Attending a Meeting in English - Useful Phrases for Meetings - Business English

Hello, I’m Gina and welcome to Oxford Online English!

Xin chào, tôi là Gina và chào mừng bạn đến với Oxford Online English!

Tomorrow, you have a meeting to attend.

Ngày mai, bạn có một cuộc họp để tham dự.

If the meeting is in English, will you be ready?

Nếu cuộc họp bằng tiếng Anh, bạn sẽ sẵn sàng chứ?

This lesson will help you learn useful phrases to introduce yourself, respond to suggestions

Bài học này sẽ giúp bạn học các cụm từ hữu ích để giới thiệu bản thân, trả lời các đề xuất

and ideas, and ask questions in a business meeting.

và ý tưởng cũng như đặt câu hỏi trong cuộc họp kinh doanh .

I want you to imagine you’re in the meeting, and the chair has asked everyone to introduce

Tôi muốn bạn tưởng tượng rằng bạn đang ở trong cuộc họp và chủ tọa đã yêu cầu mọi người tự giới thiệu

themselves.

.

What are some phrases you can use?

Một số cụm từ bạn có thể sử dụng là gì?

Sometimes, you’ll be in a meeting with people you don’t know.

Đôi khi, bạn sẽ tham gia một cuộc họp với những người mà bạn không biết.

Other times, the chair will ask for quick introductions to break the ice.

Những lần khác, chủ tọa sẽ yêu cầu giới thiệu nhanh để phá băng.

There are three things you should do here:

Có ba điều bạn nên làm ở đây:

- Say your name - Say your job title

- Nói tên của bạn - Nói chức danh công việc của bạn

- Describe your responsibilities

- Mô tả trách nhiệm của bạn

To say your name, you can use a formal, ‘My name is _____’ or, if the meeting is more

Để nói tên của bạn, bạn có thể sử dụng cách trang trọng, ' Tên tôi là _____' hoặc, nếu cuộc họp

informal, you can say, ‘Hi, I’m_____’.

thân mật hơn, bạn có thể nói, 'Xin chào, tôi là _____'.

For your position title, use ‘to be’, just like for your name.

Đối với tiêu đề vị trí của bạn, hãy sử dụng 'to be', giống như tên của bạn.

Then, decide if your position is the only one in the company, or if there are others

Sau đó, quyết định xem vị trí của bạn là duy nhất trong công ty hay có những người khác

who have the same job title.

có cùng chức danh công việc.

For example, if you are the only secretary, use ‘the’:

Ví dụ: nếu bạn là thư ký duy nhất, hãy sử dụng 'the':

I’m the secretary.

Tôi là thư ký.

If other people also have this position in the company, use ‘a’:

Nếu những người khác cũng có vị trí này trong công ty, hãy sử dụng 'a':

I’m a project manager.

Tôi là người quản lý dự án.

If necessary, you can say which department you work in.

Nếu cần, bạn có thể nói bạn làm việc ở bộ phận nào.

You can use the preposition ‘in’ plus the noun: ‘engineering’, ‘marketing’,

Bạn có thể sử dụng giới từ 'in' cộng với danh từ: 'kỹ thuật', 'tiếp thị',

‘finance’, etc.

'tài chính', v.v.

For example:

Ví dụ:

I’m in the engineering department.

Tôi đang ở bộ phận kỹ thuật.

Or: I work in the marketing department.

Hoặc: Tôi làm việc trong bộ phận tiếp thị.

Finally, you can briefly describe your responsibilities, like this:

Cuối cùng, bạn có thể mô tả ngắn gọn trách nhiệm của mình, như sau:

I manage each project from start to finish.

Tôi quản lý từng dự án từ đầu đến cuối.

I’m responsible for web analytics and testing.

Tôi chịu trách nhiệm phân tích và thử nghiệm trang web.

Or: I handle purchasing and our negotiations with suppliers.

Hoặc: Tôi xử lý việc mua hàng và đàm phán với các nhà cung cấp.

You can see that using verbs and phrases like manage, be responsible for or handle can be

Bạn có thể thấy rằng việc sử dụng các động từ và cụm từ như quản lý, chịu trách nhiệm hoặc xử lý có thể

useful here.

hữu ích ở đây.

Here is an example of a full introduction in a formal meeting with people you don’t

Đây là một ví dụ về phần giới thiệu đầy đủ trong một cuộc họp chính thức với những người bạn không

know, or don’t know well:

biết hoặc không biết rõ:

My name is Gina Mares and I’m the marketing manager here.

Tên tôi là Gina Mares và tôi là giám đốc tiếp thị ở đây.

I handle online advertising and web analytics.

Tôi xử lý quảng cáo trực tuyến và phân tích trang web.

Here’s an example of a more informal introduction:

Đây là một ví dụ về cách giới thiệu thân mật hơn:

Hi, I’m Gina.

Xin chào, tôi là Gina.

I’m in the sales department.

Tôi ở bộ phận bán hàng.

I manage our sales team.

Tôi quản lý đội ngũ bán hàng của chúng tôi.

How would you introduce yourself in a meeting?

Làm thế nào bạn sẽ giới thiệu bản thân mình trong một cuộc họp?

You can give it a try now.

Bạn có thể thử ngay bây giờ.

Now that you’ve introduced yourself, the meeting will begin.

Bây giờ bạn đã giới thiệu bản thân, cuộc họp sẽ bắt đầu.

During the meeting, you might need to give your opinion on the different agenda items

Trong cuộc họp, bạn có thể cần đưa ra ý kiến ​​của mình về các mục chương trình nghị sự khác nhau

which you are discussing.

mà bạn đang thảo luận.

You might also need to react to other people’s suggestions.

Bạn cũng có thể cần phải phản ứng với đề xuất của người khác .

How can you do this?

Làm thế nào bạn có thể làm điều này?

When making suggestions, modal verbs can be very useful.

Khi đưa ra gợi ý, động từ khiếm khuyết có thể rất hữu ích.

‘Should’ ,‘ought to’ or ‘might want to’ can express something you think is a

'Should', 'ought to' hoặc 'might want to' có thể diễn đạt điều gì đó mà bạn cho là một

good idea, but not an obligation:

ý tưởng hay, nhưng không phải là nghĩa vụ:

We ought to give new clients a gift from the company.

Chúng ta nên tặng cho khách hàng mới một món quà từ công ty.

We might want to consider looking for another engineer to help with this.

Chúng tôi có thể muốn xem xét việc tìm kiếm một kỹ sư khác để trợ giúp việc này.

Or: I think we should make this a priority for this month.

Hoặc: Tôi nghĩ chúng ta nên ưu tiên việc này trong tháng này.

‘Have to’ and ‘need to’ can express something that is an obligation:

'Phải' và 'cần' có thể diễn đạt điều gì đó là nghĩa vụ:

We have to improve the way we collect and record sales data.

Chúng tôi phải cải thiện cách chúng tôi thu thập và ghi lại dữ liệu bán hàng.

Or: We need to find a cheaper solution—our budget is very tight.

Hoặc: Chúng tôi cần tìm một giải pháp rẻ hơn—ngân sách của chúng tôi rất eo hẹp.

Remember, you can also use these to make negative suggestions:

Hãy nhớ rằng, bạn cũng có thể sử dụng những điều này để đưa ra những gợi ý tiêu cực:

We shouldn’t rush this—we need to think it through carefully.

Chúng ta không nên vội vàng—chúng ta cần suy nghĩ kỹ càng.

Or: We don’t need to hire new staff at the moment.

Hoặc: Chúng tôi không cần thuê nhân viên mới vào lúc này.

Now, it’s your turn.

Bây giờ đến lượt của bạn.

Choose a phrase and make a suggestion for something in your own company.

Chọn một cụm từ và đưa ra gợi ý cho điều gì đó trong công ty của bạn.

Next, what can you do if you want to respond to another suggestion?

Tiếp theo, bạn có thể làm gì nếu muốn trả lời một đề xuất khác?

Well, if you think it’s a good suggestion, you can show you agree with phrases like:

Chà, nếu bạn nghĩ đó là một gợi ý hay, bạn có thể thể hiện rằng bạn đồng ý với các cụm từ như:

I agree with _______.

Tôi đồng ý với _______.

That sounds good.

Điều đó nghe có vẻ tốt.

Or: Let’s go with this idea.

Hoặc: Hãy bắt đầu với ý tưởng này.

Here, go with means you agree with this idea and think you should put it into action.

Ở đây, go with có nghĩa là bạn đồng ý với ý kiến ​​này và nghĩ rằng bạn nên thực hiện nó.

However, what if there is a suggestion you don’t agree with?

Tuy nhiên, nếu có một gợi ý mà bạn không đồng ý thì sao?

Here are some good, professional ways to disagree:

Dưới đây là một số cách hay và chuyên nghiệp để phản đối:

To be honest, I’m not sure about this idea.

Thành thật mà nói, tôi không chắc về ý kiến ​​này.

Good suggestion, but I can see a few problems…

Gợi ý hay, nhưng tôi có thể thấy một vài vấn đề…

Or: I see your point, however…

Hoặc: Tôi hiểu quan điểm của bạn, tuy nhiên…

After a phrase like this, explain your point of view.

Sau một cụm từ như thế này, hãy giải thích quan điểm của bạn .

For example:

Ví dụ:

I see your point, however, I don’t think advertising in a magazine is a good idea.

Tôi hiểu quan điểm của bạn, tuy nhiên, tôi không nghĩ quảng cáo trên tạp chí là một ý kiến ​​hay.

People don’t read them as often these days.

Mọi người không đọc chúng thường xuyên trong những ngày này.

Or: To be honest, I’m not sure about this idea.

Hoặc: Thành thật mà nói, tôi không chắc về ý tưởng này.

I think improving our website UI is a higher priority right now.

Tôi nghĩ rằng cải thiện giao diện người dùng trang web của chúng tôi là ưu tiên cao hơn ngay bây giờ.

OK?

VÂNG?

Now, take the suggestion which you made earlier.

Bây giờ, hãy lấy gợi ý mà bạn đã đưa ra trước đó.

Pause the video and write down two sentences: one to agree, and one to disagree.

Tạm dừng video và viết ra hai câu: một câu đồng ý và một câu không đồng ý.

Use the language you just learned.

Sử dụng ngôn ngữ bạn vừa học.

Now, let’s move on to different ways to ask a question in a meeting.

Bây giờ, hãy chuyển sang các cách khác nhau để đặt câu hỏi trong cuộc họp.

As an attendee, it’s important to make sure you understand the content in the meeting.

Là một người tham dự, điều quan trọng là đảm bảo bạn hiểu nội dung trong cuộc họp.

Sometimes, the chair will ask everyone to save questions until the end.

Đôi khi, chủ tọa sẽ yêu cầu mọi người để dành câu hỏi cho đến khi kết thúc.

If you’re in a meeting where you can ask questions at any time, there are a few good

Nếu bạn đang ở trong một cuộc họp mà bạn có thể đặt câu hỏi bất cứ lúc nào, thì

phrases you can use.

bạn có thể sử dụng một vài cụm từ hay.

For more formal meetings, you can begin with a phrase like ‘sorry’, or ‘excuse me’

Đối với các cuộc họp trang trọng hơn, bạn có thể bắt đầu bằng một cụm từ như 'xin lỗi' hoặc 'xin lỗi'

to politely bring the attention to you.

để thu hút sự chú ý về phía bạn một cách lịch sự.

Then, you can use phrases like:

Sau đó, bạn có thể sử dụng các cụm từ như:

I have a question.

Tôi có một câu hỏi.

Why is…?

Tại sao lại là…?

How…?

Thế nào…?

Or: Does this mean…?

Hoặc: Điều này có nghĩa là…?

For example:

Ví dụ:

Excuse me, how will the new requirements affect the project deadline?

Xin lỗi, các yêu cầu mới sẽ ảnh hưởng đến thời hạn của dự án như thế nào?

Or: Sorry to interrupt, but I have a question.

Hoặc: Xin lỗi đã cắt ngang, nhưng tôi có một câu hỏi.

Does this mean that the new IT systems won’t be in place this year?

Điều này có nghĩa là các hệ thống CNTT mới sẽ không được áp dụng trong năm nay?

If there is something in the meeting that you don’t understand, you can use phrases

Nếu có điều gì đó trong cuộc họp mà bạn không hiểu, bạn có thể sử dụng các cụm từ

to ask for clarification:

để yêu cầu làm rõ:

I didn’t understand…

Tôi không hiểu…

Can you elaborate on…?

Bạn có thể giải thích thêm về…?

Or: Can you clarify…?

Hoặc: Bạn có thể làm rõ…?

When using these phrases, it’s important to explain exactly what you don’t know or

Khi sử dụng những cụm từ này, điều quan trọng là phải giải thích chính xác những gì bạn không biết hoặc

ask for clarity on something specific that they said.

yêu cầu làm rõ điều gì đó cụ thể mà họ đã nói.

Again, you can use ‘excuse me’ and ‘sorry’ in more formal meetings to begin.

Một lần nữa, bạn có thể sử dụng 'xin lỗi' và 'xin lỗi' trong các cuộc họp trang trọng hơn để bắt đầu.

For example:

Ví dụ:

Sorry, can you clarify the third step in your proposal?

Xin lỗi, bạn có thể làm rõ bước thứ ba trong đề xuất của mình không?

I didn’t get the main idea.

Tôi không hiểu ý chính.

Or: Excuse me, but could you elaborate on how this will fit with our existing marketing

Hoặc: Xin lỗi, nhưng bạn có thể giải thích cách điều này sẽ phù hợp với các chiến dịch tiếp thị hiện tại của chúng tôi

campaigns?

không?

Now, it’s your turn.

Bây giờ đến lượt của bạn.

Practice asking a question or asking for clarification about something.

Thực hành đặt câu hỏi hoặc yêu cầu làm rõ về điều gì đó.

It can be from a recent meeting or something from your job in general.

Nó có thể là từ một cuộc họp gần đây hoặc một cái gì đó từ công việc của bạn nói chung.

Again, you can pause the video and write down your ideas, for extra practice.

Một lần nữa, bạn có thể tạm dừng video và viết ra ý tưởng của mình để thực hành thêm.

OK, now you can make suggestions and respond to what other say in the meeting.

OK, bây giờ bạn có thể đưa ra đề xuất và trả lời những gì người khác nói trong cuộc họp.

You can also ask questions if there is something you don’t understand.

Bạn cũng có thể đặt câu hỏi nếu có điều gì đó bạn không hiểu.

Next, imagine that you’ve discussed the agenda items and come to an agreement on the

Tiếp theo, hãy tưởng tượng rằng bạn đã thảo luận về các mục trong chương trình nghị sự và đi đến thống nhất về các

important decisions you needed to make.

quyết định quan trọng mà bạn cần đưa ra.

You might need to show what you’re going to do about these decisions after the meeting

Bạn có thể cần chỉ ra những gì bạn sẽ làm về những quyết định này sau khi cuộc họp

has finished.

kết thúc.

Here, you can offer to do something using a few different phrases.

Tại đây, bạn có thể đề nghị làm việc gì đó bằng một vài cụm từ khác nhau.

For something that you decide to do at that moment for the future, you can use ‘will’.

Đối với điều gì đó mà bạn quyết định làm vào thời điểm đó cho tương lai, bạn có thể sử dụng 'will'.

For example:

Ví dụ:

I’ll call the client tomorrow.

Tôi sẽ gọi cho khách hàng vào ngày mai.

Or: I’ll discuss this with the rest of my team and get back to you by the end of the

Hoặc: Tôi sẽ thảo luận vấn đề này với những người còn lại trong nhóm của mình và sẽ liên hệ lại với bạn vào cuối

week.

tuần.

If you had a plan even before the meeting began, you can use ‘going to’ or ‘planning

Nếu bạn đã có kế hoạch ngay cả trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể sử dụng 'going to' hoặc 'planning

to’:

to':

I’m going to get a team together for this project.

Tôi sẽ tập hợp một nhóm cho dự án này.

Or: I’m planning to do one more round of testing, and then we can go live.

Hoặc: Tôi đang lên kế hoạch thực hiện thêm một vòng thử nghiệm nữa và sau đó chúng tôi có thể phát trực tiếp.

If you want to make an offer, you can use ‘can’, could or shall:

Nếu bạn muốn đưa ra một đề nghị, bạn có thể sử dụng 'can', could hoặc shall:

I can contact the supplier next week if we need to.

Tôi có thể liên hệ với nhà cung cấp vào tuần tới nếu chúng ta cần.

I could put together a report if you think it would help.

Tôi có thể tập hợp một báo cáo nếu bạn nghĩ rằng nó sẽ giúp ích.

Or: Shall I talk to our engineering team and get a cost estimate?

Hoặc: Tôi có nên nói chuyện với nhóm kỹ thuật của chúng tôi và nhận ước tính chi phí không?

On the other hand, what if you are asked to do something that you cannot do?

Mặt khác, nếu bạn được yêu cầu làm điều gì đó mà bạn không thể làm thì sao?

Well, there are some useful, polite phrases you can use:

Chà, có một số cụm từ lịch sự, hữu ích mà bạn có thể sử dụng:

I’m afraid I can’t…

Tôi e là tôi không thể...

I’m sorry, but I don’t think I can…

Tôi xin lỗi, nhưng tôi không nghĩ là mình có thể...

Unfortunately, I won’t be able to…

Thật không may, tôi sẽ không thể...

Think about this.

Hãy suy nghĩ về điều này.

What if someone asked you to move your project deadline forward, but it wasn’t possible?

Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó yêu cầu bạn dời thời hạn dự án của bạn về phía trước, nhưng điều đó là không thể?

You could say:

Bạn có thể nói:

Unfortunately, we won’t be able to complete the project any sooner because we don’t

Thật không may, chúng tôi không thể hoàn thành dự án sớm hơn vì chúng tôi

have the supplies yet.

chưa có nguồn cung cấp.

Or: I’m sorry, but I don’t think we can finish by the end of this month.

Hoặc: Tôi xin lỗi, nhưng tôi không nghĩ chúng ta có thể hoàn thành vào cuối tháng này.

We need at least another six weeks.

Chúng ta cần ít nhất sáu tuần nữa.

At this point the meeting is wrapping up and hopefully you have been able to make good

Tại thời điểm này, cuộc họp đang kết thúc và hy vọng bạn đã có thể đưa ra các

suggestions and offers and take part in discussions effectively.

đề xuất và đề xuất tốt cũng như tham gia thảo luận một cách hiệu quả.

Will you be attending a meeting in English soon?

Bạn sẽ sớm tham dự một cuộc họp bằng tiếng Anh chứ?

Hopefully some of these phrases will be useful for you!

Hy vọng rằng một số cụm từ này sẽ hữu ích cho bạn!

That’s all for this lesson.

Đó là tất cả cho bài học này.

Hope you enjoyed and thank you for watching!

Hy vọng bạn thích và cảm ơn bạn đã xem!

Please visit Oxford Online English.com for more free lessons like this.

Vui lòng truy cập Oxford Online English.com để có thêm các bài học miễn phí như thế này.

See you next time!

Hẹn gặp lại bạn lần sau!