Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

Ciao, sono Mike.

Welcome to Oxford Online English.

Benvenuto a Oxford Online English.

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

In questa lezione imparerai a scrivere un'e-mail in inglese.

Do you need to write emails at work?

Hai bisogno di scrivere email al lavoro?

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

Sei preoccupato che le tue email non siano chiare o che commetti errori in inglese?

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

In questa lezione, puoi vedere come scrivere e- mail chiare e dal suono naturale in modo facile e

quickly.

veloce.

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

Ti mostreremo come scrivere un'email in inglese dall'inizio alla fine, in

clear steps that you can follow right now!

passaggi semplici e chiari che puoi seguire subito!

Let’s start at the beginning.

Cominciamo dall'inizio.

With emails, you can start like a letter.

Con le e-mail, puoi iniziare come una lettera.

For example:

Ad esempio:

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

Gentile Lina, Gentile Signore/Signora,

Dear Mr Hill,

Gentile Sig. Hill,

However, emails are generally much less formal than letters.

Tuttavia, le e-mail sono generalmente molto meno formali delle lettere.

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

Usa un saluto con "caro" solo se stai scrivendo qualcosa di formale.

So, what else can you use?

Quindi, cos'altro puoi usare?

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

Molte email iniziano con ciao, o ciao più il nome della persona.

For example,

Ad esempio,

Hello, Hi Ryan,

Hello, Hi Ryan,

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

in molte e-mail aziendali, seguirai il saluto con qualcosa del tipo:

I hope you’re well.

spero che tu stia bene.

or How are you?

o Come stai?

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

Nelle e-mail aziendali, queste sono semplicemente frasi educate e generalmente non hanno bisogno di una

answer.

risposta.

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

Per email più informali, puoi iniziare solo con la parola ciao o ciao, più una virgola:

You can also just write the person’s name plus a comma.

puoi anche scrivere solo il nome della persona più una virgola.

This is a more professional style, even though it’s more informal.

Questo è uno stile più professionale, anche se è più informale.

It’s best with people you already know.

È meglio con le persone che già conosci.

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

Per un'e-mail molto informale, potresti non aver bisogno di un saluto.

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

Questo vale anche se stai inviando più email alla stessa persona in poco tempo:

you don’t need to write a greeting every time.

non è necessario scrivere ogni volta un saluto .

Let’s review quickly:

Rivediamo rapidamente:

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

per e-mail molto formali, usa un saluto con caro più un nome, come una lettera.

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

Per la maggior parte delle e-mail di tutti i giorni, usa ciao o ciao più un nome.

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

Per e-mail meno formali, usa ciao o ciao senza nome o non usare affatto un saluto.

Okay, but what next?

Ok, ma cosa succederà dopo?

After your greeting, you should explain why you’re writing.

Dopo il saluto, dovresti spiegare perché stai scrivendo.

Make this as short as possible.

Rendilo il più breve possibile.

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

Se stai scrivendo a qualcuno che riceve centinaia di e-mail ogni giorno, devi

make your purpose clear quickly.

chiarire rapidamente il tuo scopo.

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

Qualcuno che è molto impegnato non passerà molto tempo a cercare di capire cosa stai

trying to say!

cercando di dire!

How can you do this?

Come puoi farlo?

Start with a simple phrase, like:

Inizia con una frase semplice, come: sto

I’m writing regarding…

scrivendo in merito a...

I wanted to follow up on…

volevo dare seguito a...

I would like to ask about…

vorrei chiedere in merito a...

These phrases are slightly more formal.

Queste frasi sono leggermente più formali.

Let’s see how you could use them:

Vediamo come potresti usarli:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

sto scrivendo in merito ai problemi che abbiamo riscontrato con il nostro sistema di database.

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

Volevo dare seguito al nostro incontro della scorsa settimana e confermare i nostri piani per questo mese.

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

Vorrei chiedere informazioni sul nuovo budget e se ciò influirà sul nostro dipartimento.

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

In un'e-mail più informale, non useresti una frase come questa.

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

Potresti fare una domanda più diretta o fare una dichiarazione diretta, come questa:

Do you know when the database issues will be fixed?

sai quando verranno risolti i problemi del database ?

Let’s confirm our plans for this month.

Confermiamo i nostri piani per questo mese.

How will the new budget affect our department?

In che modo il nuovo budget influirà sul nostro dipartimento?

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

Se stai scrivendo perché vuoi trovare una soluzione a un problema, ecco alcune

phrases:

frasi utili:

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

sono preoccupato per... o devo portare qualcosa alla tua attenzione.

Again, these are more formal phrases.

Di nuovo, queste sono frasi più formali.

Let’s see how you can use them:

Vediamo come puoi usarli:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

sono preoccupato per il numero di giorni di malattia che il personale ha preso di recente.

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

Devo portare una cosa alla tua attenzione: l'utilizzo di software obsoleto ci mette a rischio di

malware infections and data loss.

infezioni da malware e perdita di dati.

Now it’s your turn.

Ora è il tuo turno.

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

Immagina di scrivere un'e-mail al tuo manager, collega o cliente.

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

Devi scrivere un saluto appropriato, quindi scrivere una o due frasi per spiegare

why you’re writing.

perché stai scrivendo.

Pause the video and do it now!

Metti in pausa il video e fallo ora!

Start again when you’ve finished.

Ricomincia quando hai finito.

Ready?

Pronto?

Let’s move on.

Andiamo avanti.

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

Dopo aver presentato il motivo per cui stai scrivendo, devi aggiungere ulteriori dettagli e informazioni di supporto,

so that your reader understands the situation you’re describing.

in modo che il tuo lettore capisca la situazione che stai descrivendo.

Put this information in a new paragraph.

Inserisci queste informazioni in un nuovo paragrafo.

This will make your email clear and easy to follow.

Questo renderà la tua email chiara e facile da seguire.

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

Innanzitutto, chiediti cosa deve sapere la persona a cui stai scrivendo.

With emails, less is more.

Con le e-mail, meno è di più.

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

Nessuno vuole leggere un'e-mail molto lunga ed è difficile chiarirsi se si

write too much.

scrive troppo.

So, try to limit yourself to two to three sentences.

Quindi, prova a limitarti a due o tre frasi.

Put your most important point first.

Metti al primo posto il tuo punto più importante.

Let’s look at some examples:

Diamo un'occhiata ad alcuni esempi:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

Sto scrivendo in merito ai problemi che abbiamo riscontrato con il nostro database

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

Sia i clienti che il personale hanno riscontrato gravi problemi da diversi giorni.

We are unable to update records or access information on customer interactions.

Non siamo in grado di aggiornare i record o accedere alle informazioni sulle interazioni con i clienti.

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

Questo ci sta costando ingenti somme di denaro, sia in termini di tempo impiegato per cercare di risolvere il problema,

and in lost sales.

sia in termini di mancate vendite.

Here’s one more:

Eccone un altro:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

sono preoccupato per il numero di giorni di malattia che il personale ha preso di recente. Il

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

personale del reparto IT ha preso un totale di 44 giorni di malattia finora questo mese, rispetto

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

a un totale di 23 per il mese scorso e solo 18 per il mese precedente.

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

Ciò influisce sulla produttività e pone anche molto stress sui dipendenti che vengono

to work.

a lavorare.

In both cases, you’re writing to describe a problem.

In entrambi i casi, stai scrivendo per descrivere un problema. La

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

tua prima frase introduce il problema, quindi il paragrafo successivo fornisce maggiori dettagli.

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

Puoi vedere che in entrambi gli esempi usiamo solo due frasi, ma puoi includere

lot of useful information in two sentences.

molte informazioni utili in due frasi.

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

Se hai più di un punto da sottolineare nella tua e-mail, puoi ripetere questo schema: prima

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

metti una breve frase per introdurre il tuo punto, quindi aggiungi un paragrafo con due o tre frasi

to add details.

per aggiungere dettagli.

You can move from one point to another using a phrase like:

Puoi spostarti da un punto all'altro usando una frase del tipo:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

c'è un'altra cosa di cui vorrei discutere con te.

Regarding…

Riguardo a...

I’d also like to ask you about…

Vorrei anche chiederti di...

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

Usa una di queste frasi per cambiare argomento, quindi introduci il punto successivo.

For example:

Ad esempio:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

c'è un'altra cosa che vorrei discutere con te.

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

Sembra che il numero di reclami dei clienti sia in aumento da tre mesi...

Now, you can practice.

Ora puoi esercitarti.

Take the email you started before.

Prendi l'e-mail che hai iniziato prima.

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

Aggiungi un nuovo paragrafo, che dovrebbe essere lungo da due a tre frasi.

Add details to the point you introduced before.

Aggiungi dettagli al punto che hai introdotto prima.

Pause the video and do it now.

Metti in pausa il video e fallo ora.

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

Se vuoi esercitarti in più, aggiungi un altro argomento alla tua email, usando una delle frasi di collegamento che

you just saw.

hai appena visto.

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

Dopo aver spiegato tutti i punti che vuoi sottolineare, cosa dovresti fare dopo?

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

Quando scrivi un'e-mail, dovresti chiarire cosa ti aspetti dalla persona a cui

sending it to.

la stai inviando.

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

Anche se stai scrivendo solo per dare all'altra persona alcune informazioni, è una buona

idea to make that clear.

idea chiarirlo.

Put your call to action in a new paragraph.

Inserisci il tuo invito all'azione in un nuovo paragrafo.

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

Ancora una volta, mettere ogni cosa nel proprio paragrafo rende la tua email strutturata e facile da seguire.

So, what can you write here?

Allora, cosa puoi scrivere qui? Per

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

prima cosa, consideriamo le situazioni in cui hai bisogno che l'altra persona faccia qualcosa con urgenza.

You could say:

Si potrebbe dire:

Please … by tomorrow at the latest.

per favore... entro domani al più tardi. È

As a matter of urgency, you need to…

urgente che tu...

For example:

Ad esempio:

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

organizza una riunione di tutti i capi dipartimento entro domani al più tardi.

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

È urgente contattare tutti i clienti che potrebbero essere stati interessati

by this data breach.

da questa violazione dei dati.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

Se la tua richiesta è meno urgente, potresti usare frasi come:

Could you please…?

Potresti per favore...?

I would like you to…

Vorrei che tu…

For example:

Ad esempio:

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

potresti parlare con Matt del reparto risorse umane e chiarire le nostre opzioni in merito?

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

Vorrei che disegnaste un poster per informare il personale sulle nuove politiche.

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

Con gli inviti all'azione, dovresti pensare al tuo rapporto con la persona a cui stai

writing to.

scrivendo.

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

Ad esempio, dire qualcosa come, devi ... o vorrei che tu... è relativamente

direct.

diretto.

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

Va bene se sei un manager che scrive a uno dei tuoi team, ma potrebbe sembrare inappropriato

if you write that to your manager.

se lo scrivi al tuo manager.

This also depends on the corporate culture where you work.

Questo dipende anche dalla cultura aziendale in cui lavori.

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

In genere, se non sei sicuro, è meglio essere meno diretti.

For example:

Ad esempio:

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

ti suggerisco di contattare tutti i clienti che potrebbero essere stati interessati dalla violazione dei dati.

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

Posso chiederti di progettare un poster per informare il personale sulle nuove politiche?

But, be careful!

Ma fa attenzione!

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

Non essere così indiretto che l'altra persona non capisca di cosa hai bisogno.

If you don’t need a response from the other person, say something like:

Se non hai bisogno di una risposta dall'altra persona, dì qualcosa del tipo:

This is just to keep you updated.

Questo è solo per tenerti aggiornato.

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

Ciò non richiede alcuna risposta immediata, ma ti preghiamo di tenere d'occhio la situazione.

Now, it’s your turn!

Ora è il tuo turno! Metti

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

in pausa il video e aggiungi un invito all'azione alla fine della tua email.

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

Pensa a chi stai scrivendo e rendi il tuo invito all'azione appropriato diretto o

indirect.

indiretto.

So, now you’re nearly finished.

Quindi, ora hai quasi finito.

What’s left?

Cos'è rimasto?

Finish your email with a sign-off and your name.

Termina la tua e-mail con una firma e il tuo nome.

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

Puoi usare molte delle stesse firme che puoi usare in una lettera cartacea, come:

Regards, Best Wishes,

Saluti, I migliori auguri,

Kind Regards,

Cordiali saluti,

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

Come con i saluti, generalmente non useresti firme molto formali come Cordiali saluti

in an email.

in un e-mail.

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

Potresti vederlo a volte, ma solo in e-mail molto formali.

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

Non dimenticare di scrivere ogni parola della tua firma con una lettera maiuscola e di mettere una

comma at the end.

virgola alla fine.

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

Le firme che hai appena visto sono neutre e possono essere utilizzate in quasi tutte le situazioni.

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

Se stai scrivendo qualcosa di più informale, potresti usare una firma come:

Cheers, Take care,

Saluti, abbi cura di te.

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

In questo caso, non metteresti in maiuscolo ogni parola, motivo per cui care in take care ha una

small ‘c’.

"c" minuscola.

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

Come con i saluti, potresti non aver bisogno di una firma in un'e-mail informale.

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

Scrivi semplicemente il tuo nome in fondo o non scrivere niente!

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

Dopo aver firmato, aggiungi il tuo nome e hai finito!

For example,

Regards,

Ad esempio,

Regards,

Vijay

Vijay

Cheers,

Cheers,

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

Ora sai come scrivere un'e -mail chiara ed efficace in inglese.

Let’s put everything you’ve learned together.

Mettiamo insieme tutto ciò che hai imparato.

To write an effective email in English, you need to:

Per scrivere un'e-mail efficace in inglese, devi:

1. Use an appropriate greeting.

1. Usare un saluto appropriato.

2. Introduce your topic in a single sentence.

2. Introduci il tuo argomento in una sola frase.

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3. Aggiungi dettagli al tuo argomento in un breve paragrafo.

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

4. Aggiungi un invito all'azione per spiegare cosa vuoi che faccia l'altra persona.

5. Use an appropriate signoff.

5. Utilizzare una firma appropriata.

Let’s do a longer example together:

Facciamo insieme un esempio più lungo:

Dear Lina,

Cara Lina,

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

devo portare una cosa alla tua attenzione: molti dipendenti utilizzano password molto deboli sui

their laptops and for database access.

loro laptop e per l'accesso al database. Il

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

nostro lavoro dipende dalla sicurezza delle informazioni finanziarie personali dei nostri clienti.

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

Se perdiamo la fiducia dei nostri clienti su questo tema, non sarà facile recuperare.

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

Confido che tu possa vedere che è meglio agire ora, piuttosto che dopo che qualcosa

goes wrong.

va storto.

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

Suggerisco di stabilire una regola secondo cui le password devono avere una lunghezza specifica e che il personale deve

change their passwords at least once a month.

cambiare le proprie password almeno una volta al mese.

Please let me know what you think about this.

Per favore fatemi sapere cosa ne pensate di questo.

Regards,

Saluti,

Vijay

Vijay

What do you think: could you write an email like this?

Cosa ne pensi: potresti scrivere un'e-mail come questa?

Try it!

Provalo!

Use words and phrases from the lesson.

Usa le parole e le frasi della lezione.

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

Ricordati di organizzare la tua email in paragrafi, come ti abbiamo mostrato. In

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

questo modo sarà più facile mantenere le tue idee strutturate e chiare.

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Oxford Online English dot com

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Thanks for watching! See you next time!

Grazie per la visione! Arrivederci alla prossima!