Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

Hola, soy Mike.

Welcome to Oxford Online English.

Bienvenido a Oxford Online English.

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

En esta lección, puedes aprender a escribir un correo electrónico en inglés.

Do you need to write emails at work?

¿Necesitas escribir correos electrónicos en el trabajo?

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

¿Te preocupa que tus correos electrónicos no sean claros o que cometas errores en inglés?

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

En esta lección, puede ver cómo escribir correos electrónicos claros y que suenen naturales de manera fácil y

quickly.

rápida.

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

¡Te mostraremos cómo escribir un correo electrónico en inglés de principio a fin, en pasos simples y

clear steps that you can follow right now!

claros que puedes seguir ahora mismo!

Let’s start at the beginning.

Empecemos desde el principio.

With emails, you can start like a letter.

Con los correos electrónicos, puede comenzar como una carta.

For example:

Por ejemplo:

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

Estimada Lina, Estimado señor/Señora,

Dear Mr Hill,

Estimado señor Hill,

However, emails are generally much less formal than letters.

Sin embargo, los correos electrónicos generalmente son mucho menos formales que las cartas.

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

Use un saludo con "querido" solo si está escribiendo algo formal.

So, what else can you use?

Entonces, ¿qué más puedes usar?

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

Muchos correos electrónicos comienzan con hola, o hola más el nombre de la persona.

For example,

Por ejemplo,

Hello, Hi Ryan,

Hola, Hola, Ryan.

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

En muchos correos electrónicos de negocios, seguirás el saludo con algo como:

I hope you’re well.

Espero que estés bien.

or How are you?

o ¿Cómo estás?

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

En los correos electrónicos comerciales, estas son simplemente frases de cortesía y, por lo general, no necesitan una

answer.

respuesta.

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

Para correos electrónicos más informales, puede comenzar con solo la palabra hola u oye, más una coma:

You can also just write the person’s name plus a comma.

también puede escribir el nombre de la persona más una coma.

This is a more professional style, even though it’s more informal.

Este es un estilo más profesional, aunque es más informal.

It’s best with people you already know.

Es mejor con gente que ya conoces.

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

Para un correo electrónico muy informal, es posible que no necesite un saludo en absoluto.

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

Esto también es cierto si está enviando varios correos electrónicos a la misma persona en poco tiempo:

you don’t need to write a greeting every time.

no necesita escribir un saludo cada vez.

Let’s review quickly:

Repasemos rápidamente:

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

para correos electrónicos muy formales, use un saludo con querido más un nombre, como una carta.

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

Para la mayoría de los correos electrónicos cotidianos, use hola o hola más un nombre.

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

Para correos electrónicos menos formales, use hola o hola sin nombre, o no use ningún saludo.

Okay, but what next?

Está bien, pero ¿qué sigue?

After your greeting, you should explain why you’re writing.

Después de su saludo, debe explicar por qué está escribiendo.

Make this as short as possible.

Haz esto lo más corto posible.

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

Si le escribe a alguien que recibe cientos de correos electrónicos todos los días, debe

make your purpose clear quickly.

aclarar su propósito rápidamente.

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

¡Alguien que está muy ocupado no pasará mucho tiempo tratando de entender lo que estás

trying to say!

tratando de decir!

How can you do this?

¿Cómo puedes hacer esto?

Start with a simple phrase, like:

Comience con una frase simple, como:

I’m writing regarding…

Estoy escribiendo sobre...

I wanted to follow up on…

Quería hacer un seguimiento de...

I would like to ask about…

Me gustaría preguntar sobre...

These phrases are slightly more formal.

Estas frases son un poco más formales.

Let’s see how you could use them:

Veamos cómo podría usarlos:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

escribo sobre los problemas que hemos tenido con nuestro sistema de base de datos.

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

Quería hacer un seguimiento de nuestra reunión de la semana pasada y confirmar nuestros planes para este mes.

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

Me gustaría preguntar sobre el nuevo presupuesto y si esto afectará a nuestro departamento.

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

En un correo electrónico más informal, no usarías una frase como esta.

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

Puede hacer una pregunta más directa o hacer una declaración directa, como esta:

Do you know when the database issues will be fixed?

¿Sabe cuándo se solucionarán los problemas de la base de datos ?

Let’s confirm our plans for this month.

Confirmemos nuestros planes para este mes.

How will the new budget affect our department?

¿Cómo afectará el nuevo presupuesto a nuestro departamento?

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

Si estás escribiendo porque quieres encontrar una solución a un problema, aquí hay algunas

phrases:

frases útiles:

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

Estoy preocupado por… o necesito llamar tu atención sobre algo.

Again, these are more formal phrases.

Nuevamente, estas son frases más formales.

Let’s see how you can use them:

Veamos cómo puede usarlos:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

me preocupa la cantidad de días de enfermedad que el personal ha estado tomando recientemente.

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

Necesito llamar su atención sobre algo: el uso de software desactualizado nos pone en riesgo de

malware infections and data loss.

infecciones de malware y pérdida de datos.

Now it’s your turn.

Ahora es tu turno.

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

Imagine que está escribiendo un correo electrónico a su gerente, colega o cliente.

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

Debe escribir un saludo apropiado, luego escribir una o dos oraciones para explicar

why you’re writing.

por qué está escribiendo.

Pause the video and do it now!

¡Pausa el video y hazlo ahora!

Start again when you’ve finished.

Comience de nuevo cuando haya terminado.

Ready?

¿Listo?

Let’s move on.

Vamonos.

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

Después de presentar por qué está escribiendo , debe agregar más detalles e información de apoyo

so that your reader understands the situation you’re describing.

para que su lector comprenda la situación que está describiendo.

Put this information in a new paragraph.

Ponga esta información en un nuevo párrafo.

This will make your email clear and easy to follow.

Esto hará que su correo electrónico sea claro y fácil de seguir.

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

Primero, pregúntate qué necesita saber la persona a la que le estás escribiendo.

With emails, less is more.

Con los correos electrónicos, menos es más.

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

Nadie quiere leer un correo electrónico muy largo, y es difícil ser claro si

write too much.

escribes demasiado.

So, try to limit yourself to two to three sentences.

Por lo tanto, trate de limitarse a dos o tres oraciones.

Put your most important point first.

Pon tu punto más importante primero.

Let’s look at some examples:

Veamos algunos ejemplos:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

Estoy escribiendo sobre los problemas que hemos tenido con nuestra base de datos

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

Tanto los clientes como el personal han estado experimentando problemas graves durante varios días.

We are unable to update records or access information on customer interactions.

No podemos actualizar los registros ni acceder a la información sobre las interacciones con los clientes.

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

Esto nos está costando grandes cantidades de dinero, tanto en tiempo dedicado a solucionar el problema

and in lost sales.

como en ventas perdidas.

Here’s one more:

Aquí hay uno más:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

me preocupa la cantidad de días de enfermedad que el personal ha estado tomando recientemente.

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

El personal del departamento de TI ha tomado un total de 44 días de enfermedad en lo que va del mes, en comparación

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

con un total de 23 el mes pasado y solo 18 el mes anterior.

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

Esto está afectando la productividad y también estresando a los empleados que vienen

to work.

a trabajar.

In both cases, you’re writing to describe a problem.

En ambos casos, estás escribiendo para describir un problema.

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

Su primera oración presenta el problema, y ​​luego su próximo párrafo brinda más detalles.

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

Puede ver que en ambos ejemplos, usamos solo dos oraciones, pero puede incluir

lot of useful information in two sentences.

mucha información útil en dos oraciones.

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

Si tiene más de un punto que destacar en su correo electrónico, puede repetir este patrón:

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

primero escriba una oración corta para presentar su punto, luego agregue un párrafo con dos o tres oraciones

to add details.

para agregar detalles.

You can move from one point to another using a phrase like:

Puedes moverte de un punto a otro usando una frase como:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Hay una cosa más que me gustaría discutir contigo.

Regarding…

Con respecto a…

I’d also like to ask you about…

También me gustaría preguntarle sobre…

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

Use una de estas frases para cambiar el tema y luego presente su siguiente punto.

For example:

Por ejemplo:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Hay una cosa más que me gustaría discutir contigo.

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

Parece que el número de quejas de los clientes ha ido en aumento durante tres meses...

Now, you can practice.

Ahora, puedes practicar.

Take the email you started before.

Tome el correo electrónico que comenzó antes.

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

Agregue un nuevo párrafo, que debe tener dos o tres oraciones.

Add details to the point you introduced before.

Agrega detalles al punto que introdujiste antes.

Pause the video and do it now.

Pausa el video y hazlo ahora.

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

Si desea practicar más, agregue otro tema a su correo electrónico, usando una de las frases de enlace

you just saw.

que acaba de ver.

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

Después de explicar todos los puntos que desea hacer, ¿qué debe hacer a continuación?

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

Cuando escribes un correo electrónico, debes dejar claro lo que esperas de la persona a la que se lo

sending it to.

envías.

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

Incluso si estás escribiendo solo para darle a la otra persona alguna información, es una buena

idea to make that clear.

idea dejar eso en claro.

Put your call to action in a new paragraph.

Ponga su llamado a la acción en un nuevo párrafo.

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

Nuevamente, poner cada cosa en su propio párrafo hace que tu correo electrónico sea estructurado y fácil de seguir.

So, what can you write here?

Entonces, ¿qué puedes escribir aquí?

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

Primero, consideremos situaciones en las que necesitas que la otra persona haga algo con urgencia.

You could say:

Podrías decir:

Please … by tomorrow at the latest.

Por favor… a más tardar mañana.

As a matter of urgency, you need to…

Como cuestión de urgencia, debe...

For example:

Por ejemplo

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

: Organizar una reunión de todos los jefes de departamento a más tardar mañana.

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

Con carácter de urgencia, debe ponerse en contacto con todos los clientes que puedan haberse visto afectados

by this data breach.

por esta filtración de datos.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

Si tu solicitud es menos urgente, podrías utilizar frases como:

Could you please…?

¿Podrías por favor…?

I would like you to…

Me gustaría que...

For example:

Por ejemplo:

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

¿Podría hablar con Matt en el departamento de recursos humanos y aclarar nuestras opciones al respecto?

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

Me gustaría que diseñara un cartel para informar al personal sobre las nuevas políticas.

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

Con las llamadas a la acción, debes pensar en tu relación con la persona a la que le estás

writing to.

escribiendo.

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

Por ejemplo, decir algo como necesitas… o me gustaría que… es relativamente

direct.

directo.

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

Eso está bien si es un gerente que le escribe a alguien de su equipo, pero puede sonar inapropiado

if you write that to your manager.

si le escribe eso a su gerente.

This also depends on the corporate culture where you work.

Esto también depende de la cultura corporativa donde trabaje.

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

Generalmente, si no está seguro, es mejor ser menos directo.

For example:

Por ejemplo:

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

le sugiero que se comunique con todos los clientes que puedan haber sido afectados por la violación de datos.

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

¿Puedo pedirle que diseñe un cartel para informar al personal sobre las nuevas políticas?

But, be careful!

¡Pero ten cuidado!

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

No seas tan indirecto que la otra persona no entienda lo que necesitas.

If you don’t need a response from the other person, say something like:

Si no necesita una respuesta de la otra persona, diga algo como:

This is just to keep you updated.

Esto es solo para mantenerlo actualizado.

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

Esto no requiere ninguna respuesta inmediata, pero esté atento a la situación.

Now, it’s your turn!

¡Ahora es tu turno!

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

Pausa el video y agrega una llamada a la acción al final de tu correo electrónico.

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

Piense en a quién le está escribiendo y haga su llamado a la acción apropiadamente directo o

indirect.

indirecto.

So, now you’re nearly finished.

Entonces, ahora ya casi terminaste.

What’s left?

¿Lo que queda?

Finish your email with a sign-off and your name.

Termina tu correo electrónico con una firma y tu nombre.

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

Puede usar muchas de las mismas firmas que puede usar en una carta en papel, como:

Regards, Best Wishes,

Saludos, Mis mejores deseos,

Kind Regards,

Saludos

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

cordiales, Al igual que con los saludos, generalmente no usaría firmas muy formales como Atentamente

in an email.

en un Email.

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

Es posible que lo veas a veces, pero solo en correos electrónicos muy formales.

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

No olvides escribir cada palabra de tu firma con una letra mayúscula y poner una

comma at the end.

coma al final.

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

Las firmas que acaba de ver son neutrales y se pueden usar en casi cualquier situación.

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

Si está escribiendo algo más informal , puede usar una firma como:

Cheers, Take care,

Saludos , Cuídese.

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

En este caso, no usaría mayúsculas en cada palabra, por lo que cuidado en Cuídese tiene

small ‘c’.

una "c" minúscula.

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

Al igual que con los saludos, es posible que no necesite cerrar sesión en absoluto en un correo electrónico informal.

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

¡Simplemente escriba su nombre en la parte inferior, o no escriba nada en absoluto!

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

Después de cerrar la sesión, agregue su nombre y ¡habrá terminado!

For example,

Regards,

Por ejemplo,

Saludos,

Vijay

Vijay

Cheers,

Cheers,

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

Ahora ya sabe cómo escribir un correo electrónico claro y efectivo en inglés.

Let’s put everything you’ve learned together.

Pongamos todo lo que has aprendido junto.

To write an effective email in English, you need to:

Para escribir un correo electrónico efectivo en inglés, debe:

1. Use an appropriate greeting.

1. Usar un saludo apropiado.

2. Introduce your topic in a single sentence.

2. Presente su tema en una sola oración.

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3. Agregue detalles a su tema en un breve párrafo.

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

4. Agregue un llamado a la acción para explicar lo que necesita que haga la otra persona.

5. Use an appropriate signoff.

5. Use una firma apropiada.

Let’s do a longer example together:

Hagamos un ejemplo más largo juntos:

Dear Lina,

Estimada Lina,

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

necesito llamar su atención sobre algo: muchos miembros del personal están usando contraseñas muy débiles en

their laptops and for database access.

sus computadoras portátiles y para acceder a la base de datos.

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

Nuestro trabajo depende de mantener segura la información financiera personal de nuestros clientes.

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

Si perdemos la confianza de nuestros clientes en este tema, no será fácil recuperarla.

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

Confío en que pueda ver que es mejor actuar ahora, en lugar de después de que algo

goes wrong.

salga mal.

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

Sugiero que establezcamos una regla de que las contraseñas deben tener una longitud específica y que el personal debe

change their passwords at least once a month.

cambiar sus contraseñas al menos una vez al mes.

Please let me know what you think about this.

Por favor, hágame saber lo que piensa acerca de esto.

Regards,

Saludos,

Vijay

Vijay

What do you think: could you write an email like this?

¿Qué opinas? ¿Podrías escribir un correo electrónico como este?

Try it!

¡Intentalo!

Use words and phrases from the lesson.

Use palabras y frases de la lección.

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

Recuerda organizar tu correo electrónico en párrafos, como te mostramos.

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

Esto hará que sea más fácil mantener tus ideas estructuradas y claras.

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Gracias por mirar! ¡Hasta la próxima!