Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

Cześć, jestem Mike.

Welcome to Oxford Online English.

Witamy w Oxford Online English.

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

Podczas tej lekcji nauczysz się pisać e-maile po angielsku.

Do you need to write emails at work?

Czy musisz pisać e-maile w pracy?

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

Martwisz się, że Twoje e-maile nie są jasne lub że popełniasz błędy w języku angielskim?

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

W tej lekcji zobaczysz, jak łatwo i szybko pisać jasne, naturalnie brzmiące e-maile

quickly.

.

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

Pokażemy Ci, jak napisać e-maila po angielsku od początku do końca, w prostych,

clear steps that you can follow right now!

jasnych krokach, które możesz wykonać już teraz!

Let’s start at the beginning.

Zacznijmy od początku.

With emails, you can start like a letter.

Z e-mailami możesz zacząć jak list.

For example:

Na przykład:

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

Droga Lino, Szanowny Panie/Szanowna Pani,

Dear Mr Hill,

Szanowny Panie Hill,

However, emails are generally much less formal than letters.

Jednak e-maile są na ogół znacznie mniej formalne niż listy.

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

Używaj powitania ze słowem „droga” tylko wtedy, gdy piszesz coś oficjalnego.

So, what else can you use?

Czego jeszcze możesz użyć?

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

Wiele e-maili zaczyna się od cześć lub cześć plus imię osoby.

For example,

Na przykład,

Hello, Hi Ryan,

Cześć, Cześć Ryan,

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

w wielu biznesowych e-mailach po powitaniu napiszesz coś w stylu:

I hope you’re well.

Mam nadzieję, że masz się dobrze.

or How are you?

lub Jak się masz?

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

W e-mailach biznesowych są to po prostu grzeczne zwroty i generalnie nie wymagają

answer.

odpowiedzi.

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

W przypadku bardziej nieformalnych e-maili możesz zacząć od samego słowa „cześć” lub „hej” plus przecinek:

You can also just write the person’s name plus a comma.

Możesz też po prostu napisać imię i nazwisko osoby plus przecinek.

This is a more professional style, even though it’s more informal.

Jest to bardziej profesjonalny styl, mimo że jest bardziej nieformalny.

It’s best with people you already know.

Najlepiej z osobami, które już znasz.

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

W przypadku bardzo nieformalnego e-maila możesz w ogóle nie potrzebować powitania.

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

Dotyczy to również sytuacji, gdy wysyłasz kilka e-maili do tej samej osoby w krótkim czasie:

you don’t need to write a greeting every time.

nie musisz za każdym razem pisać powitania .

Let’s review quickly:

Przyjrzyjmy się szybko:

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

w przypadku bardzo formalnych e-maili użyj powitania z drogi i imienia, na przykład listu.

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

W przypadku większości codziennych e-maili używaj hello lub hi oraz imienia.

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

W przypadku mniej formalnych wiadomości e-mail używaj „cześć” lub „hej” bez imienia lub w ogóle nie używaj powitania.

Okay, but what next?

No dobra, ale co dalej?

After your greeting, you should explain why you’re writing.

Po powitaniu powinieneś wyjaśnić, dlaczego piszesz.

Make this as short as possible.

Zrób to tak krótko, jak to możliwe.

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

Jeśli piszesz do kogoś, kto codziennie otrzymuje setki e-maili, musisz

make your purpose clear quickly.

szybko jasno określić swój cel.

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

Ktoś, kto jest bardzo zajęty, nie spędzi dużo czasu próbując zrozumieć, co

trying to say!

próbujesz powiedzieć!

How can you do this?

Jak możesz to robić?

Start with a simple phrase, like:

Zacznij od prostego wyrażenia, na przykład:

I’m writing regarding…

Piszę w sprawie…

I wanted to follow up on…

Chciałem kontynuować…

I would like to ask about…

Chciałbym zapytać o…

These phrases are slightly more formal.

Te zwroty są nieco bardziej formalne.

Let’s see how you could use them:

Zobaczmy, jak możesz ich użyć:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

piszę w związku z problemami, które mieliśmy z naszym systemem baz danych.

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

Chciałem kontynuować nasze spotkanie w zeszłym tygodniu i potwierdzić nasze plany na ten miesiąc.

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

Chciałbym zapytać o nowy budżet i czy wpłynie to na nasz dział.

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

W bardziej nieformalnym e-mailu nie użyłbyś takiego wyrażenia.

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

Możesz zadać bardziej bezpośrednie pytanie lub wygłosić bezpośrednie oświadczenie, na przykład:

Do you know when the database issues will be fixed?

Czy wiesz, kiedy problemy z bazą danych zostaną naprawione?

Let’s confirm our plans for this month.

Potwierdźmy nasze plany na ten miesiąc.

How will the new budget affect our department?

Jak nowy budżet wpłynie na nasz dział?

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

Jeśli piszesz, ponieważ chcesz znaleźć rozwiązanie jakiegoś problemu, oto kilka przydatnych

phrases:

zwrotów:

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

Martwię się o… lub Muszę zwrócić na coś Twoją uwagę.

Again, these are more formal phrases.

Ponownie, są to bardziej formalne zwroty.

Let’s see how you can use them:

Zobaczmy, jak możesz z nich skorzystać:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

Martwię się liczbą zwolnień lekarskich pracowników w ostatnim czasie.

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

Muszę na coś zwrócić Twoją uwagę: korzystanie z przestarzałego oprogramowania naraża nas na

malware infections and data loss.

infekcje złośliwym oprogramowaniem i utratę danych.

Now it’s your turn.

Teraz twoja kolej.

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

Wyobraź sobie, że piszesz e-mail do swojego przełożonego, współpracownika lub klienta.

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

Musisz napisać odpowiednie powitanie, a następnie napisać jedno lub dwa zdania, aby wyjaśnić,

why you’re writing.

dlaczego piszesz.

Pause the video and do it now!

Zatrzymaj wideo i zrób to teraz!

Start again when you’ve finished.

Zacznij ponownie, gdy skończysz.

Ready?

Gotowy?

Let’s move on.

Przejdźmy dalej.

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

Po przedstawieniu powodu, dla którego piszesz, musisz dodać więcej szczegółów i informacji pomocniczych,

so that your reader understands the situation you’re describing.

aby czytelnik zrozumiał opisaną sytuację.

Put this information in a new paragraph.

Umieść te informacje w nowym akapicie. Dzięki

This will make your email clear and easy to follow.

temu Twój e-mail będzie przejrzysty i łatwy do śledzenia.

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

Najpierw zadaj sobie pytanie, co osoba, do której piszesz, musi wiedzieć.

With emails, less is more.

W przypadku e-maili mniej znaczy więcej.

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

Nikt nie chce czytać bardzo długiego e-maila i trudno jest wyrazić się jasno, jeśli

write too much.

piszesz za dużo.

So, try to limit yourself to two to three sentences.

Spróbuj więc ograniczyć się do dwóch, trzech zdań.

Put your most important point first.

Umieść swój najważniejszy punkt na pierwszym miejscu.

Let’s look at some examples:

Spójrzmy na kilka przykładów:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

Piszę w sprawie problemów z naszą bazą danych. Od kilku dni

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

zarówno klienci, jak i pracownicy mają poważne problemy.

We are unable to update records or access information on customer interactions.

Nie możemy aktualizować zapisów ani uzyskiwać dostępu do informacji o interakcjach z klientami.

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

Kosztuje nas to dużo pieniędzy, zarówno w czasie poświęconym na rozwiązanie problemu,

and in lost sales.

jak iw utraconej sprzedaży.

Here’s one more:

Oto jeszcze jedno:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

martwi mnie liczba zwolnień lekarskich pracowników w ostatnim czasie. W tym miesiącu

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

pracownicy działu IT wzięli łącznie 44 dni chorobowe, w porównaniu

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

do łącznie 23 dni chorobowych w zeszłym miesiącu i zaledwie 18 dni chorobowych w poprzednim miesiącu.

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

Wpływa to na produktywność, a także powoduje duży stres u pracowników, którzy przychodzą

to work.

do pracy.

In both cases, you’re writing to describe a problem.

W obu przypadkach piszesz, aby opisać problem.

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

Twoje pierwsze zdanie przedstawia problem, a następny akapit zawiera więcej szczegółów.

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

Widać, że w obu przykładach używamy tylko dwóch zdań, ale

lot of useful information in two sentences.

w dwóch zdaniach można zawrzeć wiele przydatnych informacji.

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

Jeśli w e-mailu chcesz poruszyć więcej niż jeden punkt , możesz powtórzyć ten schemat: najpierw

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

napisz krótkie zdanie, aby wprowadzić swój punkt widzenia, a następnie dodaj akapit zawierający dwa lub trzy zdania,

to add details.

aby dodać szczegóły.

You can move from one point to another using a phrase like:

Możesz przechodzić od jednego punktu do drugiego, używając frazy typu:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Jest jeszcze jedna rzecz, którą chciałbym z tobą omówić.

Regarding…

Odnośnie…

I’d also like to ask you about…

Chciałbym również zapytać o…

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

Użyj jednego z tych zwrotów, aby zmienić temat, a następnie przedstaw swój następny punkt.

For example:

Na przykład:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Jest jeszcze jedna rzecz, którą chciałbym z tobą omówić.

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

Wygląda na to, że od trzech miesięcy liczba reklamacji klientów rośnie…

Now, you can practice.

Teraz możesz ćwiczyć.

Take the email you started before.

Weź e-mail, który zacząłeś wcześniej.

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

Dodaj nowy akapit, który powinien mieć od dwóch do trzech zdań.

Add details to the point you introduced before.

Dodaj szczegóły do ​​punktu, który przedstawiłeś wcześniej.

Pause the video and do it now.

Zatrzymaj wideo i zrób to teraz.

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

Jeśli potrzebujesz dodatkowej praktyki, dodaj inny temat do swojego e-maila, używając jednego z fraz łączących, które

you just saw.

właśnie zobaczyłeś.

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

Po wyjaśnieniu wszystkich punktów, które chcesz poruszyć, co powinieneś zrobić dalej?

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

Pisząc e-mail, powinieneś jasno określić, czego oczekujesz od osoby,

sending it to.

do której go wysyłasz.

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

Nawet jeśli piszesz tylko po to, aby przekazać drugiej osobie jakieś informacje, dobrze jest

idea to make that clear.

to wyjaśnić.

Put your call to action in a new paragraph.

Umieść wezwanie do działania w nowym akapicie.

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

Ponownie, umieszczenie każdej rzeczy w osobnym akapicie sprawia, że ​​Twój e-mail jest uporządkowany i łatwy do śledzenia.

So, what can you write here?

Więc co możesz tu napisać?

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

Najpierw rozważmy sytuacje, w których druga osoba potrzebuje czegoś pilnie.

You could say:

Można powiedzieć:

Please … by tomorrow at the latest.

proszę… najpóźniej do jutra.

As a matter of urgency, you need to…

W trybie pilnym potrzebujesz…

For example:

Na przykład:

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

Proszę o zorganizowanie spotkania wszystkich kierowników działów najpóźniej do jutra.

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

W trybie pilnym musisz skontaktować się ze wszystkimi klientami, których mogło dotyczyć

by this data breach.

to naruszenie ochrony danych.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

Jeśli twoja prośba jest mniej pilna, możesz użyć zwrotów takich jak:

Could you please…?

Czy mógłbyś…?

I would like you to…

Chciałbym, żebyś…

For example:

Na przykład: Czy

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

mógłbyś porozmawiać z Mattem z działu kadr i wyjaśnić nasze opcje w tej sprawie?

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

Proszę o zaprojektowanie plakatu informującego personel o nowych zasadach.

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

Tworząc wezwania do działania, powinieneś pomyśleć o swoich relacjach z osobą,

writing to.

do której piszesz.

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

Na przykład powiedzenie czegoś w stylu „musisz … lub chciałbym, żebyś…” jest stosunkowo

direct.

bezpośrednie.

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

To dobrze, jeśli jesteś menedżerem piszącym do jednego z członków swojego zespołu, ale może to zabrzmieć niewłaściwie,

if you write that to your manager.

jeśli napiszesz to do swojego menedżera.

This also depends on the corporate culture where you work.

Zależy to również od kultury korporacyjnej, w której pracujesz.

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli nie jesteś pewien, lepiej być mniej bezpośrednim.

For example:

Na przykład:

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

Sugeruję skontaktowanie się ze wszystkimi klientami, których mogło dotyczyć naruszenie ochrony danych.

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

Czy mogę poprosić o zaprojektowanie plakatu informującego personel o nowych zasadach?

But, be careful!

Ale bądź ostrożny!

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

Nie bądź tak bezpośredni, aby druga osoba nie zrozumiała, czego potrzebujesz.

If you don’t need a response from the other person, say something like:

Jeśli nie potrzebujesz odpowiedzi od drugiej osoby, powiedz na przykład:

This is just to keep you updated.

To jest tylko po to, aby Cię informować.

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

Nie wymaga to natychmiastowej reakcji, ale prosimy o obserwowanie sytuacji.

Now, it’s your turn!

Teraz twoja kolej!

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

Zatrzymaj wideo i dodaj wezwanie do działania na końcu e-maila.

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

Zastanów się, do kogo piszesz, i spraw, aby wezwanie do działania było odpowiednio bezpośrednie lub

indirect.

pośrednie.

So, now you’re nearly finished.

Więc już prawie skończyłeś.

What’s left?

Co zostało?

Finish your email with a sign-off and your name.

Zakończ swój e-mail podpisem i swoim imieniem i nazwiskiem.

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

Możesz użyć wielu tych samych podpisów, których możesz użyć w liście papierowym, takich jak:

Regards, Best Wishes,

Pozdrawiam, Najlepsze życzenia,

Kind Regards,

Z pozdrowieniami,

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

Podobnie jak w przypadku pozdrowień, generalnie nie używałbyś bardzo formalnych podpisów, takich jak Pozdrawiam Z poważaniem w e-

in an email.

mail.

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

Czasami możesz to zobaczyć, ale tylko w bardzo formalnych e-mailach.

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

Nie zapomnij napisać każdego słowa podpisu wielką literą i postawić

comma at the end.

przecinek na końcu.

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

Podpisy, które właśnie widziałeś, są neutralne i mogą być używane w prawie każdej sytuacji.

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

Jeśli piszesz coś bardziej nieformalnego, możesz użyć podpisu, takiego jak:

Cheers, Take care,

Pozdrawiam, Uważaj,

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

W tym przypadku nie pisałbyś każdego słowa wielką literą, dlatego troska w uważaj ma

small ‘c’.

małe „c”.

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

Podobnie jak w przypadku pozdrowień, możesz w ogóle nie potrzebować podpisu w nieformalnej wiadomości e-mail.

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

Po prostu napisz swoje imię na dole lub nie pisz nic!

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

Po złożeniu podpisu dodaj swoje imię i nazwisko, i gotowe!

For example,

Regards,

Na przykład

Pozdrowienia,

Vijay

Vijay

Cheers,

Cheers,

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

Teraz wiesz, jak napisać jasny i skuteczny e-mail po angielsku.

Let’s put everything you’ve learned together.

Połączmy wszystko, czego się nauczyłeś.

To write an effective email in English, you need to:

Aby napisać skutecznego e-maila w języku angielskim, musisz:

1. Use an appropriate greeting.

1. Stosować odpowiednie powitanie.

2. Introduce your topic in a single sentence.

2. Przedstaw swój temat w jednym zdaniu.

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3. Dodaj szczegóły do ​​swojego tematu w krótkim akapicie.

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

4. Dodaj wezwanie do działania, aby wyjaśnić, czego oczekujesz od drugiej osoby.

5. Use an appropriate signoff.

5. Użyj odpowiedniego podpisu.

Let’s do a longer example together:

Zróbmy razem dłuższy przykład:

Dear Lina,

Droga Lino,

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

muszę na coś zwrócić Twoją uwagę: wielu pracowników używa bardzo słabych haseł na

their laptops and for database access.

swoich laptopach i w celu uzyskania dostępu do bazy danych.

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

Nasza praca polega na zapewnieniu bezpieczeństwa osobistych informacji finansowych naszych klientów.

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

Jeśli stracimy zaufanie naszych klientów w tej kwestii, nie będzie łatwo je odzyskać.

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

Ufam, że widzicie, że lepiej jest działać teraz niż wtedy, gdy coś

goes wrong.

pójdzie nie tak.

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

Sugeruję ustanowienie zasady, że hasła muszą mieć określoną długość, a personel musi

change their passwords at least once a month.

zmieniać swoje hasła co najmniej raz w miesiącu.

Please let me know what you think about this.

Proszę dać mi znać, co o tym sądzisz.

Regards,

Pozdrawiam,

Vijay

Vijay

What do you think: could you write an email like this?

Co myślisz: czy mógłbyś napisać takiego e-maila ?

Try it!

Spróbuj!

Use words and phrases from the lesson.

Wykorzystaj słowa i zwroty z lekcji.

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

Pamiętaj, aby uporządkować swój e-mail w akapity, tak jak pokazaliśmy.

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

Ułatwi to uporządkowanie i przejrzystość pomysłów.

For more free English lessons check out our website:

Więcej bezpłatnych lekcji angielskiego znajdziesz na naszej stronie internetowej:

Oxford Online English dot com

Oxford Online English dot com

Thanks for watching! See you next time!

Dziękujemy za oglądanie! Do zobaczenia następnym razem!