Chair a Meeting in English - Useful English Phrases for Meetings - Business English

Hi, I’m Gina.

Hai, saya Gina.

Welcome to Oxford Online English!

Selamat Datang di Bahasa Inggris Online Oxford!

Tomorrow, you have an important meeting, and you’re the chair.

Besok, Anda memiliki pertemuan penting, dan kaulah kursinya.

It’s the first time you’re chairing a meeting in English!

Ini pertama kalinya Anda menjadi ketua bertemu dalam bahasa Inggris!

Think about this situation.

Pikirkan tentang situasi ini.

Would you know what to say to start the meeting, present your main ideas, or summarise your

Apakah Anda tahu apa yang harus dikatakan untuk memulai pertemuan, mempresentasikan ide utama Anda, atau meringkas ide Anda

meeting agenda?

agenda pertemuan?

In this lesson, you’ll learn how to chair a meeting in English.

Dalam pelajaran ini, Anda akan belajar cara memimpin sebuah pertemuan dalam bahasa Inggris.

You can learn useful English words and phrases which you can use in your next meeting.

Anda dapat mempelajari kata dan frasa bahasa Inggris yang berguna yang dapat Anda gunakan dalam pertemuan Anda berikutnya.

Now imagine: you’re in the meeting room.

Sekarang bayangkan: Anda berada di ruang rapat.

You need to start the meeting.

Anda harus memulai rapat.

What will you say?

Apa yang akan kamu katakan?

Part one: welcoming attendees and starting the meeting.

Bagian satu: menyambut hadirin dan memulai pertemuan.

Before the meeting starts, you have to make sure that everyone is paying attention.

Sebelum rapat dimulai, Anda harus membuatnya yakin bahwa semua orang memperhatikan.

Do you know how to do this?

Apakah Anda tahu bagaimana melakukan ini?

You could say:

Anda bisa mengatakan:

If I could have your attention, please.

Jika saya dapat meminta perhatian Anda, silakan.

Could I have your attention, please?

Bisakah saya minta perhatian Anda?

Good afternoon, everyone.

Selamat sore semuanya.

You can also put two of these phrases together.

Anda juga dapat menyatukan dua frasa ini.

For example:

Sebagai contoh:

Good morning everyone, could I have your attention please?

Selamat pagi semuanya, bisa saya minta perhatian Anda silahkan?

Remember, you’re the chair.

Ingat, kaulah kursinya.

You need to take charge and lead the meeting.

Anda harus bertanggung jawab dan memimpin rapat.

Make a strong start to your meeting by using emphasis in your voice.

Buat awal yang kuat untuk rapat Anda dengan menggunakan penekanan pada suara Anda.

For example, in the first phrase, we have the word please after the pause at the end.

Misalnya, dalam frasa pertama, kita punya kata tolong setelah jeda di akhir.

Emphasise the word please to sound firmer and show people that you expect them to listen

Tekankan kata tolong agar terdengar lebih kencang dan tunjukkan kepada orang-orang bahwa Anda mengharapkan mereka mendengarkan

to you.

kepadamu.

Do it like this:

Lakukan seperti ini:

If I could have your attention, please.

Jika saya dapat meminta perhatian Anda, silakan.

You could also do this for the phrase:

Anda juga dapat melakukan ini untuk frasa:

Could I have your attention, please.

Bisakah saya minta perhatian Anda.

Listen to the phrase again.

Dengarkan kembali frasa itu.

When I say it, does it sound like a question?

Ketika saya mengatakannya, apakah itu terdengar seperti pertanyaan?

Could I have your attention, please.

Bisakah saya minta perhatian Anda.

The form is a question, but you can read it like a statement.

Bentuknya adalah pertanyaan, tetapi Anda bisa membacanya seperti sebuah pernyataan.

This makes it sound firmer and shows people that you need them to pay attention to you

Ini membuatnya terdengar lebih kencang dan menunjukkan kepada orang-orang Anda membutuhkan mereka untuk memperhatikan Anda

now.

sekarang.

After you have everyone’s attention, it’s time to welcome the attendees and get things

Setelah Anda mendapat perhatian semua orang, itu waktu untuk menyambut para peserta dan mendapatkan sesuatu

started.

mulai.

Here are some good general phrases to use:

Berikut adalah beberapa frasa umum yang baik untuk digunakan:

I’d like to welcome you all here today, now let’s get down to business.

Saya ingin menyambut Anda semua di sini hari ini, sekarang mari kita mulai bisnis.

In this phrase, ‘get down to business’ means ‘begin discussing the important information.’

Dalam frasa ini, 'turun ke bisnis' berarti 'mulai membahas informasi penting.'

Thank you all for coming.

Terima kasih sudah datang.

Perhaps we can make a start.

Mungkin kita bisa memulai.

Thanks everyone and welcome to today’s meeting.

Terima kasih semuanya dan selamat datang di pertemuan hari ini.

Let’s begin.

Mari kita mulai.

If this is your first time meeting these people, you could also introduce yourself.

Jika ini pertama kalinya Anda bertemu orang-orang ini, Anda juga bisa memperkenalkan diri.

If there are other presenters in the meeting, this is also the time to introduce them.

Jika ada presenter lain dalam pertemuan itu, ini juga saatnya untuk memperkenalkan mereka.

For example:

Sebagai contoh:

I’d like to welcome you all here today, my name is Gina Mares and I’m the Marketing

Saya ingin menyambut Anda semua di sini hari ini, nama saya Gina Mares dan saya adalah Marketing

Manager, and this is Jon and he’s the head of the design department.

Manajer, dan ini Jon dan dia kepala departemen desain.

Now let’s get down to business.

Sekarang mari kita mulai bisnis.

Thank you all for coming.

Terima kasih sudah datang.

My name’s Gina and I’m the Marketing Manager.

Nama saya Gina dan saya Manajer Pemasaran.

I’m sure you all know Dasha, who’s in charge of web content.

Saya yakin Anda semua tahu Dasha, siapa yang masuk muatan konten web.

Perhaps we can make a start.

Mungkin kita bisa memulai.

Thanks everyone and welcome to today’s meeting.

Terima kasih semuanya dan selamat datang di pertemuan hari ini.

I’m Gina Mares, the Marketing Manager.

Saya Gina Mares, Manajer Pemasaran.

This is Jess, from the accounts department, and she’ll also be presenting today.

Ini Jess, dari departemen akun, dan dia juga akan melakukan presentasi hari ini.

Let’s begin.

Mari kita mulai.

Next, we have to introduce the topic and talk about the items on the agenda.

Selanjutnya, kita harus memperkenalkan topik dan berbicara tentang item dalam agenda.

Part two: introducing the topic and outlining the agenda.

Bagian dua: memperkenalkan topik dan menguraikan agenda.

After you’ve welcomed everyone to the meeting, you want to make sure they have a clear idea

Setelah Anda menyambut semua orang ke pertemuan, Anda ingin memastikan mereka memiliki ide yang jelas

of what you’ll be discussing.

dari apa yang akan Anda diskusikan.

This can also help you to stay organized throughout the meeting.

Ini juga dapat membantu Anda untuk tetap teratur pertemuan.

First, you want to introduce the overall topic of the meeting.

Pertama, Anda ingin memperkenalkan topik keseluruhan pertemuan.

Then, introduce the agenda of the meeting: all the key points you will be discussing.

Kemudian, perkenalkan agenda pertemuan: semua poin kunci yang akan Anda diskusikan.

Today’s meeting is about ... We’ll talk about ...

Pertemuan hari ini adalah tentang ... Kita akan bicara tentang ...

The aim of this meeting is to ... We’ll go over ...

Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk ... Kami akan pergi ...

When you go over something, what do you think that means?

Ketika Anda membahas sesuatu, bagaimana menurut Anda itu berarti?

It means to analyze or look at something carefully.

Ini berarti menganalisis atau melihat sesuatu dengan cermat.

You can also use cover.

Anda juga bisa menggunakan sampul.

For example:

Sebagai contoh:

In today’s meeting, we’ll go over ... Or: In today’s meeting, we’ll cover ...

Dalam pertemuan hari ini, kita akan membahas ... Atau: Dalam pertemuan hari ini, kita akan membahas ...

These are both useful when discussing an agenda.

Keduanya berguna saat mendiskusikan suatu agenda.

Now, it’s your turn to practice beginning a meeting.

Sekarang, giliran Anda untuk mulai berlatih pertemuan.

Start with getting the attendees’ attention, then welcome the attendees and get the meeting

Mulailah dengan mendapatkan perhatian peserta, kemudian sambut peserta dan dapatkan pertemuan

started.

mulai.

Finally, you can introduce the topic of the meeting and outline your agenda.

Akhirnya, Anda dapat memperkenalkan topik rapat dan garis besar agenda Anda.

I’ll give you an example, and then you can create your own.

Saya akan memberi Anda contoh, dan kemudian Anda bisa buat milikmu sendiri.

Good morning everyone, if I could have your attention please.

Selamat pagi semuanya, jika saya bisa memilikinya dimohon perhatiannya.

I’d like to welcome you all to the meeting today.

Saya ingin menyambut Anda semua ke pertemuan hari ini.

Let’s begin.

Mari kita mulai.

The aim of this meeting is to talk about the marketing strategies for the next few months.

Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk membicarakan tentang strategi pemasaran untuk beberapa bulan ke depan.

We’ll go over our budget, goals, and welcome the new hires.

Kami akan membahas anggaran, sasaran, dan sambutan kami karyawan baru.

OK?

BAIK?

Now, it’s your turn.

Sekarang giliran Anda.

Create an introduction for a meeting you’ve recently had, or you can just use some general

Buat pengantar untuk rapat yang sudah Anda ikuti baru-baru ini, atau Anda dapat menggunakan beberapa jenderal

topics from your job.

topik dari pekerjaan Anda.

You can pause the video and think about it.

Anda dapat menjeda video dan memikirkannya.

How did you do?

Bagaimana kau melakukannya?

OK, now let’s move on to the main part of the meeting.

OK, sekarang mari kita beralih ke bagian utama pertemuan.

Part three: getting through the agenda.

Bagian ketiga: melewati agenda.

Now, you will get into the most important part of the meeting: presenting your main

Sekarang, Anda akan masuk ke yang paling penting bagian dari pertemuan: mempresentasikan utama Anda

ideas.

ide ide.

How you do this depends on what you are talking about, but there are some general rules that

Bagaimana Anda melakukan ini tergantung pada apa yang Anda bicarakan tentang, tetapi ada beberapa aturan umum itu

you can always use.

Anda selalu bisa menggunakan.

You want to begin with the first item on your agenda.

Anda ingin memulai dengan item pertama di blog Anda Jadwal acara.

To do this, use phrases like:

Untuk melakukan ini, gunakan frasa seperti:

So, let’s start with ... The first item on the agenda is ...

Jadi, mari kita mulai dengan ... Item pertama dalam agenda adalah ...

After a phrase like this, you will present and discuss the agenda item.

Setelah frasa seperti ini, Anda akan hadir dan diskusikan item agenda.

For example:

Sebagai contoh:

So, let’s start with some new business: marketing strategies.

Jadi, mari kita mulai dengan beberapa bisnis baru: strategi pemasaran.

The first item on the agenda is how we can make our online advertising more effective.

Item pertama dalam agenda adalah bagaimana kita bisa jadikan iklan online kami lebih efektif.

After you’ve discussed this first topic, you need to let the attendees know that you’ve

Setelah Anda membahas topik pertama ini, Anda harus memberi tahu peserta bahwa Anda telah

finished and that the discussion should move forward.

selesai dan diskusi harus bergerak meneruskan.

How can you do this?

Bagaimana kamu bisa melakukan ini?

A simple closing statement will be good, such as:

Pernyataan penutup yang sederhana akan bagus, seperti itu sebagai:

I think that covers the first, or second, or third item.

Saya pikir itu mencakup yang pertama, atau kedua, atau item ketiga.

If nobody has anything else to add, we can continue on to the next item.

Jika tidak ada yang bisa ditambahkan, kita bisa lanjutkan ke item berikutnya.

Now, you can move on to the next point.

Sekarang, Anda dapat beralih ke poin berikutnya.

Here are some useful phrases for this:

Berikut adalah beberapa frasa yang bermanfaat untuk ini:

Let’s move on to the next item: … Now we come to the…

Mari kita beralih ke item berikutnya: ... Sekarang kita sampai pada ...

The final item on the agenda is…

Item terakhir dalam agenda adalah ...

Using words like next or final can be very helpful.

Menggunakan kata-kata seperti berikutnya atau terakhir bisa sangat bermanfaat.

It helps everybody understand where you are and what you’re doing.

Ini membantu semua orang memahami di mana Anda berada dan apa yang kamu lakukan.

Let’s see how to use these in some full sentences:

Mari kita lihat bagaimana menggunakannya secara lengkap kalimat:

Let’s move onto the next item: the marketing budget for these new strategies.

Mari kita beralih ke item berikutnya: pemasaran anggaran untuk strategi baru ini.

Now we come to the main challenge: how to get 100,000 new contacts in the next few months.

Sekarang kita sampai pada tantangan utama: bagaimana caranya dapatkan 100.000 kontak baru dalam beberapa bulan ke depan.

The final item on the agenda is to welcome our new hires: James in Finance and Debra

Item terakhir dalam agenda adalah untuk menyambut karyawan baru kami: James in Finance and Debra

in HR.

dalam HR.

You can repeat these steps until you’ve covered all of the items on your agenda.

Anda dapat mengulangi langkah-langkah ini sampai selesai mencakup semua item dalam agenda Anda.

Now it's your turn.

Sekarang giliranmu.

Imagine you’re chairing a meeting at your company.

Bayangkan Anda memimpin rapat di kantor Anda perusahaan.

Write down three agenda items.

Tuliskan tiga item agenda.

Practice using different English phrases to introduce each item.

Berlatih menggunakan frasa bahasa Inggris yang berbeda untuk perkenalkan setiap item.

Again, you can pause the video and think about the points we’ve just gone over, and also

Sekali lagi, Anda dapat menjeda video dan memikirkannya poin yang baru saja kita bahas, dan juga

practice making your own examples.

berlatihlah membuat contoh Anda sendiri.

Next, we’re going to look at attendee participation in the meeting.

Selanjutnya, kita akan melihat partisipasi peserta sedang rapat.

Part four: inviting attendees to participate.

Bagian empat: mengundang peserta untuk berpartisipasi.

As chair, one of your responsibilities is making sure attendees get a chance to express

Sebagai ketua, salah satu tanggung jawab Anda adalah memastikan peserta yang hadir mendapatkan kesempatan untuk berekspresi

their ideas and take part in discussions.

ide-ide mereka dan ambil bagian dalam diskusi.

What can you say to bring others into the discussion?

Apa yang bisa Anda katakan untuk membawa orang lain ke dalam diskusi?

You could ask a question like:

Anda dapat mengajukan pertanyaan seperti:

..., what’s your opinion on this?

..., apa pendapatmu tentang ini?

Would you like to share your thoughts on this question?

Apakah Anda ingin berbagi pemikiran tentang hal ini? pertanyaan?

Could you add anything to our ideas here?

Bisakah Anda menambahkan sesuatu ke ide-ide kami di sini?

These are good phrases to make sure all attendees have a chance to participate.

Ini adalah ungkapan yang baik untuk memastikan semua peserta memiliki kesempatan untuk berpartisipasi.

Also, as a chair, you may have other attendees who need to present ideas or lead the discussion

Juga, sebagai kursi, Anda mungkin memiliki peserta lain yang perlu mempresentasikan ide atau memimpin diskusi

for part of the meeting.

untuk bagian dari rapat.

When you want to hand over to another attendee, you can use phrases like:

Ketika Anda ingin menyerahkan ke peserta lain, Anda dapat menggunakan frasa seperti:

..., would you like to introduce this item?

..., apakah Anda ingin memperkenalkan item ini?

I’d like to turn it over to ... who is going to lead in the next point.

Saya ingin menyerahkannya kepada ... siapa yang akan pergi untuk memimpin pada poin berikutnya.

Alright, now ... will have the floor.

Baiklah, sekarang ... akan ada lantai.

Just add the person’s name to use these phrases.

Cukup tambahkan nama orang tersebut untuk menggunakan ini frasa.

For example:

Sebagai contoh:

Amit, would you like to introduce this item?

Amit, apakah Anda ingin memperkenalkan item ini?

However, there could be a problem here.

Namun, mungkin ada masalah di sini.

What if some of the attendees talk too long, or start going off-topic?

Bagaimana jika beberapa peserta berbicara terlalu lama, atau mulai keluar topik?

Part five: dealing with distractions and staying on topic

Bagian lima: berurusan dengan gangguan dan tinggal pada topik

Nobody likes meetings which go on too long, right?

Tidak ada yang suka rapat yang berlangsung terlalu lama, Baik?

To be a good chair, you need to keep people focused on the agenda and avoid distractions.

Untuk menjadi kursi yang baik, Anda harus menjaga orang fokus pada agenda dan menghindari gangguan.

When someone is speaking for too long, there are good, professional phrases that you can

Ketika seseorang berbicara terlalu lama, di sana baik, frasa profesional yang Anda bisa

use:

menggunakan:

Let’s not get too far off-topic here.

Jangan terlalu jauh dari topik di sini.

We can discuss that at the end if you feel it’s important.

Kita bisa membahasnya di akhir jika Anda merasa ini penting.

I don’t think that’s relevant to today’s discussion.

Saya tidak berpikir itu relevan dengan hari ini diskusi.

If someone talks about a topic that would be good to discuss at a later time, you can

Jika seseorang berbicara tentang suatu topik yang akan baik untuk berdiskusi di lain waktu, Anda bisa

use the phrase shelve it or table it.

gunakan frasa simpanlah atau buat tabel itu.

This means you want to talk about it, but in the future:

Ini berarti Anda ingin membicarakannya, tetapi di masa depan:

I think we should shelve that until next time.

Saya pikir kita harus mengesampingkan itu sampai waktu berikutnya.

Good point, but let’s table it until the next meeting.

Poin bagus, tapi mari kita tandai sampai pertemuan berikutnya.

At this point, you’ve got through your agenda, made sure that everyone has a chance to speak,

Pada titik ini, Anda telah melewati agenda Anda, memastikan bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk berbicara,

and stayed on topic.

dan tetap pada topik.

Great!

Bagus!

But, you have one more job:

Tetapi, Anda memiliki satu pekerjaan lagi:

Part six: summarizing and concluding the meeting.

Bagian enam: meringkas dan menyimpulkan pertemuan.

Once you’ve finished discussing everything, you need to summarize your key points.

Setelah selesai mendiskusikan semuanya, Anda perlu merangkum poin-poin utama Anda.

This will provide a conclusion to your meeting and help people remember the most important

Ini akan memberikan kesimpulan untuk pertemuan Anda dan membantu orang mengingat yang paling penting

points from the agenda.

poin dari agenda.

Here, you can say things like:

Di sini, Anda dapat mengatakan hal-hal seperti:

Before we close, let me just summarize the main points.

Sebelum kita menutup, izinkan saya meringkas poin utama.

To sum up…

Untuk menyimpulkan…

In brief, ... Shall I go over the main points?

Secara singkat, ... Haruskah saya membahas poin utama?

Then, use verbs like discussed, went over, and talked about to list the items from the

Lalu, gunakan kata kerja seperti yang dibahas, lanjut, dan berbicara tentang daftar item dari

meeting.

pertemuan.

For example:

Sebagai contoh:

To sum up, we discussed using the new internet marketing strategies and cutting the budget

Singkatnya, kami membahas menggunakan internet baru strategi pemasaran dan memotong anggaran

by $1,000 next month.

$ 1.000 bulan depan.

We also talked about our new sales goals and increasing our traffic.

Kami juga berbicara tentang tujuan penjualan baru kami dan meningkatkan traffic kita.

Finally, we welcomed James and Debra to the company.

Akhirnya, kami menyambut James dan Debra ke perusahaan.

Now, it’s time to finish up.

Sekarang saatnya untuk menyelesaikannya.

Here, you should show that you're finished and ask for any final questions.

Di sini, Anda harus menunjukkan bahwa Anda sudah selesai dan tanyakan pertanyaan terakhir.

To finish, simple phrases like these are effective:

Untuk menyelesaikannya, frasa sederhana seperti ini efektif:

OK, it looks like we’ve covered the main items for the meeting today.

OK, sepertinya kita sudah membahas yang utama barang untuk pertemuan hari ini.

Right, that’s all for today’s meeting.

Benar, itu saja untuk pertemuan hari ini.

Don't forget to ask if there are any final questions from the attendees.

Jangan lupa untuk bertanya apakah ada final pertanyaan dari para peserta.

This will help them to clarify anything they didn't understand and make any final points.

Ini akan membantu mereka untuk mengklarifikasi apa pun yang mereka tidak mengerti dan membuat poin akhir.

Is there any other business?

Apakah ada bisnis lain?

Are there any questions before we finish?

Apakah ada pertanyaan sebelum kita selesai?

Now, I’d like you to practice concluding a meeting.

Sekarang, saya ingin Anda berlatih menyimpulkan pertemuan.

First, I’ll give you an example and then you can create your own:

Pertama, saya akan memberi Anda contoh dan kemudian Anda dapat membuat sendiri:

To sum up, we discussed using the new internet marketing strategies and cutting the budget

Singkatnya, kami membahas menggunakan internet baru strategi pemasaran dan memotong anggaran

by $1,000 each month.

$ 1.000 setiap bulan.

We also talked about our sales goals and increasing our site traffic.

Kami juga berbicara tentang tujuan penjualan kami dan meningkatkan lalu lintas situs kami.

Finally, we welcomed James and Debra to the company.

Akhirnya, kami menyambut James dan Debra ke perusahaan.

Right, that’s all for today’s meeting.

Benar, itu saja untuk pertemuan hari ini.

Are there any questions before we finish?

Apakah ada pertanyaan sebelum kita selesai?

No?

Tidak?

Great, I’d like to thank Bob, our CEO, for coming here all the way from Beijing.

Bagus, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada Bob, CEO kami, untuk datang ke sini jauh-jauh dari Beijing.

Thank you all for attending.

Terima kasih sudah hadir.

That’s all for today.

Itu saja untuk hari ini.

OK, your turn.

OK, giliranmu.

Summarize your meeting, thank everyone for coming, and conclude.

Ringkas pertemuan Anda, terima kasih untuk semuanya datang, dan menyimpulkan.

Now you know how to chair a meeting from beginning to end.

Sekarang Anda tahu cara memimpin rapat dari awal untuk mengakhiri.

Are you chairing a meeting in English in the near future?

Apakah Anda memimpin rapat dalam Bahasa Inggris di tidak lama lagi?

I hope you can use some of the words and phrases from the lesson to make it easier for you!

Saya harap Anda dapat menggunakan beberapa kata dan frasa dari pelajaran untuk memudahkan Anda!

Each section has a lot of useful language to learn and practice, so you might want to

Setiap bagian memiliki banyak bahasa yang bermanfaat untuk belajar dan berlatih, jadi Anda mungkin ingin

go through some sections again to really get comfortable with the language you need.

pergi melalui beberapa bagian lagi untuk benar-benar mendapatkan nyaman dengan bahasa yang Anda butuhkan.

That’s all for this lesson.

Itu saja untuk pelajaran ini.

Good luck, and thank you for watching!

Semoga beruntung, dan terima kasih telah menonton!

Please visit Oxford Online English dot com for more free lessons like this.

Silakan kunjungi Oxford Online English dot com untuk lebih banyak pelajaran gratis seperti ini.

See you next time!

Sampai jumpa lagi!