Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

안녕하세요, 저는 마이크입니다.

Welcome to Oxford Online English.

옥스포드 온라인 영어에 오신 것을 환영합니다.

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

이 단원에서는 영어로 이메일을 작성하는 방법을 배울 수 있습니다 .

Do you need to write emails at work?

직장에서 이메일을 작성해야 합니까?

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

이메일이 명확하지 않거나 영어로 실수하는 것이 걱정되시나요?

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

이 레슨에서는 명확하고 자연스러운 이메일을 쉽고

quickly.

빠르게 작성하는 방법을 볼 수 있습니다. 지금 바로 따라할 수 있는

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

간단하고 명확한 단계를 통해 처음부터 끝까지 영어로 이메일을 작성하는 방법을 보여드리겠습니다

clear steps that you can follow right now!

!

Let’s start at the beginning.

처음부터 시작하겠습니다.

With emails, you can start like a letter.

이메일을 사용하면 편지처럼 시작할 수 있습니다.

For example:

예:

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

Dear Mr Hill,

Dear Mr Hill,

However, emails are generally much less formal than letters.

그러나 이메일은 일반적으로 편지보다 훨씬 덜 형식적입니다 . 공식적인 내용을 쓸

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

때만 'dear'와 함께 인사말을 사용하세요 .

So, what else can you use?

그래서 무엇을 더 사용할 수 있습니까?

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

많은 이메일이 hello 또는 hi와 사람의 이름으로 시작합니다.

For example,

예를 들어,

Hello, Hi Ryan,

Hello, Hi Ryan,

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

많은 비즈니스 이메일에서 인사말 뒤에 다음과 같은 인사말이 나옵니다.

I hope you’re well.

잘 지내시길 바랍니다.

or How are you?

또는 어떻게 지내세요?

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

비즈니스 이메일에서 이들은 단순히 공손한 문구이며 일반적으로 답변이 필요하지 않습니다

answer.

.

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

보다 비공식적인 이메일의 경우 hi 또는 hey라는 단어와 쉼표로 시작할 수 있습니다.

You can also just write the person’s name plus a comma.

사람의 이름과 쉼표를 쓸 수도 있습니다 . 더 비공식적

This is a more professional style, even though it’s more informal.

이지만 더 전문적인 스타일입니다 .

It’s best with people you already know.

이미 알고 있는 사람들과 함께하는 것이 가장 좋습니다.

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

매우 비공식적인 이메일의 경우 인사말이 전혀 필요하지 않을 수 있습니다.

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

짧은 시간에 같은 사람에게 여러 개의 이메일을 보내는 경우에도 마찬가지입니다.

you don’t need to write a greeting every time.

매번 인사말을 쓸 필요가 없습니다 .

Let’s review quickly:

빠르게 검토해 보겠습니다.

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

매우 격식을 차린 이메일의 경우 친애하는 인사와 편지와 같은 이름을 사용하세요.

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

대부분의 일상적인 이메일에는 hello 또는 hi와 이름을 사용합니다.

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

덜 형식적인 이메일의 경우 이름 없이 hi 또는 hey를 사용하거나 인사말을 전혀 사용하지 마십시오.

Okay, but what next?

좋아요, 하지만 다음은요?

After your greeting, you should explain why you’re writing.

인사 후에는 왜 글을 쓰는지 설명해야 합니다 .

Make this as short as possible.

가능한 한 짧게 만드십시오. 매일 수백 통의 이메일을

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

받는 사람에게 편지를 쓴다면

make your purpose clear quickly.

목적을 빨리 분명히 해야 합니다.

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

매우 바쁜 사람은 당신이 말하려는 것을 알아내려고 많은 시간을 보내지 않을 것입니다

trying to say!

!

How can you do this?

어떻게 할 수 있습니까? 다음과

Start with a simple phrase, like:

같은 간단한 문구로 시작하세요.

I’m writing regarding…

I'm write about…

I wanted to follow up on…

I wants to follow up…

I would like to ask about…

I would like to ask about…

These phrases are slightly more formal.

Let’s see how you could use them:

그것들을 어떻게 사용할 수 있는지 봅시다:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

저는 우리 데이터베이스 시스템과 관련된 문제에 대해 글을 쓰고 있습니다.

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

지난주 회의에 대한 후속 조치를 취하고 이번 달 계획을 확인하고 싶었습니다.

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

새 예산과 이것이 우리 부서에 영향을 미치는지 여부에 대해 묻고 싶습니다.

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

보다 비공식적인 이메일에서는 이와 같은 문구를 사용하지 않습니다.

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

보다 직접적인 질문을 하거나 다음과 같이 직접적인 진술을 할 수 있습니다.

Do you know when the database issues will be fixed?

데이터베이스 문제가 언제 해결될지 아십니까 ?

Let’s confirm our plans for this month.

이번 달의 계획을 확인합시다.

How will the new budget affect our department?

새 예산이 우리 부서에 어떤 영향을 미치나요? 문제에 대한 해결책을

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

찾고 싶어서 글을 쓰는 경우 다음과 같은 몇 가지 유용한 문구가 있습니다

phrases:

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

.

Again, these are more formal phrases.

다시 말하지만, 이들은 좀 더 형식적인 문구입니다.

Let’s see how you can use them:

어떻게 사용할 수 있는지 봅시다. 최근에 직원들이

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

얼마나 많은 병가를 냈는지 걱정됩니다 .

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

주의할 사항이 있습니다. 오래된 소프트웨어를 사용하면

malware infections and data loss.

맬웨어 감염 및 데이터 손실의 위험이 있습니다.

Now it’s your turn.

이제 당신의 차례입니다.

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

관리자, 동료 또는 고객에게 이메일을 작성한다고 상상해 보십시오.

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

적절한 인사말을 쓴 다음, 글을 쓰는 이유를 설명하는 한두 문장을 작성해야 합니다

why you’re writing.

.

Pause the video and do it now!

영상을 멈추고 지금 해보세요!

Start again when you’ve finished.

완료되면 다시 시작하십시오.

Ready?

준비가 된?

Let’s move on.

계속 갑시다.

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

글을 쓰는 이유를 소개한 후에는 독자가 설명하는 상황을 이해할 수 있도록 자세한 내용과 지원 정보를 추가해야 합니다

so that your reader understands the situation you’re describing.

.

Put this information in a new paragraph.

이 정보를 새 단락에 넣으십시오.

This will make your email clear and easy to follow.

이렇게 하면 이메일을 명확하고 쉽게 따라갈 수 있습니다.

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

먼저, 당신이 편지를 쓰는 사람이 알아야 할 것이 무엇인지 스스로에게 물어보십시오 .

With emails, less is more.

이메일은 적을수록 좋습니다.

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

아무도 매우 긴 이메일을 읽고 싶어하지 않으며 너무 많이 쓰면 자신을 명확하게 하기가 어렵습니다

write too much.

.

So, try to limit yourself to two to three sentences.

따라서 2~3개의 문장으로 자신을 제한하십시오 .

Put your most important point first.

가장 중요한 점을 먼저 두십시오.

Let’s look at some examples:

몇 가지 예를 살펴보겠습니다. 데이터베이스와 관련하여 발생한

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

문제에 대해 글을 쓰고 있습니다.

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

클라이언트와 직원 모두 며칠 동안 심각한 문제를 겪고 있습니다.

We are unable to update records or access information on customer interactions.

기록을 업데이트하거나 고객 상호 작용에 대한 정보에 액세스할 수 없습니다.

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

이로 인해 문제를 해결하는 데 소요되는 시간

and in lost sales.

과 판매 손실 모두에서 많은 비용이 발생합니다.

Here’s one more:

한 가지 더 말씀드리겠습니다. 최근 직원들의

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

병가 일수가 걱정됩니다 .

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

IT 부서의 직원은 이번 달까지 총 44일의 병가를 냈습니다

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

.

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

이것은 생산성에 영향을 미치고 있으며 출근하는 직원들에게 많은 스트레스를 가하고 있습니다

to work.

.

In both cases, you’re writing to describe a problem.

두 경우 모두 문제를 설명하기 위해 작성하는 것입니다 .

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

첫 번째 문장에서 문제를 소개 하고 다음 단락에서 자세한 내용을 제공합니다.

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

두 예에서 두 문장만 사용하지만

lot of useful information in two sentences.

두 문장에 많은 유용한 정보를 포함할 수 있음을 알 수 있습니다. 이메일

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

에 요점이 두 개 이상인 경우 이 패턴을 반복할 수 있습니다. 먼저

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

요점을 소개하는 짧은 문장을 넣은 다음 세부 사항을 추가하기 위해 2~3개의 문장으로 된 단락을 추가합니다

to add details.

. 다음과 같은 문구를

You can move from one point to another using a phrase like:

사용하여 한 지점에서 다른 지점으로 이동할 수 있습니다 . 당신과

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

논의하고 싶은 것이 하나 더 있습니다 .

Regarding…

관련하여…

I’d also like to ask you about…

또한 묻고 싶은 것이 있습니다…

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

이 문구 중 하나를 사용하여 주제를 변경한 후 다음 요점을 소개하십시오.

For example:

예를 들면: 당신과

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

논의하고 싶은 것이 하나 더 있습니다 .

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

3개월째 고객불만이 늘고 있는 것 같은데…

Now, you can practice.

Take the email you started before.

이전에 시작한 이메일을 가져옵니다.

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

2~3문장 길이의 새 단락을 추가합니다 .

Add details to the point you introduced before.

이전에 소개한 포인트에 디테일을 추가합니다.

Pause the video and do it now.

비디오를 일시 중지하고 지금 수행하십시오.

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

추가 연습을 원하면 방금 본 연결 문구 중 하나를 사용하여 이메일에 다른 주제를 추가하세요

you just saw.

. 말하고

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

싶은 점을 모두 설명한 후에는 다음에 무엇을 해야 합니까?

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

이메일을 작성할 때 이메일을 보내는 사람에게 기대하는 바를 명확히 해야 합니다

sending it to.

. 상대방에게 약간의 정보를

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

제공하기 위해 글을 쓰는 경우에도

idea to make that clear.

이를 명확히 하는 것이 좋습니다. 클릭

Put your call to action in a new paragraph.

유도 문안을 새 단락에 넣으십시오.

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

다시 말하지만, 각 항목을 자체 단락에 넣으면 이메일이 구조화되고 따라가기 쉬워집니다.

So, what can you write here?

그래서 여기에 무엇을 쓸 수 있습니까?

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

먼저, 상대방이 급하게 뭔가를 해야 하는 상황을 생각해 봅시다. 다음과 같이

You could say:

말할 수 있습니다.

Please … by tomorrow at the latest.

제발... 늦어도 내일까지.

As a matter of urgency, you need to…

긴급한 문제로 다음을 수행해야 합니다. 예

For example:

: 늦어도 내일까지

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

모든 부서장 회의를 주선하십시오 .

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

긴급하게 이 데이터 위반의 영향을 받았을 수 있는 모든 고객에게 연락해야 합니다

by this data breach.

.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

귀하의 요청이 덜 긴급한 경우 다음과 같은 문구를 사용할 수 있습니다.

Could you please…?

부탁드립니다...?

I would like you to…

For example:

예를 들면:

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

HR 부서의 Matt와 이야기 하고 이에 대한 우리의 선택 사항을 설명해 주시겠습니까?

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

새 정책에 대해 직원들에게 알리기 위한 포스터를 디자인해 주셨으면 합니다. 클릭 유도문안을

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

사용하면 편지를 쓰는 사람과의 관계에 대해 생각해야 합니다

writing to.

.

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

예를 들어, you need to... 또는 I would like you to...와 같은 말은 비교적

direct.

직접적입니다. 팀 중 한 명에게 편지를

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

쓰는 관리자라면 괜찮지만

if you write that to your manager.

관리자에게 편지를 쓰면 부적절하게 들릴 수 있습니다.

This also depends on the corporate culture where you work.

이것은 또한 당신이 일하는 기업 문화에 달려 있습니다 .

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

일반적으로 확실하지 않은 경우 덜 직접적으로 말하는 것이 좋습니다.

For example:

예:

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

데이터 유출로 인해 영향을 받았을 수 있는 모든 고객에게 연락할 것을 제안합니다.

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

직원들에게 새 정책에 대해 알리기 위한 포스터 디자인을 부탁해도 될까요?

But, be careful!

하지만 조심하세요!

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

상대방이 당신이 필요로 하는 것을 이해하지 못할 정도로 간접적으로 말하지 마십시오.

If you don’t need a response from the other person, say something like:

다른 사람의 응답이 필요하지 않은 경우 다음과 같이 말하십시오.

This is just to keep you updated.

이것은 단지 최신 정보를 제공하기 위한 것입니다.

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

즉각적인 대응이 필요하지는 않지만 상황을 주시하시기 바랍니다.

Now, it’s your turn!

이제 당신의 차례입니다!

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

비디오를 일시 중지하고 이메일 끝에 클릭 유도 문안을 추가하십시오 .

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

누구에게 편지를 쓰는지 생각하고 적절하게 직간접적으로 클릭 유도문안을 만드세요

indirect.

.

So, now you’re nearly finished.

이제 거의 끝났습니다.

What’s left?

무엇이 남았나요?

Finish your email with a sign-off and your name.

서명과 귀하의 이름으로 이메일을 마무리하십시오 . 다음과 같이

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

종이 편지에 사용할 수 있는 동일한 서명을 많이 사용할 수 있습니다.

Regards, Best Wishes,

안부 인사,

Kind Regards,

안부 인사,

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

인사말과 마찬가지로 일반적으로 Yours Sincerely in an

in an email.

이메일.

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

가끔 볼 수 있지만 매우 공식적인 이메일에서만 볼 수 있습니다. 사인 오프의

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

각 단어를 대문자로 쓰고

comma at the end.

끝에 쉼표를 넣는 것을 잊지 마십시오.

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

방금 본 사인오프는 중립적 이며 거의 모든 상황에서 사용할 수 있습니다.

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

좀 더 비공식적인 글을 쓴다면

Cheers, Take care,

Cheers, Take care,

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

이 경우 각 단어를 대문자로 쓰지 않을 것입니다 . 이것이 care in take care에

small ‘c’.

소문자 'c'가 있는 이유입니다.

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

인사말과 마찬가지로 비공식 이메일에서는 서명이 전혀 필요하지 않을 수 있습니다.

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

하단에 이름만 쓰거나 아무 것도 쓰지 마세요!

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

서명을 한 후 이름을 추가하면 완료됩니다!

For example,

Regards,

예를 들어,

안부 인사,

Vijay

Vijay

Cheers,

Cheers,

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

이제 영어로 명확하고 효과적인 이메일을 작성하는 방법을 알았습니다 .

Let’s put everything you’ve learned together.

당신이 배운 모든 것을 함께 넣어 봅시다.

To write an effective email in English, you need to:

영어로 효과적인 이메일을 작성하려면 다음이 필요합니다.

1. Use an appropriate greeting.

1. 적절한 인사말을 사용합니다.

2. Introduce your topic in a single sentence.

2. 주제를 한 문장으로 소개합니다.

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3. 짧은 단락으로 주제에 세부 정보를 추가합니다.

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

4. 다른 사람이 해야 할 일을 설명하는 클릭 유도문안을 추가하세요 .

5. Use an appropriate signoff.

5. 적절한 사인오프를 사용하십시오.

Let’s do a longer example together:

더 긴 예를 함께 살펴보겠습니다.

Dear Lina,

친애하는 Lina, 주의할

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

사항이 있습니다. 많은 직원이 노트북과 데이터베이스 액세스에 매우 취약한 암호를 사용하고 있습니다

their laptops and for database access.

.

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

우리의 업무는 고객의 개인 금융 정보를 안전하게 유지하는 데 달려 있습니다.

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

이 문제에 대한 고객의 신뢰를 잃으면 회복하기 쉽지 않을 것입니다. 문제가 발생한 후보다 지금 조치를 취하는 것이

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

더 낫다는 것을 여러분이 볼 수 있을 것이라고 믿습니다

goes wrong.

.

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

암호는 특정 길이여야 하고 직원은

change their passwords at least once a month.

적어도 한 달에 한 번 암호를 변경해야 한다는 규칙을 만들 것을 제안합니다.

Please let me know what you think about this.

이에 대해 어떻게 생각하는지 알려주세요.

Regards,

감사합니다,

Vijay

Vijay

What do you think: could you write an email like this?

어떻게 생각하세요: 이런 이메일을 쓸 수 있나요 ?

Try it!

시도 해봐!

Use words and phrases from the lesson.

공과의 단어와 구를 사용하십시오. 보여드린 것처럼

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

이메일을 단락으로 정리하는 것을 잊지 마세요 .

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

이렇게 하면 아이디어를 체계적이고 명확하게 유지하기가 더 쉬워집니다 .

For more free English lessons check out our website:

더 많은 무료 영어 수업을 원하시면 저희 웹사이트를 확인하세요:

Oxford Online English dot com

Oxford Online English dot com

Thanks for watching! See you next time!

시청해 주셔서 감사합니다! 다음에 만나요!