Emails in English - How to Write an Email in English - Business English Writing

Hi, I'm Mike.

Oi, eu sou Mike

Welcome to Oxford Online English.

Bem vindo a Oxford Online English.

In this lesson, you can learn how to write an email in English.

Nessa lição, você pode aprender a escrever um e-mail em inglês

Do you need to write emails at work?

Você precisa escrever e-mails no trabalho?

Are you worried that your emails aren’t clear, or that you make mistakes in English?

Você está preocupado que seus e-mails não são claros, ou que você comete erros em inglês?

In this lesson, you can see a how to write clear, natural-sounding emails easily and

Nessa lição, você pode ver como escrever e-mails claros e soe naturalmente facilmente e

quickly.

rapidamente

We’ll show you how to write an email in English from beginning to end, in simple,

Nós mostraremos a você como escrever em inglês do começo ao fim, em simples,

clear steps that you can follow right now!

Claros passos que você poderá segui-los agora

Let’s start at the beginning.

Vamos começar do inicio

With emails, you can start like a letter.

Com e-mails, você pode começar como uma carta.

For example:

Por exemplo:

Dear Lina, Dear Sir/Madam,

-Prezada Lina, -Caro(a) Senhor ou Senhora,

Dear Mr Hill,

-Caro Senhor Hill,

However, emails are generally much less formal than letters.

De qualquer maneira, e-mails são geralmente menos formais do que cartas.

Use a greeting with 'dear' only if you’re writing something formal.

Use um cumprimento como "Caro(a)" apenas se você está escrevendo algo formal.

So, what else can you use?

Então, O que mais você pode usar?

Many emails start with hello, or hi plus the person’s name.

Muitos e-mails começam com Olá, ou Oi mais o nome da pessoa

For example,

Por exemplo:

Hello, Hi Ryan,

-Olá, -Oi, Ryan,

In many business emails, you’ll follow the greeting with something like:

Em muitos e-mails comercial, você acrescentará ao cumprimento algo como:

I hope you’re well.

Eu espero que você esteja bem

or How are you?

ou "como você está?"

In business emails, these are simply polite phrases, and they don’t generally need an

Em e-mails de trabalho, essa são simplesmente frases educadas, e geralmente não precisam de uma

answer.

resposta

For more informal emails, you can start with just the word hi or hey, plus a comma:

Para e-mails mais informais, você pode começar apenas com palavras como: "Oi" or "E aí" mais virgula

You can also just write the person’s name plus a comma.

Você pode também escrever o nome da pessoa mais virgula.

This is a more professional style, even though it’s more informal.

Este é um estilo mais profissional, apesar de ser mais informal

It’s best with people you already know.

É melhor com pessoas que você já conhece

For a very informal email, you might not need a greeting at all.

Para um e-mail muito informal, você não precisa necessariamente de uma saudação.

This is also true if you’re sending several emails to the same person in a short time:

Isto também é verdade se você está enviando muitos e-mails para mesma pessoa em pouco tempo.

you don’t need to write a greeting every time.

Você não precisa escrever um cumprimento toda hora

Let’s review quickly:

Vamos fazer uma rápida revisão

For very formal emails, use a greeting with dear plus a name, like a letter.

Para e-mails muito formais, use cumprimento como "Caro(a)" mais "nome", como uma carta

For most everyday emails, use either hello or hi plus a name.

Para e-mails mais comuns, use também "Olá" ou "Oi" mais "nome"

For less formal emails, use hi or hey without a name, or don’t use a greeting at all.

Para e-mails menos formais, use "Oi", "E aí" sem o nome, ou nem use um cumprimento

Okay, but what next?

OK, mas E a seguir?

After your greeting, you should explain why you’re writing.

Depois que você cumprimentar, você deve explicar porque você está escrevendo.

Make this as short as possible.

Faça isso de um maneira mais curta possível

If you’re writing to someone who receives hundreds of emails every day, you need to

Se você está escrevendo para alguém que recebe centenas de e-mails todo dia, você precisa

make your purpose clear quickly.

deixar seu objetivo claro rapidamente

Someone who’s very busy won’t spend a lot of time trying to work out what you’re

Alguém que é muito ocupado não gastará muito tempo tentando descobrir o que você está

trying to say!

tentando dizer!

How can you do this?

Como Você pode fazer isso?

Start with a simple phrase, like:

Comece com uma frase simples, como:

I’m writing regarding…

Eu estou escrevendo sobre...

I wanted to follow up on…

Eu queria relembrar...

I would like to ask about…

Eu gostaria de perguntar sobre

These phrases are slightly more formal.

Essas frases são um pouco mais formal.

Let’s see how you could use them:

Vamos ver como você poderia usá-las:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database system.

Eu estou escrevendo sobre os problemas que nós estamos tendo com nosso banco de dados.

I wanted to follow up on our meeting last week and confirm our plans for this month.

Eu queria relembrar nossa reunião semana passada e confirmar nossos planos para essa semana,

I would like to ask about the new budget and whether this will affect our department.

Eu gostaria de perguntar sobre o novo orçamento e se isto afetará nosso departamento

In a more informal email, you wouldn’t use a phrase like this.

Em um e-mail mais informal, você não usaria uma frase como essa.

You might ask a more direct question or make a direct statement, like this:

Você pode perguntar com uma questão mais direta ou fazer uma declaração direta, como esta:

Do you know when the database issues will be fixed?

Você sabe quando os problemas com o banco de dados vai ser consertado?

Let’s confirm our plans for this month.

Vamos confirmar nossos planos para esse mês.

How will the new budget affect our department?

Como o novo orçamento vai afetar nosso departamento?

If you’re writing because you want to find a solution to a problem, here are some useful

Se você está escrevendo por causa que você quer encontra uma solução para um problema, aqui estão algumas

phrases:

frases úteis.

I’m concerned about… or I need to bring something to your attention.

"Estou preocupado sobre..." ou "Eu preciso chamar sua atenção sobre algo.."

Again, these are more formal phrases.

Novamente, essas são frases mais formais.

Let’s see how you can use them:

Vamos ver como podemos usá-las:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

Estou preocupado com o numero de dias que os funcionários tem estado doentes recentemente.

I need to bring something to your attention: using outdated software puts us at risk of

Preciso chamar sua atenção: o uso de programas desatualizados coloca-nos em risco de infecções por malware e perda de dados.

malware infections and data loss.

Now it’s your turn.

Agora é sua vez.

Imagine that you’re writing an email to your manager, colleague, or client.

Imagine que você está escrevendo um e-mail para seu gerente, colega ou cliente

You need to write an appropriate greeting, then write one or two sentences to explain

Você precisa escrever um cumprimento apropriado, então escreva uma ou duas frases para explicar

why you’re writing.

porque você está escrevendo

Pause the video and do it now!

Pause o vídeo e faça isso agora!

Start again when you’ve finished.

Comece novamente quando você terminar

Ready?

Pronto?

Let’s move on.

Vamos continuar.

After you introduce why you’re writing, you need to add more details and supporting information,

Depois que você apresentou porque você está escrevendo, você precisa adicionar mais detalhes e informações de apoio,

so that your reader understands the situation you’re describing.

Para que seu leitor compreenda a situação que você está descrevendo

Put this information in a new paragraph.

Coloque a informação em um novo paragrafo.

This will make your email clear and easy to follow.

Isto deixará seu e-mail claro e fácil de acompanhar.

First, ask yourself what the person you’re writing to needs to know.

Primeiro, pergunte a si mesmo o que a pessoa que você está escrevendo precisa saber

With emails, less is more.

Com e-mails, mais é menos.

No one wants to read a very long email, and it’s hard to make yourself clear if you

write too much.

Ninguém quer ler um e-mail longo e é mais difícil ser claro quando se escreve muito

So, try to limit yourself to two to three sentences.

Então, tente se limitar a duas ou três frases.

Put your most important point first.

Coloque os pontos mais importantes primeiro.

Let’s look at some examples:

Vamos ver alguns exemplos:

I’m writing regarding the issues we’ve been having with our database

Estou escrevendo sobre os problemas que estamos tendo com nosso banco de dados

Both clients and staff have been experiencing severe problems for several days now.

Ambos clientes e funcionários tem tido problemas graves por muitos dias até agora.

We are unable to update records or access information on customer interactions.

Não conseguimos atualizar os registros ou acessar as informações nas interações com os clientes.

This is costing us large amounts of money, both in time spent trying to fix the problem,

Isto está nos custando muito dinheiro, tanto no tempo gasto tentando solucionar o problema

and in lost sales.

quanto nas vendas perdidas

Here’s one more:

Aqui está mais um:

I’m concerned about the number of sick days staff have been taking recently.

Estou preocupado com o número de dias que os clientes tem estado doentes recentemente.

Staff in the IT department have taken a total of 44 sick days so far this month, compared

Os funcionários no departamento de TI tem estado um total de 44 dias doente até agora este mês, comparado

to a total of 23 for last month, and just 18 for the previous month.

ao total de 23 do mês passado, e apenas 18, no mês anterior

This is affecting productivity, and also placing a lot of stress on the employees who do come

Isto está afetando a produtividade, e também colocado muito estresse nos empregados que tem vindo

to work.

trabalhar

In both cases, you’re writing to describe a problem.

Em ambos os casos, você está escrevendo para descrever um problema.

Your first sentence introduces the problem, and then your next paragraph gives more details.

Sua primeira frase apresenta o problema e então seu próximo paragrafo dá mais detalhes

You can see that in both examples, we use just two sentences, but you can include a

Você pode ver que nos dois exemplos, nós usamos apenas duas frases, mas você pode incluir

lot of useful information in two sentences.

mais informações úteis em duas frases.

If you have more than one point to make in your email, you can repeat this pattern: first

Se você tem mais do que um apontamento para fazer em seu e-mail você pode repetir esse padrão: primeiro

put a short sentence to introduce your point, then add a paragraph with two to three sentences

coloque um frase curta para apresentar seu apontamento, então adicione um paragrafo com duas ou três frases

to add details.

para adicionar detalhes

You can move from one point to another using a phrase like:

Você pode mudar de um ponto para outro usando uma frase como:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

"Há mais uma coisa que eu gostaria de conversar contigo."

Regarding…

"A respeito..."

I’d also like to ask you about…

"Eu também gostaria de perguntar a você sobre..."

Use one of these phrases to change the topic, and then introduce your next point.

Use uma dessas frases para mudar o tópico e então apresente seu novo apontamento"

For example:

Por exemplo:

There’s one more thing I’d like to discuss with you.

Há mais uma coisa que gostaria de discutir contigo.

It seems like the number of customer complaints has been increasing for three months…

Parece que o numero de reclamações dos clientes têm aumentado nesse três meses...

Now, you can practice.

Agora, você pode praticar

Take the email you started before.

Pegue o e-mail que você começou antes.

Add a new paragraph, which should be two to three sentences long.

Adicione um novo paragrafo, que devem ter 2 ou três frases.

Add details to the point you introduced before.

Adicione detalhes ao ponto que você introduziu antes

Pause the video and do it now.

Pause o vídeo e faça isto agora

If you want extra practice, add another topic to your email, using one of the linking phrases

Se você quer praticar mais, adicione outro tópico ao seu e-mail, usando uma frase de ligação que

you just saw.

Você já viu

After you explain all the points you want to make, what should you do next?

Depois você explicou todos os apontamentos que você queria fazer, O que você deve fazer depois?

When you write an email, you should make it clear what you expect from the person you’re

Quando você escreve um e-mail, você deve deixar claro o que você espera da pessoa que você está

sending it to.

enviando isto.

Even if you’re writing just to give the other person some information, it’s a good

Mesmo se você está escrevendo apenas para dar a outra pessoa alguma informação, é uma boa ideia

idea to make that clear.

deixar isto claro

Put your call to action in a new paragraph.

Coloque seu pedido de ação em um novo paragrafo.

Again, putting each thing in its own paragraph makes your email structured and easy to follow.

Novamente, colocando cada coisa em seu próprio paragrafo deixa seu e-mail estruturado e fácil de acompanhar.

So, what can you write here?

Então, O que você pode escrever aqui?

First, let’s consider situations where you need the other person to do something urgently.

Primeiro, Vamos considerar situações onde você precisa que a outra pessoa faça algo urgentemente.

You could say:

Você poderia dizer:

Please … by tomorrow at the latest.

Por favor.... até amanhã no mais tardar.

As a matter of urgency, you need to…

Como uma questão de urgência, você precisa...

For example:

Por exemplo:

Please arrange a meeting of all department heads by tomorrow at the latest.

Por favor marque uma reunião com todos os chefes de departamento até amanhã no mais tardar

As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected

Como uma questão de urgência, você precisa entrar em contato com todos os clientes que tem sido afetados

by this data breach.

pela violação dos dados.

If your request is less urgent, you could use phrases such as:

Se seu pedido é menos urgente, você poderá usar frases como:

Could you please…?

Você poderia por favor...?

I would like you to…

Eu gostaria que você....

For example:

Por exemplo:

Could you please talk to Matt in the HR department and clarify our options on this?

Você poderia por favor conversar com o Matt no departamento do RH e escrarecer nossas opções sobre isso?

I would like you to design a poster to inform staff about the new policies.

Eu gostaria que você desenvolvesse um cartaz para informar os funcionários sobre as novas politicas.

With calls to action, you should think about your relationship with the person you’re

Com o pedido de ação, você deve pensar na sua relação com a pessoa para quem você está

writing to.

escrevendo.

For example, saying something like, you need to… or I would like you to… is relatively

Por exemplo, dizendo algo como, "você precisa de..." ou "eu gostaria que você..." é relativamente

direct.

direta.

That’s fine if you’re a manager writing to one of your team, but it might sound inappropriate

Isto é bom se você é o gerente escrevendo para alguém da sua equipe, mas pode soar inapropriado

if you write that to your manager.

se você está escrevendo para seu gerente

This also depends on the corporate culture where you work.

Isto também depende da cultura corporativa de onde você trabalha.

Generally, if you aren’t sure, it’s better to be less direct.

Geralmente, se você não tem certeza, é melhor usar um discurso menos direto.

For example:

Por exemplo:

I suggest that you contact all clients who may have been affected by the data breach.

Eu sugiro que você contate todos os clientes que possam ter sido afetados pela violação dos dados

Can I ask you to design a poster to inform staff about the new policies?

Eu posso pedir a você que desenvolva um cartaz para informar sobre as novas politicas?

But, be careful!

Mas, Tome cuidado!

Don’t be so indirect that the other person doesn’t understand what you need.

Não seja tão indireto de modo que a outra pessoa não compreenda o que você está necessitando.

If you don’t need a response from the other person, say something like:

Se você não precisa de uma resposta da outra pessoa, diga algo como:

This is just to keep you updated.

Isto é apenas para mantê-lo atualizado.

This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.

Isto não requer uma resposta imediata, mas por favor mantenha-se atento nessa situação.

Now, it’s your turn!

Agora é sua vez!

Pause the video and add a call to action to the end of your email.

Pause o vídeo e adicione um pedido de ação no fim de seu e-mail.

Think about who you’re writing to, and make your call-to-action appropriately direct or

Pense para quem você está escrevendo e faça seu pedido de ação apropriadamente de forma direta ou

indirect.

indireta

So, now you’re nearly finished.

Então, agora você está próximo de finalizar.

What’s left?

O que falta?

Finish your email with a sign-off and your name.

Terminar seu e-mail com uma fechamento e seu nome

You can use a lot of the same sign-offs you can use in a paper letter, such as:

Você pode usar muito dos mesmos encerramentos que você usa em uma carta, como:

Regards, Best Wishes,

"Saudações", "Cumprimentos",

Kind Regards,

"Atenciosamente"

Like with greetings, you wouldn’t generally use very formal sign-offs like Yours Sincerely

Assim com com os cumprimentos, você geralmente não usaria encerramentos muito formais como "com os melhores cumprimentos"

in an email.

em um emails

You might see it sometimes, but only in very formal emails.

Você pode ver isto algumas vezes, mas só em e-mails muito formais

Don’t forget to write each word of your sign-off with a capital letter, and put a

Não esqueça de escreve cada palavra de seu encerramento com letra maiúscula, e colocar

comma at the end.

virgula no fim

The sign-offs you’ve just seen are neutral and can be used in almost any situation.

Os encerramentos que você viu são neutros e podem ser usados na maioria das situações

If you’re writing something more informal, you might use a sign-off like:

Se você está escrevendo algo mais informal, você pode usar encerramentos como:

Cheers, Take care,

"Felicidades", "Se cuide,"

In this case, you wouldn’t capitalise each word, which is why care in take care has a

Nesse caso, você não precisa colocar letra maiúscula em cada palavra, ou seja, cuidar em "Se cuide" terá

small ‘c’.

"c" minúsculo.

Like with greetings, you might not need a sign-off at all in an informal email.

Como nos cumprimentos, você pode não necessitar de um encerramento em um e-mail informal

Just write your name at the bottom, or don’t write anything at all!

Apenas escreva seu nome na parte inferior, ou não escreva nada.

After you put your sign-off, add your name, and you’ve finished!

Depois que colocar seu encerramento, coloque seu nome e you acabou!

For example,

Regards,

Por exemplo:

Vijay

Vijay

Cheers,

Felicidades,

Katya

Katya

Now you know how to write a clear, effective email in English.

Agora você sabe como escrever um e-mail claro e efetivo em inglês

Let’s put everything you’ve learned together.

Vamos colocar tudo que você aprendeu juntos.

To write an effective email in English, you need to:

Para escrever um e-mail efetivo em inglês. Você precisa:

1. Use an appropriate greeting.

1- Usar um cumprimento apropriado

2. Introduce your topic in a single sentence.

2- Apresentar seu tópico em uma única frase.

3. Add details to your topic in a short paragraph.

3- Adicionar detalhes ao seu tópico em um paragrafo curto.

4. Add a call-to-action to explain what you need the other person to do.

Adicionar um pedido de ação para explicar o que você precisa que a outra pessoa faça.

5. Use an appropriate signoff.

5- Usar um encerramento apropriado.

Let’s do a longer example together:

Vamos fazer um exemplo mais longo juntos:

Dear Lina,

Cara Lina,

Eu preciso chamar sua atenção: Muitos funcionários estão usando senhas muito fracas

I need to bring something to your attention: many staff are using very weak passwords on

their laptops and for database access.

em seus computadores e para acessar o banco de dados

Our work depends on keeping our clients’ personal financial information safe.

Nossa empresa depende em manter as informações financeiras pessoais de nossos clientes segura

If we lose our clients’ trust on this issue, it will not be easy to recover.

Se nós perdermos a confiança de nossos clientes com esse problema, não será fácil recuperá-la,

I trust that you can see that it is better to take action now, rather than after something

Eu acredito que você pode perceber que é melhor tomar ações agora, do que só depois que algo

goes wrong.

der errado.

I suggest we make a rule that passwords must be a specific length, and that staff must

Eu sugiro que nós façamos uma regra no qual as senhas tenham uma tamanho especifico e que os funcionários devam

change their passwords at least once a month.

mudar as senhas deles ao menos uma vez por mês.

Please let me know what you think about this.

Por favor me informe o que você acha sobre isto.

Regards,

Saudações,

Vijay

Vijay

What do you think: could you write an email like this?

O que você acha: Você poderia escrever um e-mail como esse?

Try it!

Tente!!!

Use words and phrases from the lesson.

Use palavras e frases dessa aula.

Remember to organise your email into paragraphs, like we showed you.

Lembre=se de organizar seu e-mail dentro de parágrafos, como te mostramos

This will make it easier to keep your ideas structured and clear.

Isto deixará mais fácil de manter suas ideias estruturadas e claras

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Obrigado por assistir! Vejo você da próximo vez!