4 tips to kickstart honest conversations at work | Betsy Kauffman

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer: Joanna Pietrulewicz

المترجم: omar idmassaoud المدقّق: Mohamed Salem

لدي ولدان في سن المراهقة.

واحد في الـ16 وواحد في الـ13.

ومثل معظم العائلات التي لديها عدة أطفال

فإنهما مختلفان تمامًا.

كلاهما رائع ويتمتعان بالعديد من الصفات الرائعة،

I have two teenage boys.

One is 16 and one is 13.

ولكن ما يميزهما حقا

And like most families with multiple children,

هو أن ابني الأكبر يعرف متى يلتزم الصمت

they are completely different.

وابني الصغير لا.

Both are wonderful and have many great qualities about them,

لا يملك ابني الأصغر ملكة وزن الكلام،

however what really sets them apart

is that my older son knows when to bite his tongue

خاصة عندما يتعلق الأمر بالتحدث

ويقول بالضبط ما يدور في خلده.

and my young son, not so much.

منذ حوالي ثلاث سنوات،

You see, my younger son really struggles with having a filter,

اجتمع مجموعة من الأطفال والبالغين في الحي معا

especially when it comes to speaking up

لحل صراع كبير.

كان الأطفال في حالة حرب بين بعضهم.

and saying exactly what's on his mind.

About three years ago,

كان هناك الكثير من الدموع والصراخ

a bunch of kids and adults in the neighborhood had come together

وشعرت أننا لن نتوصل إلى حل.

to work through a big conflict.

عندما كنا في ذروة الموضوع،

The kids were basically at war with each other.

ابني الأصغر، بنبرة أكثر هدوءا ووضوحا وواقعية،

There were lots of tears, screaming, shouting,

and I felt like we would never get to a resolution.

التفت إلى طفل آخر وقال:

"أنت تعلم أنك كنت تكذب. تعلم أن هذا لم يحدث.

When we were in the height of everything,

my younger son, in the most calm, clear, matter-of-fact tone,

حان الوقت لتعترف للجميع وتقول الحقيقة".

توقفت المجموعة بأكملها.

turned to another child and said,

"You know you were lying. You know that's not what happened.

لم يتمكنوا من المجادلة معه. لا يمكن أن ينازعوه.

It's time to come clean and tell everyone the truth."

كانت طريقة إلقائه حقيقية جدا

وصادقة للغاية.

The entire group stopped.

وأتذكر أنني شعرت بالفخر حقا به في تلك اللحظة

They could not argue with him; they could not dispute him.

لأنه امتلك الشجاعة والثقة للتحدث.

His manner of delivery was so real

and so honest.

ودفعتني تلك اللحظة لأفكر.

And I remember feeling really proud of him in that moment,

لماذا كمجتمع خلقنا هذا الخوف للتحدث،

because he had the courage and the confidence to speak up.

خاصة في مجموعة من أقراننا أو زملائنا في العمل؟

And that moment started getting me thinking.

ألن يكون من المدهش أن تخبر رئيستك

Why as a society have we created this fear to speak up,

أن الموعد النهائي للمشروع الذي وضعته

غير معقول تماما؟

especially in a group of our peers or our coworkers?

وماذا عن القدرة على إخبار زميل في العمل أن التعامل معهم صعب؟

Wouldn't it be amazing if you could tell your boss

أعرف أن بعضكم محظوظ بما يكفي ليكون قادرا على العمل في أماكن

that that project deadline she put out there

is completely unreasonable?

تقدر هذا النوع من الانفتاح والصدق،

And what about being able to tell a coworker

ولكن في عملي كمدربة قيادية وتنظيمية،

that they're being really difficult?

Now I know some of you are lucky enough to be able to work in places

صدقوني هذا ليس هو القاعدة.

that value that kind of openness and honesty,

لقد لاحظت مئات السيناريوهات

ودربت العديد من الأشخاص للتعامل مع مواقف

however in my work as a leadership and organizational coach,

يخشون فيها التحدث،

I have to tell you that is not the norm.

ويخشون إجراء تلك المحادثات الصادقة في العلن،

I've observed hundreds of scenarios

خاصة عندما تكون هناك حاجة ماسة لخوضها.

and coached multiple people through situations

وربما تعرف ما أتحدث عنه:

where they are afraid to speak up,

أنت في اجتماع، شخص ما يقدم فكرة، ولا يتفق الجميع،

they're afraid to have those honest conversations out in the open,

especially when they're needed the most.

لكن لا أحد يقول كلمة واحدة.

And you probably know what I'm talking about:

وبعد ذلك بحوالي ثانيتين،

شخص ما يلتقط هاتفه الخلوي

you're in meeting, somebody pitches an idea,

ويبدأ في إرسال رسالة نصية إلى شخص آخر في نفس الاجتماع،

not everyone agrees,

but no one says a word.

And then about two seconds later,

ليخبره كم الفكرة غبية.

somebody picks up their cell phone

ودعونا لا ننسى الأحاديث التي يضرب بها المثل حول مبرد المياه.

and begins sending a text message to somebody else in the same meeting,

بمجرد انتهاء الاجتماع،

telling them how stupid the idea is.

يندفعون إلى زميل أو مجموعة من زملاء العمل

And let's not forget the proverbial watercooler conversations.

ربما بالقرب من مبرد مائي

ويقدمون جميع أنواع الآراء حول هذا الاجتماع.

As soon as the meeting over,

لكن المشكلة أنها بعد الاجتماع وليس أثناءه.

they rush over to a peer or a group of coworkers

probably near a watercooler

لذلك أنا في مهمة.

أريد أن أوقف الرسائل النصية السلبية العدوانية

and offer all kinds of opinions about that meeting.

وأجلب محادثات المبرد المائي في خضم الموضوع.

But the problem is that it's after the meeting

instead of during it.

أعتقد أنه عندما نتمكن من إجراء هذه الأنواع من المحادثات،

So I'm on a mission.

I want to stop the passive-aggressive texting

فإنها ستغير ديناميكيات عملنا جميعا معا.

and start bringing the watercooler conversations front and center.

سنصبح أكثر إنتاجية

وأقل خوفا وأكثر سعادة في العمل.

I believe when we can start to have these types of conversations,

كثيرا ما يُطرح علي:

it will change the dynamics of how we all work together.

كيف تحشدين الشجاعة لإجراء هذه الأنواع من المحادثات،

We'll become more productive,

less fearful and even happier at work.

خاصة إن لم يكن المرء في منصب قيادي،

أم يعمل في مكان لا يقدر هذا النوع من الانفتاح والصدق؟

Now, I often get asked:

how do you muster up the courage to have those kinds of conversations,

بالنسبة لي، يتعلق الأمر بمجموعة من أربعة أشياء:

especially if you're not in a leadership position,

الثقة والنية

or you work in a place that does not value that kind of openness and honesty?

والإلقاء

والسعي دائما للبحث عن حل.

And for me, it comes down to a combination of four things:

لذا اسمحوا لي أن أشرح ذلك.

العنصر الأول هو الثقة.

confidence, intent,

وأنا أعلم -- القول أسهل من الفعل.

delivery

and always striving to seek a solution.

ومع ذلك، لدي حيلة صغيرة آمل أن تساعدكم.

So let me break those down for you.

في المرة القادمة التي تكون فيها في اجتماع وتريد التحدث

The first one is confidence.

ولكنك تشعر ببعض التوتر أو القلق،

And I know -- easier said than done.

أوصي باستخدام ما أسميه بـ"استراتيجية فاضح الواضح".

However, I have a little trick that I hope will help you.

The next time you're in a meeting and you want to speak up

وهي شيء من هذا القبيل:

"اتصل بي فاضح الواضح،

ألا يعالج هذا الحل مشكلتنا حقا؟"

but you're feeling a little nervous or anxious,

I would recommend you use what I call "the Captain Obvious strategy."

بقول "فاضح الواضح" بصوت عالٍ،

It goes something like this:

فهذا يضيف القليل من الفكاهة إلى اللحظة،

"Call me Captain Obvious,

ولكنه يختبر الغرفة

but isn't that solution not really going to address our problem?"

لمعرفة ما إذا كان أي شخص آخر يسمع أو يرى أو يشعر بنفس الأشياء.

By saying "Captain Obvious" out loud,

ومن خلال امتلاك هذه الثقة للتحدث،

it basically adds a little humor to the moment,

فإنك تفتح الباب للآخرين بالحصول على نفس الثقة.

but it also does a check of the room

to see if anybody else is hearing, seeing or feeling the same things.

لست مضطرا دائما إلى قول "فاضح الواضح" بصوت عالٍ.

And by having that confidence to speak up,

you then open the door to allow others to have that same confidence.

يمكنك أن تقول ذلك بهدوء في رأسك مباشرة قبل أن تتحدث

كأنك تحفز نفسك عقليا قبل مباراة كبيرة.

Now you don't always have to say Captain Obvious out loud.

بغض النظر عن كيف تستخدم هذه الإستراتيجية

You can say it quietly in your head right before you speak up,

فإن الثقة هي الخطوة الأولى في كل هذا.

kind of like you're mentally pumping yourself up before a big game.

لذلك دعنا ننتقل إلى النية.

النية تدور حول وجود هدف وسبب للتحدث.

Regardless of how you use this strategy,

confidence is the first step in all of this.

النية هي معرفة وفهم أنه من خلال التحدث بصوت عالٍ،

So let's move on to intent.

أنا إما أريد حل مشكلة أو معالجة الموقف.

Intent is about having a purpose and a reason to speak up.

على سبيل المثال، عندما يكون شخص بغيض في اجتماع وأتحدث عنه،

Intent is about knowing and understanding that by me speaking up,

هدفي هو عدم إحراجه.

I either want to work through a problem or address a situation.

هدفي هو جعله يدرك أن سلوكه يضغط على المجموعة.

For example, when someone is being really difficult in a meeting

and I call them out on it,

بالنسبة لابني، كان قصده أن تُسمع الحقيقة.

my intent is not to embarrass them.

My intent is to make them aware

لم يكن فقط يدعو الطفل الآخر كاذبا نكاية له.

that their behavior is putting a strain on the group.

بل...

For my son, his intent was that the truth be heard.

على الأقل لا أعتقد ذلك.

كان عمره 10 سنوات فقط في ذلك الوقت، لذلك قد أكون مخطئة.

He wasn't just calling the other child a liar out of spite.

ومع ذلك، كان قصده الأساسي هو سماع الحقيقة حتى نتوصل إلى حل.

Well ...

at least I don't think he was.

He was only 10 at the time, so I could be wrong.

أشعر أنه عندما تصفي النية،

However, his underlying intent was that the truth be heard

فمن المرجح أن يتم تلقي رسالتك بعقل متفتح.

so that we'd get to a resolution.

حسنا، لننتقل إلى الخطوة الثالثة، وهي الإلقاء.

I feel when you go in with a positive intent,

الإلقاء يدور حول كيفية تأطير الرسالة الفعلية.

it's much more likely that your message will be received with an open mind.

يجب أن يكون الإلقاء واقعيا،

Alright, let's move onto the third step, which is delivery.

وحقيقيا - وعندما أقول حقيقيا،

أعني عدم تزييف ما تحاول قوله -

Delivery is about how you frame the actual message.

ويجب أن تأخذ دائما مشاعر المتلقي بعين الاعتبار.

Delivery needs to be factual,

اسمحوا لي أن أقدم مثالا.

real -- and when I say real,

لنفترض أنك تعمل ضمن فريق

I mean no sugarcoating what you're trying to say --

وأنت تعلم أن هناك فردا لا يتولى مسؤوليته.

and it must always take the receiver's feelings into account.

الجميع يعرف ذلك لأنك تتحدث عن هذا الفرد كل يوم تقريبا

Let me give an example.

Let's say you're working on a team

قرب مبرد المياه،

and you know there's an individual who just isn't pulling their weight.

لكن لا أحد يريد طرح الموضوع في إطار المجموعة الأكبر.

Everyone knows it because you talk about this individual almost every day

ثم بعد عدة أسابيع من التذمر وبعض الخسارة الجسيمة في الإنتاجية

at the watercooler,

قررت أخيرا أننا بحاجة إلى إجراء محادثة كمجموعة أكبر.

but nobody wants to bring it up in the larger group setting.

لذا اسمحوا لي أن أريكم كيف يجب أن تبدو عملية الإلقاء.

Then after several weeks of grumbling and some serious loss in productivity,

"مرحبا أيها الفريق، لم نفِ بأي من التزاماتنا

you finally decide we need to have a conversation as a larger group.

خلال الأسابيع العديدة الماضية."

الأمر بسيط ومباشر وغير منمق.

So let me show you how the delivery should look.

"Hey team, we have not met any of our commitments

وبعد ذلك ستستمر:

"مرحبا يا عضو الفريق لقد طالعنا البيانات

over the past several weeks."

Simple, direct, no sugarcoating situation.

وأدركنا أنك لم تكن قادرا على الوفاء بالتزاماتك

في المشاريع الثلاث الماضية".

And then you would continue:

الأمر استنادي. لدينا البيانات لإظهار أن هذه هي مخاوفنا

"Hey team member, we've looked at the data

ولماذا نجري هذه المحادثة.

and we've realized that you have not been able to meet your commitments

والآن إليكم المكان الذي نريد حقا أن نأخذ فيه مشاعر المتلقي بعين الاعتبار.

over the past three sprints."

Factual. We have the data to show these are our concerns

"نشعر بالقلق لأنه ليس لديك كل ما تحتاجه

and why we're having this conversation.

وأننا بحاجة إلى القيام بعمل أفضل لدعمك."

And now this is where we really want

to take the receiver's feelings into account.

عبارات متعاطفة،

وبحسب تجربتي، إنها نتفع دائما.

"We're concerned that you do not have everything that you need

and that we need to do something better to support you."

عندما نكون قادرين على جعل هذه المحادثات علنية،

Empathetic, caring,

ذلك يخلق البيئة التي يشعر فيها الفريق بمزيد من الثقة للتحدث.

and in my experience, it almost always works.

وبحسب تجربتي السابقة، أصبحت بعض هذه الفرق

When we're able to have these types of conversations out in the open,

أحد من أفضل الفرق أداء في الشركة،

it creates the environment where the team feels more confident to speak up.

فقط من خلال القدرة على إجراء هذه المحادثات.

تخيل ذلك.

And in my past experience, some of these teams have become

الآن لننتقل إلى الجزء الأخير

some of the highest-performing teams in the company,

والذي هو دائما الدخول في محادثة

just by being able to have those types of conversations.

مع عقلية الرغبة في البحث عن حل.

وبالنسبة لي، هذه هي القطعة التي أراها مفقودة أكثر من غيرها.

Imagine that.

Now let's move on to the last piece of this,

which is always entering a conversation

كم منكم شارك في اجتماع وعملت على حل مشكلة،

with a mindset of wanting to seek a solution.

لكنك تدرك أنك قضيت الاجتماع بأكمله متسرعا في حل المشكلة،

And for me, that's the piece that I see that is missing the most.

ثم تنتهي منه وتحتاج إلى جدولة اجتماع آخر فقط لدراسة الحلول؟

How many of you have been in a meeting and you work through a problem,

but you realize you've spent the entire meeting hashing through the problem,

نعم، ربما يحدث أكثر مما نود أن نعترف به.

and then you get to end of it

لنفترض أنك تعمل في مشروع وتعلم أنها مشكلة،

and you need to schedule another meeting just to work through solutions?

قضيت فيه وقتا ولا تعرف نهاية له.

Yep, probably happens more than we'd like to admit.

لذلك تقوم باستدعاء شخص ما إلى الغرفة الأقرب إلى العمل،

Let's say you're on a project,

and you know it's a problem,

على أمل أن تتمكن من فهم ماهية المشاكل حقا

you've been slogging through it with no end in sight.

والعمل لإيجاد حل.

So you call somebody into the room that's a little bit closer to the work,

لكنهم دخلوا الغرفة وهذا ما يقولون:

"هذا المشروع كارثة.

hoping that you can understand what the problems really are

ليس لدينا الأشخاص والمهارات

والموارد أو التكنولوجيا لإنجاز ذلك،

and work through a solution.

But they come into the room and this is what they say:

وسنحتاج إلى إنفاق مليون دولار إضافية

"This project is a disaster.

قبل أن نكمله".

We do not have the people, the skills,

وبعد ذلك يغادرون الغرفة.

لذلك فقط لمعلوماتك،

the resources or the technology to get this done,

and we're going to need to spend a million more dollars

هذا ما أسميه "لحظة إسقاط الميكروفون"

وهذه اللحظات ليست مثمرة.

before we see it to the end."

And then they leave the room.

أعلم أن هذا كان مثالا متطرفا،

So just as an FYI,

لكن لحظات مثل هذه اللحظات تحدث كل يوم في العمل.

that's what I call a "mic-drop moment,"

and those moments are not productive.

هذا هو السبب في أنه من المهم أن نجري حوارات

Now, I know that was an extreme example,

بعقلية الرغبة في البحث عن حل.

however mic-drop moments like that happen every day at work.

والأفضل من ذلك،

إذا قدمت بالفعل حلولا ممكنة للمحادثة،

That's why it's so important that we come into a conversation

مما يؤدي بعد ذلك إلى إنشاء مساحة لبدء العمل من خلال الخيارات.

with a mindset of wanting to seek a solution.

Even better,

أن تمكنت من إرجاع لحظة إسقاط الميكروفون تلك،

if you actually bring possible solutions to the conversation,

فأتمنى أن تكون المحادثة مثل هذا قليلا:

that then creates the space to start to work through options.

"لقد أدركنا أنه ليس لدينا الأشخاص والمهارات والموارد

So if I could rewind that mic-drop moment,

أو التكنولوجيا المطلوبة.

I would hope and recommend

هذا هو السبب في أننا نكافح كثيرا في هذا المشروع.

the conversation go a little bit more like this:

أعتقد أنه إذا أردنا الاستعانة بهذا البائع،

"We've come to realize we don't have the people, skills, resources

الذي نعرف أنه لديه هذه التجربة وقام بهذا النوع من العمل من قبل،

or technology in-house.

That's why we're struggling so much on this project.

سنكون قادرين على استكماله وتحقيق أهدافنا".

I think if we were to use this external vendor,

الحلول الممكنة تخلق الخيارات الممكنة.

who we know has this experience and has done this type of work before,

we're going to be able to complete it and meet our goals."

أعلم أن بعضكم قد يقول أن هذا مفهوم عظيم من الناحية النظرية

There. Possible solutions create possible options.

ولكنه لن يحدث أبدا أو يتم قبوله في مكان عملي.

أتحداك أن تغير تفكيرك

Now I know some of you may be saying this is a great concept in theory

لأن هناك قوة في الجهر بصوتك.

تسع مرات من أصل 10، إذا كنت أفكر في ذلك،

but will never happen or be accepted where I work.

أراهن أن شخصا واحدا على الأقل في الغرفة لديه نفس الفكرة.

I would challenge you to change your thinking,

because there is power in speaking up.

والرائع أنه بمجرد أن يقال ذلك،

عندها تبدأ المحادثات الحقيقية.

Nine times out of 10, if I'm thinking it,

I bet at least one other person in the room is having that same thought.

العبرة في ابني.

أعتقد أنه كان قادرا على تغيير ديناميكية المجموعة بأكملها

And the beauty is that once it's said,

فقط لأنه امتلك الشجاعة والثقة للتحدث.

that's when the real conversations start to happen.

تمتلئ أفضل المنظمات بالأشخاص على جميع المستويات

Look at my son.

I believe he was able to change and entire group dynamic

الذين لديهم نفس الشجاعة للتعامل مع الموضوعات الصعبة.

just because he had the courage and the confidence to speak up.

The best organizations are full of people at all levels

وبكوننا منفتحين وصادقين

فإننا لا نساعد أنفسنا فقط

that have that same courage to tackle the tough topics.

ولكن أيضا منظماتنا لإجراء هذه المحادثات.

وهؤلاء هم من في أمس الحاجة إليها.

And by being open and honest,

اتصل بي فاضح الواضح،

not only are we helping ourselves

لكن أليس هذا هو نوع المكان الذي تريد العمل فيه؟

but also our organizations to have these conversations.

شكرا لكم.

And those are the ones that are needed the most.

Call me Captain Obvious,

but isn't that the kind of place that you want work in?

Thank you.