How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

سلام به همه. من جنیفر از انگلیسی با جنیفر هستم. بخشی از برنامه روزانه من

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

هفت روز در هفته شامل زمانی برای پاسخ دادن به نظرات عمومی و ایمیل است.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

اگر حتی نصف من ایمیل می نویسید، باید مطمئن شوید که بهترین

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

پیام های ممکن را می نویسید تا موثر و کارآمد باشد. ایمیل نیاز به ارتباط شفاف دارد. اگر

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

واضح نیستید، می‌توانید سوء تفاهم ایجاد کنید. لحن مناسب نیز مهم است زیرا

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

به نظر رسیدن بیش از حد رسمی یا غیر رسمی برای هر نوع رابطه ای خوب نیست. بنابراین، بیایید در مورد

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

12 اشتباه رایج که مردم هنگام نوشتن ایمیل مرتکب می شوند صحبت کنیم، و من به شما یاد می دهم که چگونه از آنها اجتناب کنید.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

در یک درس قبلی در مورد نوشتن ایمیل، پنج مورد اساسی را که نباید به اشتراک گذاشتم. بیایید به سرعت آن ها را مرور کنیم.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

یکی فراموش نکنید که یک موضوع بنویسید. مختصر باشد.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

دو کل پیام خود را با حروف CAPS (حروف بزرگ) ننویسید.

Three. Don't write in all lowercase letters.

سه. با تمام حروف کوچک ننویسید.

Four. Don't start each sentence on a new line.

چهار هر جمله را با یک خط جدید شروع نکنید.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

پنج. کل پیام خود را به صورت یک پاراگراف ننویسید. از شکستن خطوط استفاده کنید. برای تاکید

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

بیش از حد از CAPS یا قالب‌بندی‌های دیگر، مانند خط‌کشی استفاده نکنید. اگر چیزی فوری است،

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

می‌توانید از حروف پررنگ یا مورب استفاده کنید، یا می‌توانید به سادگی فوریت یا

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

اهمیت آن را با کلمات بیان کنید. این نمونه ها را بررسی کنید. در خط موضوع، می‌توانید به سادگی از حروف عنوان استفاده کنید:

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

اولین کلمه، کلمه آخر، و همه کلمات مهم مانند اسم‌ها، افعال،

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

صفت‌ها، قیدها و البته اسم‌های خاص را با حروف بزرگ می‌نویسیم. برخی از افراد

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

استفاده از حروف جمله را انتخاب می‌کنند. این بدان معناست که شما فقط کلمه اول و اسامی خاص را با حروف بزرگ می‌نویسید.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

و نیازی به استفاده از علامت تعجب در خط موضوع، به خصوص در ایمیل تجاری، احساس نکنید.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

در این جمله از پررنگ برای برجسته کردن تاریخ استفاده می‌شود. اشکالی ندارد. در این جمله، از

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

حروف کج برای تأکید بر «نه» استفاده می‌شود. این پیوندهای داخلی را به اشتراک نگذارید. مشکلی نیست.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

در این مثال، ما از کلمات برای بیان فوریت استفاده می‌کنیم و این کافی است.

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

در اینجا دوباره، برای بیان فوریت و اهمیت، به کلمات تکیه می‌کنیم.

Don't write email like you talk in conversation.  

مثل اینکه در مکالمه صحبت می کنید ایمیل ننویسید.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

مستقیم تر و مختصرتر باشید. به این مدل‌ها نگاهی بیندازید . بیایید ببینیم چگونه می توان آنها را بهبود بخشید.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

پیشنهادات من اینجاست. سلام کایل. وقتی یک دقیقه فرصت دارید، می‌توانید PDF پیوست

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

سرویس‌های من را بررسی کنید. لطفاً اگر می‌خواهید بیشتر صحبت کنید یا اگر سؤالی دارید، تماس بگیرید.

We can definitely make this  more direct and concise.  

ما قطعاً می‌توانیم این را مستقیم‌تر و مختصرتر کنیم.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

سلام. بله فردا خوبه چه ساعتی برای شما خوب است ؟ من می توانم در صبح یا بعد از ظهر ملاقات کنم. خبرم کن.

Don't write business email like you text a friend.  

ایمیل تجاری ننویسید مثل اینکه به یک دوست پیام می دهید.

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

ایمیل تجاری اغلب دوستانه است، اما همچنان می‌توانید لحن حرفه‌ای داشته باشید.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

چگونه این اظهارات را تغییر می دهید؟ آنها را برای ایمیل تجاری مناسب‌تر کنید.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

سلام گوئن سند رو گرفتم با تشکر. آن را می‌خوانم و در اسرع وقت یک نسخه امضا شده را برمی‌گردانم.

Best, Teresa

بهترین، ترزا

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

سلام گوئن. من سند را خواندم، و درباره مورد 5 سؤالی دارم.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

یک کد کارمند می‌خواهد. من نمی دانم از کجا آن را پیدا کنم. لطفا راهنمایی کنید. ممنون، ترزا،

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

هر ایمیلی را مانند یک نامه تجاری رسمی ننویسید، به خصوص در یک رشته طولانی.

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

ایمیل باید کارآمد باشد.

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

زمانی که رفت و برگشت درون یک رشته بسیار سریع است، وقتتان را برای احوالپرسی‌های طولانی و پایان دادن تلف نکنید.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

بیایید به این تاپیک نگاه کنیم. این نسبتا معمولی است. یک پیام اولیه از ساختار استاندارد استفاده می کند.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

یک سلام، بدن، پس از پایان و امضا وجود دارد.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

پاسخ از همان قالب استفاده می‌کند: تبریک، بدنه، امضای پایانی. پاسخ بعدی،

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

که بلافاصله بعد از آن آمد، خوشامدگویی را حذف می‌کند و بسته می‌شود. امضا به طور پیش فرض وجود دارد. از

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

علائم نگارشی بیش از حد استفاده نکنید یا از آنها استفاده نادرست نکنید.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

اجازه بدهید سریع شما را امتحان کنم. هر جمله را چگونه باید پایان دهیم؟

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

با یک دوره. و یک سوال چگونه باید به پایان برسد؟ با علامت سوال این را چه مینامند؟

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

یک علامت تعجب معمولاً احساسات شدیدی را بیان می‌کند.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

باشه. بیایید به یک پیام نگاه کنیم و ببینیم که آیا از علائم نگارشی به خوبی استفاده شده است یا خیر.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

بنابراین، اولین چیزی که در اینجا می بینم عدم وجود خط شکسته است. بیایید تبریک

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

و امضا را از هم جدا کنیم. متداول‌ترین روش برای علامت‌گذاری یک تبریک با کاما است.

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

جملات باید با حروف بزرگ شروع شوند، و جملات را با کاما به هم نمی‌پیوندیم.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

یک جمله باید با نقطه تمام شود. مطمئن شوید که می‌دانید چگونه یک جمله را شناسایی کنید. اگر

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

سؤال است، با علامت سؤال پایان دهید. در ایمیل تجاری، سعی نکنید علامت سوال را با

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

علامت تعجب ترکیب کنید. و اگر یک سؤال واقعی نیست، باید با یک نقطه تمام شود.

To review standard use of  punctuation in American English,  

برای بررسی استفاده استاندارد از علائم نگارشی در انگلیسی آمریکایی،

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

فهرست پخش مهارت‌های نوشتاری من را بررسی کنید. پیوند را در توضیحات ویدیو قرار خواهم داد.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

آنچه لازم نیست را تکرار نکنید. حتی ایمیل تجاری رسمی می‌تواند مختصر باشد.

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

برای مثال، درخواست‌های مودبانه ممکن است از ساختارهای طولانی‌تری استفاده کنند، اما این بدان معنا نیست که به تکرار زیاد نیاز است.

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

درس من در مورد بیضی را تماشا کنید تا درک بهتری از زمان حذف کلمات بدست آورید.

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

در اینجا ما یک پیام از مکس داریم. او برای یک دفتر پذیرش نامه می نویسد.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

بیایید ایمیلش را بخوانیم. سلام. من برای برنامه MBA درخواست می دهم و قصد دارم برخی

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

از دوره های آموزشی خود را از راه دور تکمیل کنم. این وب‌سایت به‌طور واضح بیان نمی‌کند که کدام دوره‌ها به صورت آنلاین ارائه می‌شوند.

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

تعدادی از دروس انتخابی وجود دارد که من به طور خاص علاقه مند به شرکت در آن هستم،

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

بنابراین می‌خواهم پیشاپیش تأیید کنم که آیا آنها فقط در محوطه دانشگاه ارائه می‌شوند یا خیر. از آنجایی که من برای

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

برنامه MBA درخواست می دهم و آخرین مهلت آن هفته آینده است، می خواهم گزینه های خود را در اسرع وقت روشن کنم.

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

امیدوارم بتوانید این توضیح را ارائه دهید تا بتوانم

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

مهلت مقرر را رعایت کنم و درخواستم را به موقع ارسال کنم. لطفاً به من بگویید آیا دوره‌های فهرست‌شده در زیر   به صورت

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

آنلاین ارائه می‌شوند یا حداقل برای برخی از ترم‌ها به صورت آنلاین ارائه می‌شوند، اگر برای سایر ترم‌ها نه؟

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

من بسیار قدردان شفاف سازی هستم. مشتاقانه منتظر پاسخ شما در رابطه با

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

شفاف سازی این دوره هایی هستم که در آنها ابراز علاقه کرده ام. متشکرم. با احترام، مکس.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

این کاملا لفظی بود. من فکر می‌کنم عادلانه است که بگوییم نسبتاً پرمخاطب است.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

خیلی خوب. بیایید به Max کمک کنیم و تکرار را کاهش دهیم . فکر می‌کنم می‌توانیم از همین

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

جا شروع کنیم. لازم نیست بگوییم دوباره درخواست می‌کنیم. بیرونش کن مکس

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

خیلی خوب. بله، می‌خواهید توضیح دهید، بنابراین درخواست توضیح نکنید. بیایید آن را بیرون بیاوریم.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

اکنون، اگر در مورد ضرب الاجل نگران هستید، واضح است. درست؟ بنابراین، آیا لازم است توضیح دهیم که

why you're concerned about the deadline? No.

چرا شما در مورد ضرب الاجل نگران هستید؟ نه.

You don't need to talk about the deadline twice.

لازم نیست دوبار در مورد ضرب الاجل صحبت کنید.

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

بیایید فقط آن را حذف کنیم. همه چیز قابل درک است. روشن است.

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

ما قطعا می توانیم این را کاهش دهیم. بیایید آن را کوتاه‌تر و مختصرتر کنیم. "در هر زمان" چطور؟

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

باشه. همه اینها مودبانه است، اما این بخش آخر خیلی طولانی است. فقط می‌خواهید منتظر

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

پاسخ باشید. شاید بتوانیم این قدردانی را با «متشکرم» ترکیب کنیم. این پیشنهاد من است.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

"پیشاپیش از شما متشکرم" چطور؟ این چیزی است که باید بگوییم. پیشاپیش

for your time and assistance.

از وقت و کمک شما سپاسگزاریم.

Then we'll delete this one, and it looks good.

سپس این یکی را حذف می کنیم، و به نظر خوب می رسد.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

البته، مکس باید لیست خود را تهیه کند. بیایید

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

فضایی برای آن ایجاد کنیم، بنابراین حداکثر فهرست دوره‌ها را فراموش نکند.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

حالا بیایید پیام را با صدای بلند بخوانیم تا ببینیم چقدر خوب جریان دارد. سلام. من برای

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

برنامه MBA درخواست می دهم و قصد دارم برخی از دوره های آموزشی خود را از راه دور تکمیل کنم. این وب‌سایت به‌طور

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

واضح بیان نمی‌کند که کدام دوره‌ها به صورت آنلاین ارائه می‌شوند. تعدادی از دروس انتخابی وجود دارد که من به طور خاص

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

علاقه مند به شرکت در آن هستم، بنابراین می‌خواهم از قبل تأیید کنم که آیا آنها فقط در محوطه دانشگاه ارائه می‌شوند.

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

از آنجایی که آخرین مهلت هفته آینده است، می‌خواهم گزینه‌هایم را در اسرع وقت روشن کنم.

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

لطفاً به من بگویید آیا دوره‌های فهرست‌شده در زیر در هر زمانی به صورت آنلاین ارائه می‌شوند؟

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

منتظر پاسخ شما هستم. پیشاپیش از وقت و کمک شما سپاسگزاریم. با سلام و احترام، Max،

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

نیاز به موارد دلپذیر و زمینه را فراموش نکنید.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

همیشه نمی‌توانید فرض کنید که خواننده شما دقیقاً می‌داند به چه چیزی اشاره می‌کنید.

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

درس‌های دیگری را که در مورد آن‌ها دارم، از جمله موارد دلپذیر و ایمیل، بررسی کنید.

I also teach formal and  informal greetings and closings.

من همچنین احوالپرسی و اختتامیه رسمی و غیر رسمی را آموزش می دهم.

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

بیایید وارد این پیام شویم و ببینیم چگونه به نظر می‌رسد. سلام میا پاسخ: خیابان گیلاس 33. این

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

روزهایی هستند که من برای مشاهده ملک در دسترس هستم: شنبه، یکشنبه، دوشنبه. بهترین، آدام راش.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

خب، آدام، تو ممکن است عجله کنی. اول از همه، مطمئن نیستم که میا را می شناسد یا میا او را می شناسد.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

من به آدام پیشنهاد می‌کنم که زمینه بیشتری را اضافه کند . او می تواند از خط موضوع شروع کند.

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

درخواست چیست؟ بیایید دقیق تر باشیم. این یک درخواست برای مشاهده یک ملک است، به‌ویژه 33 Cherry

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

Street. میا باید یک نماینده فهرست، یک نماینده املاک باشد . اگر این اولین پیام به میا باشد، او

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

می‌تواند کمی احترام بیشتری نشان دهد. بیایید جملات کامل بنویسیم . صداش رو خوب کن او یک

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

لطف می خواهد. او می خواهد آن خانه را ببیند. متوجه شدم که شما نماینده فهرست 33 خیابان گیلاس هستید.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

او می تواند توضیح دهد که چه می خواهد و چرا. من در اوایل این هفته مراسم باز را از دست دادم.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

درخواست الان آیا امکان برنامه ریزی برای نمایش وجود دارد؟ این روزهایی است که برای مشاهده ملک در دسترس هستم

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

. فکر می‌کنم یک چیز خوب برای اضافه کردن در اینجا «متشکرم» است. پیشاپیش از شما متشکرم.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

خیلی خوب. به نظر بهتره آدام اوه، اجازه دهید یک چیز دیگر اضافه کنیم. روز خوبی داشته باشید!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

از آنجایی که چیزی می خواهید، خوب باشید. به یاد داشته باشید که آنقدر عجله نکنید که

context and pleasantries.

زمینه و چیزهای دلپذیر را فراموش کنید.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

ما اینجا تمام می کنیم. لطفاً اگر ویدیو را مفید دیدید، لایک کنید.

As always, thanks for watching and happy studies!

مثل همیشه، برای تماشا و مطالعات شاد متشکریم!

Follow me on Facebook, Twitter, and  Instagram. Why not join me on Patreon?  

من را در فیس بوک، توییتر و اینستاگرام دنبال کنید . چرا به من در Patreon ملحق نمی شوید؟

And don't forget to subscribe on YouTube.

و فراموش نکنید که در یوتیوب مشترک شوید.