How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

Chào mọi người. Tôi là Jennifer đến từ tiếng Anh với Jennifer. Một phần công việc hàng ngày của tôi

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

bảy ngày một tuần bao gồm thời gian trả lời nhận xét công khai và email.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

Nếu bạn viết email thậm chí chỉ bằng một nửa so với tôi, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng mình đang viết

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

những thông điệp tốt nhất có thể để có hiệu lực và hiệu quả. Email yêu cầu giao tiếp rõ ràng. Nếu không

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

rõ ràng, bạn có thể gây hiểu lầm. Giọng điệu phù hợp cũng rất quan trọng vì

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

nghe quá trang trọng hoặc không trang trọng đều không tốt cho bất kỳ loại mối quan hệ nào. Vì vậy, hãy nói về

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

12 lỗi phổ biến mà mọi người mắc phải khi viết email và tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tránh những lỗi đó.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

Trong một bài học trước về cách viết email, tôi đã chia sẻ năm điều cơ bản không nên làm. Hãy nhanh chóng xem xét những điều đó.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

Một. Đừng quên viết dòng tiêu đề. Ngắn gọn.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

Hai. Không viết toàn bộ tin nhắn của bạn bằng CHỮ HOA (viết hoa).

Three. Don't write in all lowercase letters.

Số ba. Đừng viết bằng tất cả các chữ thường.

Four. Don't start each sentence on a new line.

Bốn. Đừng bắt đầu mỗi câu trên một dòng mới.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

Năm. Đừng viết toàn bộ tin nhắn của bạn dưới dạng một đoạn văn. Sử dụng ngắt dòng.

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

Không lạm dụng CAPS hoặc định dạng khác, chẳng hạn như gạch chân, để nhấn mạnh. Nếu điều gì đó khẩn cấp,

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

bạn có thể hạn chế sử dụng chữ in đậm hoặc in nghiêng, hoặc bạn có thể chỉ cần diễn đạt mức độ khẩn cấp hoặc

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

tầm quan trọng bằng từ ngữ. Kiểm tra những ví dụ này. Trong dòng tiêu đề, bạn chỉ cần sử dụng cách viết hoa tiêu đề:

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

chúng ta viết hoa từ đầu tiên, từ cuối cùng và tất cả các từ quan trọng như danh từ,

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

động từ,  tính từ, trạng từ và tất nhiên là danh từ riêng. Một số người chọn

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

sử dụng trường hợp câu. Điều đó có nghĩa là bạn chỉ viết hoa từ đầu tiên và danh từ riêng.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

Và đừng cảm thấy cần phải sử dụng dấu chấm than trong dòng chủ đề, đặc biệt là trong email kinh doanh.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

Trong câu này, chữ in đậm được sử dụng để làm nổi bật ngày tháng. Không sao đâu. Trong câu này,

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

chữ in nghiêng được dùng để nhấn mạnh "không". Không chia sẻ các liên kết nội bộ này. Không sao đâu.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

Trong ví dụ này, chúng tôi đang sử dụng các từ để thể hiện mức độ khẩn cấp và như vậy là đủ. Một

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

lần nữa, ở đây, chúng tôi dựa vào từ ngữ để thể hiện mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.

Don't write email like you talk in conversation.  

Đừng viết email giống như bạn nói chuyện trong cuộc trò chuyện.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

Hãy trực tiếp và ngắn gọn hơn. Hãy xem các mẫu này. Hãy xem làm thế nào họ có thể được cải thiện.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

Dưới đây là những gợi ý của tôi. Chào Kyle. Khi bạn có một phút, bạn có thể xem tệp PDF đính kèm về

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

các dịch vụ của tôi. Vui lòng liên hệ nếu bạn muốn nói chuyện nhiều hơn hoặc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

We can definitely make this  more direct and concise.  

Chúng tôi chắc chắn có thể làm cho điều này trực tiếp và ngắn gọn hơn.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

Chào. Vâng, ngày mai là tốt. Thời gian nào phù hợp với bạn? Tôi có thể gặp vào AM hoặc PM. Cho tôi biết.

Don't write business email like you text a friend.  

Đừng viết email công việc giống như bạn nhắn tin cho một người bạn.

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

Email doanh nghiệp thường thân thiện, nhưng bạn vẫn có thể duy trì giọng điệu chuyên nghiệp.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

Làm thế nào bạn sẽ thay đổi những tuyên bố này? Làm cho chúng phù hợp hơn với email doanh nghiệp.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

Chào Gwen. Tôi đã nhận được tài liệu. Cảm ơn. Tôi sẽ đọc nó và gửi lại bản sao có chữ ký sớm nhất có thể.

Best, Teresa

Tốt nhất, Teresa

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

Hi Gwen. Tôi đã đọc tài liệu và Tôi có thắc mắc về mục 5.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

Nó yêu cầu mã nhân viên. Tôi không biết tìm nó ở đâu. Xin tư vấn. Cảm ơn, Teresa

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

Đừng viết mọi email như một bức thư kinh doanh  trang trọng, đặc biệt là trong một chuỗi dài.

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

Email cần phải hiệu quả. Đừng lãng phí thời gian cho những lời chào và kết thúc dài dòng

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

khi việc trao đổi qua lại trong một chuỗi diễn ra rất nhanh.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

Hãy nhìn vào chủ đề này. Nó khá điển hình. Một tin nhắn sớm sử dụng cấu trúc tiêu chuẩn.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

Có lời chào, phần thân, theo sau là phần kết và chữ ký.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

Câu trả lời sử dụng cùng một định dạng: lời chào, nội dung, chữ ký kết thúc. Câu trả lời tiếp theo,

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

đến ngay sau đó, bỏ qua lời chào và kết thúc. Chữ ký ở đó theo mặc định.

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

Không lạm dụng hoặc sử dụng sai dấu câu.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

Hãy để tôi nhanh chóng đố bạn. Chúng ta nên kết thúc mỗi câu như thế nào?

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

Với một khoảng thời gian. Và một câu hỏi nên kết thúc như thế nào? Với một dấu chấm hỏi. Cái này được gọi là gì?

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

Một dấu chấm than. Nó thường thể hiện cảm xúc mạnh mẽ.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

Được chứ. Hãy xem một tin nhắn và xem dấu chấm câu có được sử dụng tốt hay không.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

Vì vậy, điều đầu tiên tôi thấy ở đây là không có bất kỳ dấu ngắt dòng nào. Hãy tách biệt lời chào

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

và chữ ký. Cách phổ biến nhất để chấm câu lời chào là dùng dấu phẩy.

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

Các câu cần bắt đầu bằng chữ in hoa và chúng ta sẽ không nối các câu bằng dấu phẩy.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

Một câu cần phải kết thúc với một khoảng thời gian. Hãy chắc chắn rằng bạn biết cách xác định một câu. Nếu đó là một

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

câu hỏi, hãy kết thúc bằng dấu chấm hỏi. Trong email kinh doanh , đừng cố kết hợp dấu chấm hỏi với

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

dấu chấm than. Và nếu đó không phải là một câu hỏi thực sự, thì câu hỏi đó sẽ kết thúc bằng một dấu chấm.

To review standard use of  punctuation in American English,  

Để xem lại cách sử dụng dấu chấm câu chuẩn trong tiếng Anh Mỹ,

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

hãy xem danh sách phát kỹ năng viết của tôi. Tôi sẽ đặt liên kết trong phần mô tả video.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

Đừng lặp lại những gì không cần thiết. Ngay cả email doanh nghiệp chính thức cũng có thể ngắn gọn. Ví dụ: yêu cầu lịch sự

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

có thể sử dụng cấu trúc dài hơn, nhưng điều đó không có nghĩa là cần lặp lại nhiều lần.

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

Xem bài học của tôi về dấu chấm lửng để hiểu rõ hơn về thời điểm có thể bỏ qua các từ.

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

Ở đây chúng tôi có một tin nhắn từ Max. Anh ấy đang viết thư cho một văn phòng tuyển sinh.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

Hãy đọc email của anh ấy. Xin chào. Tôi đang đăng ký chương trình MBA và tôi dự định hoàn thành một số

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

bài tập của mình từ xa. Trang web không nêu rõ khóa học nào được cung cấp trực tuyến.

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

Có một số môn tự chọn mà tôi đặc biệt muốn học,

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

vì vậy tôi muốn xác nhận trước liệu chúng chỉ được cung cấp trong khuôn viên trường hay không. Vì tôi đang đăng ký

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

chương trình MBA và hạn chót là vào tuần tới, tôi muốn làm rõ các lựa chọn của mình càng sớm càng tốt.

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

Tôi hy vọng rằng bạn sẽ có thể cung cấp thông tin làm rõ này để tôi có thể đáp ứng

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

thời hạn và nộp đơn đúng hạn. Bạn vui lòng cho tôi biết liệu các khóa học được liệt kê dưới đây

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

có được cung cấp trực tuyến hay ít nhất chúng có được cung cấp trực tuyến trong một số học kỳ nếu không phải cho những học kỳ khác không?

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

Tôi sẽ đánh giá rất cao sự làm rõ. Tôi mong nhận được phản hồi của bạn về

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

việc  làm rõ các khóa học mà tôi đã bày tỏ sự quan tâm. Cảm ơn bạn. Trân trọng, Max.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

Đó là khá dài dòng. Tôi nghĩ công bằng mà nói nó khá dài dòng.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

Được rồi. Hãy giúp Max và giảm sự lặp lại. Tôi nghĩ chúng ta có thể bắt đầu

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

ngay tại đây. Chúng tôi không cần phải nói chúng tôi sẽ đăng ký lại. Lấy nó ra, Max.

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

Được rồi. Có, bạn muốn làm rõ, vì vậy đừng yêu cầu làm rõ. Hãy lấy nó ra.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

Bây giờ, nếu bạn lo lắng về thời hạn, thì điều đó là hiển nhiên. Đúng? Vì vậy, chúng tôi có cần giải thích

why you're concerned about the deadline? No.

tại sao bạn lo lắng về thời hạn không? Không.

You don't need to talk about the deadline twice.

Bạn không cần phải nói về thời hạn hai lần.

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

Chúng ta hãy lấy tất cả ra. Tất cả đã hiểu. Nó là rõ ràng.

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

Chúng tôi chắc chắn có thể giảm thiểu điều này. Hãy làm cho nó ngắn hơn, súc tích hơn. Làm thế nào về "bất cứ lúc nào"?

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

Được chứ. Điều này hoàn toàn lịch sự, nhưng phần cuối cùng này quá dài. Bạn chỉ muốn chờ đợi

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

phản hồi. Có lẽ chúng ta có thể kết hợp sự đánh giá cao này với lời "cảm ơn". Đây là gợi ý của tôi.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

Thế còn "Cảm ơn trước"? Đó là điều chúng ta cần nói. Xin cảm ơn trước

for your time and assistance.

vì đã dành thời gian và sự giúp đỡ của bạn.

Then we'll delete this one, and it looks good.

Sau đó, chúng tôi sẽ xóa cái này, và nó có vẻ tốt.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

Tất nhiên, Max cần lập danh sách của mình. Hãy

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

dành chỗ cho điều đó, để max không quên liệt kê các khóa học.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

Bây giờ, hãy đọc to tin nhắn để xem nó trôi chảy như thế nào. Xin chào. Tôi đang đăng ký

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

chương trình MBA và tôi dự định hoàn thành một số khóa học của mình từ xa. Trang web không

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

nêu rõ những khóa học nào được cung cấp trực tuyến. Có một số môn tự chọn mà tôi đặc biệt

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

thích học, vì vậy tôi muốn xác nhận trước liệu chúng có chỉ được cung cấp trong khuôn viên trường hay không.

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

Vì hạn chót là vào tuần tới nên tôi muốn làm rõ các lựa chọn của mình càng sớm càng tốt.

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

Vui lòng cho tôi biết liệu các khóa học được liệt kê bên dưới có được cung cấp trực tuyến vào bất kỳ thời điểm nào không? Tôi mong

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

đợi sự hồi đáp của bạn. Cảm ơn bạn trước vì đã dành thời gian và hỗ trợ. Trân trọng, Max

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

Đừng quên sự cần thiết của một số câu nói vui và bối cảnh.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

Không phải lúc nào bạn cũng cho rằng người đọc biết chính xác những gì bạn đang đề cập đến.

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

Hãy xem các bài học khác mà tôi có về bao gồm cả cách nói chuyện vui vẻ và email.

I also teach formal and  informal greetings and closings.

Tôi cũng dạy cách chào hỏi và kết thúc trang trọng và không trang trọng.

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

Hãy chuyển sang tin nhắn này và xem âm thanh của nó. Xin chào Mía. Re: 33 đường Cherry. Đây

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

là những ngày tôi có thể xem bất động sản: Thứ Bảy, Chủ Nhật, Thứ Hai. Tốt nhất, Adam Rush.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

Chà, Adam, bạn có thể đang vội. Trước hết, Tôi không chắc liệu anh ấy có biết Mia hay Mia có biết anh ấy hay không.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

Tôi sẽ đề nghị Adam bổ sung thêm một chút ngữ cảnh. Anh ta có thể bắt đầu trong dòng chủ đề.

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

Yêu cầu là gì? Hãy cụ thể hơn. Đó là yêu cầu xem một tài sản, cụ thể là 33 Cherry

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

Street. Mia phải là đại lý niêm yết, đại lý bất động sản . Nếu đây là tin nhắn đầu tiên gửi cho Mia, anh ấy

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

có thể thể hiện sự tôn trọng hơn một chút. Hãy viết những câu đầy đủ. Làm cho nó âm thanh tốt đẹp. Anh ấy đang yêu cầu một

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

ân huệ. Anh ấy muốn xem ngôi nhà đó. Tôi đã lưu ý rằng bạn là đại lý niêm yết cho 33 Cherry Street.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

Anh ấy có thể giải thích những gì anh ấy muốn và tại sao. Tôi đã bỏ lỡ buổi khai trương vào đầu tuần này.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

Yêu cầu bây giờ. Có thể lên lịch trình chiếu không? Đây là những ngày tôi sẵn sàng để

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

xem bất động sản. Tôi nghĩ một điều hay cần thêm vào đây sẽ là "cảm ơn". Cảm ơn bạn trước.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

Được rồi. Điều đó có vẻ tốt hơn, Adam. Ồ, hãy thêm một điều nữa. Chúc bạn ngày mới tốt lành!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

Vì bạn đang yêu cầu một cái gì đó, hãy tử tế. Hãy nhớ đừng vội vàng đến mức quên mất

context and pleasantries.

bối cảnh và những điều thú vị.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

Chúng ta sẽ kết thúc ở đây. Hãy thích video nếu bạn thấy nó hữu ích.

As always, thanks for watching and happy studies!

Như mọi khi, cảm ơn bạn đã xem và chúc bạn học tập vui vẻ!

Follow me on Facebook, Twitter, and  Instagram. Why not join me on Patreon?  

Theo dõi tôi trên Facebook, Twitter và Instagram. Tại sao không tham gia cùng tôi trên Patreon?

And don't forget to subscribe on YouTube.

Và đừng quên đăng ký trên YouTube.