How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

Salut tout le monde. Je m'appelle Jennifer et je viens d'anglais avec Jennifer. Une partie de ma routine quotidienne

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

sept jours sur sept comprend du temps pour répondre aux commentaires publics et aux e-mails.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

Si vous écrivez deux fois moins d'e-mails que moi, vous voudrez vous assurer que vous écrivez les meilleurs

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

messages possibles pour être efficace et efficient. Le courrier électronique nécessite une communication claire. Si vous n'êtes pas

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

clair, vous pouvez créer un malentendu. Un ton approprié est également important, car

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

paraître trop formel ou informel n'est bon pour aucun type de relation. Parlons donc de

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

12 erreurs courantes que les gens commettent lorsqu'ils rédigent des e-mails, et je vais vous apprendre à les éviter.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

Dans une leçon précédente sur la rédaction d'e-mails, j'ai partagé cinq choses à ne pas faire. Passons rapidement en revue ceux-ci.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

Un. N'oubliez pas d'écrire une ligne d'objet. Soyez concis.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

Deux. N'écrivez pas tout votre message en MAJUSCULES (lettres majuscules).

Three. Don't write in all lowercase letters.

Trois. N'écrivez pas en toutes lettres minuscules.

Four. Don't start each sentence on a new line.

Quatre. Ne commencez pas chaque phrase sur une nouvelle ligne.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

Cinq. Ne rédigez pas tout votre message en un seul paragraphe. Utilisez des sauts de ligne.

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

N'abusez pas des MAJUSCULES ou d'autres mises en forme, comme le soulignement, pour mettre l'accent. Si quelque chose est urgent,

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

vous pouvez utiliser avec parcimonie le gras ou l'italique, ou vous pouvez simplement exprimer l'urgence ou l'

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

importance avec des mots. Découvrez ces exemples. Dans la ligne d'objet, vous pouvez simplement utiliser la casse du titre :

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

nous mettons en majuscule le premier mot, le dernier mot, et tous les mots importants comme les noms, les verbes,   les

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

adjectifs, les adverbes et, bien sûr, les noms propres. Certaines personnes choisissent d'

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

utiliser la casse des phrases. Cela signifie que vous ne mettez en majuscule que le premier mot et les noms propres.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

Et ne ressentez pas le besoin d'utiliser des points d'exclamation dans la ligne d'objet, en particulier dans les e-mails professionnels.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

Dans cette phrase, les caractères gras sont utilisés pour mettre en surbrillance la date. C'est bon. Dans cette phrase,   les

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

italiques sont utilisés pour souligner "non". Ne partagez pas ces liens internes. C'est d'accord.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

Dans cet exemple, nous utilisons des mots pour exprimer l'urgence, et c'est suffisant.

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

Là encore, nous nous appuyons sur des mots pour exprimer l'urgence et l'importance.

Don't write email like you talk in conversation.  

N'écrivez pas un e-mail comme si vous parliez dans une conversation.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

Soyez plus direct et concis. Jetez un œil à ces modèles. Voyons comment ils peuvent être améliorés.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

Voici mes suggestions. Salut Kyle. Lorsque vous avez une minute, vous pouvez consulter le PDF ci-joint de

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

mes services. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus ou si vous avez des questions.

We can definitely make this  more direct and concise.  

Nous pouvons certainement rendre cela plus direct et concis.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

Salut. Oui, demain c'est bien. Quel moment est le mieux pour toi? Je peux me rencontrer le matin ou le soir. Fais-moi savoir.

Don't write business email like you text a friend.  

N'écrivez pas un e-mail professionnel comme vous envoyez un SMS à un ami.

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

Les e-mails professionnels sont souvent conviviaux, mais vous pouvez toujours conserver un ton professionnel.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

Comment modifieriez-vous ces déclarations ? Adaptez- les à la messagerie professionnelle.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

Salut Gwen. J'ai reçu le document. Merci. Je vais le lire et vous en renvoyer une copie signée dès que possible.

Best, Teresa

Cordialement, Teresa

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

Salut Gwen. J'ai lu le document et j'ai une question sur le point 5.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

Il demande un code d'employé. Je ne sais pas où trouver ça. S'il vous plaît donnez votre avis. Merci, Teresa

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

N'écrivez pas chaque e-mail comme une lettre commerciale formelle, en particulier dans un long fil de discussion.

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

Le courrier électronique doit être efficace. Ne perdez pas de temps avec de longues salutations et fermetures

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

lorsque les allers-retours dans un fil de discussion sont très rapides.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

Regardons ce fil. C'est assez typique. Un premier message utilise la structure standard.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

Il y a une salutation, le corps, suivi de la conclusion et de la signature.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

La réponse utilise le même format : message d'accueil, corps, signature de clôture. La réponse suivante,

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

qui est arrivée peu de temps après, omet le message d'accueil et la conclusion. La signature est là par défaut.

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

N'abusez pas ou n'abusez pas des signes de ponctuation.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

Laissez-moi vous interroger rapidement. Comment doit-on terminer chaque phrase ?

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

Avec une période. Et comment une question devrait-elle se terminer ? Avec un point d'interrogation. Comment ça s'appelle ?

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

Un point d'exclamation. Il exprime généralement une émotion forte.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

D'accord. Examinons un message et voyons si les signes de ponctuation sont bien utilisés ou non.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

Donc, la première chose que je vois ici est l'absence de sauts de ligne. Séparons le message d'accueil

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

et la signature. La manière la plus courante de ponctuer un message d'accueil consiste à utiliser une virgule.

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

Les phrases doivent commencer par des majuscules et nous n'allons pas joindre les phrases par des virgules.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

Une phrase doit se terminer par un point. Assurez- vous de savoir identifier une phrase. S'il s'agit d'une

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

question, terminez par un point d'interrogation. Dans les e-mails professionnels, n'essayez pas de combiner un point d'interrogation et

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

un point d'exclamation. Et si ce n'est pas une vraie question, elle devrait se terminer par un point.

To review standard use of  punctuation in American English,  

Pour revoir l'utilisation standard de  la ponctuation en anglais américain,

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

consultez ma liste de lecture sur les compétences en écriture. Je mettrai le lien dans la description de la vidéo.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

Ne répétez pas ce qui n'est pas nécessaire. Même les e-mails professionnels formels peuvent être concis. Les demandes polies,

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

par exemple, peuvent utiliser des structures plus longues, mais cela ne signifie pas que beaucoup de répétitions sont nécessaires.

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

Regardez ma leçon sur les points de suspension pour mieux comprendre quand des mots peuvent être omis.

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

Nous avons ici un message de Max. Il écrit à un bureau des admissions.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

Lisons son e-mail. Bonjour. Je postule pour le programme MBA et je prévois de suivre certains

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

de mes cours à distance. Le site Web n'indique pas clairement quels cours sont proposés en ligne.

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

Il y a un certain nombre de cours au choix qui m'intéressent particulièrement

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

, je voudrais donc confirmer à l'avance s'ils ne sont offerts que sur le campus. Comme je postule pour

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

le programme MBA et que la date limite est la semaine prochaine, je souhaite clarifier mes options dès que possible.

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

J'espère que vous serez en mesure de fournir cette clarification afin que je puisse respecter la

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

date limite et soumettre ma candidature à temps. Pourriez- vous s'il vous plaît me dire si les cours listés ci-dessous

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

sont proposés en ligne ou s'ils sont au moins proposés en ligne pour certains semestres sinon pour d'autres ?

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

J'apprécierais grandement la clarification. J'attends avec impatience votre réponse concernant   la

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

clarification de ces cours pour lesquels j'ai manifesté de l'intérêt. Merci. Cordialement, Max.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

C'était assez verbeux. Je pense qu'il est juste de dire que c'est plutôt verbeux.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

Très bien. Aidons Max et réduisons les répétitions. Je pense que nous pouvons

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

commencer ici. Nous n'avons pas besoin de dire que nous postulons à nouveau. Sortez-le, Max.

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

Très bien. Oui, vous voulez clarifier, alors ne demandez pas de précisions. Enlevons cela.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

Maintenant, si vous êtes préoccupé par le délai, c'est évident. Droite? Alors, devons-nous expliquer

why you're concerned about the deadline? No.

pourquoi vous vous inquiétez du délai ? Non.

You don't need to talk about the deadline twice.

Vous n'avez pas besoin de parler deux fois de la date limite.

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

Enlevons tout cela. Tout est compris. C'est clair.

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

Nous pouvons certainement réduire cela. Faisons en sorte qu'il soit plus court, plus concis. Et "à tout moment" ?

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

D'accord. Tout cela est poli, mais cette dernière partie est bien trop longue. Vous voulez juste attendre la réponse avec impatience

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

. Nous pouvons peut-être combiner cette appréciation avec le "merci". Voici ma suggestion.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

Que diriez-vous de "Merci d'avance" ? C'est ce que nous devons dire. Merci d'avance

for your time and assistance.

pour votre temps et votre aide.

Then we'll delete this one, and it looks good.

Ensuite, nous supprimerons celui-ci, et il a l'air bien.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

Bien sûr, Max doit faire sa liste. Faisons de la

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

place pour cela, afin que max n'oublie pas de lister les cours.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

Lisons maintenant le message à voix haute pour voir s'il est fluide. Bonjour. Je postule pour le

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

programme MBA et je prévois de suivre certains de mes cours à distance. Le site Web n'indique pas

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

clairement quels cours sont proposés en ligne. Il y a un certain nombre de cours au choix qui m'intéressent particulièrement

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

; je voudrais donc confirmer à l'avance s'ils ne sont offerts que sur le campus.

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

Comme la date limite est la semaine prochaine, je souhaite clarifier mes options dès que possible.

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

Pourriez-vous me dire si les cours répertoriés ci-dessous sont proposés en ligne à tout moment ? J'attends avec

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

impatience votre réponse. Merci d'avance pour votre temps et votre aide. Cordialement, Max

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

N'oubliez pas la nécessité de quelques plaisanteries et du contexte.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

Vous ne pouvez pas toujours partir du principe que votre lecteur sait exactement à quoi vous faites référence.

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

Découvrez d'autres leçons que j'ai sur y compris les plaisanteries et les e-mails.

I also teach formal and  informal greetings and closings.

J'enseigne également les salutations et les fermetures formelles et informelles.

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

Passons directement à ce message et voyons comment cela sonne. Bonjour Mia. Objet : 33, rue Cherry. Ce

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

sont les jours où je suis disponible pour visiter la propriété : samedi, dimanche, lundi. Cordialement, Adam Rush.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

Eh bien, Adam, vous vous précipitez peut-être. Tout d'abord, je ne sais pas s'il connaît Mia ou si Mia le connaît.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

Je vais suggérer à Adam d'ajouter un peu plus de contexte. Il peut commencer dans la ligne d'objet. Quelle

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

est la demande ? Soyons plus précis. Il s'agit d'une demande de visite d'un établissement, en particulier du 33 Cherry

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

Street. Mia doit être un agent inscripteur, un agent immobilier . S'il s'agit du premier message à Mia, il

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

peut montrer un peu plus de respect. Écrivons des phrases complètes. Faites que ça sonne bien. Il demande une

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

faveur. Il veut voir cette maison. J'ai noté que vous êtes l'agent inscripteur du 33 Cherry Street.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

Il peut expliquer ce qu'il veut et pourquoi. J'ai raté la journée portes ouvertes plus tôt cette semaine.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

La demande maintenant. Serait-il possible de programmer une projection ? Ce sont les jours où je suis disponible

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

pour   visiter la propriété. Je pense qu'une bonne chose à ajouter ici serait "merci". Merci d'avance.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

Très bien. Ça a l'air mieux, Adam. Oh , ajoutons une dernière chose. Passe une bonne journée!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

Puisque vous demandez quelque chose, soyez gentil. N'oubliez pas de ne pas vous précipiter au point d'oublier le

context and pleasantries.

contexte et les plaisanteries.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

Nous terminerons ici. Veuillez aimer la vidéo si vous l'avez trouvée utile.

As always, thanks for watching and happy studies!

Comme toujours, merci d'avoir regardé et bonnes études !

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