Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

Hai, saya Mike.

Welcome to Oxford Online English.

Selamat datang di Oxford Online English.

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

Dalam pelajaran ini, Anda bisa belajar cara menulis email dalam bahasa Inggris.

Do you need to write emails at work?

Apakah Anda perlu menulis email di tempat kerja?

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

Apakah Anda khawatir email Anda tidak jelas, atau Anda membuat kesalahan dalam bahasa Inggris?

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

Dalam pelajaran ini, Anda dapat melihat cara menulis email yang jelas dan terdengar alami dengan mudah dan

quickly.

segera.

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

Kami akan menunjukkan cara menulis email kepada Anda Bahasa Inggris dari awal hingga akhir, secara sederhana,

clear steps that you can follow right now!

hapus langkah-langkah yang bisa Anda ikuti sekarang!

Let’s start at the beginning.

Mari kita mulai dari awal.

With emails, you can start like a letter.

Dengan email, Anda bisa mulai seperti surat.

For example:

Sebagai contoh:

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

Lina sayang, Dear Sir / Madam,

Dear Mr Hill,

Tuan Hill yang terhormat,

However, emails are generally much less formal than letters.

Namun, surel umumnya kurang formal dari surat.

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

Gunakan salam dengan 'sayang' hanya jika Anda menulis sesuatu yang formal.

So, what else can you use?

Jadi, apa lagi yang bisa Anda gunakan?

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

Banyak email mulai dengan halo, atau hi plus nama orang.

For example,

Sebagai contoh,

Hello, Hi Ryan,

Halo, Hai Ryan,

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

Di banyak email bisnis, Anda akan mengikuti salam dengan sesuatu seperti:

I hope you’re well.

Aku harap kamu baik baik saja.

or How are you?

atau Apa kabar?

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

Dalam email bisnis, ini cukup sopan frase, dan mereka umumnya tidak membutuhkan

answer.

menjawab.

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

Untuk email yang lebih informal, Anda bisa mulai dengan hanya kata hai atau hei, ditambah koma:

You can also just write the person’s name plus a comma.

Anda juga bisa menuliskan nama orang tersebut ditambah koma.

This is a more professional style, even though it’s more informal.

Meskipun demikian, ini adalah gaya yang lebih profesional ini lebih informal.

It’s best with people you already know.

Yang terbaik dengan orang yang sudah Anda kenal.

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

Untuk email yang sangat informal, Anda mungkin tidak perlu sama sekali salam.

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

Ini juga berlaku jika Anda mengirim beberapa email ke orang yang sama dalam waktu singkat:

you don’t need to write a greeting every time.

Anda tidak perlu menulis salam setiap waktu.

Let’s review quickly:

Mari kita ulas dengan cepat:

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

Untuk surel yang sangat formal, gunakan salam dengan sayang plus nama, seperti surat.

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

Untuk sebagian besar email sehari-hari, gunakan halo baik atau hi plus nama.

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

Untuk surel yang kurang formal, gunakan hi atau hei tanpa sebuah nama, atau tidak menggunakan salam sama sekali.

Okay, but what next?

Oke, tapi bagaimana selanjutnya?

After your greeting, you should explain why you’re writing.

Setelah sambutan Anda, Anda harus menjelaskan alasannya Anda sedang menulis.

Make this as short as possible.

Buat ini sesingkat mungkin.

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

Jika Anda menulis kepada seseorang yang menerima Anda perlu ratusan email setiap hari

make your purpose clear quickly.

jelaskan tujuan Anda dengan cepat.

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

Seseorang yang sangat sibuk tidak akan menghabiskan banyak waktu mencoba mencari tahu apa yang Anda

trying to say!

mencoba mengatakan!

How can you do this?

Bagaimana kamu bisa melakukan ini?

Start with a simple phrase, like:

Mulai dengan frasa sederhana, seperti:

I’m writing regarding…

Saya menulis tentang ...

I wanted to follow up on…

Saya ingin menindaklanjuti ...

I would like to ask about…

Saya ingin bertanya tentang ...

These phrases are slightly more formal.

Ungkapan-ungkapan ini sedikit lebih formal.

Let’s see how you could use them:

Mari kita lihat bagaimana Anda bisa menggunakannya:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

Saya menulis tentang masalah yang kita miliki telah dengan sistem database kami.

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

Saya ingin menindaklanjuti pertemuan terakhir kami minggu dan konfirmasi rencana kami untuk bulan ini.

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

Saya ingin bertanya tentang anggaran baru dan apakah ini akan mempengaruhi departemen kami.

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

Dalam email yang lebih informal, Anda tidak akan menggunakan frasa seperti ini.

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

Anda mungkin mengajukan pertanyaan atau pertanyaan yang lebih langsung pernyataan langsung, seperti ini:

Do you know when the database issues will be fixed?

Apakah Anda tahu kapan masalah basis data akan terjadi diperbaiki?

Let’s confirm our plans for this month.

Mari kita konfirmasi rencana kita untuk bulan ini.

How will the new budget affect our department?

Bagaimana anggaran baru akan memengaruhi departemen kami?

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

Jika Anda menulis karena Anda ingin menemukannya solusi untuk suatu masalah, berikut adalah beberapa yang bermanfaat

phrases:

frase:

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

Saya khawatir tentang ... atau Saya perlu membawa sesuatu untuk perhatian Anda.

Again, these are more formal phrases.

Sekali lagi, ini adalah frasa yang lebih formal.

Let’s see how you can use them:

Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menggunakannya:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

Saya khawatir tentang jumlah hari sakit Staf telah mengambil baru-baru ini.

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

Saya perlu menyampaikan sesuatu kepada Anda: menggunakan perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman menempatkan kita pada risiko

malware infections and data loss.

infeksi malware dan kehilangan data.

Now it’s your turn.

Sekarang giliranmu.

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

Bayangkan Anda sedang menulis email manajer, kolega, atau klien Anda.

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

Anda perlu menulis salam yang sesuai, kemudian tulis satu atau dua kalimat untuk dijelaskan

why you’re writing.

mengapa kamu menulis.

Pause the video and do it now!

Jeda video dan lakukan sekarang!

Start again when you’ve finished.

Mulai lagi ketika Anda selesai.

Ready?

Siap?

Let’s move on.

Mari kita lanjutkan.

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

Setelah Anda memperkenalkan mengapa Anda menulis, Anda perlu menambahkan rincian lebih lanjut dan informasi pendukung,

so that your reader understands the situation you’re describing.

sehingga pembaca Anda memahami situasinya Anda sedang menggambarkan.

Put this information in a new paragraph.

Masukkan informasi ini dalam paragraf baru.

This will make your email clear and easy to follow.

Ini akan membuat email Anda jelas dan mudah mengikuti.

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

Pertama, tanyakan pada diri Anda orang yang seperti apa Anda menulis hingga perlu diketahui.

With emails, less is more.

Dengan email, lebih sedikit lebih banyak.

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

Tidak ada yang mau membaca email yang sangat panjang, dan sulit untuk membuat diri Anda jelas jika Anda

write too much.

menulis terlalu banyak

So, try to limit yourself to two to three sentences.

Jadi, cobalah membatasi diri Anda menjadi dua hingga tiga kalimat.

Put your most important point first.

Tempatkan poin terpenting Anda terlebih dahulu.

Let’s look at some examples:

Mari kita lihat beberapa contoh:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

Saya menulis tentang masalah yang kita miliki telah dengan database kami

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

Baik klien dan staf telah mengalami masalah parah selama beberapa hari sekarang.

We are unable to update records or access information on customer interactions.

Kami tidak dapat memperbarui catatan atau akses informasi tentang interaksi pelanggan.

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

Ini menghabiskan banyak uang bagi kita, keduanya menghabiskan waktu mencoba untuk memperbaiki masalah,

and in lost sales.

dan dalam penjualan yang hilang.

Here’s one more:

Ini satu lagi:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

Saya khawatir tentang jumlah hari sakit Staf telah mengambil baru-baru ini.

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

Staf di departemen TI telah mengambil total dari 44 hari sakit sejauh bulan ini, dibandingkan

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

total 23 untuk bulan lalu, dan adil 18 untuk bulan sebelumnya.

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

Ini memengaruhi produktivitas, dan juga penempatan banyak tekanan pada karyawan yang datang

to work.

bekerja.

In both cases, you’re writing to describe a problem.

Dalam kedua kasus, Anda menulis untuk menjelaskan masalah.

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

Kalimat pertama Anda memperkenalkan masalahnya, dan kemudian paragraf Anda berikutnya memberikan lebih banyak detail.

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

Anda dapat melihat bahwa dalam kedua contoh, kami menggunakan hanya dua kalimat, tetapi Anda dapat memasukkan a

lot of useful information in two sentences.

banyak informasi bermanfaat dalam dua kalimat.

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

Jika Anda memiliki lebih dari satu poin untuk diterima email Anda, Anda dapat mengulangi pola ini: pertama

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

beri kalimat singkat untuk memperkenalkan poin Anda, lalu tambahkan satu paragraf dengan dua hingga tiga kalimat

to add details.

untuk menambahkan detail.

You can move from one point to another using a phrase like:

Anda dapat berpindah dari satu titik ke titik lainnya menggunakan frasa seperti:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Ada satu hal lagi yang ingin saya diskusikan denganmu.

Regarding…

Mengenai…

I’d also like to ask you about…

Saya juga ingin bertanya tentang ...

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

Gunakan salah satu dari frasa ini untuk mengubah topik, dan kemudian perkenalkan poin Anda selanjutnya.

For example:

Sebagai contoh:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Ada satu hal lagi yang ingin saya diskusikan denganmu.

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

Sepertinya jumlah keluhan pelanggan telah meningkat selama tiga bulan ...

Now, you can practice.

Sekarang, kamu bisa berlatih.

Take the email you started before.

Ambil email yang Anda mulai sebelumnya.

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

Tambahkan paragraf baru, yang seharusnya dua tiga kalimat.

Add details to the point you introduced before.

Tambahkan detail ke poin yang Anda perkenalkan sebelumnya.

Pause the video and do it now.

Jeda video dan lakukan sekarang.

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

Jika Anda ingin latihan tambahan, tambahkan topik lain ke email Anda, menggunakan salah satu frasa penautan

you just saw.

Anda baru saja melihat.

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

Setelah Anda jelaskan semua poin yang Anda inginkan untuk membuat, apa yang harus Anda lakukan selanjutnya?

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

Ketika Anda menulis email, Anda harus membuatnya jelaskan apa yang Anda harapkan dari orang yang Anda kenal

sending it to.

mengirimkannya ke.

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

Bahkan jika Anda menulis hanya untuk memberi orang lain informasi, itu bagus

idea to make that clear.

ide untuk memperjelasnya.

Put your call to action in a new paragraph.

Masukkan ajakan Anda untuk bertindak dalam paragraf baru.

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

Sekali lagi, letakkan setiap hal dalam paragrafnya sendiri membuat email Anda terstruktur dan mudah diikuti.

So, what can you write here?

Jadi, apa yang bisa Anda tulis di sini?

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

Pertama, mari pertimbangkan situasi di mana Anda perlu orang lain untuk melakukan sesuatu dengan segera.

You could say:

Anda bisa mengatakan:

Please … by tomorrow at the latest.

Tolong ... paling lambat besok.

As a matter of urgency, you need to…

Sebagai hal yang mendesak, Anda perlu ...

For example:

Sebagai contoh:

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

Harap atur rapat semua departemen paling lambat besok.

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

Sebagai hal yang mendesak, Anda perlu menghubungi semua klien yang mungkin telah terpengaruh

by this data breach.

oleh pelanggaran data ini.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

Jika permintaan Anda kurang mendesak, Anda bisa gunakan frasa seperti:

Could you please…?

Bisakah kamu ...

I would like you to…

Saya ingin Anda…

For example:

Sebagai contoh:

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

Bisakah Anda berbicara dengan Matt di departemen SDM dan mengklarifikasi opsi kami tentang ini?

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

Saya ingin Anda merancang poster untuk diinformasikan staf tentang kebijakan baru.

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

Dengan ajakan untuk bertindak, Anda harus memikirkannya hubungan Anda dengan orang yang Anda kenal

writing to.

menulis kepada.

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

Misalnya, mengatakan sesuatu seperti, Anda perlu untuk ... atau saya ingin Anda ... relatif

direct.

langsung.

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

Tidak apa-apa jika Anda seorang manajer yang menulis ke salah satu tim Anda, tetapi mungkin terdengar tidak pantas

if you write that to your manager.

jika Anda menulis itu ke manajer Anda.

This also depends on the corporate culture where you work.

Ini juga tergantung pada budaya perusahaan di mana Anda bekerja.

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

Secara umum, jika Anda tidak yakin, itu lebih baik menjadi kurang langsung.

For example:

Sebagai contoh:

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

Saya sarankan Anda menghubungi semua klien yang mungkin telah dipengaruhi oleh pelanggaran data.

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

Dapatkah saya meminta Anda mendesain poster untuk diinformasikan staf tentang kebijakan baru?

But, be careful!

Tetapi berhati-hatilah!

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

Jangan begitu tidak langsung dibandingkan orang lain tidak mengerti apa yang kamu butuhkan.

If you don’t need a response from the other person, say something like:

Jika Anda tidak memerlukan tanggapan dari yang lain orang, katakan sesuatu seperti:

This is just to keep you updated.

Ini hanya untuk membuat Anda diperbarui.

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

Ini tidak memerlukan tanggapan segera, tapi tolong perhatikan situasinya.

Now, it’s your turn!

Sekarang giliran Anda!

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

Jeda video dan tambahkan ajakan untuk bertindak akhir email Anda.

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

Pikirkan tentang siapa Anda menulis, dan buat ajakan untuk bertindak langsung atau

indirect.

tidak langsung.

So, now you’re nearly finished.

Jadi, sekarang Anda hampir selesai.

What’s left?

Apa yang tersisa

Finish your email with a sign-off and your name.

Selesaikan email Anda dengan info masuk dan Anda nama.

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

Anda dapat menggunakan banyak info masuk yang sama dengan Anda dapat digunakan dalam surat kertas, seperti:

Regards, Best Wishes,

Salam, Semoga sukses,

Kind Regards,

Salam,

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

Seperti dengan salam, Anda biasanya tidak gunakan sign-off yang sangat formal seperti Hormat

in an email.

dalam email.

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

Anda mungkin melihatnya kadang-kadang, tetapi hanya di sangat email formal.

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

Jangan lupa untuk menulis setiap kata dari Anda keluar dengan huruf kapital, dan cantumkan a

comma at the end.

koma di akhir.

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

Sign-off yang baru saja Anda lihat netral dan dapat digunakan di hampir semua situasi.

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

Jika Anda menulis sesuatu yang lebih informal, Anda dapat menggunakan info keluar seperti:

Cheers, Take care,

Bersulang, Hati hati,

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

Dalam hal ini, Anda tidak akan mengkapitalisasi masing-masing kata, itulah sebabnya perawatan dalam perawatan memiliki

small ‘c’.

kecil 'c'.

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

Seperti dengan salam, Anda mungkin tidak perlu keluar sama sekali di email informal.

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

Tulis saja nama Anda di bagian bawah, atau jangan tulis apa saja!

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

Setelah Anda keluar, tambahkan nama Anda, dan kamu sudah selesai!

For example,

Regards,

Sebagai contoh,

Salam,

Vijay

Vijay

Cheers,

Bersulang,

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

Sekarang Anda tahu cara menulis yang jelas, efektif email dalam bahasa Inggris.

Let’s put everything you’ve learned together.

Mari kita menggabungkan semua yang telah Anda pelajari.

To write an effective email in English, you need to:

Untuk menulis email yang efektif dalam bahasa Inggris, Anda perlu:

1. Use an appropriate greeting.

1. Gunakan ucapan yang sesuai.

2. Introduce your topic in a single sentence.

2. Perkenalkan topik Anda dalam satu kalimat.

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3. Tambahkan detail ke topik Anda dalam paragraf pendek.

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

4. Tambahkan ajakan bertindak untuk menjelaskan apa yang Anda butuhkan orang lain yang harus dilakukan.

5. Use an appropriate signoff.

5. Gunakan signoff yang sesuai.

Let’s do a longer example together:

Mari kita lakukan contoh yang lebih panjang bersama:

Dear Lina,

Lina sayang,

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

Saya perlu menyampaikan sesuatu kepada Anda: banyak staf menggunakan kata sandi yang sangat lemah

their laptops and for database access.

laptop mereka dan untuk akses basis data.

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

Pekerjaan kami tergantung pada menjaga klien kami informasi keuangan pribadi yang aman.

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

Jika kami kehilangan kepercayaan klien tentang masalah ini, tidak akan mudah untuk pulih.

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

Saya percaya Anda dapat melihat bahwa itu lebih baik untuk mengambil tindakan sekarang, bukan setelah sesuatu

goes wrong.

Menjadi salah.

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

Saya sarankan kita membuat aturan bahwa kata sandi harus panjang tertentu, dan staf itu harus

change their passwords at least once a month.

ubah kata sandi mereka setidaknya sebulan sekali.

Please let me know what you think about this.

Tolong beri tahu saya apa pendapat Anda tentang ini.

Regards,

Salam,

Vijay

Vijay

What do you think: could you write an email like this?

Bagaimana menurut Anda: bisakah Anda menulis email seperti ini?

Try it!

Cobalah!

Use words and phrases from the lesson.

Gunakan kata dan frasa dari pelajaran.

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

Ingatlah untuk mengatur email Anda menjadi paragraf, seperti yang kami tunjukkan.

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

Ini akan membuatnya lebih mudah untuk menyimpan ide-ide Anda terstruktur dan jelas.

For more free English lessons check out our website:

Untuk lebih banyak pelajaran bahasa Inggris gratis, lihat situs web kami:

Oxford Online English dot com

Oxford Online Bahasa Inggris dot com

Thanks for watching! See you next time!

Terima kasih telah menonton! Sampai jumpa lagi!