합니다'라고 생각합니다. 미리 감사드립니다.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

괜찮은. 그게 더 좋아 보인다, 아담. 아, 한 가지 더 추가하겠습니다. 좋은 하루 보내세요!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

당신이 무언가를 요구하고 있으니 친절하게 대하십시오.

context and pleasantries.

맥락과 농담을 잊을 정도로 서두르지 마세요.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

여기서 마치겠습니다. 동영상이 유용했다면 좋아요를 눌러주세요.

As always, thanks for watching and happy studies!

늘 그렇듯이 시청해주셔서 감사합니다. 즐거운 공부하세요!

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