Attending a Meeting in English - Useful Phrases for Meetings - Business English

Hello, I’m Gina and welcome to Oxford Online English!

Hola, soy Gina y ¡bienvenida a Oxford Online English!

Tomorrow, you have a meeting to attend.

Mañana tienes una reunión a la que asistir.

If the meeting is in English, will you be ready?

Si la reunión es en inglés, ¿estará listo?

This lesson will help you learn useful phrases to introduce yourself, respond to suggestions

Esta lección lo ayudará a aprender frases útiles para presentarse, responder sugerencias

and ideas, and ask questions in a business meeting.

e ideas y hacer preguntas en una reunión de negocios.

I want you to imagine you’re in the meeting, and the chair has asked everyone to introduce

Quiero que imagine que está en la reunión y el presidente ha pedido a todos que se

themselves.

presenten.

What are some phrases you can use?

¿Cuáles son algunas frases que puedes usar?

Sometimes, you’ll be in a meeting with people you don’t know.

A veces, estarás en una reunión con personas que no conoces.

Other times, the chair will ask for quick introductions to break the ice.

Otras veces, el presidente pedirá presentaciones rápidas para romper el hielo.

There are three things you should do here:

Hay tres cosas que debe hacer aquí:

- Say your name - Say your job title

- Decir su nombre - Decir el título de su trabajo

- Describe your responsibilities

- Describir sus responsabilidades

To say your name, you can use a formal, ‘My name is _____’ or, if the meeting is more

Para decir su nombre, puede usar un formal, 'Mi nombre es _____' o, si la reunión es más

informal, you can say, ‘Hi, I’m_____’.

informal, puede decir, 'Hola, soy _____'.

For your position title, use ‘to be’, just like for your name.

Para el título de su puesto, use 'to be', al igual que para su nombre.

Then, decide if your position is the only one in the company, or if there are others

Luego, decida si su puesto es el único en la empresa, o si hay otros

who have the same job title.

que tienen el mismo título de trabajo.

For example, if you are the only secretary, use ‘the’:

Por ejemplo, si usted es la única secretaria, use 'la':

I’m the secretary.

soy la secretaria.

If other people also have this position in the company, use ‘a’:

Si otras personas también tienen este puesto en la empresa, use 'a':

I’m a project manager.

soy un gerente de proyecto.

If necessary, you can say which department you work in.

Si es necesario, puedes decir en qué departamento trabajas.

You can use the preposition ‘in’ plus the noun: ‘engineering’, ‘marketing’,

Puedes usar la preposición 'en' más el sustantivo: 'ingeniería', 'marketing',

‘finance’, etc.

'finanzas', etc.

For example:

Por ejemplo:

I’m in the engineering department.

estoy en el departamento de ingeniería.

Or: I work in the marketing department.

O: trabajo en el departamento de marketing.

Finally, you can briefly describe your responsibilities, like this:

Finalmente, puedes describir brevemente tus responsabilidades, así

I manage each project from start to finish.

: Administro cada proyecto de principio a fin.

I’m responsible for web analytics and testing.

Soy responsable de análisis y pruebas web.

Or: I handle purchasing and our negotiations with suppliers.

O: me encargo de las compras y de nuestras negociaciones con los proveedores.

You can see that using verbs and phrases like manage, be responsible for or handle can be

Puede ver que usar verbos y frases como administrar, ser responsable o manejar puede ser

useful here.

útil aquí.

Here is an example of a full introduction in a formal meeting with people you don’t

Este es un ejemplo de una presentación completa en una reunión formal con personas que no

know, or don’t know well:

conoce o que no conoce bien:

My name is Gina Mares and I’m the marketing manager here.

Mi nombre es Gina Mares y soy la gerente de marketing aquí.

I handle online advertising and web analytics.

Me encargo de la publicidad online y la analítica web.

Here’s an example of a more informal introduction:

Aquí hay un ejemplo de una presentación más informal:

Hi, I’m Gina.

Hola, soy Gina.

I’m in the sales department.

Estoy en el departamento de ventas.

I manage our sales team.

Dirijo nuestro equipo de ventas.

How would you introduce yourself in a meeting?

¿Cómo te presentarías en una reunión?

You can give it a try now.

Puedes intentarlo ahora.

Now that you’ve introduced yourself, the meeting will begin.

Ahora que se ha presentado, comenzará la reunión.

During the meeting, you might need to give your opinion on the different agenda items

Durante la reunión, es posible que deba dar su opinión sobre los diferentes puntos de la agenda

which you are discussing.

que está discutiendo.

You might also need to react to other people’s suggestions.

También es posible que deba reaccionar a las sugerencias de otras personas.

How can you do this?

¿Cómo puedes hacer esto?

When making suggestions, modal verbs can be very useful.

Al hacer sugerencias, los verbos modales pueden ser muy útiles.

‘Should’ ,‘ought to’ or ‘might want to’ can express something you think is a

'Debería', 'debería' o 'podría querer' puede expresar algo que cree que es una

good idea, but not an obligation:

buena idea, pero no una obligación:

We ought to give new clients a gift from the company.

debemos dar a los nuevos clientes un regalo de la empresa.

We might want to consider looking for another engineer to help with this.

Es posible que deseemos considerar buscar otro ingeniero para ayudar con esto.

Or: I think we should make this a priority for this month.

O: creo que deberíamos hacer de esto una prioridad para este mes.

‘Have to’ and ‘need to’ can express something that is an obligation:

'Have to' y 'need to' pueden expresar algo que es una obligación:

We have to improve the way we collect and record sales data.

tenemos que mejorar la forma en que recopilamos y registramos los datos de ventas.

Or: We need to find a cheaper solution—our budget is very tight.

O: necesitamos encontrar una solución más económica: nuestro presupuesto es muy ajustado.

Remember, you can also use these to make negative suggestions:

Recuerde, también puede usarlos para hacer sugerencias negativas:

We shouldn’t rush this—we need to think it through carefully.

no debemos apresurarnos, debemos pensarlo detenidamente.

Or: We don’t need to hire new staff at the moment.

O: No necesitamos contratar personal nuevo en este momento.

Now, it’s your turn.

Ahora es tu turno.

Choose a phrase and make a suggestion for something in your own company.

Elija una frase y haga una sugerencia para algo en su propia empresa.

Next, what can you do if you want to respond to another suggestion?

A continuación, ¿qué puedes hacer si quieres responder a otra sugerencia?

Well, if you think it’s a good suggestion, you can show you agree with phrases like:

Bueno, si crees que es una buena sugerencia, puedes demostrar que estás de acuerdo con frases como:

I agree with _______.

Estoy de acuerdo con _______.

That sounds good.

Eso suena bien.

Or: Let’s go with this idea.

O: Vamos con esta idea.

Here, go with means you agree with this idea and think you should put it into action.

Aquí, ve con significa que estás de acuerdo con esta idea y crees que deberías ponerla en práctica.

However, what if there is a suggestion you don’t agree with?

Sin embargo, ¿qué sucede si hay una sugerencia con la que no está de acuerdo?

Here are some good, professional ways to disagree:

Aquí hay algunas formas buenas y profesionales de estar en desacuerdo:

To be honest, I’m not sure about this idea.

Para ser honesto, no estoy seguro de esta idea.

Good suggestion, but I can see a few problems…

Buena sugerencia, pero puedo ver algunos problemas...

Or: I see your point, however…

O: Sin embargo, veo tu punto...

After a phrase like this, explain your point of view.

Después de una frase como esta, explica tu punto de vista.

For example:

Por ejemplo:

I see your point, however, I don’t think advertising in a magazine is a good idea.

entiendo su punto, sin embargo, no creo que anunciarse en una revista sea una buena idea.

People don’t read them as often these days.

La gente no los lee tan a menudo en estos días.

Or: To be honest, I’m not sure about this idea.

O: Para ser honesto, no estoy seguro de esta idea.

I think improving our website UI is a higher priority right now.

Creo que mejorar la interfaz de usuario de nuestro sitio web es una prioridad más alta en este momento.

OK?

¿OK?

Now, take the suggestion which you made earlier.

Ahora, toma la sugerencia que hiciste antes.

Pause the video and write down two sentences: one to agree, and one to disagree.

Pausa el video y escribe dos oraciones: una para estar de acuerdo y otra para estar en desacuerdo.

Use the language you just learned.

Usa el lenguaje que acabas de aprender.

Now, let’s move on to different ways to ask a question in a meeting.

Ahora, pasemos a las diferentes formas de hacer una pregunta en una reunión.

As an attendee, it’s important to make sure you understand the content in the meeting.

Como asistente, es importante asegurarse de comprender el contenido de la reunión.

Sometimes, the chair will ask everyone to save questions until the end.

A veces, el moderador les pedirá a todos que se guarden las preguntas para el final.

If you’re in a meeting where you can ask questions at any time, there are a few good

Si está en una reunión donde puede hacer preguntas en cualquier momento, hay algunas buenas

phrases you can use.

frases que puede usar.

For more formal meetings, you can begin with a phrase like ‘sorry’, or ‘excuse me’

Para reuniones más formales, puede comenzar con una frase como "lo siento" o "disculpe"

to politely bring the attention to you.

para llamar la atención de manera cortés.

Then, you can use phrases like:

Luego, puedes usar frases como:

I have a question.

Tengo una pregunta.

Why is…?

Por que es…?

How…?

Cómo…?

Or: Does this mean…?

O: ¿Esto significa…?

For example:

Por ejemplo:

Excuse me, how will the new requirements affect the project deadline?

Disculpe, ¿cómo afectarán los nuevos requisitos a la fecha límite del proyecto?

Or: Sorry to interrupt, but I have a question.

O: Siento interrumpir, pero tengo una pregunta.

Does this mean that the new IT systems won’t be in place this year?

¿Significa esto que los nuevos sistemas de TI no estarán en funcionamiento este año?

If there is something in the meeting that you don’t understand, you can use phrases

Si hay algo en la reunión que no entiendes, puedes usar frases

to ask for clarification:

para pedir aclaración:

I didn’t understand…

No entendí…

Can you elaborate on…?

¿Puedes dar más detalles sobre…?

Or: Can you clarify…?

O: ¿Puedes aclarar…?

When using these phrases, it’s important to explain exactly what you don’t know or

Al usar estas frases, es importante explicar exactamente lo que no sabe o

ask for clarity on something specific that they said.

pedir claridad sobre algo específico que dijeron.

Again, you can use ‘excuse me’ and ‘sorry’ in more formal meetings to begin.

Nuevamente, puede usar "disculpe" y "lo siento" en reuniones más formales para comenzar.

For example:

Por ejemplo:

Sorry, can you clarify the third step in your proposal?

Disculpe, ¿puede aclarar el tercer paso en su propuesta?

I didn’t get the main idea.

No entendí la idea principal.

Or: Excuse me, but could you elaborate on how this will fit with our existing marketing

O: Disculpe, pero ¿podría dar más detalles sobre cómo encajará esto con nuestras

campaigns?

campañas de marketing existentes?

Now, it’s your turn.

Ahora es tu turno.

Practice asking a question or asking for clarification about something.

Practica hacer una pregunta o pedir una aclaración sobre algo.

It can be from a recent meeting or something from your job in general.

Puede ser de una reunión reciente o algo de su trabajo en general.

Again, you can pause the video and write down your ideas, for extra practice.

Nuevamente, puede pausar el video y anotar sus ideas, para practicar más.

OK, now you can make suggestions and respond to what other say in the meeting.

Bien, ahora puede hacer sugerencias y responder a lo que otros digan en la reunión.

You can also ask questions if there is something you don’t understand.

También puede hacer preguntas si hay algo que no entiende.

Next, imagine that you’ve discussed the agenda items and come to an agreement on the

A continuación, imagina que discutiste los puntos de la agenda y llegaste a un acuerdo sobre las

important decisions you needed to make.

decisiones importantes que debías tomar.

You might need to show what you’re going to do about these decisions after the meeting

Es posible que deba mostrar lo que va a hacer con estas decisiones después de que

has finished.

termine la reunión.

Here, you can offer to do something using a few different phrases.

Aquí, puedes ofrecerte a hacer algo usando algunas frases diferentes.

For something that you decide to do at that moment for the future, you can use ‘will’.

Para algo que decidas hacer en ese momento para el futuro, puedes usar 'will'.

For example:

Por ejemplo

I’ll call the client tomorrow.

: mañana llamaré al cliente.

Or: I’ll discuss this with the rest of my team and get back to you by the end of the

O: Hablaré de esto con el resto de mi equipo y me pondré en contacto contigo al final de la

week.

semana.

If you had a plan even before the meeting began, you can use ‘going to’ or ‘planning

Si tenía un plan incluso antes de que comenzara la reunión , puede usar 'going to' o 'planning

to’:

to':

I’m going to get a team together for this project.

Voy a reunir un equipo para este proyecto.

Or: I’m planning to do one more round of testing, and then we can go live.

O: estoy planeando hacer una ronda más de pruebas y luego podemos empezar a funcionar.

If you want to make an offer, you can use ‘can’, could or shall:

Si desea hacer una oferta, puede usar 'can', could o should:

I can contact the supplier next week if we need to.

Puedo contactar al proveedor la próxima semana si es necesario.

I could put together a report if you think it would help.

Podría armar un informe si crees que sería útil.

Or: Shall I talk to our engineering team and get a cost estimate?

O: ¿Hablo con nuestro equipo de ingeniería y obtengo una estimación de costos?

On the other hand, what if you are asked to do something that you cannot do?

Por otro lado, ¿qué pasa si te piden que hagas algo que no puedes hacer?

Well, there are some useful, polite phrases you can use:

Bueno, hay algunas frases útiles y educadas que puedes usar:

I’m afraid I can’t…

Me temo que no puedo...

I’m sorry, but I don’t think I can…

Lo siento, pero no creo que pueda...

Unfortunately, I won’t be able to…

Desafortunadamente, no podré...

Think about this.

Piensa en esto.

What if someone asked you to move your project deadline forward, but it wasn’t possible?

¿Qué pasaría si alguien le pidiera que adelantara la fecha límite de su proyecto, pero no fue posible?

You could say:

Podría decir:

Unfortunately, we won’t be able to complete the project any sooner because we don’t

Desafortunadamente, no podremos completar el proyecto antes porque aún no

have the supplies yet.

tenemos los suministros.

Or: I’m sorry, but I don’t think we can finish by the end of this month.

O: lo siento, pero no creo que podamos terminar a finales de este mes.

We need at least another six weeks.

Necesitamos al menos otras seis semanas.

At this point the meeting is wrapping up and hopefully you have been able to make good

En este punto, la reunión está terminando y espero que haya podido hacer buenas

suggestions and offers and take part in discussions effectively.

sugerencias y ofertas y participar en las discusiones de manera efectiva.

Will you be attending a meeting in English soon?

¿Asistirá pronto a una reunión en inglés ?

Hopefully some of these phrases will be useful for you!

¡Ojalá alguna de estas frases te sea útil!

That’s all for this lesson.

Eso es todo por esta lección.

Hope you enjoyed and thank you for watching!

¡Espero que hayas disfrutado y gracias por mirar!

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See you next time!

¡Hasta la próxima!