How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

Oi pessoal. Sou a Jennifer de inglês com Jennifer. Parte da minha rotina diária

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

sete dias por semana inclui tempo para responder a comentários públicos e e-mails.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

Se você escreve e-mails com a metade do que eu, precisa ter certeza de que está escrevendo as melhores

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

mensagens possíveis para ser eficaz e eficiente. E-mail requer uma comunicação clara. Se você não for

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

claro, pode criar um mal-entendido. Um tom apropriado também é importante porque

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

soar muito formal ou informal não é bom para nenhum tipo de relacionamento. Então, vamos falar sobre

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

12 erros comuns que as pessoas cometem ao escrever e-mails e vou ensinar como evitá-los.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

Em uma lição anterior sobre como escrever e-mails, compartilhei cinco coisas que você não deve fazer. Vamos revisá-los rapidamente.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

Um. Não se esqueça de escrever uma linha de assunto. Ser conciso.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

Dois. Não escreva toda a mensagem em CAPS (maiúsculas).

Three. Don't write in all lowercase letters.

Três. Não escreva em letras minúsculas.

Four. Don't start each sentence on a new line.

Quatro. Não comece cada frase em uma nova linha.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

Cinco. Não escreva sua mensagem inteira em um parágrafo. Use quebras de linha.

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

Não abuse de CAPS ou outra formatação, como sublinhado, para dar ênfase. Se algo for urgente,

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

você pode usar [ __ ] ou itálico com moderação, ou simplesmente expressar a urgência ou a

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

importância em palavras. Confira estes exemplos. Na  linha de assunto, você pode simplesmente usar maiúsculas e minúsculas:

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

colocamos em maiúscula a primeira palavra, a última palavra e todas as palavras importantes, como substantivos, verbos,

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

adjetivos, advérbios e, é claro, nomes próprios. Algumas pessoas optam por

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

usar maiúsculas e minúsculas. Isso significa que você só coloca em maiúscula a primeira palavra e os nomes próprios.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

E não sinta a necessidade de usar pontos de exclamação na linha de assunto, especialmente em e-mails comerciais.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

Nesta frase, o [ __ ] é usado para destacar a data. Tudo bem. Nesta frase, o

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

itálico é usado para enfatizar "não". Não compartilhe esses links internos. Está tudo bem.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

Neste exemplo, estamos usando palavras para expressar a urgência, e isso é suficiente.

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

Aqui, novamente, contamos com palavras para expressar a urgência e a importância.

Don't write email like you talk in conversation.  

Não escreva e-mail como você fala em uma conversa.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

Seja mais direto e conciso. Dê uma olhada nesses modelos. Vamos ver como eles podem ser melhorados.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

Aqui estão minhas sugestões. Olá Kyle. Quando tiver um minuto, você pode conferir o PDF anexado de

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

meus serviços. Entre em contato se quiser falar mais ou se tiver alguma dúvida.

We can definitely make this  more direct and concise.  

Definitivamente, podemos tornar isso mais direto e conciso.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

Oi. Sim, amanhã está bom. Que horas são boas para você? Posso me encontrar de manhã ou à noite. Avise.

Don't write business email like you text a friend.  

Não escreva um e-mail comercial como se fosse um amigo. O

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

e-mail comercial geralmente é amigável, mas você ainda pode manter um tom profissional.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

Como você mudaria essas declarações? Torne- os mais apropriados para e-mails comerciais.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

Olá Gwen. Peguei o documento. Obrigado. Vou lê- lo e devolver uma cópia assinada assim que possível.

Best, Teresa

Atenciosamente, Teresa

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

Oi Gwen. Li o documento e tenho uma dúvida sobre o item 5.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

Ele solicita um código de funcionário. Não sei onde encontrar isso. Por favor, avise. Obrigado, Teresa

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

Não escreva todos os e-mails como uma carta comercial formal, especialmente em uma conversa longa. O

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

e-mail precisa ser eficiente. Não perca tempo com longas saudações e encerramentos

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

quando o vaivém dentro de uma conversa é muito rápido.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

Vejamos este tópico. É bastante típico. Uma mensagem inicial usa a estrutura padrão.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

Há uma saudação, o corpo, seguido pelo encerramento e assinatura.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

A resposta usa o mesmo formato: saudação, corpo, assinatura de encerramento. A próxima resposta,

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

que veio logo depois, omite a saudação e encerramento. A assinatura está lá por padrão.

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

Não abuse ou abuse dos sinais de pontuação.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

Deixe-me questioná-lo rapidamente. Como devemos terminar cada frase?

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

Com um período. E como uma pergunta deve terminar? Com um ponto de interrogação. Como isso se chama?

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

Um ponto de exclamação. Geralmente expressa emoções fortes.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

OK. Vamos analisar uma mensagem e ver se os sinais de pontuação são bem usados ​​ou não.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

Então, a primeira coisa que vejo aqui é a falta de qualquer quebra de linha. Vamos separar a saudação

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

e a assinatura. A forma mais comum de pontuar uma saudação é com uma vírgula. As

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

frases precisam começar com letras maiúsculas e não vamos juntá-las com vírgulas.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

Uma frase precisa terminar com um ponto. Certifique-se de saber como identificar uma frase. Se for uma

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

pergunta, termine com um ponto de interrogação. No e-mail comercial, não tente combinar um ponto de interrogação com

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

um ponto de exclamação. E se não for uma pergunta real, deve terminar com um ponto.

To review standard use of  punctuation in American English,  

Para revisar o uso padrão de pontuação no inglês americano,

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

confira minha lista de reprodução de habilidades de escrita. Colocarei o link na descrição do vídeo.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

Não repita o que não é necessário. Mesmo um e-mail comercial formal pode ser conciso. Solicitações educadas,

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

por exemplo, podem usar estruturas mais longas, mas isso não significa que muita repetição seja necessária.

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

Assista à minha lição sobre reticências para entender melhor quando as palavras podem ser omitidas.

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

Aqui temos uma mensagem de Max. Ele está escrevendo para um escritório de admissões.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

Vamos ler o e-mail dele. Olá. Estou me inscrevendo no  programa de MBA e pretendo concluir parte

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

dos meus cursos remotamente. O site não indica claramente quais cursos são oferecidos online.

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

Há uma série de disciplinas eletivas que estou especificamente interessado em fazer,

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

então gostaria de confirmar com antecedência se elas são oferecidas apenas no campus. Como estou me inscrevendo

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

no programa de MBA e o prazo é na próxima semana, desejo esclarecer minhas opções o mais rápido possível.

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

Espero que você possa fornecer este esclarecimento para que eu possa cumprir o

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

prazo e enviar minha inscrição a tempo. Você poderia me dizer se os cursos listados abaixo

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

são oferecidos online ou se são oferecidos online em alguns semestres, se não em outros?

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

Agradeceria muito o esclarecimento. Aguardo sua resposta em relação ao

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

esclarecimento desses cursos nos quais manifestei interesse. Obrigado. Atenciosamente, Máx.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

Isso foi bastante prolixo. Acho justo dizer que é bastante detalhado.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

Tudo bem. Vamos ajudar Max e reduzir a repetição. Acho que podemos começar por

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

aqui. Não precisamos dizer que estamos nos inscrevendo novamente. Tire isso, Máx.

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

Tudo bem. Sim, você quer esclarecer, então não peça esclarecimentos. Vamos tirar isso.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

Agora, se você está preocupado com o prazo, é óbvio. Certo? Então, precisamos explicar

why you're concerned about the deadline? No.

por que você está preocupado com o prazo? Não.

You don't need to talk about the deadline twice.

Você não precisa falar sobre o prazo duas vezes.

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

Vamos tirar tudo isso. Está tudo entendido. Está claro.

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

Certamente podemos reduzir isso. Vamos torná-lo mais curto e conciso. Que tal "a qualquer hora"?

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

OK. Tudo isso é educado, mas esta parte final é muito longa. Você só quer esperar pela

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

resposta. Talvez possamos combinar esse agradecimento com o "obrigado". Aqui está a minha sugestão.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

Que tal, "Agradeço antecipadamente"? Isso é o que precisamos dizer. Agradecemos antecipadamente

for your time and assistance.

pelo seu tempo e assistência.

Then we'll delete this one, and it looks good.

Então vamos deletar este, e parece bom.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

Claro, Max precisa fazer sua lista. Vamos

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

abrir espaço para isso, para que max não se esqueça de listar os cursos.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

Agora vamos ler a mensagem em voz alta para ver como ela flui. Olá. Estou me inscrevendo para o

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

programa de MBA e pretendo concluir alguns dos meus cursos remotamente. O site não

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

indica claramente quais cursos são oferecidos online. Há uma série de disciplinas eletivas que estou especificamente

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

interessado em fazer, então gostaria de confirmar com antecedência se elas são oferecidas apenas no campus.

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

Como o prazo é na próxima semana, gostaria de esclarecer minhas opções o mais rápido possível.

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

Você poderia me dizer se os cursos listados abaixo são oferecidos on-line a qualquer momento?

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

Aguardo sua resposta. Agradecemos antecipadamente por seu tempo e assistência. Atenciosamente, Max

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

Não se esqueça da necessidade de algumas gentilezas e contexto.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

Você nem sempre pode presumir que seu leitor sabe exatamente a que você está se referindo.

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

Confira outras lições que tenho sobre, incluindo gentilezas e e-mail.

I also teach formal and  informal greetings and closings.

Também ensino cumprimentos e encerramentos formais e informais.

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

Vamos pular para esta mensagem e ver como ela soa. Olá Mia. Ref.: Rua Cherry, 33. Estes

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

são os dias em que estou disponível para ver a propriedade: sábado, domingo, segunda-feira. Atenciosamente, Adam Rush.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

Bem, Adam, você pode estar com pressa. Em primeiro lugar, não tenho certeza se ele conhece Mia ou se Mia o conhece.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

Vou sugerir que Adam adicione um pouco mais de contexto. Ele pode começar na linha de assunto. Qual

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

é a solicitação? Sejamos mais específicos. É uma solicitação para ver uma propriedade, especificamente 33 Cherry

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

Street. Mia deve ser uma corretora de imóveis, uma corretora de imóveis. Se esta for a primeira mensagem para Mia, ele

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

pode mostrar um pouco mais de respeito. Vamos escrever frases completas. Faça soar bem. Ele está pedindo um

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

favor. Ele quer ver aquela casa. Observei que você é o agente de listagem da 33 Cherry Street.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

Ele pode explicar o que quer e por quê. Perdi a visitação pública no início desta semana.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

O pedido agora. Seria possível agendar uma exibição? Esses são os dias em que estou disponível para

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

ver a propriedade. Acho que uma boa coisa a acrescentar aqui seria "obrigado". Agradeço antecipadamente.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

Tudo bem. Isso parece melhor, Adam. Ah, vamos adicionar mais uma coisa. Tenha um bom dia!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

Já que você está pedindo algo, seja gentil. Lembre-se de não se apressar tanto a ponto de esquecer   o

context and pleasantries.

contexto e as gentilezas.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

Terminaremos aqui. Curta o vídeo se o achou útil.

As always, thanks for watching and happy studies!

Como sempre, obrigado por assistir e bons estudos!

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