Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

こんにちは、私はマイクです。

Welcome to Oxford Online English.

オックスフォード オンライン イングリッシュへようこそ。

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

このレッスンでは 、英語でのメールの書き方を学びます。

Do you need to write emails at work?

仕事でメールを書く必要がありますか?

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

メールが不明瞭 だったり、英語で間違いを犯したりする心配はありませんか?

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

このレッスンでは、 明確で自然なメールを簡単かつ

quickly.

迅速に作成する方法を確認できます。

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

英語でメールを最初から最後まで書く方法を、

clear steps that you can follow right now!

今すぐ実行できるシンプルで明確な手順で紹介します!

Let’s start at the beginning.

最初から始めましょう。

With emails, you can start like a letter.

メールでは、手紙のように始めることができます。

For example:

例:

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

親愛なるリナ、 親愛なるサー/マダム、

Dear Mr Hill,

親愛なるヒル、

However, emails are generally much less formal than letters.

しかし、電子メールは一般的に手紙よりもはるかにフォーマルで はありません. 形式的なものを書く

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

場合にのみ、「dear」を含む挨拶を使用してください 。

So, what else can you use?

それで、他に何が使えますか？

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

多くの電子メールは、hello、または hi とその 人の名前で始まります。

For example,

たとえば、

Hello, Hi Ryan,

こんにちは、 こんにちはライアン

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

、多くのビジネスメールでは、 挨拶の後に次のようなもの

I hope you’re well.

を付けます。

or How are you?

または お元気ですか？

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

ビジネスメールでは、これらは単に丁寧な フレーズであり、通常は返信を必要としません

answer.

.

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

よりカジュアルなメールの場合は 、hi または hey という単語とカンマだけで始めることができます。

You can also just write the person’s name plus a comma.

相手の名前とコンマだけを書くこともでき ます。

This is a more professional style, even though it’s more informal.

これは、より非公式ですが、よりプロフェッショナルなスタイル です。

It’s best with people you already know.

すでに知っている人と一緒にいるのが一番です。

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

非常にカジュアルなメールの場合、挨拶はまったく必要ないかもしれません 。

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

これは、短時間に同じ人に複数のメールを送信する場合にも当てはまり

you don’t need to write a greeting every time.

ます。毎回挨拶を書く必要はありません 。

Let’s review quickly:

簡単に復習しましょう

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

: 非常にフォーマルなメールの場合は 、手紙のように、dear と名前を付けた挨拶を使用します。

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

ほとんどの毎日の電子メールでは、hello または hi と名前を使用します。

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

あまりフォーマルでないメールの場合は、名前なしで hi または hey を 使用するか、挨拶をまったく使用しません。

Okay, but what next?

わかりましたが、次は何ですか？

After your greeting, you should explain why you’re writing.

挨拶の後、なぜ 書いているのかを説明する必要があります。

Make this as short as possible.

これをできるだけ短くします。 毎日何百通ものメール

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

を受信する人に手紙を書いている場合は

make your purpose clear quickly.

、目的をすばやく明確にする必要があります。

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

とても忙しい人は 、あなたが言おうとしていることを理解するのに多くの時間を費やしませ

trying to say!

ん!

How can you do this?

どうすればこれを行うことができますか？

Start with a simple phrase, like:

次のような簡単なフレーズから始めます:

I’m writing regarding…

I'm writing about…

I wanted to follow up on…

I want to follow up on…

I would like to ask about…

I would like to ask about…

These phrases are slightly more formal.

これらのフレーズは少しフォーマルです。

Let’s see how you could use them:

それらをどのように使用できるか見てみましょう: データベース システムで

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

発生している問題について書いて います。

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

先週の会議のフォローアップと、 今月の計画を確認したいと思いました。

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

新しい予算についてお聞きしたいのですが、 これが私たちの部門に影響を与えるかどうか。

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

よりカジュアルなメールでは、 このようなフレーズは使用しません。

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

次のように、より直接的な質問をしたり、率直な意見を述べたりする

Do you know when the database issues will be fixed?

こともできます。データベースの問題がいつ修正されるか知っていますか?

Let’s confirm our plans for this month.

今月の予定を確認しましょう。

How will the new budget affect our department?

新しい予算は私たちの部門にどのように影響しますか? 問題の解決策

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

を見つけたいために書いて いる場合は、次のような便利な

phrases:

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

フレーズがあります。

Again, these are more formal phrases.

繰り返しますが、これらはよりフォーマルなフレーズです。

Let’s see how you can use them:

それらをどのように使用できるか見てみましょう: スタッフが最近取っ

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

ている病欠日数が気になり ます。

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

注意していただきたいことがあります。 古いソフトウェアを使用すると、

malware infections and data loss.

マルウェア感染やデータ損失のリスクにさらされます。

Now it’s your turn.

今ではあなたの番です。 上司、同僚、またはクライアントに

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

メールを書いていると想像してください 。

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

適切な挨拶を書いてから、なぜ書いているのか を説明する 1 つか 2 つの文を

why you’re writing.

書く必要があります。

Pause the video and do it now!

ビデオを一時停止して、今すぐ実行してください。

Start again when you’ve finished.

終わったらやり直す。

Ready?

準備？

Let’s move on.

次へ移りましょう。

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

書いている理由を紹介した後、読者が説明している状況を理解できるように 、詳細と補足情報を追加する必要があり

so that your reader understands the situation you’re describing.

ます。

Put this information in a new paragraph.

この情報を新しい段落に入れます。

This will make your email clear and easy to follow.

これにより、メールが明確になり、フォローしやすくなり ます。

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

まず、あなたが 手紙を書いている相手が何を知る必要があるかを自問してください。

With emails, less is more.

電子メールでは、少ないほど多くなります。

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

あまりにも長いメールを読みたいと思う人はいません

write too much.

。

So, try to limit yourself to two to three sentences.

そのため、2 ～ 3 文に制限するようにしてください 。

Put your most important point first.

最も重要なポイントを最初に置きます。

Let’s look at some examples:

いくつかの例を見てみましょう: データベースで

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

発生している問題について書い

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

ています.クライアントとスタッフの両方 が数日前から深刻な問題に直面しています. 顧客とのやり取りに関する

We are unable to update records or access information on customer interactions.

記録を更新したり、情報にアクセスしたりすることはできません 。

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

これにより 、問題の解決に費やす時間

and in lost sales.

と売り上げの損失の両方で、多額の費用がかかります。

Here’s one more:

ここでもう 1 つ: 最近のスタッフ

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

の病欠日数が気になり ます。

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

IT 部門のスタッフは、

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

先月は合計 23 日、前月はわずか 18 日だったのに対し、今月はこれまでに合計 44 日の病欠を取得しています。

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

これは生産性に影響を与えて おり、出勤する従業員にも大きなストレスを与えてい

to work.

ます。

In both cases, you’re writing to describe a problem.

どちらの場合も、問題を説明 するために書いています。

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

最初の文で問題を紹介 し、次の段落で詳細を説明します。

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

どちらの例でも 2 つの文しか使用していませんが、2 つの文には

lot of useful information in two sentences.

多くの有用な情報を含めることができます。 メールで

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

伝えたいポイントが複数ある場合は 、このパターンを繰り返すことができます。最初

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

にポイントを紹介する短い文を入れてから、詳細 を追加するために 2 ～ 3 文の段落

to add details.

を追加します。

You can move from one point to another using a phrase like:

次のようなフレーズを使用して、あるポイントから別のポイントに移動でき

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

ます。

Regarding…

について… について

I’d also like to ask you about…

もお聞きしたいです…

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

これらのフレーズのいずれかを使用してトピックを変更し、 次のポイントを紹介してください。

For example:

例：あなた

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

と話したいことがもう 1 つ あります。

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

3ヶ月前からお客様からのクレームが増えているようですね…

Now, you can practice.

。

Take the email you started before.

前に始めたメールを受け取ってください。

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

2 ～ 3 文の長さの新しい段落を追加します。

Add details to the point you introduced before.

以前紹介したポイントに詳細を追加します。

Pause the video and do it now.

ビデオを一時停止して、今すぐ実行してください。

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

さらに練習が必要な場合 は、今見たリンク フレーズの 1 つを使用して、メールに別のトピックを追加します

you just saw.

。

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

言いたい ことをすべて説明したら、次に何をすべきですか。

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

メールを書くときは、相手に 何を期待しているのかを明確にする必要があります

sending it to.

。 相手に情報

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

を提供するためだけに書いている場合でも 、それ

idea to make that clear.

を明確にすることをお勧めします。

Put your call to action in a new paragraph.

行動を促すフレーズを新しい段落に入れます。

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

繰り返しになりますが、それぞれの項目をそれぞれの段落に入れる と、メールが構造化され、簡単にフォローできるようになります。

So, what can you write here?

では、ここに何を書けばよいのでしょうか。

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

まず、 緊急に相手に何かをしてもらう必要がある状況を考えてみましょう。

You could say:

あなたはこう言うことができます：

Please … by tomorrow at the latest.

お願いします…遅くとも明日までに。

As a matter of urgency, you need to…

緊急の問題として、次のことを行う必要があります

For example:

… 例: 遅くとも明日

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

までにすべての部門長の会議を手配してください 。

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

緊急の問題として、このデータ侵害の 影響を受けた可能性のあるすべてのクライアントに連絡する必要があります

by this data breach.

.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

緊急性が低い場合は、次の ようなフレーズを使用

Could you please…?

できます。

I would like you to…

お願いします

For example:

… 例：

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

人事部のマットと話して 、これに関する私たちの選択肢を明確にしてもらえますか? スタッフ

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

に新しい方針を知らせるためのポスターをデザインしてほしい 。

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

行動を促す フレーズでは、手紙を書いている相手との関係について考える必要があります

writing to.

。

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

たとえば、「する必要 があります…」または「私はあなたに…をお願いします…」のような言い方は比較的

direct.

直接的です。

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

マネージャーがチームの 1 人に手紙を書くのであれば問題ありませんが、マネージャーに手紙 を書くのは不適切に聞こえるかもしれません

if you write that to your manager.

。

This also depends on the corporate culture where you work.

これは、あなたが働いている企業文化にも依存し ます。

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

一般的に、よくわからない場合は、直接的ではない方がよいでしょ う。

For example:

例: データ侵害の影響を受け

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

た可能性のあるすべてのクライアントに連絡することをお勧めします 。 新しいポリシーについてスタッフ

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

に知らせるためのポスターのデザインをお願いできます か?

But, be careful!

しかし、注意してください！

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

相手 があなたが必要としているものを理解できないほど間接的にならないでください。

If you don’t need a response from the other person, say something like:

他の人からの返信が必要ない場合は、

This is just to keep you updated.

次のように言います。

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

すぐに対応する必要はありません が、状況を注視してください。

Now, it’s your turn!

今ではあなたの番です！

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

ビデオを一時停止し、行動を促す フレーズをメールの最後に追加します。

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

誰に宛てて書いているかを考えて、 行動を促すフレーズを適切に直接的または

indirect.

間接的にします。

So, now you’re nearly finished.

これで、ほぼ完了です。

What’s left?

何が残っていますか？

Finish your email with a sign-off and your name.

サインオフと自分の名前でメールを締めくくります 。 紙の手紙で使用

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

できるのと同じサインオフをたくさん使用でき ます。たとえば、「

Regards, Best Wishes,

よろしく 」、「ベスト ウィッシュ」、

Kind Regards,

「親切なよろしく」

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

、「挨拶」と同様に、通常、「 敬具」のような非常にフォーマルなサインオフは使用しません。

in an email.

Eメール。

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

ときどき見られるかもしれませんが、非常に フォーマルなメールに限られます。

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

サインオフの各単語を大文字で書き

comma at the end.

、最後にコンマを入れることを忘れないでください。

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

先ほど見たサインオフはニュートラル で、ほぼすべての状況で使用できます。

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

より非公式なものを書いている場合は、 次のようなサインオフを使用できます:

Cheers, Take care,

Cheers, Take care

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

, この場合、各単語を大文字にすることはありません

small ‘c’.

。

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

あいさつと同じよう に、非公式の電子メールではサインオフがまったく必要ない場合があります。

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

一番下に名前を 書くか、何も書かないでください。

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

サインオフを入れたら、名前を追加し て完了です。

For example,

Regards,

例:

よろしく、

Vijay

Vijay

Cheers,

Cheers、

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

これで、明確で効果的な メールを英語で書く方法がわかりました。

Let’s put everything you’ve learned together.

学んだことをすべてまとめましょう。

To write an effective email in English, you need to:

英語で効果的なメールを作成するには、次のことを行う 必要があり

1. Use an appropriate greeting.

ます。 1. 適切な挨拶を使用します。

2. Introduce your topic in a single sentence.

2. トピックを 1 つの文で紹介します。

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3. 短い段落でトピックに詳細を追加します。

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

4.行動を促すフレーズを追加して、他の人に何をしてもらいたいかを説明します 。

5. Use an appropriate signoff.

5. 適切なサインオフを使用します。

Let’s do a longer example together:

もっと長い例を一緒にやってみましょう:

Dear Lina,

親愛なるリナ、

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

私はあなたの注意を喚起する必要が

their laptops and for database access.

あります.

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

私たちの仕事は、クライアントの個人金融情報を安全に保つことにかかっています 。

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

この問題でクライアントの信頼を失うと、 回復するのは容易ではありません。

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

何か起こってからではなく、今行動した方が良いということ

goes wrong.

がおわかりいただけると思います。

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

パスワードは 特定の長さでなければならず、スタッフは

change their passwords at least once a month.

少なくとも月に 1 回パスワードを変更する必要があるという規則を作ることをお勧めします。

Please let me know what you think about this.

これについてどう思うか教えてください。

Regards,

よろしく、

Vijay

Vijay

What do you think: could you write an email like this?

どう思いますか: このようなメールを書いてもらえます か?

Try it!

それを試してみてください！

Use words and phrases from the lesson.

レッスンの単語やフレーズを使用します。

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

お見せしたように、メールを段落に整理することを忘れないで ください。

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

これにより、アイデアを構造化して明確に保つことが容易になります 。

For more free English lessons check out our website:

その他の無料の英語レッスンについては、私たちのウェブサイトをご覧ください:

Oxford Online English dot com

Oxford Online English dot com ご覧

Thanks for watching! See you next time!

いただきありがとうございます。 またね！