Attending a Meeting in English - Useful Phrases for Meetings - Business English

Hello, I’m Gina and welcome to Oxford Online English!

Ciao, sono Gina e benvenuta su Oxford Online English!

Tomorrow, you have a meeting to attend.

Domani hai una riunione a cui partecipare.

If the meeting is in English, will you be ready?

Se l'incontro è in inglese, sarai pronto?

This lesson will help you learn useful phrases to introduce yourself, respond to suggestions

Questa lezione ti aiuterà a imparare frasi utili per presentarti, rispondere a suggerimenti

and ideas, and ask questions in a business meeting.

e idee e porre domande in un incontro di lavoro .

I want you to imagine you’re in the meeting, and the chair has asked everyone to introduce

Voglio che tu immagini di essere in riunione e il presidente ha chiesto a tutti di

themselves.

presentarsi.

What are some phrases you can use?

Quali sono alcune frasi che puoi usare?

Sometimes, you’ll be in a meeting with people you don’t know.

A volte, sarai in un incontro con persone che non conosci.

Other times, the chair will ask for quick introductions to break the ice.

Altre volte, il presidente chiederà presentazioni rapide per rompere il ghiaccio.

There are three things you should do here:

Ci sono tre cose che dovresti fare qui:

- Say your name - Say your job title

- Pronuncia il tuo nome - Pronuncia il tuo titolo di lavoro

- Describe your responsibilities

- Descrivi le tue responsabilità

To say your name, you can use a formal, ‘My name is _____’ or, if the meeting is more

Per pronunciare il tuo nome, puoi usare un formale, "Mi chiamo _____" o, se la riunione è più

informal, you can say, ‘Hi, I’m_____’.

informale, puoi dire "Ciao, sono _____".

For your position title, use ‘to be’, just like for your name.

Per il titolo della tua posizione, usa "to be", proprio come per il tuo nome.

Then, decide if your position is the only one in the company, or if there are others

Quindi, decidi se la tua posizione è l' unica in azienda o se ce ne sono altri

who have the same job title.

che hanno lo stesso titolo di lavoro.

For example, if you are the only secretary, use ‘the’:

Ad esempio, se sei l'unico segretario, usa "il":

I’m the secretary.

io sono il segretario.

If other people also have this position in the company, use ‘a’:

Se anche altre persone hanno questa posizione in azienda, usa "a":

I’m a project manager.

sono un project manager.

If necessary, you can say which department you work in.

Se necessario, puoi dire in quale dipartimento lavori.

You can use the preposition ‘in’ plus the noun: ‘engineering’, ‘marketing’,

Puoi usare la preposizione "in" più il sostantivo: "ingegneria", "marketing",

‘finance’, etc.

"finanza", ecc.

For example:

Ad esempio:

I’m in the engineering department.

sono nel dipartimento di ingegneria.

Or: I work in the marketing department.

Oppure: lavoro nel reparto marketing.

Finally, you can briefly describe your responsibilities, like this:

Infine, puoi descrivere brevemente le tue responsabilità, in questo modo:

I manage each project from start to finish.

gestisco ogni progetto dall'inizio alla fine.

I’m responsible for web analytics and testing.

Sono responsabile dell'analisi web e dei test.

Or: I handle purchasing and our negotiations with suppliers.

Oppure: mi occupo degli acquisti e delle trattative con i fornitori.

You can see that using verbs and phrases like manage, be responsible for or handle can be

Puoi vedere che l'uso di verbi e frasi come gestire, essere responsabile o gestire può essere

useful here.

utile qui.

Here is an example of a full introduction in a formal meeting with people you don’t

Ecco un esempio di introduzione completa in un incontro formale con persone che non

know, or don’t know well:

conosci o che non conosci bene:

My name is Gina Mares and I’m the marketing manager here.

mi chiamo Gina Mares e qui sono la responsabile marketing.

I handle online advertising and web analytics.

Mi occupo di pubblicità online e web analytics.

Here’s an example of a more informal introduction:

Ecco un esempio di presentazione più informale:

Hi, I’m Gina.

Ciao, sono Gina.

I’m in the sales department.

Sono nel reparto vendite.

I manage our sales team.

Gestisco il nostro team di vendita.

How would you introduce yourself in a meeting?

Come ti presenteresti in una riunione?

You can give it a try now.

Puoi fare un tentativo ora.

Now that you’ve introduced yourself, the meeting will begin.

Ora che ti sei presentato, la riunione avrà inizio.

During the meeting, you might need to give your opinion on the different agenda items

Durante la riunione, potrebbe essere necessario esprimere la propria opinione sui diversi punti all'ordine del giorno

which you are discussing.

di cui si sta discutendo.

You might also need to react to other people’s suggestions.

Potrebbe anche essere necessario reagire ai suggerimenti di altre persone .

How can you do this?

Come puoi farlo?

When making suggestions, modal verbs can be very useful.

Quando si danno suggerimenti, i verbi modali possono essere molto utili.

‘Should’ ,‘ought to’ or ‘might want to’ can express something you think is a

"Dovrebbe", "dovrebbe" o "potrebbe volere" può esprimere qualcosa che ritieni sia una

good idea, but not an obligation:

buona idea, ma non un obbligo:

We ought to give new clients a gift from the company.

dovremmo fare un regalo ai nuovi clienti da parte dell'azienda.

We might want to consider looking for another engineer to help with this.

Potremmo prendere in considerazione la possibilità di cercare un altro ingegnere che ci aiuti in questo.

Or: I think we should make this a priority for this month.

Oppure: penso che dovremmo renderlo una priorità per questo mese.

‘Have to’ and ‘need to’ can express something that is an obligation:

"Devo" e "need to" possono esprimere qualcosa che è un obbligo:

We have to improve the way we collect and record sales data.

dobbiamo migliorare il modo in cui raccogliamo e registriamo i dati di vendita.

Or: We need to find a cheaper solution—our budget is very tight.

Oppure: dobbiamo trovare una soluzione più economica: il nostro budget è molto limitato.

Remember, you can also use these to make negative suggestions:

Ricorda, puoi anche usarli per dare suggerimenti negativi:

We shouldn’t rush this—we need to think it through carefully.

non dovremmo affrettare questo, dobbiamo pensarci attentamente.

Or: We don’t need to hire new staff at the moment.

Oppure: al momento non abbiamo bisogno di assumere nuovo personale .

Now, it’s your turn.

Ora è il tuo turno.

Choose a phrase and make a suggestion for something in your own company.

Scegli una frase e dai un suggerimento per qualcosa nella tua azienda.

Next, what can you do if you want to respond to another suggestion?

Quindi, cosa puoi fare se vuoi rispondere a un altro suggerimento?

Well, if you think it’s a good suggestion, you can show you agree with phrases like:

Bene, se pensi che sia un buon suggerimento, puoi dimostrare di essere d'accordo con frasi come:

I agree with _______.

sono d'accordo con _______.

That sounds good.

Ottima idea.

Or: Let’s go with this idea.

Oppure: andiamo con questa idea.

Here, go with means you agree with this idea and think you should put it into action.

Qui, vai con significa che sei d'accordo con questa idea e pensi che dovresti metterla in atto.

However, what if there is a suggestion you don’t agree with?

Tuttavia, cosa succede se c'è un suggerimento con cui non sei d'accordo?

Here are some good, professional ways to disagree:

Ecco alcuni buoni modi professionali per non essere d'accordo:

To be honest, I’m not sure about this idea.

ad essere onesti, non sono sicuro di questa idea.

Good suggestion, but I can see a few problems…

Buon suggerimento, ma vedo alcuni problemi...

Or: I see your point, however…

Oppure: capisco il tuo punto di vista, comunque...

After a phrase like this, explain your point of view.

Dopo una frase come questa, spiega il tuo punto di vista.

For example:

Ad esempio:

I see your point, however, I don’t think advertising in a magazine is a good idea.

capisco il tuo punto, tuttavia, non penso che la pubblicità su una rivista sia una buona idea. Le

People don’t read them as often these days.

persone non li leggono così spesso in questi giorni.

Or: To be honest, I’m not sure about this idea.

Oppure: ad essere onesti, non sono sicuro di questa idea.

I think improving our website UI is a higher priority right now.

Penso che migliorare l'interfaccia utente del nostro sito Web sia una priorità più alta in questo momento.

OK?

OK?

Now, take the suggestion which you made earlier.

Ora, prendi il suggerimento che hai fatto prima. Metti in

Pause the video and write down two sentences: one to agree, and one to disagree.

pausa il video e scrivi due frasi: una per essere d'accordo e una per non essere d'accordo.

Use the language you just learned.

Usa la lingua che hai appena imparato.

Now, let’s move on to different ways to ask a question in a meeting.

Passiamo ora a diversi modi per porre una domanda in una riunione.

As an attendee, it’s important to make sure you understand the content in the meeting.

Come partecipante, è importante assicurarsi di aver compreso il contenuto della riunione.

Sometimes, the chair will ask everyone to save questions until the end.

A volte, il presidente chiederà a tutti di salvare le domande fino alla fine.

If you’re in a meeting where you can ask questions at any time, there are a few good

Se partecipi a una riunione in cui puoi porre domande in qualsiasi momento, ci sono alcune buone

phrases you can use.

frasi che puoi usare.

For more formal meetings, you can begin with a phrase like ‘sorry’, or ‘excuse me’

Per riunioni più formali, puoi iniziare con una frase come "scusa" o "mi scusi"

to politely bring the attention to you.

per attirare educatamente l'attenzione su di te.

Then, you can use phrases like:

Quindi, puoi usare frasi come:

I have a question.

ho una domanda.

Why is…?

Perché è…? Come

How…?

…?

Or: Does this mean…?

Oppure: Questo significa...?

For example:

Ad esempio:

Excuse me, how will the new requirements affect the project deadline?

mi scusi, in che modo i nuovi requisiti influiranno sulla scadenza del progetto?

Or: Sorry to interrupt, but I have a question.

Oppure: scusate l'interruzione, ma ho una domanda.

Does this mean that the new IT systems won’t be in place this year?

Questo significa che i nuovi sistemi IT non saranno disponibili quest'anno?

If there is something in the meeting that you don’t understand, you can use phrases

Se c'è qualcosa nell'incontro che non capisci, puoi usare delle frasi

to ask for clarification:

per chiedere chiarimenti:

I didn’t understand…

non ho capito...

Can you elaborate on…?

Puoi approfondire...?

Or: Can you clarify…?

Oppure: puoi chiarire...?

When using these phrases, it’s important to explain exactly what you don’t know or

Quando usi queste frasi, è importante spiegare esattamente ciò che non sai o

ask for clarity on something specific that they said.

chiedere chiarezza su qualcosa di specifico che hanno detto.

Again, you can use ‘excuse me’ and ‘sorry’ in more formal meetings to begin.

Ancora una volta, puoi usare "mi scusi" e "scusa" in riunioni più formali per iniziare.

For example:

Ad esempio:

Sorry, can you clarify the third step in your proposal?

scusa, puoi chiarire il terzo passaggio della tua proposta?

I didn’t get the main idea.

Non ho avuto l'idea principale.

Or: Excuse me, but could you elaborate on how this will fit with our existing marketing

Oppure: mi scusi, ma potrebbe approfondire come si adatterà alle nostre campagne di marketing esistenti

campaigns?

?

Now, it’s your turn.

Ora è il tuo turno.

Practice asking a question or asking for clarification about something.

Esercitati a porre una domanda o chiedere chiarimenti su qualcosa.

It can be from a recent meeting or something from your job in general.

Può provenire da una riunione recente o qualcosa dal tuo lavoro in generale.

Again, you can pause the video and write down your ideas, for extra practice.

Ancora una volta, puoi mettere in pausa il video e scrivere le tue idee, per ulteriore pratica.

OK, now you can make suggestions and respond to what other say in the meeting.

OK, ora puoi dare suggerimenti e rispondere a ciò che dicono gli altri durante la riunione.

You can also ask questions if there is something you don’t understand.

Puoi anche fare domande se c'è qualcosa che non capisci.

Next, imagine that you’ve discussed the agenda items and come to an agreement on the

Successivamente, immagina di aver discusso i punti all'ordine del giorno e di essere giunto a un accordo sulle

important decisions you needed to make.

decisioni importanti che dovevi prendere.

You might need to show what you’re going to do about these decisions after the meeting

Potrebbe essere necessario mostrare cosa intendi fare riguardo a queste decisioni al termine della riunione

has finished.

.

Here, you can offer to do something using a few different phrases.

Qui puoi offrirti di fare qualcosa usando alcune frasi diverse.

For something that you decide to do at that moment for the future, you can use ‘will’.

Per qualcosa che decidi di fare in quel momento per il futuro, puoi usare "will".

For example:

Ad esempio:

I’ll call the client tomorrow.

domani chiamo il cliente.

Or: I’ll discuss this with the rest of my team and get back to you by the end of the

Oppure: ne discuterò con il resto del mio team e ti ricontatterò entro la fine della

week.

settimana.

If you had a plan even before the meeting began, you can use ‘going to’ or ‘planning

Se avevi un piano anche prima dell'inizio della riunione , puoi usare "going to" o "planning

to’:

to":

I’m going to get a team together for this project.

riunirò una squadra per questo progetto.

Or: I’m planning to do one more round of testing, and then we can go live.

Oppure: ho intenzione di fare un altro giro di test, e poi possiamo andare in diretta.

If you want to make an offer, you can use ‘can’, could or shall:

Se vuoi fare un'offerta, puoi usare "can", could o shall:

I can contact the supplier next week if we need to.

posso contattare il fornitore la prossima settimana se necessario.

I could put together a report if you think it would help.

Potrei mettere insieme un rapporto se pensi che possa essere d'aiuto.

Or: Shall I talk to our engineering team and get a cost estimate?

Oppure: devo parlare con il nostro team di ingegneri e ottenere una stima dei costi?

On the other hand, what if you are asked to do something that you cannot do?

D'altra parte, cosa succede se ti viene chiesto di fare qualcosa che non puoi fare?

Well, there are some useful, polite phrases you can use:

Bene, ci sono alcune frasi utili ed educate che puoi usare: temo di

I’m afraid I can’t…

non poter... mi

I’m sorry, but I don’t think I can…

dispiace, ma non credo di poterlo fare...

Unfortunately, I won’t be able to…

Sfortunatamente, non potrò...

Think about this.

Pensaci.

What if someone asked you to move your project deadline forward, but it wasn’t possible?

E se qualcuno ti chiedesse di anticipare la scadenza del tuo progetto , ma non fosse possibile?

You could say:

Potresti dire:

Unfortunately, we won’t be able to complete the project any sooner because we don’t

purtroppo non saremo in grado di completare il progetto prima perché non

have the supplies yet.

abbiamo ancora le forniture.

Or: I’m sorry, but I don’t think we can finish by the end of this month.

Oppure: mi dispiace, ma non credo che riusciremo a finire entro la fine di questo mese.

We need at least another six weeks.

Abbiamo bisogno di almeno altre sei settimane.

At this point the meeting is wrapping up and hopefully you have been able to make good

A questo punto l'incontro si sta concludendo e si spera che tu sia stato in grado di fare buoni

suggestions and offers and take part in discussions effectively.

suggerimenti e offerte e prendere parte alle discussioni in modo efficace.

Will you be attending a meeting in English soon?

Presto parteciperai a una riunione in inglese ?

Hopefully some of these phrases will be useful for you!

Spero che alcune di queste frasi ti siano utili !

That’s all for this lesson.

Questo è tutto per questa lezione.

Hope you enjoyed and thank you for watching!

Spero ti sia piaciuto e grazie per aver guardato!

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See you next time!

Arrivederci alla prossima!