How to Write Effective Emails in English - Avoid 12 Mistakes

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. Part of my daily routine  

Ciao a tutti. Sono Jennifer dall'inglese con Jennifer. Parte della mia routine quotidiana

seven days a week includes time for  responding to public comments and email.  

sette giorni alla settimana include il tempo per rispondere ai commenti pubblici e alle email.

If you write email even half as much as I do,  you'll want to be sure you're writing the best  

Se scrivi e-mail anche la metà di me, vorrai essere sicuro di scrivere i migliori

messages possible to be effective and efficient.  Email requires clear communication. If you aren't  

messaggi possibili per essere efficace ed efficiente. L' e-mail richiede una comunicazione chiara. Se non sei

clear, you can create a misunderstanding. An  appropriate tone is also important because  

chiaro, puoi creare un malinteso. Un tono appropriato è importante anche perché

sounding too formal or informal isn't good for  any kind of relationship. So, let's talk about  

suonare troppo formale o informale non va bene per nessun tipo di relazione. Quindi, parliamo di

12 common mistakes people make when they write  email, and I'll teach you how to avoid them.

12 errori comuni che le persone commettono quando scrivono e-mail e ti insegnerò come evitarli.

In an earlier lesson on writing email, I shared  five basic don'ts. Let's quickly review those.  

In una lezione precedente sulla scrittura di email, ho condiviso cinque cose da non fare di base. Esaminiamoli rapidamente.

One. Don't forget to write  a subject line. Be concise.

Uno. Non dimenticare di scrivere una riga dell'oggetto. Sii conciso.

Two. Don't write your whole  message in CAPS (capital letters).

Due. Non scrivere l'intero messaggio in MAIUSCOLO (lettere maiuscole).

Three. Don't write in all lowercase letters.

Tre. Non scrivere tutto in minuscolo.

Four. Don't start each sentence on a new line.

Quattro. Non iniziare ogni frase su una nuova riga.

Five. Don't write your whole message  as one paragraph. Use line breaks.

Cinque. Non scrivere l'intero messaggio in un unico paragrafo. Usa le interruzioni di riga.

Don't overuse CAPS or other formatting, like  underlining, for emphasis. If something is urgent,  

Non abusare di MAIUSCOLE o di altre formattazioni, come la sottolineatura, per dare enfasi. Se qualcosa è urgente,

you can sparingly use boldfacing or italics,  or you can simply express the urgency or the  

puoi usare con parsimonia il grassetto o il corsivo, oppure puoi semplicemente esprimere l'urgenza o l'

importance in words. Check out these examples. In  the subject line, you can simply use title case:  

importanza a parole. Dai un'occhiata a questi esempi. Nella riga dell'oggetto, puoi semplicemente utilizzare maiuscole e minuscole:

we capitalize the first word, the last word,  and all important words like nouns, verbs,  

capitalizziamo la prima parola, l'ultima parola e tutte le parole importanti come nomi, verbi,

adjectives, adverbs, and, of course,  proper nouns. Some people choose to  

aggettivi, avverbi e, naturalmente, nomi propri. Alcune persone scelgono di

use sentence case. That means you only  capitalize the first word and proper nouns.  

usare maiuscole e minuscole. Ciò significa che metti in maiuscolo solo la prima parola e i nomi propri.

And don't feel the need to use exclamation points  in the subject line, especially in business email.

E non sentire la necessità di utilizzare punti esclamativi nella riga dell'oggetto, soprattutto nelle email aziendali.

In this sentence, boldfacing is used to highlight  the date. That's okay. In this sentence,  

In questa frase, il grassetto viene utilizzato per evidenziare la data. Va bene. In questa frase, il

italics are used to emphasize "not." Do not  share these internal links. That's all right.

corsivo viene utilizzato per enfatizzare "non". Non condividere questi link interni. Va tutto bene.

In this example, we're using words to  express the urgency, and that's sufficient.

In questo esempio, stiamo usando le parole per esprimere l'urgenza, e questo è sufficiente. Anche in

Here again, we rely on words to  express the urgency and importance.

questo caso, ci affidiamo alle parole per esprimere l'urgenza e l'importanza.

Don't write email like you talk in conversation.  

Non scrivere e-mail come se parlassi durante una conversazione.

Be more direct and concise. Take a look at these  models. Let's see how they can be improved.

Sii più diretto e conciso. Dai un'occhiata a questi modelli. Vediamo come possono essere migliorati.

Here are my suggestions. Hi Kyle. When you have  a minute, you can check out the attached PDF of  

Ecco i miei suggerimenti. Ciao Kyle. Quando hai un minuto, puoi consultare il PDF allegato dei

my services. Please reach out if you'd like  to talk more or if you have any questions.

miei servizi. Contattaci se desideri parlare di più o se hai domande.

We can definitely make this  more direct and concise.  

Possiamo sicuramente renderlo più diretto e conciso.

Hi. Yes, tomorrow is fine. What time is good for  you? I can meet in the AM or PM. Let me know.

CIAO. Sì, domani va bene. A che ora preferisci? Posso incontrarmi al mattino o al pomeriggio. Fammi sapere.

Don't write business email like you text a friend.  

Non scrivere e-mail aziendali come se stessi scrivendo a un amico. L'

Business email is often friendly, but you  can still maintain a professional tone.  

email aziendale è spesso amichevole, ma puoi comunque mantenere un tono professionale.

How would you change these statements? Make  them more appropriate for business email.

Come cambieresti queste affermazioni? Rendili più appropriati per l'email aziendale.

Hi Gwen. I got the document. Thanks. I'll read  it and return a signed copy as soon as possible.  

Ciao Gwen. Ho il documento. Grazie. Lo leggerò e restituirò una copia firmata il prima possibile.

Best, Teresa

Migliore, Teresa

Hi Gwen. I read the document, and  I have a question about item 5.  

Ciao Gwen. Ho letto il documento e ho una domanda sull'articolo 5.

It asks for an employee code. I don't know where  to find that. Please advise. Thanks, Teresa

Richiede un codice dipendente. Non so dove trovarlo. Si prega di avvisare. Grazie, Teresa

Don't write every email like a formal  business letter, especially in a long thread.  

Non scrivere ogni email come una formale lettera commerciale, soprattutto in un thread lungo. L'

Email needs to be efficient. Don't waste  time on long greetings and closings  

e-mail deve essere efficiente. Non perdere tempo in lunghi saluti e chiusure

when the back-and-forth  within a thread is very fast.

quando l'andirivieni all'interno di un thread è molto veloce.

Let's look at this thread. It's fairly typical.  An early message uses the standard structure.  

Diamo un'occhiata a questo thread. È abbastanza tipico. Un primo messaggio utilizza la struttura standard.

There's a greeting, the body,  followed by the closing and signature.  

C'è un saluto, il corpo, seguito dalla chiusura e dalla firma.

The reply uses the same format: greeting,  body, closing signature. The next reply,  

La risposta utilizza lo stesso formato: saluto, corpo, firma di chiusura. La risposta successiva,

which came soon after, omits the greeting and  closing. The signature is there by default.

che è arrivata subito dopo, omette il saluto e la chiusura. La firma è lì per impostazione predefinita.

Don't overuse or misuse punctuation marks.  

Non abusare o abusare dei segni di punteggiatura.

Let me quickly quiz you. How  should we end every sentence?

Lascia che ti interroghi rapidamente. Come dovremmo terminare ogni frase?

With a period. And how should a question end?  With a question mark. What's this called?

Con un punto. E come dovrebbe finire una domanda? Con un punto interrogativo. Come è chiamato?

An exclamation point. It usually  expresses strong emotion.

Un punto esclamativo. Di solito esprime forti emozioni.

Okay. Let's look at a message and see if  the punctuation marks are used well or not.

Va bene. Diamo un'occhiata a un messaggio e vediamo se i segni di punteggiatura sono usati correttamente o meno.

So, the first thing I see here is the lack of  any line breaks. Let's separate the greeting  

Quindi, la prima cosa che vedo qui è l'assenza di interruzioni di riga. Separiamo il saluto

and the signature. The most common way  to punctuate a greeting is with a comma.  

e la firma. Il modo più comune per punteggiare un saluto è con una virgola. Le

Sentences need to start with capital letters, and  we're not going to join sentences with commas.  

frasi devono iniziare con lettere maiuscole e non uniremo frasi con virgole.

A sentence needs to end with a period. Be sure  you know how to identify a sentence. If it's a  

Una frase deve terminare con un punto. Assicurati di sapere come identificare una frase. Se si tratta di una

question, end with a question mark. In business  email, don't try to combine a question mark with  

domanda, termina con un punto interrogativo. Nell'email aziendale , non provare a combinare un punto interrogativo con

an exclamation point. And if it's not a  real question, it should end with a period.

un punto esclamativo. E se non è una vera domanda, dovrebbe terminare con un punto.

To review standard use of  punctuation in American English,  

Per esaminare l'uso standard della punteggiatura nell'inglese americano,

check out my writing skills playlist. I'll  put the link in the video description.

controlla la mia playlist sulle abilità di scrittura. Inserirò il link nella descrizione del video.

Don't repeat what isn't necessary. Even formal  business email can be concise. Polite requests,  

Non ripetere ciò che non è necessario. Anche l'email aziendale formale può essere concisa. Le richieste educate,

for example, might use longer structures, but  that doesn't mean a lot of repetition is needed.  

ad esempio, potrebbero utilizzare strutture più lunghe, ma ciò non significa che siano necessarie molte ripetizioni.

Watch my lesson on ellipsis to gain a better  understanding of when words can be omitted.

Guarda la mia lezione sui puntini di sospensione per comprendere meglio quando le parole possono essere omesse.

Here we have a message from Max.  He's writing to an admissions office.  

Qui abbiamo un messaggio di Max. Sta scrivendo a un ufficio ammissioni.

Let's read his email. Hello. I am applying for  the MBA program, and I plan to complete some  

Leggiamo la sua email. Ciao. Sto facendo domanda per il programma MBA e ho intenzione di completare alcuni

of my coursework remotely. The website does not  clearly state which courses are offered online.  

dei miei corsi da remoto. Il sito web non indica chiaramente quali corsi sono offerti online.

There are a number of electives I am  specifically interested in taking,  

Ci sono un certo numero di corsi opzionali che sono particolarmente interessato a sostenere,

so I would like to confirm in advance if they  are only offered on campus. As I am applying for  

quindi vorrei confermare in anticipo se vengono offerti solo nel campus. Poiché sto facendo domanda per

the MBA program and the deadline is next week, I  wish to clarify my options as soon as possible. It  

il programma MBA e la scadenza è la prossima settimana, desidero chiarire le mie opzioni il prima possibile.

is my hope that you will be able to provide this  clarification so that I will be able to meet the  

Spero   che tu possa fornire questo chiarimento in modo da poter rispettare la

deadline and submit my application on time. Would  you please tell me if the courses listed below  

scadenza e inviare la mia domanda in tempo. Potrebbe dirmi se i corsi elencati di seguito

are offered online or if they are at least offered  online for some semesters if not for others?  

sono offerti online o se almeno sono offerti online per alcuni semestri se non per altri?

I would greatly appreciate the clarification.  I look forward to your response regarding the  

Apprezzerei molto il chiarimento. Attendo con impazienza la tua risposta in merito al

clarification of these courses in which I have  expressed interest. Thank you. Best regards, Max.  

chiarimento di questi corsi per i quali ho manifestato interesse. Grazie. Cordiali saluti, Massimo.

That was quite wordy. I think it's  fair to say it's rather verbose.  

Era piuttosto prolisso. Penso che sia giusto dire che è piuttosto prolisso.

All right. Let's help Max and reduce  repetition. I think we can start  

Va bene. Aiutiamo Max e riduciamo le ripetizioni. Penso che possiamo iniziare

right around here. We don't need to say  we're applying again. Take it out, Max.  

proprio da qui. Non c'è bisogno che ti dica che faremo nuovamente domanda. Tiralo fuori, Max.

All right. Yes, you want to clarify, so don't  ask for clarification. Let's take that out.

Va bene. Sì, vuoi chiarire, quindi non chiedere chiarimenti. Tiriamolo fuori.

Now, if you're concerned about the deadline,  it's obvious. Right? So, do we need to explain  

Ora, se sei preoccupato per la scadenza, è ovvio. Giusto? Quindi, dobbiamo spiegare

why you're concerned about the deadline? No.

perché sei preoccupato per la scadenza? No.

You don't need to talk about the deadline twice.

Non devi parlare due volte della scadenza.

Let's just take that all out.  It's all understood. It is clear.

Tiriamo fuori tutto. È tutto compreso. È chiaro.

We can certainly reduce this. Let's make it  shorter, more concise. How about "at any time"?

Possiamo certamente ridurlo. Facciamolo più breve, più conciso. Che ne dici di "in qualsiasi momento"?

Okay. This is all polite, but this final part is  way too long. You just want to look forward to the  

Va bene. Tutto questo è educato, ma questa parte finale è troppo lunga. Vuoi solo aspettare con ansia la

response. Perhaps we can combine this appreciation  with the "thank you." Here's my suggestion.  

risposta. Forse possiamo combinare questo apprezzamento con il "grazie". Ecco il mio suggerimento.

How about, "Thank you in advance"? That's  what we need to say. Thank you in advance  

Che ne dici di "Grazie in anticipo"? Questo è ciò che dobbiamo dire. Grazie in anticipo

for your time and assistance.

per il tuo tempo e la tua assistenza.

Then we'll delete this one, and it looks good.

Quindi elimineremo questo e sembra a posto.

Of course, Max needs to make his list. Let's  

Ovviamente Max deve fare la sua lista.

make space for that, so max does  not forget to list the courses.

Facciamo   spazio per questo, in modo che Max non dimentichi di elencare i corsi.

Now let's read the message aloud to see how  well it flows. Hello. I am applying for the  

Ora leggiamo il messaggio ad alta voce per vedere come scorre bene. Ciao. Sto facendo domanda per il

MBA program, and I plan to complete some of  my coursework remotely. The website does not  

programma MBA e ho intenzione di completare alcuni dei miei corsi da remoto. Il sito web non

clearly state which courses are offered online.  There are a number of electives I am specifically  

indica chiaramente quali corsi sono offerti online. Ci sono un certo numero di corsi opzionali che sono particolarmente

interested in taking, so I would like to confirm  in advance if they are only offered on campus.  

interessato a sostenere, quindi vorrei confermare in anticipo se vengono offerti solo nel campus.

As the deadline is next week, I wish to  clarify my options as soon as possible.  

Poiché la scadenza è la prossima settimana, desidero chiarire le mie opzioni il prima possibile.

Would you please tell me if the courses listed  below are offered online at any time? I look  

Potrebbe dirmi se i corsi elencati di seguito sono offerti online in qualsiasi momento?

forward to your response. Thank you in advance  for your time and assistance. Best regards, Max

Attendo la tua risposta. Grazie in anticipo per il tuo tempo e la tua assistenza. Cordiali saluti, Max

Don't forget the need for  some pleasantries and context.  

Non dimenticare la necessità di alcuni convenevoli e contesto.

You can't always assume that your reader  knows exactly what you're referring to.

Non puoi sempre presumere che il tuo lettore sappia esattamente a cosa ti riferisci.

Check out other lessons I have on  including pleasantries and email.  

Dai un'occhiata ad altre lezioni che ho su tra cui convenevoli ed email.

I also teach formal and  informal greetings and closings.

Insegno anche saluti e chiusure formali e informali.

Let's jump into this message and see how it  sounds. Hello Mia. Re: 33 Cherry Street. These  

Passiamo a questo messaggio e vediamo come suona. Ciao Mia. Oggetto: 33 Via dei Ciliegi. Questi

are the days I am available to view the property:  Saturday, Sunday, Monday. Best, Adam Rush.  

sono i giorni in cui sono disponibile per visionare l'immobile: sabato, domenica, lunedì. Migliore, Adam Rush.

Well, Adam, you might be rushing. First of all,  I'm not sure if he knows Mia or if Mia knows him.  

Beh, Adam, potresti andare di fretta. Prima di tutto, non sono sicuro che conosca Mia o che Mia conosca lui.

I'm going to suggest that Adam add a bit more  context. He can start in the subject line. What  

Suggerirò ad Adam di aggiungere un po' più di contesto. Può iniziare nella riga dell'oggetto. Qual

is the request? Let's be more specific. It's a  request to view a property, specifically 33 Cherry  

è la richiesta? Cerchiamo di essere più specifici. È una richiesta per visualizzare una proprietà, nello specifico 33 Cherry

Street. Mia must be a listing agent, a real estate  agent. If this is the first message to Mia, he  

Street. Mia deve essere un agente di quotazione, un agente immobiliare. Se questo è il primo messaggio per Mia,

can show a little more respect. Let's write full  sentences. Make it sound nice. He's asking for a  

può mostrare un po' più di rispetto. Scriviamo frasi complete. Fallo suonare bene. Sta chiedendo un

favor. He wants to see that house. I noted that  you are the listing agent for 33 Cherry Street.  

favore. Vuole vedere quella casa. Ho notato che sei l'agente di quotazione per 33 Cherry Street.

He can explain what he wants and why. I  missed the open house earlier this week.  

Può spiegare cosa vuole e perché. Ho perso l'open house all'inizio di questa settimana.

The request now. Would it be possible to schedule  a showing? These are the days I'm available to  

La richiesta adesso. Sarebbe possibile programmare una proiezione? Questi sono i giorni in cui sono disponibile per

view the property. I think one nice thing to add  here would be "thank you." Thank you in advance.

visionare la proprietà. Penso che una cosa carina da aggiungere qui sarebbe "grazie". Grazie in anticipo.

All right. That looks better, Adam. Oh  let's add one more thing. Have a good day!  

Va bene. Sembra meglio, Adam. Oh aggiungiamo un'altra cosa. Buona giornata!

Since you're asking for something, be nice.  Remember not to rush so much that you forget  

Visto che stai chiedendo qualcosa, sii gentile. Ricorda di non affrettarti così tanto da dimenticare il

context and pleasantries.

contesto e i convenevoli.

We'll end here. Please like the  video if you found it useful.  

Finiremo qui. Metti mi piace al video se lo hai trovato utile.

As always, thanks for watching and happy studies!

Come sempre, grazie per la visione e buoni studi!

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