Attending a Meeting in English - Useful Phrases for Meetings - Business English

Hello, I’m Gina and welcome to Oxford Online English!

Bonjour, je suis Gina et bienvenue sur Oxford Online English !

Tomorrow, you have a meeting to attend.

Demain, vous avez une réunion à laquelle vous devez assister.

If the meeting is in English, will you be ready?

Si la réunion est en anglais, serez-vous prêt ?

This lesson will help you learn useful phrases to introduce yourself, respond to suggestions

Cette leçon vous aidera à apprendre des phrases utiles pour vous présenter, répondre aux suggestions

and ideas, and ask questions in a business meeting.

et aux idées et poser des questions lors d'une réunion d'affaires.

I want you to imagine you’re in the meeting, and the chair has asked everyone to introduce

Je veux que vous imaginiez que vous êtes dans la réunion, et le président a demandé à tout le monde de se

themselves.

présenter.

What are some phrases you can use?

Quelles sont les expressions que vous pouvez utiliser ?

Sometimes, you’ll be in a meeting with people you don’t know.

Parfois, vous serez en réunion avec des personnes que vous ne connaissez pas.

Other times, the chair will ask for quick introductions to break the ice.

D'autres fois, le président demandera des présentations rapides pour briser la glace.

There are three things you should do here:

Il y a trois choses que vous devez faire ici :

- Say your name - Say your job title

- Dites votre nom - Dites le titre de votre poste

- Describe your responsibilities

- Décrivez vos responsabilités

To say your name, you can use a formal, ‘My name is _____’ or, if the meeting is more

Pour dire votre nom, vous pouvez utiliser un formel, « Je m'appelle _____ » ou, si la réunion est plus

informal, you can say, ‘Hi, I’m_____’.

informelle, vous pouvez dire, 'Salut, je suis_____'.

For your position title, use ‘to be’, just like for your name.

Pour le titre de votre poste, utilisez « être », tout comme pour votre nom.

Then, decide if your position is the only one in the company, or if there are others

Ensuite, décidez si votre poste est le seul dans l'entreprise, ou s'il y en a d'autres

who have the same job title.

qui ont le même titre de poste.

For example, if you are the only secretary, use ‘the’:

Par exemple, si vous êtes la seule secrétaire, utilisez « la » :

I’m the secretary.

je suis la secrétaire.

If other people also have this position in the company, use ‘a’:

Si d'autres personnes occupent également ce poste dans l'entreprise, utilisez « a » :

I’m a project manager.

je suis chef de projet.

If necessary, you can say which department you work in.

Si nécessaire, vous pouvez dire dans quel département vous travaillez.

You can use the preposition ‘in’ plus the noun: ‘engineering’, ‘marketing’,

Vous pouvez utiliser la préposition « dans » plus le nom : « ingénierie », « marketing »,

‘finance’, etc.

« finance », etc.

For example:

Par exemple :

I’m in the engineering department.

je suis dans le département d'ingénierie.

Or: I work in the marketing department.

Ou : Je travaille dans le service marketing.

Finally, you can briefly describe your responsibilities, like this:

Enfin, vous pouvez décrire brièvement vos responsabilités, comme ceci :

I manage each project from start to finish.

Je gère chaque projet du début à la fin.

I’m responsible for web analytics and testing.

Je suis responsable de l'analyse et des tests Web.

Or: I handle purchasing and our negotiations with suppliers.

Soit : je m'occupe des achats et de nos négociations avec les fournisseurs.

You can see that using verbs and phrases like manage, be responsible for or handle can be

Vous pouvez voir que l'utilisation de verbes et d'expressions comme gérer, être responsable ou gérer peut être

useful here.

utile ici.

Here is an example of a full introduction in a formal meeting with people you don’t

Voici un exemple d'introduction complète lors d'une réunion formelle avec des personnes que vous ne

know, or don’t know well:

connaissez pas ou que vous ne connaissez pas bien :

My name is Gina Mares and I’m the marketing manager here.

Je m'appelle Gina Mares et je suis la responsable marketing ici.

I handle online advertising and web analytics.

Je m'occupe de la publicité en ligne et de l'analyse Web.

Here’s an example of a more informal introduction:

Voici un exemple d'introduction plus informelle :

Hi, I’m Gina.

Bonjour, je m'appelle Gina.

I’m in the sales department.

Je suis au service commercial.

I manage our sales team.

Je gère notre équipe commerciale.

How would you introduce yourself in a meeting?

Comment vous présenteriez-vous en réunion ?

You can give it a try now.

Vous pouvez essayer maintenant.

Now that you’ve introduced yourself, the meeting will begin.

Maintenant que vous vous êtes présenté, la réunion va commencer.

During the meeting, you might need to give your opinion on the different agenda items

Au cours de la réunion, vous devrez peut-être donner votre avis sur les différents points de l'ordre du jour

which you are discussing.

dont vous discutez.

You might also need to react to other people’s suggestions.

Vous devrez peut-être également réagir aux suggestions des autres.

How can you do this?

Comment pouvez-vous faire cela?

When making suggestions, modal verbs can be very useful.

Lorsque vous faites des suggestions, les verbes modaux peuvent être très utiles.

‘Should’ ,‘ought to’ or ‘might want to’ can express something you think is a

"Devrait", "devrait" ou "pourrait vouloir" peut exprimer quelque chose que vous pensez être une

good idea, but not an obligation:

bonne idée, mais pas une obligation :

We ought to give new clients a gift from the company.

nous devons offrir aux nouveaux clients un cadeau de la société.

We might want to consider looking for another engineer to help with this.

Nous pourrions envisager de chercher un autre ingénieur pour nous aider.

Or: I think we should make this a priority for this month.

Ou : je pense que nous devrions en faire une priorité pour ce mois-ci.

‘Have to’ and ‘need to’ can express something that is an obligation:

« Devoir » et « besoin » peuvent exprimer quelque chose qui est une obligation :

We have to improve the way we collect and record sales data.

nous devons améliorer la façon dont nous collectons et enregistrons les données de vente.

Or: We need to find a cheaper solution—our budget is very tight.

Ou : Nous devons trouver une solution moins chère - notre budget est très serré.

Remember, you can also use these to make negative suggestions:

N'oubliez pas que vous pouvez également les utiliser pour faire des suggestions négatives :

We shouldn’t rush this—we need to think it through carefully.

nous ne devrions pas nous précipiter, nous devons y réfléchir attentivement.

Or: We don’t need to hire new staff at the moment.

Ou : nous n'avons pas besoin d'embaucher de nouveaux employés pour le moment.

Now, it’s your turn.

Maintenant c'est ton tour.

Choose a phrase and make a suggestion for something in your own company.

Choisissez une phrase et faites une suggestion pour quelque chose dans votre propre entreprise.

Next, what can you do if you want to respond to another suggestion?

Ensuite, que pouvez-vous faire si vous souhaitez répondre à une autre suggestion ?

Well, if you think it’s a good suggestion, you can show you agree with phrases like:

Eh bien, si vous pensez que c'est une bonne suggestion, vous pouvez montrer que vous êtes d'accord avec des phrases comme :

I agree with _______.

Je suis d'accord avec _______.

That sounds good.

Ça sonne bien.

Or: Let’s go with this idea.

Ou : allons-y avec cette idée.

Here, go with means you agree with this idea and think you should put it into action.

Ici, aller avec signifie que vous êtes d'accord avec cette idée et pensez que vous devriez la mettre en action.

However, what if there is a suggestion you don’t agree with?

Cependant, que se passe-t-il s'il y a une suggestion avec laquelle vous n'êtes pas d'accord ?

Here are some good, professional ways to disagree:

Voici quelques bonnes façons professionnelles de ne pas être d'accord :

To be honest, I’m not sure about this idea.

Pour être honnête, je ne suis pas sûr de cette idée.

Good suggestion, but I can see a few problems…

Bonne suggestion, mais je peux voir quelques problèmes…

Or: I see your point, however…

Ou : Je comprends votre point de vue, cependant…

After a phrase like this, explain your point of view.

Après une phrase comme celle-ci, expliquez votre point de vue.

For example:

Par exemple :

I see your point, however, I don’t think advertising in a magazine is a good idea.

je comprends votre point de vue, cependant, je ne pense pas que la publicité dans un magazine soit une bonne idée.

People don’t read them as often these days.

Les gens ne les lisent pas aussi souvent de nos jours.

Or: To be honest, I’m not sure about this idea.

Ou : pour être honnête, je ne suis pas sûr de cette idée.

I think improving our website UI is a higher priority right now.

Je pense que l'amélioration de l'interface utilisateur de notre site Web est une priorité plus élevée en ce moment.

OK?

D'ACCORD?

Now, take the suggestion which you made earlier.

Maintenant, prenez la suggestion que vous avez faite plus tôt.

Pause the video and write down two sentences: one to agree, and one to disagree.

Mettez la vidéo en pause et écrivez deux phrases : une pour être d'accord et une pour ne pas être d'accord.

Use the language you just learned.

Utilisez la langue que vous venez d'apprendre.

Now, let’s move on to different ways to ask a question in a meeting.

Passons maintenant aux différentes façons de poser une question lors d'une réunion.

As an attendee, it’s important to make sure you understand the content in the meeting.

En tant que participant, il est important de vous assurer que vous comprenez le contenu de la réunion.

Sometimes, the chair will ask everyone to save questions until the end.

Parfois, le président demandera à chacun de garder ses questions jusqu'à la fin.

If you’re in a meeting where you can ask questions at any time, there are a few good

Si vous êtes dans une réunion où vous pouvez poser des questions à tout moment,

phrases you can use.

vous pouvez utiliser quelques bonnes phrases.

For more formal meetings, you can begin with a phrase like ‘sorry’, or ‘excuse me’

Pour les réunions plus formelles, vous pouvez commencer par une phrase comme "désolé" ou "excusez-moi"

to politely bring the attention to you.

pour attirer poliment l'attention sur vous.

Then, you can use phrases like:

Ensuite, vous pouvez utiliser des phrases comme :

I have a question.

J'ai une question.

Why is…?

Pourquoi est-ce…?

How…?

Comment…?

Or: Does this mean…?

Ou : Cela signifie-t-il… ?

For example:

Par exemple :

Excuse me, how will the new requirements affect the project deadline?

Excusez-moi, comment les nouvelles exigences affecteront-elles la date limite du projet ?

Or: Sorry to interrupt, but I have a question.

Ou : Désolé de vous interrompre, mais j'ai une question.

Does this mean that the new IT systems won’t be in place this year?

Cela signifie-t-il que les nouveaux systèmes informatiques ne seront pas en place cette année ?

If there is something in the meeting that you don’t understand, you can use phrases

S'il y a quelque chose dans la réunion que vous ne comprenez pas, vous pouvez utiliser des phrases

to ask for clarification:

pour demander des éclaircissements :

I didn’t understand…

Je n'ai pas compris...

Can you elaborate on…?

Pouvez-vous élaborer sur... ?

Or: Can you clarify…?

Ou : Pouvez-vous préciser… ?

When using these phrases, it’s important to explain exactly what you don’t know or

Lorsque vous utilisez ces phrases, il est important d'expliquer exactement ce que vous ne savez pas ou de

ask for clarity on something specific that they said.

demander des éclaircissements sur quelque chose de spécifique qu'ils ont dit.

Again, you can use ‘excuse me’ and ‘sorry’ in more formal meetings to begin.

Encore une fois, vous pouvez utiliser « excusez-moi » et « désolé » dans des réunions plus formelles pour commencer.

For example:

Par exemple :

Sorry, can you clarify the third step in your proposal?

Pardon, pouvez-vous clarifier la troisième étape de votre proposition ?

I didn’t get the main idea.

Je n'ai pas compris l'idée principale.

Or: Excuse me, but could you elaborate on how this will fit with our existing marketing

Ou : Excusez-moi, mais pourriez-vous nous expliquer comment cela s'intégrera à nos campagnes marketing existantes

campaigns?

?

Now, it’s your turn.

Maintenant c'est ton tour.

Practice asking a question or asking for clarification about something.

Entraînez-vous à poser une question ou à demander des éclaircissements sur quelque chose.

It can be from a recent meeting or something from your job in general.

Cela peut provenir d'une réunion récente ou de quelque chose de votre travail en général.

Again, you can pause the video and write down your ideas, for extra practice.

Encore une fois, vous pouvez mettre la vidéo en pause et noter vos idées, pour plus de pratique.

OK, now you can make suggestions and respond to what other say in the meeting.

OK, maintenant vous pouvez faire des suggestions et répondre à ce que disent les autres lors de la réunion.

You can also ask questions if there is something you don’t understand.

Vous pouvez également poser des questions s'il y a quelque chose que vous ne comprenez pas.

Next, imagine that you’ve discussed the agenda items and come to an agreement on the

Ensuite, imaginez que vous avez discuté des points à l'ordre du jour et que vous vous êtes mis d'accord sur les

important decisions you needed to make.

décisions importantes que vous deviez prendre.

You might need to show what you’re going to do about these decisions after the meeting

Vous devrez peut-être montrer ce que vous allez faire à propos de ces décisions une fois la

has finished.

réunion terminée.

Here, you can offer to do something using a few different phrases.

Ici, vous pouvez proposer de faire quelque chose en utilisant quelques phrases différentes.

For something that you decide to do at that moment for the future, you can use ‘will’.

Pour quelque chose que vous décidez de faire à ce moment-là pour l'avenir, vous pouvez utiliser "volonté".

For example:

Par exemple :

I’ll call the client tomorrow.

J'appellerai le client demain.

Or: I’ll discuss this with the rest of my team and get back to you by the end of the

Ou : j'en discuterai avec le reste de mon équipe et je vous recontacterai d'ici la fin de la

week.

semaine.

If you had a plan even before the meeting began, you can use ‘going to’ or ‘planning

Si vous aviez un plan avant même le début de la réunion, vous pouvez utiliser « aller » ou «

to’:

planifier » :

I’m going to get a team together for this project.

je vais réunir une équipe pour ce projet.

Or: I’m planning to do one more round of testing, and then we can go live.

Ou : je prévois de faire une autre série de tests, puis nous pourrons passer en direct.

If you want to make an offer, you can use ‘can’, could or shall:

Si vous souhaitez faire une offre, vous pouvez utiliser « peut », pourrait ou doit :

I can contact the supplier next week if we need to.

je peux contacter le fournisseur la semaine prochaine si nous en avons besoin.

I could put together a report if you think it would help.

Je pourrais rédiger un rapport si vous pensez que cela pourrait aider.

Or: Shall I talk to our engineering team and get a cost estimate?

Ou : Dois-je parler à notre équipe d'ingénieurs et obtenir une estimation des coûts ?

On the other hand, what if you are asked to do something that you cannot do?

D'un autre côté, que se passe-t-il si on vous demande de faire quelque chose que vous ne pouvez pas faire ?

Well, there are some useful, polite phrases you can use:

Eh bien, il y a des phrases utiles et polies que vous pouvez utiliser :

I’m afraid I can’t…

J'ai peur de ne pas pouvoir...

I’m sorry, but I don’t think I can…

Je suis désolé, mais je ne pense pas pouvoir...

Unfortunately, I won’t be able to…

Malheureusement, je ne pourrai pas...

Think about this.

Réfléchissez à cela.

What if someone asked you to move your project deadline forward, but it wasn’t possible?

Et si quelqu'un vous demandait d'avancer la date limite de votre projet, mais que ce n'était pas possible ?

You could say:

Vous pourriez dire :

Unfortunately, we won’t be able to complete the project any sooner because we don’t

Malheureusement, nous ne pourrons pas terminer le projet plus tôt car nous n'avons pas

have the supplies yet.

encore les fournitures.

Or: I’m sorry, but I don’t think we can finish by the end of this month.

Ou : Je suis désolé, mais je ne pense pas que nous pourrons terminer d'ici la fin du mois.

We need at least another six weeks.

Nous avons besoin d'au moins six semaines supplémentaires.

At this point the meeting is wrapping up and hopefully you have been able to make good

À ce stade, la réunion touche à sa fin et j'espère que vous avez été en mesure de faire de bonnes

suggestions and offers and take part in discussions effectively.

suggestions et offres et de participer efficacement aux discussions.

Will you be attending a meeting in English soon?

Participerez-vous prochainement à une réunion en anglais ?

Hopefully some of these phrases will be useful for you!

J'espère que certaines de ces phrases vous seront utiles !

That’s all for this lesson.

C'est tout pour cette leçon.

Hope you enjoyed and thank you for watching!

J'espère que vous avez apprécié et merci d'avoir regardé !

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See you next time!

À la prochaine!