Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

Xin chào, tôi là Mike.

Welcome to Oxford Online English.

Chào mừng bạn đến với Oxford Online English!

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

Trong bài học này, bạn có thể học cách viết một email bằng tiếng Anh.

Do you need to write emails at work?

Bạn có cần phải viết email tại nơi làm việc?

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

Bạn có lo lắng rằng email của bạn không rõ ràng, hoặc bạn mắc lỗi tiếng Anh?

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

Trong bài học này, bạn có thể thấy một cách viết email rõ ràng, tự nhiên dễ dàng và

quickly.

Mau.

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách viết email Tiếng Anh từ đầu đến cuối, đơn giản,

clear steps that you can follow right now!

Các bước rõ ràng mà bạn có thể làm theo ngay bây giờ!

Let’s start at the beginning.

Hãy cùng bắt đầu lại từ đầu.

With emails, you can start like a letter.

Với email, bạn có thể bắt đầu như một lá thư.

For example:

Ví dụ:

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

Lina thân mến, Thưa ông / bà,

Dear Mr Hill,

Thưa ông Hill,

However, emails are generally much less formal than letters.

Tuy nhiên, email thường ít trang trọng hơn nhiều hơn chữ cái.

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

Chỉ sử dụng lời chào với 'thân yêu' nếu bạn viết một cái gì đó trang trọng.

So, what else can you use?

Vì vậy, những gì bạn có thể sử dụng?

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

Nhiều email bắt đầu bằng hello, hoặc hi cộng với tên của người đó.

For example,

Ví dụ,

Hello, Hi Ryan,

Xin chào, Chào Ryan,

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

Trong nhiều email doanh nghiệp, bạn sẽ theo dõi chào với một cái gì đó như:

I hope you’re well.

Tôi hy vọng bạn ổn.

or How are you?

hoặc là Bạn khỏe không?

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

Trong email doanh nghiệp, đây chỉ đơn giản là lịch sự cụm từ và họ thường không cần một

answer.

câu trả lời.

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

Đối với các email không chính thức, bạn có thể bắt đầu với chỉ từ hi hoặc hey, cộng với dấu phẩy:

You can also just write the person’s name plus a comma.

Bạn cũng có thể chỉ cần viết tên của người đó cộng với dấu phẩy.

This is a more professional style, even though it’s more informal.

Đây là một phong cách chuyên nghiệp hơn, mặc dù nó không chính thức hơn.

It’s best with people you already know.

Đó là điều tốt nhất với những người bạn đã biết.

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

Đối với một email rất không chính thức, bạn có thể không cần một lời chào ở tất cả

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

Điều này cũng đúng nếu bạn đang gửi một số email cho cùng một người trong một thời gian ngắn:

you don’t need to write a greeting every time.

bạn không cần phải viết lời chào thời gian.

Let’s review quickly:

Hãy nhanh chóng xem xét:

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

Đối với các email rất trang trọng, hãy sử dụng lời chào với thân yêu cộng với một cái tên, giống như một lá thư

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

Đối với hầu hết các email hàng ngày, sử dụng xin chào hoặc hi cộng với một cái tên.

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

Đối với các email ít chính thức hơn, hãy sử dụng hi hoặc hey mà không cần một cái tên, hoặc không sử dụng một lời chào nào cả.

Okay, but what next?

Được rồi, nhưng tiếp theo là gì?

After your greeting, you should explain why you’re writing.

Sau lời chào của bạn, bạn nên giải thích tại sao bạn đang viết

Make this as short as possible.

Làm điều này càng ngắn càng tốt.

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

Nếu bạn viết thư cho ai đó nhận được Hàng trăm email mỗi ngày, bạn cần phải

make your purpose clear quickly.

làm cho mục đích của bạn rõ ràng một cách nhanh chóng.

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

Một người rất bận rộn sẽ không dành nhiều thời gian cố gắng tìm ra những gì bạn

trying to say!

cố gắng để nói!

How can you do this?

Làm thế nào bạn có thể làm điều này?

Start with a simple phrase, like:

Bắt đầu với một cụm từ đơn giản, như:

I’m writing regarding…

Tôi đang viết về vấn đề

I wanted to follow up on…

Tôi muốn theo dõi trên mạng

I would like to ask about…

Tôi muốn hỏi về sự kiện

These phrases are slightly more formal.

Những cụm từ này là chính thức hơn một chút.

Let’s see how you could use them:

Hãy xem cách bạn có thể sử dụng chúng:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

Tôi đang viết về các vấn đề chúng tôi đã có với hệ thống cơ sở dữ liệu của chúng tôi.

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

Tôi muốn theo dõi cuộc họp của chúng tôi lần trước tuần và xác nhận kế hoạch của chúng tôi cho tháng này.

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

Tôi muốn hỏi về ngân sách mới và liệu điều này sẽ ảnh hưởng đến bộ phận của chúng tôi.

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

Trong một email không chính thức, bạn sẽ không sử dụng một cụm từ như thế này

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

Bạn có thể hỏi một câu hỏi trực tiếp hơn hoặc thực hiện một tuyên bố trực tiếp, như thế này:

Do you know when the database issues will be fixed?

Bạn có biết khi nào các vấn đề cơ sở dữ liệu sẽ đã được sửa chữa?

Let’s confirm our plans for this month.

Hãy xác nhận kế hoạch của chúng tôi cho tháng này.

How will the new budget affect our department?

Ngân sách mới sẽ ảnh hưởng đến bộ phận của chúng ta như thế nào?

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

Nếu bạn đang viết vì bạn muốn tìm một giải pháp cho một vấn đề, đây là một số hữu ích

phrases:

cụm từ:

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

Tôi quan tâm đến vấn đề hay Tôi cần phải mang một cái gì đó để bạn chú ý.

Again, these are more formal phrases.

Một lần nữa, đây là những cụm từ chính thức hơn.

Let’s see how you can use them:

Hãy xem cách bạn có thể sử dụng chúng:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

Tôi lo lắng về số ngày ốm nhân viên đã được thực hiện gần đây.

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

Tôi cần phải làm gì đó để bạn chú ý: sử dụng phần mềm lỗi thời khiến chúng ta có nguy cơ

malware infections and data loss.

nhiễm phần mềm độc hại và mất dữ liệu.

Now it’s your turn.

Bây giờ đến lượt bạn.

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang viết email tới quản lý, đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn.

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

Bạn cần viết một lời chào thích hợp, sau đó viết một hoặc hai câu để giải thích

why you’re writing.

tại sao bạn viết

Pause the video and do it now!

Tạm dừng video và làm ngay bây giờ!

Start again when you’ve finished.

Bắt đầu lại khi bạn đã hoàn thành.

Ready?

Sẵn sàng?

Let’s move on.

Tiếp tục nào.

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

Sau khi bạn giới thiệu lý do tại sao bạn viết, bạn cần thêm chi tiết và thông tin hỗ trợ,

so that your reader understands the situation you’re describing.

để người đọc của bạn hiểu tình hình bạn đang mô tả.

Put this information in a new paragraph.

Đặt thông tin này trong một đoạn mới.

This will make your email clear and easy to follow.

Điều này sẽ làm cho email của bạn rõ ràng và dễ dàng để theo.

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

Trước tiên, hãy tự hỏi bạn là người như thế nào viết để biết.

With emails, less is more.

Với email, ít hơn là nhiều hơn.

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

Không ai muốn đọc một email rất dài, và thật khó để làm cho mình rõ ràng nếu bạn

write too much.

viết quá nhiều

So, try to limit yourself to two to three sentences.

Vì vậy, hãy cố gắng giới hạn bản thân trong hai đến ba câu phù hợp.

Put your most important point first.

Đặt điểm quan trọng nhất của bạn lên hàng đầu.

Let’s look at some examples:

Hãy xem xét một số ví dụ:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

Tôi đang viết về các vấn đề chúng tôi đã có với cơ sở dữ liệu của chúng tôi

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

Cả khách hàng và nhân viên đã được trải nghiệm vấn đề nghiêm trọng trong vài ngày nay.

We are unable to update records or access information on customer interactions.

Chúng tôi không thể cập nhật hồ sơ hoặc truy cập thông tin về tương tác của khách hàng.

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

Điều này đang tiêu tốn của chúng tôi số tiền lớn, cả hai trong thời gian cố gắng khắc phục vấn đề,

and in lost sales.

và trong doanh số bị mất.

Here’s one more:

Đây là một trong những:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

Tôi lo lắng về số ngày ốm nhân viên đã được thực hiện gần đây.

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

Nhân viên trong bộ phận CNTT đã lấy tổng cộng so với 44 ngày ốm trong tháng này

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

tổng cộng 23 cho tháng trước, và chỉ 18 cho tháng trước.

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

Điều này đang ảnh hưởng đến năng suất và cũng đặt rất nhiều căng thẳng cho các nhân viên đến

to work.

làm việc.

In both cases, you’re writing to describe a problem.

Trong cả hai trường hợp, bạn đang viết để mô tả vấn đề.

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

Câu đầu tiên của bạn giới thiệu vấn đề, và sau đó đoạn tiếp theo của bạn cung cấp thêm chi tiết.

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

Bạn có thể thấy rằng trong cả hai ví dụ, chúng tôi sử dụng chỉ hai câu, nhưng bạn có thể bao gồm một

lot of useful information in two sentences.

rất nhiều thông tin hữu ích trong hai câu.

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

Nếu bạn có nhiều hơn một điểm để thực hiện email của bạn, bạn có thể lặp lại mô hình này: đầu tiên

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

đặt một câu ngắn để giới thiệu quan điểm của bạn, sau đó thêm một đoạn có hai đến ba câu

to add details.

để thêm chi tiết.

You can move from one point to another using a phrase like:

Bạn có thể di chuyển từ điểm này sang điểm khác bằng cách sử dụng một cụm từ như:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Có một điều nữa tôi muốn thảo luận với bạn.

Regarding…

Về…

I’d also like to ask you about…

Tôi cũng muốn hỏi bạn về chương trình

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

Sử dụng một trong những cụm từ này để thay đổi chủ đề, và sau đó giới thiệu điểm tiếp theo của bạn.

For example:

Ví dụ:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Có một điều nữa tôi muốn thảo luận với bạn.

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

Có vẻ như số lượng khiếu nại của khách hàng đã tăng lên được ba tháng

Now, you can practice.

Bây giờ, bạn có thể thực hành.

Take the email you started before.

Lấy email bạn đã bắt đầu trước đó.

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

Thêm một đoạn mới, nên là hai dài ba câu.

Add details to the point you introduced before.

Thêm chi tiết vào điểm bạn đã giới thiệu trước đó.

Pause the video and do it now.

Tạm dừng video và làm điều đó ngay bây giờ.

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

Nếu bạn muốn thực hành thêm, thêm một chủ đề khác vào email của bạn, sử dụng một trong các cụm từ liên kết

you just saw.

bạn vừa thấy

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

Sau khi bạn giải thích tất cả những điểm bạn muốn để làm gì, bạn nên làm gì tiếp theo?

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

Khi bạn viết một email, bạn nên làm cho nó làm rõ những gì bạn mong đợi từ người bạn

sending it to.

gửi nó đến

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

Ngay cả khi bạn đang viết chỉ để cung cấp cho người khác một số thông tin, đó là một tốt

idea to make that clear.

ý tưởng để làm cho rõ ràng.

Put your call to action in a new paragraph.

Đặt lời kêu gọi hành động của bạn trong một đoạn mới.

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

Một lần nữa, đặt mỗi thứ trong đoạn riêng của nó làm cho email của bạn có cấu trúc và dễ theo dõi.

So, what can you write here?

Vì vậy, những gì bạn có thể viết ở đây?

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

Trước tiên, hãy xem xét các tình huống mà bạn cần người khác làm gì đó gấp.

You could say:

Bạn có thể nói:

Please … by tomorrow at the latest.

Xin vui lòng vào ngày mai muộn nhất.

As a matter of urgency, you need to…

Vì vấn đề cấp bách, bạn cần phải lên xe

For example:

Ví dụ:

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

Vui lòng sắp xếp một cuộc họp của tất cả các bộ phận đứng đầu vào ngày mai muộn nhất.

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

Vì vấn đề cấp bách, bạn cần liên hệ tất cả các khách hàng có thể đã bị ảnh hưởng

by this data breach.

bởi vi phạm dữ liệu này.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

Nếu yêu cầu của bạn ít khẩn cấp hơn, bạn có thể sử dụng các cụm từ như:

Could you please…?

Bạn có thể vui lòng…?

I would like you to…

Tôi muốn bạn…

For example:

Ví dụ:

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

Bạn có thể vui lòng nói chuyện với Matt trong phòng nhân sự và làm rõ các lựa chọn của chúng tôi về điều này?

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

Tôi muốn bạn thiết kế một poster để thông báo nhân viên về các chính sách mới.

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

Với lời kêu gọi hành động, bạn nên suy nghĩ về mối quan hệ của bạn với người bạn

writing to.

Viêt thư cho.

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

Ví dụ, nói một cái gì đó như, bạn cần đến thành phố hay tôi muốn bạn tương đối

direct.

thẳng thắn.

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

Điều đó tốt nếu bạn là người quản lý viết với một trong các nhóm của bạn, nhưng nó có vẻ không phù hợp

if you write that to your manager.

nếu bạn viết điều đó cho người quản lý của bạn.

This also depends on the corporate culture where you work.

Điều này cũng phụ thuộc vào văn hóa doanh nghiệp bạn làm ở đâu.

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

Nói chung, nếu bạn không chắc chắn, nó tốt hơn để được trực tiếp ít hơn.

For example:

Ví dụ:

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

Tôi đề nghị bạn liên hệ với tất cả các khách hàng có thể đã bị ảnh hưởng bởi vi phạm dữ liệu.

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

Tôi có thể yêu cầu bạn thiết kế một poster để thông báo Nhân viên về các chính sách mới?

But, be careful!

Nhưng hãy cẩn thận!

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

Đừng gián tiếp đến nỗi người khác không hiểu những gì bạn cần.

If you don’t need a response from the other person, say something like:

Nếu bạn không cần phản hồi từ người khác người, nói một cái gì đó như:

This is just to keep you updated.

Đây chỉ là để giữ cho bạn cập nhật.

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

Điều này không yêu cầu bất kỳ phản ứng ngay lập tức, nhưng xin hãy theo dõi tình hình

Now, it’s your turn!

Bây giờ đến lượt bạn!

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

Tạm dừng video và thêm lời kêu gọi hành động để cuối email của bạn

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

Hãy suy nghĩ về việc bạn đang viết cho ai và thực hiện kêu gọi hành động của bạn một cách thích hợp trực tiếp hoặc

indirect.

gián tiếp.

So, now you’re nearly finished.

Vì vậy, bây giờ bạn đã gần hoàn thành.

What’s left?

Những gì còn lại?

Finish your email with a sign-off and your name.

Kết thúc email của bạn với một đăng nhập và của bạn Tên.

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

Bạn có thể sử dụng rất nhiều dấu hiệu giống bạn có thể sử dụng trong một lá thư giấy, chẳng hạn như:

Regards, Best Wishes,

Trân trọng, Lời chúc tốt nhất,

Kind Regards,

Trân trọng,

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

Giống như với lời chào, bạn thường không sử dụng đăng nhập rất chính thức như Trân trọng

in an email.

trong một email.

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

Đôi khi bạn có thể thấy nó, nhưng chỉ trong email chính thức.

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

Đừng quên viết từng từ của bạn đăng xuất bằng chữ in hoa và đặt

comma at the end.

dấu phẩy ở cuối

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

Các dấu hiệu bạn vừa thấy là trung tính và có thể được sử dụng trong hầu hết mọi tình huống.

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

Nếu bạn đang viết một cái gì đó không chính thức, bạn có thể sử dụng đăng xuất như:

Cheers, Take care,

Chúc mừng Bảo trọng,

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

Trong trường hợp này, bạn sẽ không viết hoa mỗi từ, đó là lý do tại sao chăm sóc trong chăm sóc có một

small ‘c’.

nhỏ 'c'.

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

Giống như với lời chào, bạn có thể không cần một đăng xuất ở tất cả trong một email không chính thức.

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

Chỉ cần viết tên của bạn ở phía dưới, hoặc không viết bất cứ điều gì cả!

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

Sau khi bạn đăng xuất, hãy thêm tên của bạn, và bạn đã hoàn thành!

For example,

Regards,

Ví dụ,

Trân trọng,

Vijay

Vijay

Cheers,

Chúc mừng

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

Bây giờ bạn đã biết cách viết rõ ràng, hiệu quả email bằng tiếng Anh.

Let’s put everything you’ve learned together.

Hãy đặt mọi thứ bạn đã học cùng nhau.

To write an effective email in English, you need to:

Để viết một email hiệu quả bằng tiếng Anh, bạn cần phải:

1. Use an appropriate greeting.

1. Sử dụng một lời chào thích hợp.

2. Introduce your topic in a single sentence.

2. Giới thiệu chủ đề của bạn trong một câu duy nhất.

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3. Thêm chi tiết cho chủ đề của bạn trong một đoạn ngắn.

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

4. Thêm lời kêu gọi hành động để giải thích những gì bạn cần Người khác làm.

5. Use an appropriate signoff.

5. Sử dụng một dấu hiệu thích hợp.

Let’s do a longer example together:

Chúng ta hãy làm một ví dụ dài hơn cùng nhau:

Dear Lina,

Lina thân mến,

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

Tôi cần phải làm gì đó để bạn chú ý: nhiều nhân viên đang sử dụng mật khẩu rất yếu

their laptops and for database access.

máy tính xách tay của họ và để truy cập cơ sở dữ liệu.

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

Công việc của chúng tôi phụ thuộc vào việc giữ khách hàng của chúng tôi thông tin tài chính cá nhân an toàn.

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

Nếu chúng tôi mất niềm tin của khách hàng về vấn đề này, nó sẽ không dễ dàng để phục hồi.

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

Tôi tin rằng bạn có thể thấy rằng nó là tốt hơn hành động ngay bây giờ, thay vì sau một cái gì đó

goes wrong.

đi sai

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

Tôi đề nghị chúng ta đưa ra một quy tắc rằng mật khẩu phải là một chiều dài cụ thể, và nhân viên đó phải

change their passwords at least once a month.

thay đổi mật khẩu của họ ít nhất một lần một tháng.

Please let me know what you think about this.

Xin vui lòng cho tôi biết những gì bạn nghĩ về điều này.

Regards,

Trân trọng,

Vijay

Vijay

What do you think: could you write an email like this?

Bạn nghĩ gì: bạn có thể viết một email như thế này?

Try it!

Thử nó!

Use words and phrases from the lesson.

Sử dụng các từ và cụm từ từ bài học.

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

Hãy nhớ sắp xếp email của bạn thành các đoạn văn, như chúng tôi đã chỉ cho bạn

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng giữ ý tưởng của mình Có cấu trúc và rõ ràng.

For more free English lessons check out our website:

Để biết thêm các bài học tiếng Anh miễn phí, hãy xem trang web của chúng tôi:

Oxford Online English dot com

Oxford trực tuyến tiếng anh chấm com

Thanks for watching! See you next time!

Cảm ơn đã xem! Hẹn gặp lại lần sau!