Chair a Meeting in English - Useful English Phrases for Meetings - Business English

Hi, I’m Gina.

Hola, soy Gina.

Welcome to Oxford Online English!

¡Bienvenido a Oxford Online English!

Tomorrow, you have an important meeting, and you’re the chair.

Mañana tienes una reunión importante y tú eres el presidente.

It’s the first time you’re chairing a meeting in English!

¡Es la primera vez que dirige una reunión en inglés!

Think about this situation.

Piensa en esta situación.

Would you know what to say to start the meeting, present your main ideas, or summarise your

¿Sabría qué decir para iniciar la reunión, presentar sus ideas principales o resumir la

meeting agenda?

agenda de la reunión?

In this lesson, you’ll learn how to chair a meeting in English.

En esta lección, aprenderá cómo presidir una reunión en inglés.

You can learn useful English words and phrases which you can use in your next meeting.

Puede aprender palabras y frases útiles en inglés que puede usar en su próxima reunión.

Now imagine: you’re in the meeting room.

Ahora imagina: estás en la sala de reuniones.

You need to start the meeting.

Tienes que empezar la reunión.

What will you say?

¿Qué dirás?

Part one: welcoming attendees and starting the meeting.

Primera parte: dar la bienvenida a los asistentes e iniciar la reunión.

Before the meeting starts, you have to make sure that everyone is paying attention.

Antes de que comience la reunión, debe asegurarse de que todos estén prestando atención.

Do you know how to do this?

Sabes como hacer esto?

You could say:

Podrías decir:

If I could have your attention, please.

Si pudiera tener su atención, por favor.

Could I have your attention, please?

¿Podría tener su atención, por favor?

Good afternoon, everyone.

Buenas tardes a todos.

You can also put two of these phrases together.

También puedes juntar dos de estas frases.

For example:

Por ejemplo:

Good morning everyone, could I have your attention please?

Buenos días a todos, ¿puedo tener su atención por favor?

Remember, you’re the chair.

Recuerda, tú eres la silla.

You need to take charge and lead the meeting.

Tienes que hacerte cargo y dirigir la reunión.

Make a strong start to your meeting by using emphasis in your voice.

Haga un buen comienzo de su reunión usando énfasis en su voz.

For example, in the first phrase, we have the word please after the pause at the end.

Por ejemplo, en la primera frase tenemos la palabra por favor después de la pausa al final.

Emphasise the word please to sound firmer and show people that you expect them to listen

Enfatiza la palabra por favor para sonar más firme y mostrarle a la gente que esperas que te escuchen

to you.

.

Do it like this:

Hágalo así:

If I could have your attention, please.

Si pudiera tener su atención, por favor.

You could also do this for the phrase:

También podrías hacer esto para la frase:

Could I have your attention, please.

¿Me podrías prestar atención, por favor?

Listen to the phrase again.

Escucha la frase de nuevo.

When I say it, does it sound like a question?

Cuando lo digo, ¿suena como una pregunta?

Could I have your attention, please.

¿Podría tener su atención, por favor?

The form is a question, but you can read it like a statement.

El formulario es una pregunta, pero puede leerlo como una declaración.

This makes it sound firmer and shows people that you need them to pay attention to you

Esto hace que suene más firme y le muestra a la gente que necesitas que te presten atención

now.

ahora.

After you have everyone’s attention, it’s time to welcome the attendees and get things

Una vez que tenga la atención de todos, es hora de dar la bienvenida a los asistentes y

started.

comenzar.

Here are some good general phrases to use:

Aquí hay algunas buenas frases generales para usar:

I’d like to welcome you all here today, now let’s get down to business.

Me gustaría darles la bienvenida a todos aquí hoy, ahora pongámonos manos a la obra.

In this phrase, ‘get down to business’ means ‘begin discussing the important information.’

En esta frase, "poner manos a la obra" significa "comenzar a discutir la información importante".

Thank you all for coming.

Gracias a todos por asistir.

Perhaps we can make a start.

Quizá podamos empezar.

Thanks everyone and welcome to today’s meeting.

Gracias a todos y bienvenidos a la reunión de hoy.

Let’s begin.

Vamos a empezar.

If this is your first time meeting these people, you could also introduce yourself.

Si es la primera vez que conoces a estas personas, también puedes presentarte.

If there are other presenters in the meeting, this is also the time to introduce them.

Si hay otros presentadores en la reunión, este también es el momento de presentarlos.

For example:

Por ejemplo:

I’d like to welcome you all here today, my name is Gina Mares and I’m the Marketing

me gustaría darles la bienvenida a todos aquí hoy, mi nombre es Gina Mares y soy la

Manager, and this is Jon and he’s the head of the design department.

Gerente de Marketing, y este es Jon y él es el jefe del departamento de diseño.

Now let’s get down to business.

Ahora vayamos al grano.

Thank you all for coming.

Gracias a todos por venir.

My name’s Gina and I’m the Marketing Manager.

Mi nombre es Gina y soy la Gerente de Marketing.

I’m sure you all know Dasha, who’s in charge of web content.

Estoy seguro de que todos conocen a Dasha, quien está a cargo del contenido web.

Perhaps we can make a start.

Quizá podamos empezar.

Thanks everyone and welcome to today’s meeting.

Gracias a todos y bienvenidos a la reunión de hoy.

I’m Gina Mares, the Marketing Manager.

Soy Gina Mares, la Gerente de Marketing.

This is Jess, from the accounts department, and she’ll also be presenting today.

Esta es Jess, del departamento de cuentas, y ella también estará presentando hoy.

Let’s begin.

Vamos a empezar.

Next, we have to introduce the topic and talk about the items on the agenda.

A continuación, tenemos que introducir el tema y hablar sobre los puntos de la agenda.

Part two: introducing the topic and outlining the agenda.

Segunda parte: introducción del tema y esquematización de la agenda.

After you’ve welcomed everyone to the meeting, you want to make sure they have a clear idea

Una vez que haya dado la bienvenida a todos a la reunión , querrá asegurarse de que tengan una idea clara

of what you’ll be discussing.

de lo que se discutirá.

This can also help you to stay organized throughout the meeting.

Esto también puede ayudarlo a mantenerse organizado durante la reunión.

First, you want to introduce the overall topic of the meeting.

Primero, desea presentar el tema general de la reunión.

Then, introduce the agenda of the meeting: all the key points you will be discussing.

Luego, presenta la agenda de la reunión: todos los puntos clave que discutirás.

Today’s meeting is about ... We’ll talk about ...

La reunión de hoy es sobre... Hablaremos sobre...

The aim of this meeting is to ... We’ll go over ...

El objetivo de esta reunión es... Repasamos...

When you go over something, what do you think that means?

Cuando repasa algo, ¿qué cree que significa?

It means to analyze or look at something carefully.

Significa analizar o mirar algo detenidamente.

You can also use cover.

También puede utilizar la cubierta.

For example:

Por ejemplo:

In today’s meeting, we’ll go over ... Or: In today’s meeting, we’ll cover ...

En la reunión de hoy, repasaremos... O: En la reunión de hoy, cubriremos...

These are both useful when discussing an agenda.

Ambos son útiles cuando se discute una agenda.

Now, it’s your turn to practice beginning a meeting.

Ahora, es su turno de practicar el comienzo de una reunión.

Start with getting the attendees’ attention, then welcome the attendees and get the meeting

Comience llamando la atención de los asistentes, luego déles la bienvenida y comience la

started.

reunión.

Finally, you can introduce the topic of the meeting and outline your agenda.

Finalmente, puede presentar el tema de la reunión y esbozar su agenda.

I’ll give you an example, and then you can create your own.

Te daré un ejemplo, y luego puedes crear el tuyo propio.

Good morning everyone, if I could have your attention please.

Buenos días a todos, si pudiera tener su atención por favor.

I’d like to welcome you all to the meeting today.

Me gustaría darles la bienvenida a todos a la reunión de hoy.

Let’s begin.

Vamos a empezar.

The aim of this meeting is to talk about the marketing strategies for the next few months.

El objetivo de esta reunión es hablar sobre las estrategias de marketing para los próximos meses.

We’ll go over our budget, goals, and welcome the new hires.

Revisaremos nuestro presupuesto, objetivos y daremos la bienvenida a las nuevas contrataciones.

OK?

¿OK?

Now, it’s your turn.

Ahora es tu turno.

Create an introduction for a meeting you’ve recently had, or you can just use some general

Crea una introducción para una reunión que hayas tenido recientemente, o simplemente puedes usar algunos

topics from your job.

temas generales de tu trabajo.

You can pause the video and think about it.

Puedes pausar el video y pensarlo.

How did you do?

¿Como hiciste?

OK, now let’s move on to the main part of the meeting.

Bien, ahora pasemos a la parte principal de la reunión.

Part three: getting through the agenda.

Tercera parte: pasar por la agenda.

Now, you will get into the most important part of the meeting: presenting your main

Ahora, entrarás en la parte más importante de la reunión: presentar tus

ideas.

ideas principales.

How you do this depends on what you are talking about, but there are some general rules that

La forma en que lo haga depende de lo que esté hablando, pero hay algunas reglas generales que

you can always use.

siempre puede usar.

You want to begin with the first item on your agenda.

Desea comenzar con el primer elemento de su agenda.

To do this, use phrases like:

Para hacer esto, use frases como:

So, let’s start with ... The first item on the agenda is ...

Entonces, comencemos con... El primer punto de la agenda es...

After a phrase like this, you will present and discuss the agenda item.

Después de una frase como esta, presentará y discutirá el punto de la agenda.

For example:

Por ejemplo:

So, let’s start with some new business: marketing strategies.

Entonces, comencemos con un nuevo negocio: estrategias de marketing.

The first item on the agenda is how we can make our online advertising more effective.

El primer punto de la agenda es cómo podemos hacer que nuestra publicidad en línea sea más efectiva.

After you’ve discussed this first topic, you need to let the attendees know that you’ve

Después de haber discutido este primer tema , debe informar a los asistentes que ha

finished and that the discussion should move forward.

terminado y que la discusión debe continuar .

How can you do this?

¿Cómo puedes hacer esto?

A simple closing statement will be good, such as:

Una declaración de cierre simple será buena, como:

I think that covers the first, or second, or third item.

Creo que eso cubre el primer, el segundo o el tercer elemento.

If nobody has anything else to add, we can continue on to the next item.

Si nadie tiene nada más que agregar, podemos continuar con el siguiente elemento.

Now, you can move on to the next point.

Ahora, puedes pasar al siguiente punto.

Here are some useful phrases for this:

Aquí hay algunas frases útiles para esto:

Let’s move on to the next item: … Now we come to the…

Pasemos al siguiente punto: … Ahora llegamos al…

The final item on the agenda is…

El punto final de la agenda es…

Using words like next or final can be very helpful.

Usar palabras como siguiente o final puede ser muy útil.

It helps everybody understand where you are and what you’re doing.

Ayuda a todos a entender dónde estás y qué estás haciendo.

Let’s see how to use these in some full sentences:

Veamos cómo usarlos en algunas oraciones completas:

Let’s move onto the next item: the marketing budget for these new strategies.

Pasemos al siguiente elemento: el presupuesto de marketing para estas nuevas estrategias.

Now we come to the main challenge: how to get 100,000 new contacts in the next few months.

Ahora llegamos al principal reto: cómo conseguir 100.000 nuevos contactos en los próximos meses.

The final item on the agenda is to welcome our new hires: James in Finance and Debra

El último punto de la agenda es dar la bienvenida a nuestros nuevos empleados: James en Finanzas y Debra

in HR.

en Recursos Humanos.

You can repeat these steps until you’ve covered all of the items on your agenda.

Puede repetir estos pasos hasta que haya cubierto todos los elementos de su agenda.

Now it's your turn.

Ahora es tu turno.

Imagine you’re chairing a meeting at your company.

Imagina que estás presidiendo una reunión en tu empresa.

Write down three agenda items.

Escriba tres puntos de la agenda.

Practice using different English phrases to introduce each item.

Practique el uso de diferentes frases en inglés para presentar cada elemento.

Again, you can pause the video and think about the points we’ve just gone over, and also

Nuevamente, puede pausar el video y pensar en los puntos que acabamos de repasar, y también

practice making your own examples.

practicar haciendo sus propios ejemplos.

Next, we’re going to look at attendee participation in the meeting.

A continuación, veremos la participación de los asistentes en la reunión.

Part four: inviting attendees to participate.

Cuarta parte: invitar a los asistentes a participar.

As chair, one of your responsibilities is making sure attendees get a chance to express

Como presidente, una de sus responsabilidades es asegurarse de que los asistentes tengan la oportunidad de expresar

their ideas and take part in discussions.

sus ideas y participar en los debates.

What can you say to bring others into the discussion?

¿Qué puedes decir para atraer a otros a la discusión?

You could ask a question like:

Podrías hacer una pregunta como:

..., what’s your opinion on this?

..., ¿cuál es tu opinión sobre esto?

Would you like to share your thoughts on this question?

¿Le gustaría compartir sus pensamientos sobre esta pregunta?

Could you add anything to our ideas here?

¿Podría agregar algo a nuestras ideas aquí?

These are good phrases to make sure all attendees have a chance to participate.

Estas son buenas frases para asegurarse de que todos los asistentes tengan la oportunidad de participar.

Also, as a chair, you may have other attendees who need to present ideas or lead the discussion

Además, como presidente, puede tener otros asistentes que necesiten presentar ideas o dirigir la discusión

for part of the meeting.

durante parte de la reunión.

When you want to hand over to another attendee, you can use phrases like:

Cuando quiera entregar a otro asistente , puede usar frases como:

..., would you like to introduce this item?

..., ¿le gustaría presentar este elemento?

I’d like to turn it over to ... who is going to lead in the next point.

Me gustaría darle la vuelta a... quién va a liderar el siguiente punto.

Alright, now ... will have the floor.

Muy bien, ahora... tendrá la palabra.

Just add the person’s name to use these phrases.

Simplemente agregue el nombre de la persona para usar estas frases.

For example:

Por ejemplo:

Amit, would you like to introduce this item?

Amit, ¿te gustaría presentar este artículo?

However, there could be a problem here.

Sin embargo, podría haber un problema aquí.

What if some of the attendees talk too long, or start going off-topic?

¿Qué sucede si algunos de los asistentes hablan demasiado o comienzan a salirse del tema?

Part five: dealing with distractions and staying on topic

Quinta parte: lidiar con las distracciones y mantenerse en el tema A

Nobody likes meetings which go on too long, right?

nadie le gustan las reuniones que duran demasiado, ¿verdad?

To be a good chair, you need to keep people focused on the agenda and avoid distractions.

Para ser un buen presidente, debe mantener a las personas enfocadas en la agenda y evitar distracciones.

When someone is speaking for too long, there are good, professional phrases that you can

Cuando alguien habla durante demasiado tiempo, hay frases buenas y profesionales que puede

use:

usar:

Let’s not get too far off-topic here.

No nos desviemos demasiado del tema aquí.

We can discuss that at the end if you feel it’s important.

Podemos discutir eso al final si crees que es importante.

I don’t think that’s relevant to today’s discussion.

No creo que eso sea relevante para la discusión de hoy .

If someone talks about a topic that would be good to discuss at a later time, you can

Si alguien habla sobre un tema que sería bueno discutir en otro momento, puede

use the phrase shelve it or table it.

usar la frase archivarlo o posponerlo.

This means you want to talk about it, but in the future:

Esto significa que quieres hablar de ello, pero en el futuro:

I think we should shelve that until next time.

creo que deberíamos dejarlo para la próxima vez.

Good point, but let’s table it until the next meeting.

Buen punto, pero vamos a posponerlo hasta la próxima reunión.

At this point, you’ve got through your agenda, made sure that everyone has a chance to speak,

En este punto, ha superado su agenda, se ha asegurado de que todos tengan la oportunidad de hablar

and stayed on topic.

y se ha mantenido en el tema.

Great!

¡Gran!

But, you have one more job:

Pero, tienes un trabajo más:

Part six: summarizing and concluding the meeting.

Sexta parte: resumir y concluir la reunión.

Once you’ve finished discussing everything, you need to summarize your key points.

Una vez que haya terminado de discutir todo , necesita resumir sus puntos clave.

This will provide a conclusion to your meeting and help people remember the most important

Esto brindará una conclusión a su reunión y ayudará a las personas a recordar los puntos más importantes

points from the agenda.

de la agenda.

Here, you can say things like:

Aquí, puede decir cosas como:

Before we close, let me just summarize the main points.

Antes de cerrar, permítanme resumir los puntos principales.

To sum up…

Para resumir...

In brief, ... Shall I go over the main points?

En resumen,... ¿Voy a repasar los puntos principales?

Then, use verbs like discussed, went over, and talked about to list the items from the

Luego, use verbos como discutido, repasado y hablado para enumerar los elementos de la

meeting.

reunión.

For example:

Por ejemplo:

To sum up, we discussed using the new internet marketing strategies and cutting the budget

para resumir, discutimos el uso de las nuevas estrategias de marketing en Internet y reducir el presupuesto

by $1,000 next month.

en $ 1,000 el próximo mes.

We also talked about our new sales goals and increasing our traffic.

También hablamos sobre nuestras nuevas metas de ventas y el aumento de nuestro tráfico.

Finally, we welcomed James and Debra to the company.

Finalmente, dimos la bienvenida a James y Debra a la empresa.

Now, it’s time to finish up.

Ahora, es hora de terminar.

Here, you should show that you're finished and ask for any final questions.

Aquí, debe mostrar que ha terminado y solicitar las preguntas finales.

To finish, simple phrases like these are effective:

Para terminar, frases simples como estas son efectivas:

OK, it looks like we’ve covered the main items for the meeting today.

OK, parece que hemos cubierto los puntos principales de la reunión de hoy.

Right, that’s all for today’s meeting.

Bien, eso es todo por la reunión de hoy.

Don't forget to ask if there are any final questions from the attendees.

No olvide preguntar si hay alguna pregunta final de los asistentes.

This will help them to clarify anything they didn't understand and make any final points.

Esto les ayudará a aclarar cualquier cosa que no hayan entendido y a hacer algunos puntos finales.

Is there any other business?

¿Hay algún otro negocio?

Are there any questions before we finish?

¿Hay alguna pregunta antes de que terminemos?

Now, I’d like you to practice concluding a meeting.

Ahora, me gustaría que practiquen cómo concluir una reunión.

First, I’ll give you an example and then you can create your own:

Primero, te daré un ejemplo y luego puedes crear el tuyo propio:

To sum up, we discussed using the new internet marketing strategies and cutting the budget

para resumir, discutimos el uso de las nuevas estrategias de marketing en Internet y reducir el presupuesto

by $1,000 each month.

en $ 1,000 cada mes.

We also talked about our sales goals and increasing our site traffic.

También hablamos sobre nuestros objetivos de ventas y el aumento del tráfico de nuestro sitio.

Finally, we welcomed James and Debra to the company.

Finalmente, dimos la bienvenida a James y Debra a la empresa.

Right, that’s all for today’s meeting.

Bien, eso es todo por la reunión de hoy.

Are there any questions before we finish?

¿Hay alguna pregunta antes de que terminemos?

No?

¿No?

Great, I’d like to thank Bob, our CEO, for coming here all the way from Beijing.

Genial, me gustaría agradecer a Bob, nuestro CEO, por venir aquí desde Beijing.

Thank you all for attending.

Gracias a todos por asistir.

That’s all for today.

Eso es todo por hoy.

OK, your turn.

Esta bien tu turno.

Summarize your meeting, thank everyone for coming, and conclude.

Resuma su reunión, agradezca a todos por asistir y concluya.

Now you know how to chair a meeting from beginning to end.

Ahora ya sabe cómo presidir una reunión de principio a fin.

Are you chairing a meeting in English in the near future?

¿Va a presidir una reunión en inglés en un futuro próximo?

I hope you can use some of the words and phrases from the lesson to make it easier for you!

¡Espero que puedas usar algunas de las palabras y frases de la lección para que te resulte más fácil!

Each section has a lot of useful language to learn and practice, so you might want to

Cada sección tiene una gran cantidad de lenguaje útil para aprender y practicar, por lo que es posible que desee

go through some sections again to really get comfortable with the language you need.

revisar algunas secciones nuevamente para sentirse realmente cómodo con el lenguaje que necesita.

That’s all for this lesson.

Eso es todo por esta lección.

Good luck, and thank you for watching!

¡Buena suerte y gracias por mirar!

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See you next time!

¡Hasta la próxima!