4 tips to kickstart honest conversations at work | Betsy Kauffman

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer: Joanna Pietrulewicz

Translator: Nguyễn Minh Thư Đặng Reviewer: Thu Ha Tran

Tôi có hai cậu con trai tuổi teen.

Một đứa 16 tuổi, đứa còn lại 13 tuổi.

Và giống như hầu hết những gia đình đông con,

hai đứa nó hoàn toàn khác nhau.

Cả hai đều tuyệt vời và có nhiều đức tính tốt,

I have two teenage boys.

One is 16 and one is 13.

tuy nhiên, điều khác biệt giữa chúng

And like most families with multiple children,

chính là đứa con lớn biết nói năng đúng mực

they are completely different.

và đứa nhỏ hơn thì không được cho lắm.

Both are wonderful and have many great qualities about them,

Bạn thấy đấy, đứa nhỏ tuổi hơn gặp khó khăn với việc nói năng có chọn lọc

however what really sets them apart

is that my older son knows when to bite his tongue

đặc biệt là về việc lên tiếng

và nói ra suy nghĩ của mình.

and my young son, not so much.

Khoảng ba năm trước,

You see, my younger son really struggles with having a filter,

một đám trẻ con và người lớn ở một vùng đã tụ họp lại

để giải quyết một mâu thuẫn lớn.

especially when it comes to speaking up

Bọn trẻ đã gây sự với nhau.

and saying exactly what's on his mind.

Có nhiều đứa khóc và to tiếng với nhau

About three years ago,

a bunch of kids and adults in the neighborhood had come together

và tôi đã nghĩ rằng chuyện sẽ không bao giờ được giải quyết.

to work through a big conflict.

Ở đỉnh điểm của sự việc,

The kids were basically at war with each other.

đứa con nhỏ nhất của tôi, với giọng điệu bình tĩnh và rõ ràng,

There were lots of tears, screaming, shouting,

and I felt like we would never get to a resolution.

quay ra nói với đứa trẻ khác rằng:

“Tớ biết cậu đang nói dối. Cậu biết đó không phải là sự thật.

When we were in the height of everything,

my younger son, in the most calm, clear, matter-of-fact tone,

Đến lúc phải thành thật và nói thật với mọi người rồi.”

Cả nhóm đều ngừng lại.

turned to another child and said,

Họ đã không thể cãi lại nó; họ không thể tranh chấp với nó.

"You know you were lying. You know that's not what happened.

It's time to come clean and tell everyone the truth."

Thái độ nói ấy của nó rất thẳng thắn

và thành thật.

The entire group stopped.

Tôi nhớ là tôi đã rất tự hào về nó ở giây phút ấy,

They could not argue with him; they could not dispute him.

bởi vì nó đã gan dạ và tự tin lên tiếng.

His manner of delivery was so real

and so honest.

Và khoảnh khắc đó đã khiến tôi suy nghĩ.

And I remember feeling really proud of him in that moment,

Tại sao xã hội ta lại hình thành nỗi sợ phải lên tiếng,

because he had the courage and the confidence to speak up.

đặc biệt là ở trong nhóm bạn bè hoặc đồng nghiệp?

And that moment started getting me thinking.

Chẳng phải sẽ rất tuyệt nếu bạn có thể nói với sếp

rằng deadline mà cô ấy đã đặt ra

Why as a society have we created this fear to speak up,

là rất không hợp lý?

especially in a group of our peers or our coworkers?

Hay là việc bạn nói với đồng nghiệp

rằng họ đang thực sự gây khó khăn cho bạn?

Wouldn't it be amazing if you could tell your boss

Tôi biết rằng có vài người may mắn được làm việc ở những nơi

that that project deadline she put out there

is completely unreasonable?

coi trọng sự cởi mở và thành thật.

And what about being able to tell a coworker

Tuy nhiên, là một người huấn luyện các tổ chức và lãnh đạo,

that they're being really difficult?

Now I know some of you are lucky enough to be able to work in places

tôi biết đó không phải là điều thường thấy.

that value that kind of openness and honesty,

Tôi đã quan sát hàng trăm trường hợp

và huấn luyện nhiều người trong nhiều tình huống

however in my work as a leadership and organizational coach,

mà họ sợ phải lên tiếng.

I have to tell you that is not the norm.

Họ sợ phải trò chuyện thẳng thắn,

I've observed hundreds of scenarios

đặc biệt là vào lúc cần thiết.

and coached multiple people through situations

Và chắc bạn cũng biết tôi đang nói về điều gì:

where they are afraid to speak up,

bạn đang đi họp, ai đó đang khởi xướng ý tưởng,

they're afraid to have those honest conversations out in the open,

có người không đồng ý,

especially when they're needed the most.

nhưng chẳng ai nói lời nào cả.

And you probably know what I'm talking about:

Và rồi khoảng hai giây sau,

có người cầm điện thoại lên

you're in meeting, somebody pitches an idea,

và nhắn tin cho một người khác cũng có mặt trong cuộc họp,

not everyone agrees,

but no one says a word.

nhắn rằng ý tưởng đó thật ngu ngốc.

And then about two seconds later,

somebody picks up their cell phone

Và đừng quên cuộc trò chuyện bóng gió tại quầy nước.

and begins sending a text message to somebody else in the same meeting,

Ngay sau khi cuộc họp kết thúc,

telling them how stupid the idea is.

họ chạy ngay tới chỗ người bạn hay nhóm đồng nghiệp

And let's not forget the proverbial watercooler conversations.

gần gần chỗ quầy nước

và đưa ra các thể loại ý kiến về cuộc họp.

As soon as the meeting over,

Vấn đề là họ bàn tán sau cuộc họp

they rush over to a peer or a group of coworkers

chứ không phải trong cuộc họp.

probably near a watercooler

Vì thế, tôi có một nhiệm vụ.

Tôi muốn dừng lại việc nhắn tin thụ động này

and offer all kinds of opinions about that meeting.

và bắt đầu đưa những cuộc trò chuyện ở quầy nước trở nên thẳng thắn hơn.

But the problem is that it's after the meeting

instead of during it.

Tôi tin rằng khi ta bắt đầu có những cuộc trò chuyện như thế này,

So I'm on a mission.

I want to stop the passive-aggressive texting

phương thức làm việc của chúng ta cũng sẽ thay đổi theo.

and start bringing the watercooler conversations front and center.

Chúng ta sẽ năng suất hơn,

bớt sợ hơn và còn có thể vui vẻ hơn ở nơi làm việc.

I believe when we can start to have these types of conversations,

Tôi thường được hỏi rằng:

it will change the dynamics of how we all work together.

làm sao có được can đảm để bắt đầu những cuộc trò chuyện như vậy,

We'll become more productive,

đặc biệt là khi bạn không phải là người lãnh đạo,

less fearful and even happier at work.

hoặc là khi bạn làm việc ở nơi mà không chú trọng sự cởi mở và chân thật?

Now, I often get asked:

how do you muster up the courage to have those kinds of conversations,

Và theo tôi, đó là sự kết hợp của bốn điều sau:

especially if you're not in a leadership position,

sự tự tin, mục tiêu,

or you work in a place that does not value that kind of openness and honesty?

cách giao tiếp

và luôn cố gắng tìm ra hướng giải quyết.

And for me, it comes down to a combination of four things:

Hãy để tôi làm rõ cho bạn.

Điều đầu tiên là sự tự tin.

confidence, intent,

Và tôi biết - nói thì dễ hơn làm.

delivery

and always striving to seek a solution.

Tuy nhiên, tôi có một mẹo nhỏ mà tôi mong là sẽ có ích.

So let me break those down for you.

Lần tới bạn đi họp và bạn muốn lên tiếng

The first one is confidence.

nhưng lại cảm thấy một chút lo lắng và sợ hãi,

And I know -- easier said than done.

tôi khuyên bạn sử dụng “chiến thuật ‘Nói thừa’”.

However, I have a little trick that I hope will help you.

Nó là như thế này:

The next time you're in a meeting and you want to speak up

“Có thể tôi đang nói thừa

nhưng chẳng phải giải pháp đó sẽ không giải quyết được vấn đề sao?”

but you're feeling a little nervous or anxious,

I would recommend you use what I call "the Captain Obvious strategy."

Bằng cách “nói thừa” này,

bạn thêm một chút sự hài hước vào cuộc hội thoại,

It goes something like this:

"Call me Captain Obvious,

nhưng cũng là đang kiểm tra xem

but isn't that solution not really going to address our problem?"

liệu có ai đang lắng nghe hay có ý kiến giống bạn hay không.

By saying "Captain Obvious" out loud,

Với sự tự tin để lên tiếng như vậy,

it basically adds a little humor to the moment,

bạn sẽ mở ra cánh cửa cho người khác cũng có sự tự tin như vậy.

but it also does a check of the room

to see if anybody else is hearing, seeing or feeling the same things.

Bạn không nhất thiết lúc nào cũng làm như vậy.

And by having that confidence to speak up,

Bạn có thể nhẩm thầm nó trong đầu trước khi lên tiếng,

you then open the door to allow others to have that same confidence.

kiểu như bạn đang chuẩn bị tinh thần trước một trận đấu lớn vậy.

Now you don't always have to say Captain Obvious out loud.

Bất kể bạn dùng chiến thuật này như thế nào,

You can say it quietly in your head right before you speak up,

sự tự tin luôn là bước đầu tiên của cả quá trình.

kind of like you're mentally pumping yourself up before a big game.

Hãy chuyển qua phần “mục tiêu”.

Đây chính là xác định được mục đích và lý do lên tiếng,

Regardless of how you use this strategy,

biết được và hiểu được rằng, bằng cách lên tiếng,

confidence is the first step in all of this.

So let's move on to intent.

bạn đang giải quyết một vấn đề hoặc đang đưa ra một giải pháp.

Intent is about having a purpose and a reason to speak up.

Ví dụ, khi một người đang gây khó dễ trong cuộc họp

Intent is about knowing and understanding that by me speaking up,

và tôi chỉ điểm người đó,

mục tiêu của tôi không phải là bêu xấu họ.

I either want to work through a problem or address a situation.

Mục tiêu của tôi là giúp họ nhận ra rằng

For example, when someone is being really difficult in a meeting

thái độ của họ đang gây khó dễ cho cả nhóm.

and I call them out on it,

Trong trường hợp của con trai tôi, mục tiêu của nó là đưa ra sự thật.

my intent is not to embarrass them.

My intent is to make them aware

Nó không làm như vậy chỉ để tổn thương người khác.

that their behavior is putting a strain on the group.

Ừ thì...

For my son, his intent was that the truth be heard.

đó là tôi nghĩ như vậy.

Lúc đó nó mới 10 tuổi, nên tôi có thể hiểu sai.

He wasn't just calling the other child a liar out of spite.

Tuy nhiên, mục tiêu cốt lõi vẫn là đưa ra sự thật

Well ...

at least I don't think he was.

và vì thế chúng tôi đưa ra được giải pháp.

He was only 10 at the time, so I could be wrong.

Tôi cảm thấy rằng khi bạn có mục đích tích cực,

However, his underlying intent was that the truth be heard

khả năng cao là ý kiến của bạn sẽ được đón nhận một cách cởi mở.

so that we'd get to a resolution.

Được rồi, hãy nói về bước thứ ba, cách giao tiếp.

I feel when you go in with a positive intent,

Đây là cách mà bạn truyền tải ý kiến.

it's much more likely that your message will be received with an open mind.

Giao tiếp cần phải bám sát vào số liệu,

Alright, let's move onto the third step, which is delivery.

và chân thật - nói đến “chân thật”,

ý của tôi là không nói giảm nói tránh -

Delivery is about how you frame the actual message.

và phải luôn nghĩ đến suy nghĩ của người đón nhận ý kiến đó.

Delivery needs to be factual,

Đây là một ví dụ.

real -- and when I say real,

Giả sử, bạn đang làm việc nhóm

I mean no sugarcoating what you're trying to say --

và bạn biết có một người đang không làm việc hết sức mình.

and it must always take the receiver's feelings into account.

Ai cũng biết điều này bởi vì ngày nào bạn cũng nói về người đó

Let me give an example.

Let's say you're working on a team

tại quầy nước,

and you know there's an individual who just isn't pulling their weight.

nhưng chẳng ai muốn đưa việc này nói ra cho cả nhóm cả.

Everyone knows it because you talk about this individual almost every day

Sau nhiều tuần làm việc cật lực và có sự sụt giảm năng suất nghiêm trọng,

at the watercooler,

bạn quyết định cần phải có một cuộc trò chuyện với cả nhóm.

but nobody wants to bring it up in the larger group setting.

Tôi sẽ cho bạn thấy nên giao tiếp như thế nào.

Then after several weeks of grumbling and some serious loss in productivity,

“Cả nhóm này, chúng ta chưa đạt được thành tích nào cả

you finally decide we need to have a conversation as a larger group.

trong nhiều tuần qua.”

Đơn giản, thẳng thắn, không nói giảm nói tránh.

So let me show you how the delivery should look.

"Hey team, we have not met any of our commitments

Và bạn tiếp tục:

“Này mọi người, ta đã nhìn vào số liệu

over the past several weeks."

Simple, direct, no sugarcoating situation.

và nhận ra rằng bạn chưa đạt được mục tiêu nào cả

trong suốt ba đợt vừa qua.”

Có số liệu rõ ràng. Ta có số liệu để chỉ ra mối lo ngại

And then you would continue:

"Hey team member, we've looked at the data

và tại sao ta lại có cuộc trò chuyện này.

and we've realized that you have not been able to meet your commitments

Và đây lúc lúc chúng ta muốn

over the past three sprints."

để ý đến cảm xúc của người đón nhận ý kiến.

Factual. We have the data to show these are our concerns

“Chúng tôi biết rằng bạn không có mọi thứ bạn cần

and why we're having this conversation.

và rằng chúng tôi cần làm gì đó tốt hơn để hỗ trợ bạn.”

And now this is where we really want

to take the receiver's feelings into account.

Cảm thông, quan tâm,

và theo kinh nghiệm của tôi, hai điều đó luôn có hiệu quả.

"We're concerned that you do not have everything that you need

Khi chúng ta có những cuộc trò chuyện cởi mở như thế này,

and that we need to do something better to support you."

nó tạo nên môi trường cho cả nhóm tự tin lên tiếng hơn.

Empathetic, caring,

and in my experience, it almost always works.

Và theo kinh nghiệm quá khứ của tôi, một vài đội nhóm đã trở thành

When we're able to have these types of conversations out in the open,

một trong những nhóm hoạt động tốt nhất trong công ty,

it creates the environment where the team feels more confident to speak up.

nhờ vào những cuộc đối thoại như thế này.

Hãy tưởng tượng đến điều đó.

And in my past experience, some of these teams have become

Bây giờ hãy chuyển sang phần cuối cùng,

some of the highest-performing teams in the company,

đó chính là luôn tham gia vào cuộc trò chuyện

just by being able to have those types of conversations.

với tâm thế mong muốn tìm ra hướng giải quyết.

Và tôi cảm thấy rằng đây là phần bị bỏ sót nhiều nhất.

Imagine that.

Now let's move on to the last piece of this,

Bao nhiêu bạn ở đây đã từng đi họp về một vấn đề,

which is always entering a conversation

with a mindset of wanting to seek a solution.

nhưng nhận ra rằng bạn đã dành cả cuộc họp chỉ để suy nghĩ về vấn đề đó,

And for me, that's the piece that I see that is missing the most.

và rồi khi cuộc họp kết thúc,

bạn lại cần phải lên lịch cuộc họp khác để tìm ra cách giải quyết?

How many of you have been in a meeting and you work through a problem,

but you realize you've spent the entire meeting hashing through the problem,

Đúng vậy, điều này xảy ra thường xuyên hơn là ta thừa nhận.

and then you get to end of it

Giả sử bạn đang có một dự án,

and you need to schedule another meeting just to work through solutions?

và bạn biết nó đang có vấn đề,

bạn cố gắng vượt qua nó mà không có tầm nhìn nào cả.

Yep, probably happens more than we'd like to admit.

Thế nên bạn gọi ai đó vào phòng gần chỗ làm hơn một chút,

Let's say you're on a project,

với hy vọng rằng bạn sẽ hiểu được vấn đề đó thực sự là gì

and you know it's a problem,

you've been slogging through it with no end in sight.

và bạn sẽ tìm ra được giải pháp.

Tuy nhiên, họ vào phòng và nói rằng:

So you call somebody into the room that's a little bit closer to the work,

“Dự án này là một thảm họa.

hoping that you can understand what the problems really are

Chúng ta không có nhân lực, kỹ năng,

nguồn lực hay công nghệ để hoàn thành nó,

and work through a solution.

But they come into the room and this is what they say:

và chúng ta sẽ cần phải chi một triệu đô la nữa

"This project is a disaster.

thì nó mới hoàn thành.”

We do not have the people, the skills,

Và họ rời khỏi phòng.

Một chút thông tin dành cho bạn,

the resources or the technology to get this done,

tôi gọi đó là “khoảnh khắc cứng họng”,

and we're going to need to spend a million more dollars

và những khoảnh khắc đó không năng suất chút nào.

before we see it to the end."

And then they leave the room.

Tôi biết đó là một ví dụ hơi quá,

So just as an FYI,

nhưng “khoảnh khắc cứng họng” như thế xảy ra hằng ngày ở cơ quan.

that's what I call a "mic-drop moment,"

and those moments are not productive.

Đây là lý do nó rất quan trọng

việc bạn tham gia vào cuộc trò chuyện với tâm thế mong muốn tìm ra giải pháp.

Now, I know that was an extreme example,

however mic-drop moments like that happen every day at work.

Sẽ tốt hơn nữa

nếu bạn đề xuất những giải pháp khả thi trong cuộc trò chuyện

That's why it's so important that we come into a conversation

và tạo nên không gian để suy nghĩ về từng giải pháp.

with a mindset of wanting to seek a solution.

Even better,

Nếu tôi có thể tua lại về “khoảnh khắc cứng họng” đó

if you actually bring possible solutions to the conversation,

tôi hy vọng và đề xuất

cuộc trò chuyện sẽ diễn ra gần giống thế này:

that then creates the space to start to work through options.

“Chúng tôi nhận ra chúng tôi không có sẵn nhân lực, kỹ năng, nguồn lực

So if I could rewind that mic-drop moment,

hay công nghệ.

I would hope and recommend

Vì thế chúng tôi đang cố gắng rất nhiều ở dự án này.

the conversation go a little bit more like this:

Tôi nghĩ nếu tôi có thể sử dụng nguồn lực bên ngoài,

"We've come to realize we don't have the people, skills, resources

ai đó mà đã có kinh nghiệm và từng làm công việc này rồi,

or technology in-house.

That's why we're struggling so much on this project.

chúng tôi sẽ có thể hoàn thành nó và đạt được mục tiêu.”

I think if we were to use this external vendor,

Vậy đó. Giải pháp khả thi tạo nên phương án khả thi.

who we know has this experience and has done this type of work before,

we're going to be able to complete it and meet our goals."

Tôi biết một vài bạn sẽ nói rằng, theo lý thuyết thì điều này thật tuyệt

There. Possible solutions create possible options.

nhưng sẽ không bao giờ xảy ra hay được chấp nhận ở cơ quan mình.

Tôi sẽ thách thức bạn thay đổi suy nghĩ của mình,

Now I know some of you may be saying this is a great concept in theory

bởi vì việc lên tiếng sẽ mang lại một sức mạnh.

Tôi cá rằng, trong 10 lần thì hết chín lần

but will never happen or be accepted where I work.

có ít nhất một người có cùng quan điểm với tôi trong cuộc họp.

I would challenge you to change your thinking,

because there is power in speaking up.

Điều tuyệt vời là, một khi ai đó lên tiếng,

đó là khi cuộc trò chuyện mới thực sự bắt đầu.

Nine times out of 10, if I'm thinking it,

I bet at least one other person in the room is having that same thought.

Hãy nhìn con trai tôi.

Tôi tin thằng bé đã có thể thay đổi bầu không khí của cả nhóm

And the beauty is that once it's said,

bởi vì nó đã có can đảm và tự tin để lên tiếng.

that's when the real conversations start to happen.

Những tổ chức hàng đầu đầy những nhân viên ở mọi trình độ

Look at my son.

I believe he was able to change and entire group dynamic

mà có chung sự can đảm để đối mặt với những chủ đề khó nhằn.

just because he had the courage and the confidence to speak up.

The best organizations are full of people at all levels

Bằng sự cởi mở và thành thật,

chúng ta không chỉ đang tự giúp mình

that have that same courage to tackle the tough topics.

mà còn đang giúp tổ chức có được những cuộc trò chuyện như thế này.

Và đó là điều cần thiết nhất.

And by being open and honest,

Gọi tôi là nói thừa cũng được,

not only are we helping ourselves

nhưng chẳng phải đó là nơi mà bạn muốn làm việc ư?

but also our organizations to have these conversations.

Xin cảm ơn.

And those are the ones that are needed the most.

Call me Captain Obvious,

but isn't that the kind of place that you want work in?

Thank you.