Attending a Meeting in English - Useful Phrases for Meetings - Business English

Hello, I’m Gina and welcome to Oxford Online English!

Olá, sou Gina e bem-vindo ao Oxford Online English!

Tomorrow, you have a meeting to attend.

Amanhã, você tem uma reunião para participar.

If the meeting is in English, will you be ready?

Se a reunião for em inglês, você estará pronto?

This lesson will help you learn useful phrases to introduce yourself, respond to suggestions

Esta lição o ajudará a aprender frases úteis para se apresentar, responder a sugestões

and ideas, and ask questions in a business meeting.

e ideias e fazer perguntas em uma reunião de negócios.

I want you to imagine you’re in the meeting, and the chair has asked everyone to introduce

Quero que você imagine que está na reunião e o presidente pediu a todos que se

themselves.

apresentassem.

What are some phrases you can use?

Quais são algumas frases que você pode usar?

Sometimes, you’ll be in a meeting with people you don’t know.

Às vezes, você estará em uma reunião com pessoas que não conhece.

Other times, the chair will ask for quick introductions to break the ice.

Outras vezes, o presidente pedirá apresentações rápidas para quebrar o gelo.

There are three things you should do here:

Há três coisas que você deve fazer aqui:

- Say your name - Say your job title

- Diga seu nome - Diga seu cargo

- Describe your responsibilities

- Descreva suas responsabilidades

To say your name, you can use a formal, ‘My name is _____’ or, if the meeting is more

Para dizer seu nome, você pode usar um formal, 'Meu nome é _____' ou, se a reunião for mais

informal, you can say, ‘Hi, I’m_____’.

informal, você pode diga, 'Oi, eu sou_____'.

For your position title, use ‘to be’, just like for your name.

Para o título da sua posição, use 'to be', assim como para o seu nome.

Then, decide if your position is the only one in the company, or if there are others

Em seguida, decida se o seu cargo é o único na empresa ou se existem outros

who have the same job title.

com o mesmo cargo.

For example, if you are the only secretary, use ‘the’:

Por exemplo, se você for a única secretária, use ‘the’:

I’m the secretary.

eu sou a secretária.

If other people also have this position in the company, use ‘a’:

Se outras pessoas também tiverem esse cargo na empresa, use ‘a’:

I’m a project manager.

sou gerente de projetos.

If necessary, you can say which department you work in.

Se necessário, você pode dizer em qual departamento você trabalha.

You can use the preposition ‘in’ plus the noun: ‘engineering’, ‘marketing’,

Você pode usar a preposição 'in' mais o substantivo: 'engenharia', 'marketing',

‘finance’, etc.

'finanças', etc.

For example:

Por exemplo:

I’m in the engineering department.

Estou no departamento de engenharia.

Or: I work in the marketing department.

Ou: eu trabalho no departamento de marketing.

Finally, you can briefly describe your responsibilities, like this:

Por fim, você pode descrever brevemente suas responsabilidades, assim:

I manage each project from start to finish.

Eu gerencio cada projeto do início ao fim.

I’m responsible for web analytics and testing.

Sou responsável pela análise e teste da web.

Or: I handle purchasing and our negotiations with suppliers.

Ou: cuido das compras e das nossas negociações com os fornecedores.

You can see that using verbs and phrases like manage, be responsible for or handle can be

Você pode ver que o uso de verbos e frases como gerenciar, ser responsável por ou manipular pode ser

useful here.

útil aqui.

Here is an example of a full introduction in a formal meeting with people you don’t

Aqui está um exemplo de uma apresentação completa em uma reunião formal com pessoas que você não

know, or don’t know well:

conhece ou não conhece bem:

My name is Gina Mares and I’m the marketing manager here.

Meu nome é Gina Mares e sou a gerente de marketing aqui.

I handle online advertising and web analytics.

Eu cuido de publicidade online e análise da web.

Here’s an example of a more informal introduction:

Aqui está um exemplo de introdução mais informal:

Hi, I’m Gina.

Olá, sou Gina.

I’m in the sales department.

Estou no departamento de vendas.

I manage our sales team.

Eu gerencio nossa equipe de vendas.

How would you introduce yourself in a meeting?

Como você se apresentaria em uma reunião?

You can give it a try now.

Você pode experimentá-lo agora.

Now that you’ve introduced yourself, the meeting will begin.

Agora que você se apresentou, a reunião vai começar.

During the meeting, you might need to give your opinion on the different agenda items

Durante a reunião, você pode precisar dar sua opinião sobre os diferentes itens da agenda

which you are discussing.

que você está discutindo.

You might also need to react to other people’s suggestions.

Você também pode precisar reagir às sugestões de outras pessoas .

How can you do this?

Como você pode fazer isso?

When making suggestions, modal verbs can be very useful.

Ao fazer sugestões, os verbos modais podem ser muito úteis.

‘Should’ ,‘ought to’ or ‘might want to’ can express something you think is a

'Deveria', 'deveria' ou 'poderia querer' pode expressar algo que você acha que é uma

good idea, but not an obligation:

boa ideia, mas não uma obrigação:

We ought to give new clients a gift from the company.

devemos dar um presente da empresa aos novos clientes .

We might want to consider looking for another engineer to help with this.

Podemos considerar procurar outro engenheiro para ajudar com isso.

Or: I think we should make this a priority for this month.

Ou: acho que devemos fazer disso uma prioridade para este mês.

‘Have to’ and ‘need to’ can express something that is an obligation:

‘Tenho que’ e ‘preciso’ podem expressar algo que é uma obrigação:

We have to improve the way we collect and record sales data.

Temos que melhorar a forma como coletamos e registramos dados de vendas.

Or: We need to find a cheaper solution—our budget is very tight.

Ou: precisamos encontrar uma solução mais barata – nosso orçamento é muito apertado.

Remember, you can also use these to make negative suggestions:

Lembre-se, você também pode usá-los para fazer sugestões negativas:

We shouldn’t rush this—we need to think it through carefully.

Não devemos nos apressar - precisamos pensar cuidadosamente.

Or: We don’t need to hire new staff at the moment.

Ou: Não precisamos contratar novos funcionários no momento.

Now, it’s your turn.

Agora é sua vez.

Choose a phrase and make a suggestion for something in your own company.

Escolha uma frase e dê uma sugestão de algo na sua própria empresa.

Next, what can you do if you want to respond to another suggestion?

Em seguida, o que você pode fazer se quiser responder a outra sugestão?

Well, if you think it’s a good suggestion, you can show you agree with phrases like:

Bem, se você acha que é uma boa sugestão, pode mostrar que concorda com frases como:

I agree with _______.

Concordo com _______.

That sounds good.

Isso soa bem.

Or: Let’s go with this idea.

Ou: Vamos nessa ideia.

Here, go with means you agree with this idea and think you should put it into action.

Aqui, ir com significa que você concorda com essa ideia e acha que deve colocá-la em prática.

However, what if there is a suggestion you don’t agree with?

No entanto, e se houver uma sugestão com a qual você não concorda?

Here are some good, professional ways to disagree:

Aqui estão algumas maneiras boas e profissionais de discordar:

To be honest, I’m not sure about this idea.

Para ser honesto, não tenho certeza sobre essa ideia.

Good suggestion, but I can see a few problems…

Boa sugestão, mas vejo alguns problemas…

Or: I see your point, however…

Ou: Entendo seu ponto de vista, porém…

After a phrase like this, explain your point of view.

Depois de uma frase como esta, explique seu ponto de vista.

For example:

Por exemplo:

I see your point, however, I don’t think advertising in a magazine is a good idea.

Entendo seu ponto de vista, porém, não acho que anunciar em uma revista seja uma boa ideia. As

People don’t read them as often these days.

pessoas não os leem com tanta frequência hoje em dia.

Or: To be honest, I’m not sure about this idea.

Ou: Para ser honesto, não tenho certeza sobre essa ideia.

I think improving our website UI is a higher priority right now.

Acho que melhorar a interface do usuário do nosso site é uma prioridade maior agora.

OK?

OK?

Now, take the suggestion which you made earlier.

Agora, aceite a sugestão que você fez anteriormente.

Pause the video and write down two sentences: one to agree, and one to disagree.

Pause o vídeo e escreva duas frases: uma para concordar e outra para discordar.

Use the language you just learned.

Use a linguagem que você acabou de aprender.

Now, let’s move on to different ways to ask a question in a meeting.

Agora, vamos passar para diferentes maneiras de fazer uma pergunta em uma reunião.

As an attendee, it’s important to make sure you understand the content in the meeting.

Como participante, é importante garantir que você entenda o conteúdo da reunião.

Sometimes, the chair will ask everyone to save questions until the end.

Às vezes, a cadeira pedirá a todos que guardem as perguntas até o final.

If you’re in a meeting where you can ask questions at any time, there are a few good

Se você estiver em uma reunião em que pode fazer perguntas a qualquer momento, existem algumas boas

phrases you can use.

frases que você pode usar.

For more formal meetings, you can begin with a phrase like ‘sorry’, or ‘excuse me’

Para reuniões mais formais, você pode começar com uma frase como 'desculpe' ou 'com licença'

to politely bring the attention to you.

para chamar a atenção educadamente para você.

Then, you can use phrases like:

Então, você pode usar frases como:

I have a question.

Eu tenho uma pergunta.

Why is…?

Por que é…?

How…?

Como…?

Or: Does this mean…?

Ou: Isso significa...?

For example:

Por exemplo:

Excuse me, how will the new requirements affect the project deadline?

Com licença, como os novos requisitos afetarão o prazo do projeto?

Or: Sorry to interrupt, but I have a question.

Ou: Desculpe interromper, mas tenho uma pergunta.

Does this mean that the new IT systems won’t be in place this year?

Isso significa que os novos sistemas de TI não estarão em vigor este ano?

If there is something in the meeting that you don’t understand, you can use phrases

Se houver algo na reunião que você não entendeu, você pode usar frases

to ask for clarification:

para pedir esclarecimentos:

I didn’t understand…

Não entendi...

Can you elaborate on…?

Você pode detalhar...?

Or: Can you clarify…?

Ou: Você pode esclarecer...?

When using these phrases, it’s important to explain exactly what you don’t know or

Ao usar essas frases, é importante explicar exatamente o que você não sabe ou

ask for clarity on something specific that they said.

pedir esclarecimentos sobre algo específico que eles disseram.

Again, you can use ‘excuse me’ and ‘sorry’ in more formal meetings to begin.

Novamente, você pode usar 'com licença' e 'desculpe' em reuniões mais formais para começar.

For example:

Por exemplo:

Sorry, can you clarify the third step in your proposal?

Desculpe, você pode esclarecer a terceira etapa da sua proposta?

I didn’t get the main idea.

Não entendi a ideia principal.

Or: Excuse me, but could you elaborate on how this will fit with our existing marketing

Ou: Desculpe-me, mas você poderia explicar como isso se encaixará em nossas campanhas de marketing existentes

campaigns?

?

Now, it’s your turn.

Agora é sua vez.

Practice asking a question or asking for clarification about something.

Pratique fazer uma pergunta ou pedir esclarecimentos sobre algo.

It can be from a recent meeting or something from your job in general.

Pode ser de uma reunião recente ou algo do seu trabalho em geral.

Again, you can pause the video and write down your ideas, for extra practice.

Novamente, você pode pausar o vídeo e anotar suas ideias, para prática extra.

OK, now you can make suggestions and respond to what other say in the meeting.

OK, agora você pode fazer sugestões e responder ao que os outros dizem na reunião.

You can also ask questions if there is something you don’t understand.

Você também pode fazer perguntas se houver algo que não entenda.

Next, imagine that you’ve discussed the agenda items and come to an agreement on the

Em seguida, imagine que você discutiu os itens da agenda e chegou a um acordo sobre as

important decisions you needed to make.

decisões importantes que precisava tomar.

You might need to show what you’re going to do about these decisions after the meeting

Você pode precisar mostrar o que fará sobre essas decisões após o término da reunião

has finished.

.

Here, you can offer to do something using a few different phrases.

Aqui, você pode se oferecer para fazer algo usando algumas frases diferentes.

For something that you decide to do at that moment for the future, you can use ‘will’.

Para algo que você decide fazer naquele momento para o futuro, você pode usar ‘will’.

For example:

Por exemplo:

I’ll call the client tomorrow.

Vou ligar para o cliente amanhã.

Or: I’ll discuss this with the rest of my team and get back to you by the end of the

Ou: discutirei isso com o resto da minha equipe e retornarei até o final da

week.

semana.

If you had a plan even before the meeting began, you can use ‘going to’ or ‘planning

Se você já tinha um plano antes do início da reunião , pode usar ‘going to’ ou ‘planning

to’:

to’:

I’m going to get a team together for this project.

Vou reunir uma equipe para este projeto.

Or: I’m planning to do one more round of testing, and then we can go live.

Ou: estou planejando fazer mais uma rodada de testes e então podemos ir ao ar.

If you want to make an offer, you can use ‘can’, could or shall:

Se você quiser fazer uma oferta, pode usar 'can', could ou should:

I can contact the supplier next week if we need to.

Posso entrar em contato com o fornecedor na próxima semana se precisarmos.

I could put together a report if you think it would help.

Posso fazer um relatório se achar que pode ajudar.

Or: Shall I talk to our engineering team and get a cost estimate?

Ou: Devo falar com nossa equipe de engenharia e obter uma estimativa de custo?

On the other hand, what if you are asked to do something that you cannot do?

Por outro lado, e se você for solicitado a fazer algo que não pode fazer?

Well, there are some useful, polite phrases you can use:

Bem, existem algumas frases úteis e educadas que você pode usar: Receio que

I’m afraid I can’t…

não posso... Sinto

I’m sorry, but I don’t think I can…

muito, mas acho que não posso...

Unfortunately, I won’t be able to…

Infelizmente, não poderei...

Think about this.

Pense nisso.

What if someone asked you to move your project deadline forward, but it wasn’t possible?

E se alguém lhe pedisse para adiantar o prazo do seu projeto , mas não fosse possível?

You could say:

Você poderia dizer:

Unfortunately, we won’t be able to complete the project any sooner because we don’t

Infelizmente, não poderemos concluir o projeto mais cedo porque

have the supplies yet.

ainda não temos os suprimentos.

Or: I’m sorry, but I don’t think we can finish by the end of this month.

Ou: desculpe, mas acho que não podemos terminar até o final deste mês.

We need at least another six weeks.

Precisamos de pelo menos mais seis semanas.

At this point the meeting is wrapping up and hopefully you have been able to make good

Neste ponto, a reunião está terminando e esperamos que você tenha sido capaz de fazer boas

suggestions and offers and take part in discussions effectively.

sugestões e ofertas e participar das discussões de forma eficaz.

Will you be attending a meeting in English soon?

Você participará de uma reunião em inglês em breve?

Hopefully some of these phrases will be useful for you!

Espero que algumas dessas frases sejam úteis para você!

That’s all for this lesson.

Isso é tudo para esta lição.

Hope you enjoyed and thank you for watching!

Espero que tenham gostado e obrigado por assistir!

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See you next time!

Vejo você na próxima vez!