Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

سلام من مایک هستم

Welcome to Oxford Online English.

به آکسفورد آنلاین انگلیسی خوش آمدید.

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

در این درس می توانید نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی را بیاموزید.

Do you need to write emails at work?

آیا در محل کار نیاز به نوشتن ایمیل دارید؟

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

آیا نگران این هستید که ایمیل‌هایتان واضح نیستند یا در زبان انگلیسی اشتباه می‌کنید؟

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

در این درس می توانید نحوه نوشتن ایمیل های واضح و با صدای طبیعی را به راحتی و

quickly.

سریع ببینید.

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه از ابتدا تا انتها یک ایمیل به زبان انگلیسی بنویسید، در مراحل ساده و

clear steps that you can follow right now!

واضحی که می توانید همین الان دنبال کنید!

Let’s start at the beginning.

بیایید از ابتدا شروع کنیم.

With emails, you can start like a letter.

با ایمیل، می توانید مانند یک نامه شروع کنید.

For example:

به عنوان مثال:

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

لینا عزیز، آقا/خانم

Dear Mr Hill,

عزیز، آقای هیل عزیز،

However, emails are generally much less formal than letters.

با این حال، ایمیل ها معمولاً بسیار کمتر از نامه ها رسمی هستند.

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

فقط در صورتی که در حال نوشتن چیزی رسمی هستید، از تبریک با «عزیز» استفاده کنید .

So, what else can you use?

بنابراین، چه چیز دیگری می توانید استفاده کنید؟

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

بسیاری از ایمیل ها با سلام یا سلام به اضافه نام شخص شروع می شوند.

For example,

به عنوان مثال،

Hello, Hi Ryan,

سلام، سلام رایان،

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

در بسیاری از ایمیل‌های تجاری، پیام تبریک را با چیزی دنبال می‌کنید:

I hope you’re well.

امیدوارم حال شما خوب باشد.

or How are you?

یا چطوری؟

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

در ایمیل‌های تجاری، اینها عبارات مودبانه‌ای هستند و معمولاً نیازی به

answer.

پاسخ ندارند.

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

برای ایمیل‌های غیررسمی‌تر، می‌توانید فقط با کلمه سلام یا سلام، به‌علاوه یک کاما شروع کنید:

You can also just write the person’s name plus a comma.

همچنین می‌توانید نام شخص را به اضافه یک کاما بنویسید.

This is a more professional style, even though it’s more informal.

این یک سبک حرفه ای تر است، حتی اگر غیر رسمی تر باشد.

It’s best with people you already know.

با افرادی که از قبل میشناسید بهتر است.

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

برای یک ایمیل بسیار غیررسمی، ممکن است اصلاً نیازی به تبریک نداشته باشید.

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

اگر در مدت زمان کوتاهی چندین ایمیل برای یک شخص ارسال می‌کنید نیز صادق است

you don’t need to write a greeting every time.

: نیازی نیست هر بار یک تبریک بنویسید .

Let’s review quickly:

بیایید سریع مرور کنیم:

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

برای ایمیل‌های بسیار رسمی، از تبریک با نام عزیز، مانند نامه استفاده کنید.

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

برای اکثر ایمیل‌های روزمره، از سلام یا سلام به همراه نام استفاده کنید.

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

برای ایمیل‌های کمتر رسمی، از سلام یا سلام بدون نام استفاده کنید یا اصلاً از احوالپرسی استفاده نکنید.

Okay, but what next?

باشه، اما بعدش چی؟

After your greeting, you should explain why you’re writing.

پس از احوالپرسی، باید دلیل نوشتن خود را توضیح دهید .

Make this as short as possible.

این را تا حد امکان کوتاه کنید.

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

اگر برای کسی نامه می نویسید که هر روز صدها ایمیل دریافت می کند، باید

make your purpose clear quickly.

هدف خود را سریعاً روشن کنید.

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

کسی که خیلی سرش شلوغ است، زمان زیادی را صرف این نمی‌کند که بفهمد شما می‌خواهید چه

trying to say!

بگویید!

How can you do this?

چطور می تونی این کار رو بکنی؟

Start with a simple phrase, like:

با یک عبارت ساده شروع کنید، مانند:

I’m writing regarding…

من می نویسم در مورد…

I wanted to follow up on…

می خواستم ادامه دهم…

I would like to ask about…

می خواهم در مورد…

These phrases are slightly more formal.

این عبارات کمی رسمی تر هستند.

Let’s see how you could use them:

بیایید ببینیم چگونه می توانید از آنها استفاده کنید:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

من در مورد مشکلاتی که با سیستم پایگاه داده خود داشتیم می نویسم.

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

من می خواستم جلسه هفته گذشته خود را پیگیری کنم و برنامه های خود را برای این ماه تأیید کنم.

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

من می خواهم در مورد بودجه جدید و اینکه آیا این بر بخش ما تأثیر می گذارد بپرسم.

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

در یک ایمیل غیر رسمی تر، شما از عبارتی مانند این استفاده نمی کنید.

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

شما ممکن است یک سوال مستقیم تر بپرسید یا یک بیانیه مستقیم داشته باشید، مانند این:

Do you know when the database issues will be fixed?

آیا می دانید چه زمانی مشکلات پایگاه داده برطرف می شود؟

Let’s confirm our plans for this month.

بیایید برنامه های خود را برای این ماه تأیید کنیم.

How will the new budget affect our department?

بودجه جدید چه تأثیری بر بخش ما خواهد گذاشت؟

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

اگر به این دلیل می نویسید که می خواهید راه حلی برای مشکلی بیابید، در اینجا چند عبارت مفید وجود دارد

phrases:

:

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

من نگران ... هستم یا باید چیزی را به شما جلب کنم.

Again, these are more formal phrases.

باز هم اینها عبارات رسمی تری هستند.

Let’s see how you can use them:

بیایید ببینیم چگونه می توانید از آنها استفاده کنید:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

من نگران تعداد روزهای بیماری هستم که کارکنان اخیراً می گذرانند.

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

باید توجه شما را جلب کنم: استفاده از نرم افزارهای قدیمی ما را در معرض خطر

malware infections and data loss.

آلودگی بدافزارها و از دست دادن داده ها قرار می دهد.

Now it’s your turn.

حالا نوبت شماست

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

تصور کنید که در حال نوشتن یک ایمیل برای مدیر، همکار یا مشتری خود هستید.

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

شما باید یک تبریک مناسب بنویسید، سپس یک یا دو جمله بنویسید تا

why you’re writing.

دلیل نوشتن خود را توضیح دهید.

Pause the video and do it now!

ویدیو را مکث کنید و همین الان این کار را انجام دهید!

Start again when you’ve finished.

وقتی تمام شد دوباره شروع کنید.

Ready?

آماده؟

Let’s move on.

بیایید ادامه دهیم.

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

پس از معرفی دلیل نوشتن ، باید جزئیات و اطلاعات پشتیبانی بیشتری را اضافه

so that your reader understands the situation you’re describing.

کنید تا خواننده شما موقعیتی را که شما توصیف می‌کنید، درک کند.

Put this information in a new paragraph.

این اطلاعات را در یک پاراگراف جدید قرار دهید.

This will make your email clear and easy to follow.

با این کار ایمیل شما واضح و قابل پیگیری است.

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

ابتدا از خود بپرسید شخصی که برایش نامه می نویسید چه چیزی باید بداند.

With emails, less is more.

با ایمیل، کمتر، بیشتر است.

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

هیچ‌کس نمی‌خواهد یک ایمیل خیلی طولانی بخواند، و اگر زیاد بنویسید، سخت است که خودتان را روشن کنید

write too much.

.

So, try to limit yourself to two to three sentences.

بنابراین، سعی کنید خود را به دو تا سه جمله محدود کنید .

Put your most important point first.

مهمترین نکته خود را در درجه اول قرار دهید.

Let’s look at some examples:

بیایید به چند نمونه نگاه کنیم:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

من در رابطه با مشکلاتی که با پایگاه داده خود داشتیم می نویسم،

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

هم مشتریان و هم کارمندان چندین روز است که با مشکلات شدید مواجه شده اند.

We are unable to update records or access information on customer interactions.

ما نمی توانیم سوابق را به روز کنیم یا به اطلاعات تعاملات مشتری دسترسی پیدا کنیم.

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

این امر برای ما هزینه زیادی دارد، چه در زمان صرف شده برای رفع مشکل

and in lost sales.

و چه در فروش از دست رفته.

Here’s one more:

یکی دیگر از این موارد:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

من نگران تعداد روزهای بیماری هستم که کارکنان اخیراً می گذرانند.

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

کارکنان بخش فناوری اطلاعات تا کنون در این ماه در مجموع 44 روز مریضی را پشت سر گذاشته‌اند، در حالی

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

که در ماه گذشته 23 روز مریضی و در ماه قبل فقط 18 روز مریضی بوده است.

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

این بر بهره وری تأثیر می گذارد و همچنین استرس زیادی را بر کارکنانی که سر کار می آیند وارد

to work.

می کند.

In both cases, you’re writing to describe a problem.

در هر دو مورد، شما برای توضیح یک مشکل می نویسید.

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

اولین جمله شما مشکل را معرفی می کند و سپس پاراگراف بعدی شما جزئیات بیشتری را ارائه می دهد.

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

می بینید که در هر دو مثال، ما فقط از دو جمله استفاده می کنیم ، اما می توانید

lot of useful information in two sentences.

اطلاعات مفید زیادی را در دو جمله قرار دهید.

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

اگر بیش از یک نکته در ایمیل خود دارید، می توانید این الگو را تکرار کنید:

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

ابتدا یک جمله کوتاه برای معرفی مطلب خود قرار دهید، سپس یک پاراگراف با دو تا سه جمله

to add details.

اضافه کنید تا جزئیات اضافه شود.

You can move from one point to another using a phrase like:

شما می توانید از نقطه ای به نقطه دیگر با استفاده از عبارتی مانند

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

: یک چیز دیگر وجود دارد که می خواهم با شما صحبت کنم.

Regarding…

با توجه به ...

I’d also like to ask you about…

من همچنین می خواهم از شما در مورد ...

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

از یکی از این عبارات برای تغییر موضوع استفاده کنید و سپس نکته بعدی خود را معرفی کنید.

For example:

به عنوان مثال

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

: یک چیز دیگر وجود دارد که من می خواهم با شما صحبت کنم.

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

به نظر می رسد که تعداد شکایات مشتریان برای سه ماه افزایش یافته است ...

Now, you can practice.

اکنون، می توانید تمرین کنید.

Take the email you started before.

ایمیلی را که قبلا شروع کرده بودید بگیرید.

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

یک پاراگراف جدید اضافه کنید که باید دو تا سه جمله باشد.

Add details to the point you introduced before.

جزئیات را به نکته ای که قبلاً معرفی کردید اضافه کنید.

Pause the video and do it now.

ویدیو را مکث کنید و همین الان این کار را انجام دهید.

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

اگر تمرین بیشتری می‌خواهید ، با استفاده از یکی از عبارات پیوندی

you just saw.

که اخیراً دیدید، موضوع دیگری را به ایمیل خود اضافه کنید.

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

بعد از اینکه تمام نکاتی را که می خواهید بیان کنید توضیح دادید ، بعد چه کاری باید انجام دهید؟

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

وقتی ایمیلی می نویسید، باید مشخص کنید که از شخصی که

sending it to.

آن را برایش ارسال می کنید چه انتظاری دارید.

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

حتی اگر فقط برای دادن اطلاعات به طرف مقابل می‌نویسید ، بهتر

idea to make that clear.

است این موضوع را روشن کنید.

Put your call to action in a new paragraph.

فراخوان خود را برای اقدام در یک پاراگراف جدید قرار دهید.

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

مجدداً، قرار دادن هر چیز در پاراگراف خود باعث می شود که ایمیل شما ساختار یافته و به راحتی دنبال شود.

So, what can you write here?

بنابراین، چه چیزی می توانید اینجا بنویسید؟

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

ابتدا، بیایید شرایطی را در نظر بگیریم که در آن شما نیاز دارید که شخص مقابل فوراً کاری انجام دهد.

You could say:

شما می توانید بگویید:

Please … by tomorrow at the latest.

لطفا... حداکثر تا فردا.

As a matter of urgency, you need to…

به عنوان یک موضوع فوری، باید…

For example:

به عنوان مثال:

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

لطفاً حداکثر تا فردا جلسه ای را با همه روسای بخش ترتیب دهید .

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

به عنوان یک موضوع فوری، باید با تمام مشتریانی که ممکن است تحت

by this data breach.

تأثیر این نقض داده قرار گرفته اند تماس بگیرید.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

اگر درخواست شما فوریت کمتری دارد، می توانید از عباراتی مانند:

Could you please…?

آیا می توانید لطفا…؟

I would like you to…

من از شما می خواهم که ...

For example:

به عنوان مثال:

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

آیا می توانید لطفاً با مت در بخش منابع انسانی صحبت کنید و گزینه های ما را در این مورد روشن کنید؟

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

از شما می خواهم پوستری برای اطلاع کارکنان در مورد سیاست های جدید طراحی کنید.

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

با دعوت به اقدام، باید به رابطه خود با شخصی که برایش نامه می نویسید فکر

writing to.

کنید.

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

به عنوان مثال، گفتن چیزی مانند، شما نیاز دارید ... یا من می خواهم شما ... نسبتاً

direct.

مستقیم است.

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

اگر مدیری هستید که برای یکی از تیم خود نامه می نویسید خوب است، اما

if you write that to your manager.

اگر آن را برای مدیر خود بنویسید ممکن است نامناسب به نظر برسد.

This also depends on the corporate culture where you work.

این به فرهنگ شرکتی که در آن کار می کنید نیز بستگی دارد.

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

به طور کلی، اگر مطمئن نیستید، بهتر است کمتر مستقیم باشید.

For example:

به عنوان مثال:

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

من پیشنهاد می کنم با همه مشتریانی که ممکن است تحت تأثیر نقض داده ها قرار گرفته اند تماس بگیرید.

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

آیا می توانم از شما بخواهم که پوستری برای اطلاع کارکنان در مورد سیاست های جدید طراحی کنید؟

But, be careful!

اما، مراقب باشید!

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

آنقدر غیرمستقیم نباشید که طرف مقابل متوجه نشود به چه چیزی نیاز دارید.

If you don’t need a response from the other person, say something like:

اگر به پاسخ طرف مقابل نیاز ندارید ، چیزی مانند این بگویید:

This is just to keep you updated.

این فقط برای به روز نگه داشتن شما است.

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

این نیاز به پاسخ فوری ندارد، اما لطفاً مراقب وضعیت باشید.

Now, it’s your turn!

حالا نوبت شماست!

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

ویدیو را مکث کنید و یک تماس برای اقدام را به انتهای ایمیل خود اضافه کنید.

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

در مورد اینکه برای چه کسی نامه می نویسید فکر کنید و فراخوان خود را به طور مناسب مستقیم یا

indirect.

غیرمستقیم انجام دهید.

So, now you’re nearly finished.

بنابراین، اکنون شما تقریباً به پایان رسیده اید.

What’s left?

چی چیز باقی مانده است؟

Finish your email with a sign-off and your name.

ایمیل خود را با علامت ثبت نام و نام خود تمام کنید .

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

شما می‌توانید از بسیاری از همان علامت‌هایی که می‌توانید در نامه‌های کاغذی استفاده کنید، استفاده کنید، مانند:

Regards, Best Wishes,

با احترام، بهترین آرزوها،

Kind Regards,

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

با سلام و احوالپرسی، شما معمولاً از علامت‌های خیلی رسمی مانند شما با احترام

in an email.

در یک نامه استفاده نمی‌کنید. پست الکترونیک.

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

ممکن است گاهی اوقات آن را ببینید، اما فقط در ایمیل های بسیار رسمی.

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

فراموش نکنید که هر کلمه امضای خود را با یک حرف بزرگ بنویسید و

comma at the end.

در پایان یک کاما بگذارید.

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

نشانه هایی که اخیراً مشاهده کردید خنثی هستند و تقریباً در هر موقعیتی قابل استفاده هستند.

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

اگر چیزی غیررسمی‌تر می‌نویسید ، ممکن است از علامت علامت‌گذاری استفاده کنید: به

Cheers, Take care,

سلامتی، مراقب باشید،

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

در این مورد، هر کلمه را با حروف بزرگ نمی‌نویسید، به همین دلیل است که مراقبت در مراقبت یک

small ‘c’.

«c» کوچک دارد.

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

مانند احوالپرسی، ممکن است در یک ایمیل غیررسمی اصلاً نیازی به ثبت نام نداشته باشید.

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

فقط نام خود را در پایین بنویسید، یا اصلا چیزی ننویسید!

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

بعد از اینکه ثبت نام خود را گذاشتید، نام خود را اضافه کنید و کارتان تمام شد!

For example,

Regards,

به عنوان مثال،

Regards،

Vijay

Vijay

Cheers,

Cheers،

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

اکنون می دانید که چگونه یک ایمیل واضح و موثر به زبان انگلیسی بنویسید.

Let’s put everything you’ve learned together.

بیایید همه چیزهایی را که یاد گرفته اید کنار هم بگذاریم.

To write an effective email in English, you need to:

برای نوشتن یک ایمیل موثر به زبان انگلیسی، باید:

1. Use an appropriate greeting.

1. از یک سلام مناسب استفاده کنید.

2. Introduce your topic in a single sentence.

2. موضوع خود را در یک جمله معرفی کنید.

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3. جزئیات را در یک پاراگراف کوتاه به موضوع خود اضافه کنید.

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

4. یک فراخوان برای اقدام اضافه کنید تا توضیح دهید که چه کاری باید انجام دهد.

5. Use an appropriate signoff.

5. از علامت مناسب استفاده کنید.

Let’s do a longer example together:

بیایید یک مثال طولانی تر را با هم انجام دهیم:

Dear Lina,

لینا عزیز،

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

باید توجه شما را جلب کنم: بسیاری از کارکنان از رمزهای عبور بسیار ضعیف در

their laptops and for database access.

لپ تاپ خود و برای دسترسی به پایگاه داده استفاده می کنند.

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

کار ما به حفظ امنیت اطلاعات مالی شخصی مشتریانمان بستگی دارد.

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

اگر اعتماد مشتریان خود را در این مورد از دست بدهیم، بازیابی آن آسان نخواهد بود.

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

من اطمینان دارم که می توانید ببینید که بهتر است اکنون اقدام کنید، نه بعد از اینکه

goes wrong.

مشکلی پیش آمد.

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

من پیشنهاد می‌کنم قانونی وضع کنیم که گذرواژه‌ها باید طول مشخصی داشته باشند و کارکنان باید

change their passwords at least once a month.

حداقل یک بار در ماه رمز عبور خود را تغییر دهند.

Please let me know what you think about this.

لطفاً نظر خود را در این مورد به من بگویید.

Regards,

با احترام،

Vijay

ویجی

What do you think: could you write an email like this?

نظر شما چیست: آیا می توانید چنین ایمیلی بنویسید ؟

Try it!

آن را امتحان کنید!

Use words and phrases from the lesson.

از کلمات و عبارات درس استفاده کنید.

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

به یاد داشته باشید که ایمیل خود را در پاراگراف هایی سازماندهی کنید، همانطور که به شما نشان دادیم.

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

این کار باعث می‌شود که ایده‌های خود را ساختارمند و واضح نگه دارید.

For more free English lessons check out our website:

برای آموزش های رایگان بیشتر انگلیسی، وب سایت ما را بررسی کنید:

Oxford Online English dot com

Oxford Online English dot com

Thanks for watching! See you next time!

از تماشای شما متشکریم! بعدا می بینمت!