Chair a Meeting in English - Useful English Phrases for Meetings - Business English

Hi, I’m Gina.

Salut, je suis Gina.

Welcome to Oxford Online English!

Bienvenue sur Oxford Online English !

Tomorrow, you have an important meeting, and you’re the chair.

Demain, vous avez une réunion importante et vous êtes le président.

It’s the first time you’re chairing a meeting in English!

C'est la première fois que vous présidez une réunion en anglais !

Think about this situation.

Pensez à cette situation.

Would you know what to say to start the meeting, present your main ideas, or summarise your

Sauriez-vous quoi dire pour commencer la réunion, présenter vos principales idées ou résumer l'

meeting agenda?

ordre du jour de votre réunion ?

In this lesson, you’ll learn how to chair a meeting in English.

Dans cette leçon, vous apprendrez à présider une réunion en anglais.

You can learn useful English words and phrases which you can use in your next meeting.

Vous pouvez apprendre des mots et des phrases anglais utiles que vous pourrez utiliser lors de votre prochaine réunion.

Now imagine: you’re in the meeting room.

Imaginez maintenant : vous êtes dans la salle de réunion.

You need to start the meeting.

Vous devez commencer la réunion.

What will you say?

Que direz-vous ?

Part one: welcoming attendees and starting the meeting.

Première partie : accueil des participants et démarrage de la réunion.

Before the meeting starts, you have to make sure that everyone is paying attention.

Avant le début de la réunion, vous devez vous assurer que tout le monde est attentif.

Do you know how to do this?

Sais-tu comment faire cela?

You could say:

Vous pourriez dire :

If I could have your attention, please.

si je pouvais avoir votre attention, s'il vous plaît.

Could I have your attention, please?

Puis-je avoir votre attention, s'il vous plaît ?

Good afternoon, everyone.

Bon après-midi, tout le monde.

You can also put two of these phrases together.

Vous pouvez également mettre deux de ces phrases ensemble.

For example:

Par exemple :

Good morning everyone, could I have your attention please?

Bonjour à tous, puis-je avoir votre attention s'il vous plaît ?

Remember, you’re the chair.

Rappelez-vous, vous êtes le président.

You need to take charge and lead the meeting.

Vous devez prendre en charge et diriger la réunion.

Make a strong start to your meeting by using emphasis in your voice.

Commencez votre réunion du bon pied en mettant l'accent sur votre voix.

For example, in the first phrase, we have the word please after the pause at the end.

Par exemple, dans la première phrase, nous avons le mot s'il vous plaît après la pause à la fin.

Emphasise the word please to sound firmer and show people that you expect them to listen

Insistez sur le mot s'il vous plaît pour paraître plus ferme et montrer aux gens que vous vous attendez à ce qu'ils

to you.

vous écoutent.

Do it like this:

Faites-le comme ceci :

If I could have your attention, please.

si je pouvais avoir votre attention, s'il vous plaît.

You could also do this for the phrase:

Vous pouvez également le faire pour la phrase :

Could I have your attention, please.

Pourrais-je avoir votre attention, s'il vous plaît.

Listen to the phrase again.

Écoutez à nouveau la phrase.

When I say it, does it sound like a question?

Quand je le dis, est-ce que ça sonne comme une question ?

Could I have your attention, please.

Puis-je avoir votre attention, s'il vous plaît.

The form is a question, but you can read it like a statement.

Le formulaire est une question, mais vous pouvez le lire comme une déclaration.

This makes it sound firmer and shows people that you need them to pay attention to you

Cela rend le son plus ferme et montre aux gens que vous avez besoin qu'ils fassent attention à vous

now.

maintenant.

After you have everyone’s attention, it’s time to welcome the attendees and get things

Une fois que vous avez attiré l'attention de tout le monde, il est temps d'accueillir les participants et de

started.

commencer les choses.

Here are some good general phrases to use:

Voici quelques bonnes phrases générales à utiliser :

I’d like to welcome you all here today, now let’s get down to business.

J'aimerais vous souhaiter la bienvenue ici aujourd'hui, passons maintenant aux choses sérieuses.

In this phrase, ‘get down to business’ means ‘begin discussing the important information.’

Dans cette phrase, « se mettre au travail » signifie « commencer à discuter des informations importantes ».

Thank you all for coming.

Merci à tous d'être venus.

Perhaps we can make a start.

Peut-être pouvons-nous commencer.

Thanks everyone and welcome to today’s meeting.

Merci à tous et bienvenue à la réunion d'aujourd'hui.

Let’s begin.

Commençons.

If this is your first time meeting these people, you could also introduce yourself.

Si c'est la première fois que vous rencontrez ces personnes, vous pouvez également vous présenter.

If there are other presenters in the meeting, this is also the time to introduce them.

S'il y a d'autres présentateurs dans la réunion , c'est aussi le moment de les présenter.

For example:

Par exemple :

I’d like to welcome you all here today, my name is Gina Mares and I’m the Marketing

j'aimerais tous vous souhaiter la bienvenue ici aujourd'hui, je m'appelle Gina Mares et je suis la directrice du marketing

Manager, and this is Jon and he’s the head of the design department.

, et voici Jon et il est à la tête du département de conception.

Now let’s get down to business.

Passons maintenant aux affaires.

Thank you all for coming.

Merci à vous tous d'être venus.

My name’s Gina and I’m the Marketing Manager.

Je m'appelle Gina et je suis la responsable marketing.

I’m sure you all know Dasha, who’s in charge of web content.

Je suis sûr que vous connaissez tous Dasha, qui est en charge du contenu Web.

Perhaps we can make a start.

Peut-être pouvons-nous commencer.

Thanks everyone and welcome to today’s meeting.

Merci à tous et bienvenue à la réunion d'aujourd'hui.

I’m Gina Mares, the Marketing Manager.

Je suis Gina Mares, la responsable marketing.

This is Jess, from the accounts department, and she’ll also be presenting today.

Voici Jess, du service des comptes, et elle fera également une présentation aujourd'hui.

Let’s begin.

Commençons.

Next, we have to introduce the topic and talk about the items on the agenda.

Ensuite, nous devons introduire le sujet et parler des points à l'ordre du jour.

Part two: introducing the topic and outlining the agenda.

Deuxième partie : introduction du sujet et présentation de l'ordre du jour.

After you’ve welcomed everyone to the meeting, you want to make sure they have a clear idea

Après avoir accueilli tout le monde à la réunion, vous voulez vous assurer qu'ils ont une idée claire

of what you’ll be discussing.

de ce dont vous allez discuter.

This can also help you to stay organized throughout the meeting.

Cela peut également vous aider à rester organisé tout au long de la réunion.

First, you want to introduce the overall topic of the meeting.

Tout d'abord, vous voulez introduire le sujet général de la réunion.

Then, introduce the agenda of the meeting: all the key points you will be discussing.

Ensuite, présentez l'ordre du jour de la réunion : tous les points clés dont vous discuterez.

Today’s meeting is about ... We’ll talk about ...

La réunion d'aujourd'hui porte sur ... Nous allons parler de ...

The aim of this meeting is to ... We’ll go over ...

Le but de cette réunion est de ... Nous allons revenir sur ...

When you go over something, what do you think that means?

Lorsque vous revenez sur quelque chose, que pensez-vous que cela signifie?

It means to analyze or look at something carefully.

Cela signifie analyser ou regarder attentivement quelque chose.

You can also use cover.

Vous pouvez également utiliser la couverture.

For example:

Par exemple :

In today’s meeting, we’ll go over ... Or: In today’s meeting, we’ll cover ...

Dans la réunion d'aujourd'hui, nous allons passer en revue... Ou : Dans la réunion d'aujourd'hui, nous allons couvrir...

These are both useful when discussing an agenda.

Ces deux éléments sont utiles lors de la discussion d'un ordre du jour.

Now, it’s your turn to practice beginning a meeting.

Maintenant, c'est à votre tour de vous entraîner à commencer une réunion.

Start with getting the attendees’ attention, then welcome the attendees and get the meeting

Commencez par attirer l'attention des participants, puis accueillez-les et lancez la réunion

started.

.

Finally, you can introduce the topic of the meeting and outline your agenda.

Enfin, vous pouvez présenter le sujet de la réunion et définir votre ordre du jour.

I’ll give you an example, and then you can create your own.

Je vais vous donner un exemple, puis vous pourrez créer le vôtre.

Good morning everyone, if I could have your attention please.

Bonjour à tous, si je pouvais avoir votre attention s'il vous plaît.

I’d like to welcome you all to the meeting today.

Je vous souhaite à tous la bienvenue à la réunion d' aujourd'hui.

Let’s begin.

Commençons.

The aim of this meeting is to talk about the marketing strategies for the next few months.

L'objectif de cette rencontre est d'échanger sur les stratégies marketing des prochains mois.

We’ll go over our budget, goals, and welcome the new hires.

Nous allons passer en revue notre budget, nos objectifs et accueillir les nouvelles recrues.

OK?

D'ACCORD?

Now, it’s your turn.

Maintenant c'est ton tour.

Create an introduction for a meeting you’ve recently had, or you can just use some general

Créez une introduction pour une réunion que vous avez récemment eue, ou vous pouvez simplement utiliser quelques

topics from your job.

sujets généraux de votre travail.

You can pause the video and think about it.

Vous pouvez mettre la vidéo en pause et y réfléchir.

How did you do?

Comment as-tu fais?

OK, now let’s move on to the main part of the meeting.

OK, passons maintenant à la partie principale de la réunion.

Part three: getting through the agenda.

Troisième partie : parcourir l'ordre du jour.

Now, you will get into the most important part of the meeting: presenting your main

Maintenant, vous allez entrer dans la partie la plus importante de la réunion : présenter vos

ideas.

idées principales.

How you do this depends on what you are talking about, but there are some general rules that

La façon dont vous procédez dépend de ce dont vous parlez, mais il existe certaines règles générales que

you can always use.

vous pouvez toujours utiliser.

You want to begin with the first item on your agenda.

Vous voulez commencer par le premier point de votre ordre du jour.

To do this, use phrases like:

Pour ce faire, utilisez des phrases comme :

So, let’s start with ... The first item on the agenda is ...

Alors, commençons par... Le premier point à l'ordre du jour est...

After a phrase like this, you will present and discuss the agenda item.

Après une phrase comme celle-ci, vous présenterez et discuterez du point à l'ordre du jour.

For example:

Par exemple :

So, let’s start with some new business: marketing strategies.

Alors, commençons par une nouvelle activité : les stratégies de marketing.

The first item on the agenda is how we can make our online advertising more effective.

Le premier point à l'ordre du jour est de savoir comment rendre notre publicité en ligne plus efficace.

After you’ve discussed this first topic, you need to let the attendees know that you’ve

Après avoir discuté de ce premier sujet, vous devez faire savoir aux participants que vous avez

finished and that the discussion should move forward.

terminé et que la discussion doit avancer.

How can you do this?

Comment pouvez-vous faire cela?

A simple closing statement will be good, such as:

Une simple déclaration de clôture sera bonne, telle que :

I think that covers the first, or second, or third item.

Je pense que cela couvre le premier, le deuxième ou le troisième élément.

If nobody has anything else to add, we can continue on to the next item.

Si personne n'a autre chose à ajouter, nous pouvons passer au point suivant.

Now, you can move on to the next point.

Maintenant, vous pouvez passer au point suivant.

Here are some useful phrases for this:

Voici quelques phrases utiles pour cela :

Let’s move on to the next item: … Now we come to the…

Passons au point suivant : … Nous arrivons maintenant au…

The final item on the agenda is…

Le dernier point à l'ordre du jour est…

Using words like next or final can be very helpful.

Utiliser des mots comme suivant ou final peut être très utile.

It helps everybody understand where you are and what you’re doing.

Cela aide tout le monde à comprendre où vous êtes et ce que vous faites.

Let’s see how to use these in some full sentences:

Voyons comment les utiliser dans quelques phrases complètes :

Let’s move onto the next item: the marketing budget for these new strategies.

Passons au point suivant : le budget marketing pour ces nouvelles stratégies.

Now we come to the main challenge: how to get 100,000 new contacts in the next few months.

Venons-en maintenant au défi principal : comment obtenir 100 000 nouveaux contacts dans les prochains mois.

The final item on the agenda is to welcome our new hires: James in Finance and Debra

Le dernier point à l'ordre du jour est d'accueillir nos nouvelles recrues : James aux Finances et Debra

in HR.

aux RH.

You can repeat these steps until you’ve covered all of the items on your agenda.

Vous pouvez répéter ces étapes jusqu'à ce que vous ayez couvert tous les points de votre agenda.

Now it's your turn.

Maintenant c'est ton tour.

Imagine you’re chairing a meeting at your company.

Imaginez que vous présidez une réunion dans votre entreprise.

Write down three agenda items.

Notez trois points à l'ordre du jour.

Practice using different English phrases to introduce each item.

Entraînez-vous à utiliser différentes phrases en anglais pour présenter chaque élément.

Again, you can pause the video and think about the points we’ve just gone over, and also

Encore une fois, vous pouvez mettre la vidéo en pause et réfléchir aux points que nous venons de passer, et également vous

practice making your own examples.

entraîner à créer vos propres exemples.

Next, we’re going to look at attendee participation in the meeting.

Ensuite, nous allons examiner la participation des participants à la réunion.

Part four: inviting attendees to participate.

Quatrième partie : inviter les participants à participer.

As chair, one of your responsibilities is making sure attendees get a chance to express

En tant que président, l'une de vos responsabilités est de veiller à ce que les participants aient la possibilité d'exprimer

their ideas and take part in discussions.

leurs idées et de prendre part aux discussions.

What can you say to bring others into the discussion?

Que pouvez-vous dire pour amener les autres dans la discussion ?

You could ask a question like:

Vous pourriez poser une question comme :

..., what’s your opinion on this?

..., quelle est votre opinion à ce sujet ?

Would you like to share your thoughts on this question?

Souhaitez-vous partager vos réflexions sur cette question ?

Could you add anything to our ideas here?

Pourriez-vous ajouter quelque chose à nos idées ici?

These are good phrases to make sure all attendees have a chance to participate.

Ce sont de bonnes phrases pour s'assurer que tous les participants ont une chance de participer.

Also, as a chair, you may have other attendees who need to present ideas or lead the discussion

De plus, en tant que président, vous pouvez avoir d'autres participants qui doivent présenter des idées ou diriger la discussion

for part of the meeting.

pendant une partie de la réunion.

When you want to hand over to another attendee, you can use phrases like:

Lorsque vous souhaitez passer la main à un autre participant, vous pouvez utiliser des phrases telles que :

..., would you like to introduce this item?

..., souhaitez-vous présenter cet élément ?

I’d like to turn it over to ... who is going to lead in the next point.

Je voudrais céder la parole à ... qui va diriger le point suivant.

Alright, now ... will have the floor.

D'accord, maintenant... j'aurai la parole.

Just add the person’s name to use these phrases.

Ajoutez simplement le nom de la personne pour utiliser ces phrases.

For example:

Par exemple :

Amit, would you like to introduce this item?

Amit, voudriez-vous présenter cet article ?

However, there could be a problem here.

Cependant, il pourrait y avoir un problème ici.

What if some of the attendees talk too long, or start going off-topic?

Que se passe-t-il si certains des participants parlent trop longtemps ou commencent à sortir du sujet ?

Part five: dealing with distractions and staying on topic

Cinquième partie : gérer les distractions et rester concentré sur le sujet

Nobody likes meetings which go on too long, right?

Personne n'aime les réunions qui durent trop longtemps, n'est-ce pas ?

To be a good chair, you need to keep people focused on the agenda and avoid distractions.

Pour être un bon président, vous devez garder les gens concentrés sur l'ordre du jour et éviter les distractions.

When someone is speaking for too long, there are good, professional phrases that you can

Quand quelqu'un parle trop longtemps, il y a de bonnes phrases professionnelles que vous pouvez

use:

utiliser :

Let’s not get too far off-topic here.

ne nous éloignons pas trop du sujet ici.

We can discuss that at the end if you feel it’s important.

Nous pourrons en discuter à la fin si vous pensez que c'est important.

I don’t think that’s relevant to today’s discussion.

Je ne pense pas que ce soit pertinent pour la discussion d'aujourd'hui .

If someone talks about a topic that would be good to discuss at a later time, you can

Si quelqu'un parle d'un sujet qu'il serait bon d'aborder plus tard, vous pouvez

use the phrase shelve it or table it.

utiliser l'expression mettre de côté ou mettre de côté.

This means you want to talk about it, but in the future:

Cela signifie que vous voulez en parler, mais à l'avenir :

I think we should shelve that until next time.

je pense que nous devrions mettre cela de côté jusqu'à la prochaine fois.

Good point, but let’s table it until the next meeting.

Bon point, mais remettons-le à la prochaine réunion.

At this point, you’ve got through your agenda, made sure that everyone has a chance to speak,

À ce stade, vous avez terminé votre programme, vous êtes assuré que tout le monde a la possibilité de parler

and stayed on topic.

et vous êtes resté sur le sujet.

Great!

Génial!

But, you have one more job:

Mais, vous avez un travail de plus :

Part six: summarizing and concluding the meeting.

Sixième partie : résumer et conclure la réunion.

Once you’ve finished discussing everything, you need to summarize your key points.

Une fois que vous avez fini de discuter de tout, vous devez résumer vos points clés.

This will provide a conclusion to your meeting and help people remember the most important

Cela fournira une conclusion à votre réunion et aidera les gens à se souvenir des points les plus importants

points from the agenda.

de l'ordre du jour.

Here, you can say things like:

Ici, vous pouvez dire des choses comme :

Before we close, let me just summarize the main points.

Avant de conclure, permettez-moi de résumer les principaux points.

To sum up…

Pour résumer…

In brief, ... Shall I go over the main points?

En bref, ... Dois-je revenir sur les points principaux ?

Then, use verbs like discussed, went over, and talked about to list the items from the

Ensuite, utilisez des verbes comme discuter, passer en revue et parler de la liste des éléments de la

meeting.

réunion.

For example:

Par exemple :

To sum up, we discussed using the new internet marketing strategies and cutting the budget

pour résumer, nous avons discuté de l'utilisation des nouvelles stratégies de marketing Internet et de la réduction du budget

by $1,000 next month.

de 1 000 $ le mois prochain.

We also talked about our new sales goals and increasing our traffic.

Nous avons également parlé de nos nouveaux objectifs de vente et de l' augmentation de notre trafic.

Finally, we welcomed James and Debra to the company.

Enfin, nous avons accueilli James et Debra dans l' entreprise.

Now, it’s time to finish up.

Maintenant, il est temps de terminer.

Here, you should show that you're finished and ask for any final questions.

Ici, vous devez montrer que vous avez terminé et poser les dernières questions.

To finish, simple phrases like these are effective:

Pour finir, des phrases simples comme celles-ci sont efficaces :

OK, it looks like we’ve covered the main items for the meeting today.

OK, il semble que nous ayons couvert les principaux éléments de la réunion d'aujourd'hui.

Right, that’s all for today’s meeting.

Bon, c'est tout pour la réunion d'aujourd'hui.

Don't forget to ask if there are any final questions from the attendees.

N'oubliez pas de demander s'il y a des questions finales des participants.

This will help them to clarify anything they didn't understand and make any final points.

Cela les aidera à clarifier tout ce qu'ils n'ont pas compris et à faire valoir leurs derniers points.

Is there any other business?

Y a-t-il d'autres affaires ?

Are there any questions before we finish?

Y a-t-il des questions avant de terminer ?

Now, I’d like you to practice concluding a meeting.

Maintenant, j'aimerais que vous vous entraîniez à conclure une réunion.

First, I’ll give you an example and then you can create your own:

Tout d'abord, je vais vous donner un exemple, puis vous pourrez créer le vôtre :

To sum up, we discussed using the new internet marketing strategies and cutting the budget

pour résumer, nous avons discuté de l'utilisation des nouvelles stratégies de marketing Internet et de la réduction du budget

by $1,000 each month.

de 1 000 $ par mois.

We also talked about our sales goals and increasing our site traffic.

Nous avons également parlé de nos objectifs de vente et de l'augmentation du trafic sur notre site.

Finally, we welcomed James and Debra to the company.

Enfin, nous avons accueilli James et Debra dans l' entreprise.

Right, that’s all for today’s meeting.

Bon, c'est tout pour la réunion d'aujourd'hui.

Are there any questions before we finish?

Y a-t-il des questions avant de terminer ?

No?

Non?

Great, I’d like to thank Bob, our CEO, for coming here all the way from Beijing.

Super, je voudrais remercier Bob, notre PDG, d'être venu ici depuis Pékin.

Thank you all for attending.

Merci à tous d'avoir participé.

That’s all for today.

C'est tout pour aujourd'hui.

OK, your turn.

D'accord, à votre tour.

Summarize your meeting, thank everyone for coming, and conclude.

Résumez votre réunion, remerciez tout le monde d'être venu et concluez.

Now you know how to chair a meeting from beginning to end.

Vous savez maintenant comment présider une réunion du début à la fin.

Are you chairing a meeting in English in the near future?

Présiderez-vous prochainement une réunion en anglais ?

I hope you can use some of the words and phrases from the lesson to make it easier for you!

J'espère que vous pourrez utiliser certains mots et expressions de la leçon pour vous faciliter la tâche !

Each section has a lot of useful language to learn and practice, so you might want to

Chaque section contient beaucoup de langage utile à apprendre et à pratiquer, vous voudrez peut-être

go through some sections again to really get comfortable with the language you need.

parcourir à nouveau certaines sections pour vraiment vous familiariser avec la langue dont vous avez besoin.

That’s all for this lesson.

C'est tout pour cette leçon.

Good luck, and thank you for watching!

Bonne chance et merci d'avoir regardé !

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See you next time!

À la prochaine!