How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

Herkese selam. Ben İngilizce'den Jennifer with Jennifer. Haftanın yedi günü   günlük rutinimin bir parçası,

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

herkese açık yorumlara ve e-postalara yanıt vermek için ayırdığım zamanı içerir.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

Benim yazdığımın yarısı kadar bile olsa e-posta yazarsanız,

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

etkili ve verimli olmak için mümkün olan en iyi mesajları yazdığınızdan emin olmak istersiniz. E-posta açık iletişim gerektirir.

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

Net değilseniz, bir yanlış anlama yaratabilirsiniz. Uygun bir üslup da önemlidir çünkü

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

fazla resmi veya gayri resmi görünmek herhangi bir ilişki için iyi değildir. O halde,

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

insanların e-posta yazarken yaptıkları 12 yaygın hata hakkında konuşalım ve size bunlardan nasıl kaçınacağınızı öğreteyim.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

E-posta yazmayla ilgili önceki bir derste, yapılmaması gereken beş temel şeyi paylaştım. Bunları hızlıca gözden geçirelim.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

Bir. Bir konu satırı yazmayı unutmayın. Kısa ve öz olun.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

İki. Mesajınızın tamamını BÜYÜK harflerle (büyük harflerle) yazmayın.

Three. Don't write in all lowercase letters.

Üç. Tamamını küçük harflerle yazmayın.

Four. Don't start each sentence on a new line.

Dört. Her cümleye yeni bir satırda başlamayın.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

Beş. Mesajınızın tamamını tek bir paragraf olarak yazmayın. Satır sonları kullanın. Vurgulamak için

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

BÜYÜK BÜYÜK veya altını çizme gibi diğer biçimlendirmeleri aşırı kullanmayın . Acil bir durum varsa

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

kalın veya italik yazıları az miktarda kullanabilirsiniz veya aciliyeti veya  önemi kelimelerle ifade edebilirsiniz

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

. Bu örneklere göz atın. Konu satırında başlık durumunu basitçe kullanabilirsiniz:

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

ilk kelimeyi, son kelimeyi ve isimler, fiiller,

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

sıfatlar, zarflar ve tabii ki özel isimler gibi tüm önemli kelimeleri büyük harfle yazıyoruz. Bazı kişiler

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

cümle durumunu kullanmayı tercih eder. Bu, yalnızca ilk kelimeyi ve özel isimleri büyük yazdığınız anlamına gelir.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

Ve özellikle iş e-postalarında konu satırında ünlem işareti kullanma gereği duymayın.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

Bu cümlede, tarihi vurgulamak için kalın yazı kullanılmıştır . Sorun yok. Bu cümlede,

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

italik "değil"i vurgulamak için kullanılmıştır. Bu dahili bağlantıları paylaşmayın. Tamam.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

Bu örnekte, aciliyeti ifade etmek için kelimeler kullanıyoruz ve bu kadarı yeterli.

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

Burada yine aciliyeti ve önemi ifade etmek için kelimelere güveniyoruz.

Don't write email like you talk in conversation.  

Sohbette konuştuğunuz gibi e-posta yazmayın.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

Daha doğrudan ve özlü olun. Bu modellere bir göz atın . Nasıl geliştirilebileceğini görelim.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

İşte benim önerilerim. Merhaba Kyle. Vaktiniz olduğunda, hizmetlerimin ekteki   PDF'sine göz atabilirsiniz

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

. Daha fazla konuşmak isterseniz veya herhangi bir sorunuz varsa lütfen bize ulaşın.

We can definitely make this  more direct and concise.  

Bunu kesinlikle daha doğrudan ve öz hale getirebiliriz.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

MERHABA. Evet, yarın güzel. Size ne zaman uyar ? Öğleden önce veya öğleden sonra görüşebilirim. Bana bildirin.

Don't write business email like you text a friend.  

Bir arkadaşınıza mesaj atar gibi iş e-postası yazmayın.

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

İş e-postası genellikle arkadaş canlısıdır, ancak yine de profesyonel bir üslup sürdürebilirsiniz.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

Bu ifadeleri nasıl değiştirirsiniz? Bunları iş e-postası için daha uygun hale getirin.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

Merhaba Gwen. Belgeyi aldım. Teşekkürler. En kısa sürede okuyup imzalı bir kopyasını göndereceğim.

Best, Teresa

En iyisi, Teresa

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

Merhaba Gwen. Belgeyi okudum ve 5. maddeyle ilgili bir sorum var.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

Bir çalışan kodu istiyor. Bunu nerede bulacağımı bilmiyorum. Tavsiye lütfen. Teşekkürler, Teresa

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

Her e-postayı, özellikle uzun bir ileti dizisinde, resmi bir iş mektubu gibi yazmayın.

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

E-postanın verimli olması gerekir.

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

Bir ileti dizisindeki ileri geri çok hızlı olduğunda uzun selamlamalar ve kapanışlarla zaman kaybetmeyin.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

Bu konuya bakalım. Oldukça tipik. Erken bir mesaj standart yapıyı kullanır.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

Bir selamlama, gövde  ve ardından kapanış ve imza vardır.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

Yanıt aynı biçimi kullanır: selamlama, gövde, kapanış imzası.

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

Kısa bir süre sonra gelen   sonraki yanıt, selamlama ve kapanışı atlar. İmza varsayılan olarak oradadır.

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

Noktalama işaretlerini aşırı veya yanlış kullanmayın.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

Sizi hızlıca test etmeme izin verin. Her cümleyi nasıl bitirmeliyiz?

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

Bir süre ile. Ve bir soru nasıl bitmeli? Soru işareti ile. Buna ne denir?

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

Bir ünlem işareti. Genellikle güçlü duyguları ifade eder.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

Tamam aşkım. Bir mesaja bakalım ve noktalama işaretlerinin iyi kullanılıp kullanılmadığını görelim.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

Yani, burada gördüğüm ilk şey herhangi bir satır sonu olmaması. Selamlama

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

ve imzayı ayıralım. Bir selamlamayı noktalamanın en yaygın yolu virgül kullanmaktır.

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

Cümlelerin büyük harflerle başlaması gerekir ve cümleleri virgülle birleştirmeyeceğiz.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

Cümlenin nokta ile bitmesi gerekir. Bir cümleyi nasıl tanımlayacağınızı bildiğinizden emin olun. Bu bir

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

soruysa soru işaretiyle bitirin. İş e-postasında soru işaretini ünlem işaretiyle birleştirmeye çalışmayın

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

. Ve gerçek bir soru değilse nokta ile bitmelidir. Amerikan İngilizcesinde

To review standard use of  punctuation in American English,  

standart noktalama işaretlerini incelemek için

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

yazma becerileri oynatma listeme göz atın. Bağlantıyı video açıklamasına koyacağım.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

Gerekli olmayan şeyleri tekrarlamayın. Resmi iş e-postası bile kısa ve öz olabilir. Örneğin kibar istekler,

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

daha uzun yapılar kullanabilir, ancak bu, çok fazla tekrarın gerekli olduğu anlamına gelmez. Kelimelerin ne zaman atlanabileceğini

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

daha iyi anlamak için üç noktayla ilgili dersimi izleyin .

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

İşte Max'ten bir mesajımız var. Kabul ofisine yazıyor.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

E-postasını okuyalım. Merhaba. MBA programına başvuruyorum ve bazı

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

kurs çalışmalarımı uzaktan tamamlamayı planlıyorum. Web sitesi, hangi kursların çevrimiçi olarak sunulduğunu açıkça belirtmiyor. Özellikle almakla ilgilendiğim

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

birkaç seçmeli ders var ,

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

bu nedenle bunların yalnızca kampüste sunulup sunulmadığını önceden onaylamak istiyorum.

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

MBA programına başvurduğum ve son başvuru tarihi önümüzdeki hafta olduğu için, seçeneklerimi bir an önce netleştirmek istiyorum. Son teslim

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

tarihine yetişebilmem ve başvurumu zamanında sunabilmem için bu açıklamayı sağlayabileceğinizi umuyorum. Aşağıda listelenen derslerin

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

çevrimiçi olarak sunulup sunulmadığını veya en azından bazı dönemler için çevrimiçi olarak sunulup sunulmadığını veya bazı dönemlerde sunulmadığını lütfen söyler misiniz?

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

Açıklamayı çok takdir ediyorum.

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

İlgilendiğimi belirttiğim bu kursların açıklığa kavuşturulmasına ilişkin yanıtınızı sabırsızlıkla bekliyorum . Teşekkür ederim. Saygılarımla, Max.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

Bu oldukça uzundu. Oldukça ayrıntılı olduğunu söylemenin adil olduğunu düşünüyorum.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

Elbette. Max'e yardım edelim ve tekrarı azaltalım. Sanırım

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

buradan   başlayabiliriz. Tekrar başvurduğumuzu söylememize gerek yok . Çıkar onu Max.

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

Elbette. Evet, açıklığa kavuşturmak istiyorsunuz, bu nedenle açıklama istemeyin. Bunu çıkaralım.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

Şimdi, son tarih konusunda endişeleriniz varsa, bu çok açık. Sağ? Öyleyse, son

why you're concerned about the deadline? No.

teslim tarihi konusunda neden endişelendiğinizi   açıklamamıza gerek var mı? Hayır.

You don't need to talk about the deadline twice.

Son tarih hakkında iki kez konuşmanıza gerek yok.

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

Hepsini çıkaralım. Her şey anlaşıldı. Bu açıktır.

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

Bunu kesinlikle azaltabiliriz. Daha kısa, daha özlü yapalım. Peki "herhangi bir zamanda"?

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

Tamam aşkım. Bunların hepsi kibarca ama bu son bölüm çok uzun. Yanıtı sabırsızlıkla beklemek istiyorsunuz

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

. Belki de bu takdiri "teşekkür ederim" ile birleştirebiliriz. İşte benim önerim.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

"Şimdiden teşekkür ederim"e ne dersiniz? Söylememiz gereken şey bu.

for your time and assistance.

Zaman ayırdığınız ve yardımınız için şimdiden   teşekkür ederiz.

Then we'll delete this one, and it looks good.

Sonra bunu sileceğiz ve iyi görünüyor.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

Tabii ki, Max'in listesini yapması gerekiyor.

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

Bunun için   yer açalım, böylece max kursları listelemeyi unutmaz.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

Şimdi ne kadar iyi aktığını görmek için mesajı yüksek sesle okuyalım . Merhaba.

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

MBA programına başvuruyorum ve derslerimin bir kısmını uzaktan tamamlamayı planlıyorum . Web sitesi,

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

hangi kursların çevrimiçi olarak sunulduğunu açıkça belirtmiyor. Özellikle almakla ilgilendiğim birkaç seçmeli ders var

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

, bu nedenle bunların yalnızca kampüste sunulup sunulmadığını önceden onaylamak istiyorum. Son

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

tarih önümüzdeki hafta olduğu için seçeneklerimi mümkün olan en kısa sürede açıklığa kavuşturmak istiyorum. Aşağıda

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

listelenen kursların herhangi bir zamanda çevrimiçi olarak sunulup sunulmadığını lütfen söyler misiniz?

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

Cevabını bekliyorum. Zaman ayırdığınız ve yardımınız için şimdiden teşekkür ederiz. Saygılarımla, Max

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

Bazı hoş sohbetler ve bağlamlar gerektiğini unutmayın.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

Her zaman okuyucunuzun tam olarak neden bahsettiğinizi bildiğini varsayamazsınız.

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

Hoş sohbetler ve e-posta dahil olmak üzere diğer derslerime göz atın.

I also teach formal and  informal greetings and closings.

Ayrıca resmi ve gayri resmi selamlaşma ve kapanışları da öğretiyorum. Şimdi

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

bu mesajın içine atlayalım ve kulağa nasıl geldiğini görelim. Merhaba Mia. Re: 33 Kiraz Sokağı.

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

Mülkü görmek için müsait olduğum günler: Cumartesi, Pazar, Pazartesi. En iyisi, Adam Rush.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

Adam, acele ediyor olabilirsin. Her şeyden önce Mia'yı mı yoksa Mia'nın mı onu tanıdığından emin değilim.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

Adam'ın biraz daha bağlam eklemesini önereceğim . Konu satırından başlayabilir.

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

Talep nedir? Daha spesifik olalım. Bu, bir mülkü, özellikle de 33 Cherry   Sokağı'nı görmek için yapılan bir istektir

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

. Mia bir emlakçı, bir emlakçı olmalıdır . Bu Mia'ya gelen ilk mesajsa

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

biraz daha saygı gösterebilir. Tam cümleler yazalım. Kulağa hoş gelsin. Bir

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

iyilik istiyor. O evi görmek istiyor. 33 Cherry Street'in kayıt temsilcisi olduğunuzu belirtmiştim.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

Ne istediğini ve nedenini açıklayabilir. Bu haftanın başlarında açık oturumu kaçırdım.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

Şimdi istek. Bir gösteri planlamak mümkün mü ? Bu günler, mülkü görmek için müsait olduğum günler

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

. Bence buraya eklenecek güzel bir şey "teşekkür ederim" olur. Şimdiden teşekkür ederim.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

Elbette. Bu daha iyi görünüyor, Adam. Bir şey daha ekleyelim. İyi günler!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

Madem bir şey istiyorsun, kibar ol. Bağlamı ve şakaları unutacak kadar acele etmemeyi unutmayın

context and pleasantries.

.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

Burada bitireceğiz. Videoyu faydalı bulduysanız lütfen beğenin.

As always, thanks for watching and happy studies!

Her zaman olduğu gibi, izlediğiniz için teşekkürler ve mutlu çalışmalar!

Follow me on Facebook, Twitter, and  Instagram. Why not join me on Patreon?  

Beni Facebook, Twitter ve Instagram'da takip edin . Neden Patreon'da bana katılmıyorsun?

And don't forget to subscribe on YouTube.

Ve YouTube'da abone olmayı unutmayın.