Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

Salut, je suis Mike.

Welcome to Oxford Online English.

Bienvenue sur Oxford Online English.

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

Dans cette leçon, vous apprendrez à rédiger un e-mail en anglais.

Do you need to write emails at work?

Avez-vous besoin d'écrire des e-mails au travail?

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

Vous craignez que vos e-mails ne soient pas clairs ou que vous fassiez des erreurs en anglais ?

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

Dans cette leçon, vous découvrirez comment rédiger facilement et rapidement des e-mails clairs et naturels

quickly.

.

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

Nous allons vous montrer comment rédiger un e-mail en anglais du début à la fin, en étapes simples et

clear steps that you can follow right now!

claires que vous pouvez suivre dès maintenant !

Let’s start at the beginning.

Commençons par le début.

With emails, you can start like a letter.

Avec les e-mails, vous pouvez commencer comme une lettre.

For example:

Par exemple :

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

Chère Lina, Cher Monsieur/Madame,

Dear Mr Hill,

Cher M. Hill,

However, emails are generally much less formal than letters.

Cependant, les e-mails sont généralement beaucoup moins formels que les lettres.

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

Utilisez une salutation avec "cher" uniquement si vous écrivez quelque chose de formel.

So, what else can you use?

Alors, que pouvez-vous utiliser d'autre ?

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

De nombreux e-mails commencent par bonjour, ou salut suivi du nom de la personne.

For example,

Par exemple,

Hello, Hi Ryan,

Bonjour, Salut Ryan,

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

Dans de nombreux e-mails professionnels, vous suivrez le message d'accueil avec quelque chose comme :

I hope you’re well.

J'espère que vous allez bien.

or How are you?

ou Comment vas-tu ?

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

Dans les e-mails professionnels, ce sont simplement des phrases de politesse, et elles n'ont généralement pas besoin de

answer.

réponse.

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

Pour les e-mails plus informels, vous pouvez commencer par le mot salut ou salut, suivi d'une virgule :

You can also just write the person’s name plus a comma.

vous pouvez également simplement écrire le nom de la personne suivi d'une virgule.

This is a more professional style, even though it’s more informal.

C'est un style plus professionnel, même s'il est plus informel.

It’s best with people you already know.

C'est mieux avec des gens que vous connaissez déjà.

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

Pour un e-mail très informel, vous n'aurez peut-être pas du tout besoin d'un message d' accueil.

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

C'est également vrai si vous envoyez plusieurs e-mails à la même personne en peu de temps :

you don’t need to write a greeting every time.

vous n'avez pas besoin d'écrire un message d'accueil à chaque fois.

Let’s review quickly:

Passons en revue rapidement :

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

pour les e-mails très formels, utilisez une salutation avec cher plus un nom, comme une lettre.

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

Pour la plupart des e-mails quotidiens, utilisez hello ou hi plus un nom.

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

Pour les e-mails moins formels, utilisez salut ou salut sans nom, ou n'utilisez pas de salutation du tout.

Okay, but what next?

D'accord, mais et ensuite ?

After your greeting, you should explain why you’re writing.

Après votre salutation, vous devez expliquer pourquoi vous écrivez.

Make this as short as possible.

Faites-le aussi court que possible.

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

Si vous écrivez à quelqu'un qui reçoit des centaines d'e-mails chaque jour, vous devez

make your purpose clear quickly.

clarifier rapidement votre objectif.

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

Quelqu'un qui est très occupé ne passera pas beaucoup de temps à essayer de comprendre ce que vous

trying to say!

essayez de dire !

How can you do this?

Comment pouvez-vous faire cela?

Start with a simple phrase, like:

Commencez par une phrase simple, comme :

I’m writing regarding…

J'écris concernant…

I wanted to follow up on…

Je voulais faire un suivi sur…

I would like to ask about…

J'aimerais poser des questions sur…

These phrases are slightly more formal.

Ces phrases sont un peu plus formelles.

Let’s see how you could use them:

Voyons comment vous pourriez les utiliser :

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

je vous écris au sujet des problèmes que nous avons rencontrés avec notre système de base de données.

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

Je voulais donner suite à notre réunion de la semaine dernière et confirmer nos plans pour ce mois-ci.

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

J'aimerais vous poser des questions sur le nouveau budget et savoir s'il affectera notre ministère.

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

Dans un e-mail plus informel, vous n'utiliseriez pas une phrase comme celle-ci.

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

Vous pouvez poser une question plus directe ou faire une déclaration directe, comme celle-ci :

Do you know when the database issues will be fixed?

savez-vous quand les problèmes de base de données seront résolus ?

Let’s confirm our plans for this month.

Confirmons nos plans pour ce mois-ci.

How will the new budget affect our department?

Comment le nouveau budget affectera-t-il notre département ?

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

Si vous écrivez parce que vous voulez trouver une solution à un problème, voici quelques

phrases:

phrases utiles :

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

je suis préoccupé par… ou j'ai besoin de porter quelque chose à votre attention.

Again, these are more formal phrases.

Encore une fois, ce sont des phrases plus formelles.

Let’s see how you can use them:

Voyons comment vous pouvez les utiliser :

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

je suis préoccupé par le nombre de jours de maladie que le personnel a pris récemment.

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

Je dois attirer votre attention sur un point : l' utilisation de logiciels obsolètes nous expose au risque d'

malware infections and data loss.

infections par des logiciels malveillants et de perte de données.

Now it’s your turn.

Maintenant c'est ton tour.

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

Imaginez que vous écrivez un e-mail à votre responsable, collègue ou client.

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

Vous devez écrire une salutation appropriée, puis écrire une ou deux phrases pour expliquer

why you’re writing.

pourquoi vous écrivez.

Pause the video and do it now!

Mettez la vidéo en pause et faites-le maintenant !

Start again when you’ve finished.

Recommencez lorsque vous avez terminé.

Ready?

Prêt?

Let’s move on.

Allons-nous en.

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

Après avoir expliqué pourquoi vous écrivez, vous devez ajouter plus de détails et d'informations complémentaires,

so that your reader understands the situation you’re describing.

afin que votre lecteur comprenne la situation que vous décrivez.

Put this information in a new paragraph.

Mettez ces informations dans un nouveau paragraphe.

This will make your email clear and easy to follow.

Cela rendra votre e-mail clair et facile à suivre.

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

Tout d'abord, demandez-vous ce que la personne à qui vous écrivez doit savoir.

With emails, less is more.

Avec les e-mails, moins c'est plus.

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

Personne ne veut lire un e-mail très long, et il est difficile de se faire comprendre si vous

write too much.

écrivez trop.

So, try to limit yourself to two to three sentences.

Alors, essayez de vous limiter à deux ou trois phrases.

Put your most important point first.

Mettez votre point le plus important en premier.

Let’s look at some examples:

Voyons quelques exemples :

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

J'écris à propos des problèmes que nous rencontrons avec notre base de données.

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

Les clients et le personnel rencontrent de graves problèmes depuis plusieurs jours maintenant.

We are unable to update records or access information on customer interactions.

Nous ne sommes pas en mesure de mettre à jour les enregistrements ou d'accéder aux informations sur les interactions avec les clients.

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

Cela nous coûte beaucoup d'argent, à la fois en temps passé à essayer de résoudre le problème

and in lost sales.

et en ventes perdues.

Here’s one more:

En voici un de plus :

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

je suis préoccupé par le nombre de jours de maladie que le personnel a pris récemment.

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

Le personnel du service informatique a pris un total de 44 jours de maladie jusqu'à présent ce mois-ci,

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

contre un total de 23 pour le mois dernier et seulement 18 pour le mois précédent.

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

Cela affecte la productivité et impose également beaucoup de stress aux employés qui

to work.

viennent travailler.

In both cases, you’re writing to describe a problem.

Dans les deux cas, vous écrivez pour décrire un problème.

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

Votre première phrase présente le problème, puis votre paragraphe suivant donne plus de détails.

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

Vous pouvez voir que dans les deux exemples, nous n'utilisons que deux phrases, mais vous pouvez inclure

lot of useful information in two sentences.

beaucoup d'informations utiles dans deux phrases.

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

Si vous avez plus d'un point à faire valoir dans votre e-mail, vous pouvez répéter ce schéma :

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

mettez d'abord une courte phrase pour introduire votre point, puis ajoutez un paragraphe avec deux ou trois phrases

to add details.

pour ajouter des détails.

You can move from one point to another using a phrase like:

Vous pouvez passer d'un point à un autre en utilisant une phrase comme :

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Il y a encore une chose dont j'aimerais discuter avec vous.

Regarding…

Concernant…

I’d also like to ask you about…

J'aimerais également vous poser des questions sur…

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

Utilisez l'une de ces phrases pour changer de sujet, puis présentez votre point suivant.

For example:

Par exemple : il

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

y a encore une chose dont j'aimerais discuter avec vous.

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

Il semble que le nombre de plaintes des clients augmente depuis trois mois…

Now, you can practice.

Maintenant, vous pouvez vous entraîner.

Take the email you started before.

Prenez l'e-mail que vous avez commencé auparavant.

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

Ajoutez un nouveau paragraphe, qui devrait contenir deux à trois phrases.

Add details to the point you introduced before.

Ajoutez des détails au point que vous avez présenté précédemment.

Pause the video and do it now.

Mettez la vidéo en pause et faites-le maintenant.

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

Si vous souhaitez vous entraîner davantage, ajoutez un autre sujet à votre e-mail, en utilisant l'une des phrases de liaison que

you just saw.

vous venez de voir.

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

Après avoir expliqué tous les points que vous voulez faire valoir, que devez-vous faire ensuite ?

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

Lorsque vous écrivez un e-mail, vous devez indiquer clairement ce que vous attendez de la personne à qui vous l'

sending it to.

envoyez.

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

Même si vous écrivez juste pour donner des informations à l' autre personne, c'est une bonne

idea to make that clear.

idée de le préciser.

Put your call to action in a new paragraph.

Mettez votre appel à l'action dans un nouveau paragraphe.

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

Encore une fois, mettre chaque chose dans son propre paragraphe rend votre e-mail structuré et facile à suivre.

So, what can you write here?

Alors, que pouvez-vous écrire ici ?

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

Considérons d'abord les situations où vous avez besoin que l'autre personne fasse quelque chose de toute urgence.

You could say:

Vous pourriez dire :

Please … by tomorrow at the latest.

S'il vous plait… d'ici demain au plus tard.

As a matter of urgency, you need to…

De toute urgence, vous devez…

For example:

Par exemple :

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

Veuillez organiser une réunion de tous les chefs de service d'ici demain au plus tard.

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

De toute urgence, vous devez contacter tous les clients susceptibles d'avoir été concernés

by this data breach.

par cette violation de données.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

Si votre demande est moins urgente, vous pouvez utiliser des phrases telles que :

Could you please…?

Pourriez-vous s'il vous plaît… ?

I would like you to…

J'aimerais que vous…

For example:

Par exemple :

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

Pourriez-vous s'il vous plaît parler à Matt du service des ressources humaines et clarifier nos options à ce sujet ?

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

J'aimerais que vous conceviez une affiche pour informer le personnel des nouvelles politiques.

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

Avec les appels à l'action, vous devez penser à votre relation avec la personne à qui vous

writing to.

écrivez.

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

Par exemple, dire quelque chose comme, tu dois… ou je voudrais que tu… est relativement

direct.

direct.

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

C'est bien si vous êtes un manager écrivant à l'un des membres de votre équipe, mais cela peut sembler inapproprié

if you write that to your manager.

si vous écrivez cela à votre manager.

This also depends on the corporate culture where you work.

Cela dépend aussi de la culture d'entreprise dans laquelle vous travaillez.

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

Généralement, si vous n'êtes pas sûr, mieux vaut être moins direct.

For example:

Par exemple :

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

je vous suggère de contacter tous les clients qui pourraient avoir été touchés par la violation de données.

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

Puis-je vous demander de concevoir une affiche pour informer le personnel des nouvelles politiques ?

But, be careful!

Mais fais attention!

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

Ne soyez pas si indirect que l'autre personne ne comprend pas ce dont vous avez besoin.

If you don’t need a response from the other person, say something like:

Si vous n'avez pas besoin d'une réponse de l'autre personne, dites quelque chose comme :

This is just to keep you updated.

C'est juste pour vous tenir au courant.

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

Cela ne nécessite aucune réponse immédiate, mais veuillez garder un œil sur la situation.

Now, it’s your turn!

Maintenant c'est ton tour!

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

Mettez la vidéo en pause et ajoutez un appel à l'action à la fin de votre e-mail.

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

Pensez à qui vous écrivez et faites en sorte que votre appel à l'action soit direct ou

indirect.

indirect.

So, now you’re nearly finished.

Donc, maintenant vous avez presque terminé.

What’s left?

Ce qui reste?

Finish your email with a sign-off and your name.

Terminez votre e-mail avec une signature et votre nom.

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

Vous pouvez utiliser un grand nombre des mêmes approbations que vous pouvez utiliser dans une lettre papier, telles que :

Regards, Best Wishes,

Cordialement, Meilleurs voeux,

Kind Regards,

Cordialement,

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

Comme pour les salutations, vous n'utiliserez généralement pas des approbations très formelles comme le vôtre Sincèrement

in an email.

dans un e-mail.

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

Vous pouvez le voir parfois, mais uniquement dans des e-mails très formels.

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

N'oubliez pas d'écrire chaque mot de votre signature avec une majuscule et de mettre une

comma at the end.

virgule à la fin.

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

Les approbations que vous venez de voir sont neutres et peuvent être utilisées dans presque toutes les situations.

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

Si vous écrivez quelque chose de plus informel, vous pouvez utiliser une approbation comme : À votre

Cheers, Take care,

santé, Prenez soin de vous,

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

Dans ce cas, vous ne mettrez pas de majuscule à chaque mot, c'est pourquoi prendre soin de prendre soin a un

small ‘c’.

petit « c ».

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

Comme pour les salutations, vous n'aurez peut-être pas du tout besoin d'une signature dans un e-mail informel.

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

Écrivez simplement votre nom en bas, ou n'écrivez rien du tout!

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

Après avoir apposé votre signature, ajoutez votre nom et vous avez terminé !

For example,

Regards,

Par exemple,

Regards,

Vijay

Vijay

Cheers,

Cheers,

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

Maintenant, vous savez comment rédiger un e-mail clair et efficace en anglais.

Let’s put everything you’ve learned together.

Mettons ensemble tout ce que vous avez appris.

To write an effective email in English, you need to:

Pour rédiger un e-mail efficace en anglais, vous devez :

1. Use an appropriate greeting.

1. Utiliser une salutation appropriée.

2. Introduce your topic in a single sentence.

2. Présentez votre sujet en une seule phrase.

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3. Ajoutez des détails à votre sujet dans un court paragraphe.

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

4. Ajoutez une incitation à l'action pour expliquer ce que vous attendez de l'autre personne.

5. Use an appropriate signoff.

5. Utilisez une approbation appropriée.

Let’s do a longer example together:

Faisons ensemble un exemple plus long :

Dear Lina,

Chère Lina,

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

je dois attirer votre attention sur un point : de nombreux employés utilisent des mots de passe très faibles sur

their laptops and for database access.

leurs ordinateurs portables et pour accéder à la base de données.

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

Notre travail dépend de la protection des informations financières personnelles de nos clients.

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

Si nous perdons la confiance de nos clients sur cette question, il ne sera pas facile de récupérer.

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

J'espère que vous pouvez voir qu'il est préférable d'agir maintenant, plutôt qu'après que quelque chose ne

goes wrong.

va pas.

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

Je suggère que nous établissions une règle selon laquelle les mots de passe doivent avoir une longueur spécifique et que le personnel doit

change their passwords at least once a month.

changer ses mots de passe au moins une fois par mois.

Please let me know what you think about this.

Veuillez me faire savoir ce que vous en pensez.

Regards,

Cordialement,

Vijay

Vijay

What do you think: could you write an email like this?

Qu'en pensez-vous : pourriez-vous écrire un e-mail comme celui-ci ?

Try it!

Essayez-le !

Use words and phrases from the lesson.

Utilisez des mots et des phrases de la leçon.

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

N'oubliez pas d'organiser votre e-mail en paragraphes, comme nous vous l'avons montré.

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

Cela facilitera la structuration et la clarté de vos idées.

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Thanks for watching! See you next time!

Merci d'avoir regardé ! À la prochaine!