Write Better Emails in English — Top 5 Tips

Hey,

it's Annemarie with Speak Confident English and this is exactly where you want

سلام،

این Annemarie است با Speak Confident English و این دقیقاً همان جایی است که

to be every week to get the confidence you want for your life and work in

می خواهید هر هفته باشید تا اعتماد به نفسی را که برای زندگی و کار خود به زبان انگلیسی می خواهید بدست آورید

English. Now, of course,

. اکنون، البته،

most of what we do is all about confidence when speaking in English,

بیشتر کارهایی که ما انجام می‌دهیم به اعتماد به نفس هنگام صحبت کردن به زبان انگلیسی است،

but I also know that every day you're probably writing some emails in English,

اما من همچنین می‌دانم که شما احتمالاً هر روز ایمیل‌هایی را به زبان انگلیسی می‌نویسید،

especially if you use English at work.

به خصوص اگر در محل کار از انگلیسی استفاده می‌کنید.

And I also know that you want your writing to be easy to understand,

و همچنین می‌دانم که می‌خواهید نوشته‌هایتان قابل فهم،

clear and correct.

واضح و صحیح باشد.

You also want those emails to be easy to write.

شما همچنین می خواهید که نوشتن آن ایمیل ها آسان باشد.

So today we're a hundred percent focused on how to write better emails in

بنابراین امروز ما صد در صد بر روی نحوه نوشتن ایمیل های بهتر به

English and some common mistakes to avoid.

زبان انگلیسی و برخی از اشتباهات رایج برای جلوگیری از آن تمرکز کرده ایم.

Let's dive in right away with the first of five tips to write better emails in

بیایید فوراً با اولین نکته از پنج نکته برای نوشتن ایمیل های بهتر به

English.

زبان انگلیسی آشنا شویم.

The first one is always include a greeting and make sure that it's correct,

اولین مورد این است که همیشه یک تبریک بفرستید و از صحت آن اطمینان حاصل کنید،

whether you're writing to a potential new client for the very first time or a

چه برای اولین بار برای یک مشتری جدید بالقوه نامه می نویسید یا یک

colleague that you see every day.

همکار که هر روز می بینید.

It is always polite and friendly to start with a greeting.

همیشه مودبانه و دوستانه است که با سلام شروع کنیم.

Now I know that sometimes those email conversations get really long.

اکنون می دانم که گاهی اوقات آن مکالمات ایمیلی واقعا طولانی می شوند.

You might send an email to your colleague to identify a date and a time for your

ممکن است برای همکار خود ایمیلی بفرستید تا تاریخ و زمان جلسه بعدی خود را مشخص کنید

next meeting. So you would start that first email with Hey Susan,

. بنابراین شما اولین ایمیل را با هی سوزان

or hi Susan. And then over the next day,

یا سلام سوزان شروع می کنید. و پس از آن در روز بعد،

maybe there are 20 emails back and forth as you try to decide on a date and a

ممکن است 20 ایمیل برگشت و برگشت وجود داشته باشد که شما سعی می کنید در مورد تاریخ و زمان تصمیم گیری کنید

time. And when that happens,

. و هنگامی که این اتفاق می افتد،

it's perfectly appropriate later in that series of emails to stop using a

کاملا مناسب است که بعداً در آن سری از ایمیل ها استفاده از تبریک را متوقف کنید

greeting. But the very first one should always have one.

. اما اولین مورد همیشه باید یکی داشته باشد.

Now before I talk about how to have the correct greeting,

اکنون قبل از اینکه در مورد نحوه صحیح احوالپرسی صحبت

I've got an insider tip for you.

کنم، یک نکته داخلی برای شما دارم.

I just talked about those long email conversations where you go back and forth.

من فقط در مورد آن مکالمات طولانی ایمیلی صحبت کردم که در آن شما به عقب و جلو می روید.

In English, we call that an email chain or a chain of emails.

در زبان انگلیسی به آن زنجیره ایمیل یا زنجیره ای از ایمیل ها می گوییم.

So again,

بنابراین باز هم،

in the first email you should always have a greeting because it's professional,

در اولین ایمیل شما باید همیشه یک تبریک داشته باشید زیرا حرفه ای

polite, and friendly. But as you go through that email chain,

، مودبانه و دوستانه است. اما همانطور که از طریق آن زنجیره ایمیل عبور می کنید،

it's perfectly appropriate to stop using that greeting,

کاملا مناسب است که استفاده از آن تبریک را متوقف کنید،

especially with people you know well.

به خصوص با افرادی که به خوبی می شناسید.

Now the second thing about greetings is to make sure that they are correct.

حال دومین نکته در مورد سلام و احوالپرسی این است که از صحت آنها مطمئن شوید.

And what that means is knowing who you're writing to.

و این بدان معناست که بدانی برای چه کسی نامه می نویسی.

You would be surprised by how many emails I get every week that begin with,

از اینکه من هر هفته چند ایمیل دریافت می کنم که با آن شروع می شود، تعجب خواهید کرد، آقای

dear sir. I'm definitely not a sir,

عزیز. من قطعاً آقا نیستم،

and what that tells me is the writer has no idea who I am.

و چیزی که به من می گوید این است که نویسنده نمی داند من کی هستم.

I've got a question for you.

من یک سوال از شما دارم

If you get an email and the greeting is completely wrong,

اگر ایمیلی دریافت کردید و تبریک کاملا اشتباه بود،

how likely are you to read that email or read it carefully?

چقدر احتمال دارد که آن ایمیل را بخوانید یا با دقت بخوانید؟

You're probably a little less likely to read it or less interested because that

احتمالاً کمی کمتر احتمال دارد که آن را بخوانید یا کمتر به آن علاقه دارید زیرا آن

person has no idea who you are.

شخص نمی داند شما چه کسی هستید.

The greeting you use in your email is the first impression your reader has and

سلامی که در ایمیل خود استفاده می کنید اولین برداشتی است که خواننده شما دارد و

you want that impression to be professional, polite, and friendly. Now,

شما می خواهید این برداشت حرفه ای، مودبانه و دوستانه باشد. اکنون،

if you're not sure about which greetings to use or what words to use,

اگر مطمئن نیستید که از کدام احوالپرسی استفاده کنید یا از چه کلماتی استفاده کنید،

I've got a full lesson on that topic.

من یک درس کامل در مورد آن موضوع دارم.

I'll share a link in the video and in the notes below the video as well.

من پیوندی را در ویدیو و در یادداشت های زیر ویدیو نیز به اشتراک خواهم گذاشت.

Tip number two is to have the correct level of formality.

نکته شماره دو این است که سطح صحیح رسمی را داشته باشید.

Here's what I mean.

منظورم اینجاست.

If you have a colleague that you send an email to three times a week or every

اگر همکار دارید که هفته ای سه بار یا هر روز برایش ایمیل می فرستید

day,

،

you don't want to begin that email with dear Ms. Fowler.

نمی خواهید آن ایمیل را با خانم فاولر عزیز شروع کنید.

It's way too formal for someone that you email regularly and when our emails are

برای کسی خیلی رسمی است که مرتب ایمیل می‌زنید و وقتی ایمیل‌های ما

too formal, they show a lot of distance.

خیلی رسمی هستند، فاصله زیادی را نشان می‌دهند.

They're cold and unfriendly.

آنها سرد و غیر دوستانه هستند.

So we want to be careful about being too formal.

بنابراین می خواهیم مراقب رسمی بودن بیش از حد باشیم.

But you also don't want to be too informal too fast.

اما شما همچنین نمی خواهید خیلی سریع غیر رسمی باشید.

For example, if you're writing an email to a brand new client,

به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن یک ایمیل برای یک مشتری کاملاً جدید

you probably wouldn't start that email with, Hey, what's up Susan?

هستید، احتمالاً آن ایمیل را با «هی، سوزان چه خبر؟» شروع نمی‌کنید؟

That kind of language is only appropriate for someone you know well someone that

این نوع زبان فقط برای کسی مناسب است که او را به خوبی می شناسید و

you feel very close to.

احساس می کنید به او بسیار نزدیک هستید.

So it's all about finding that right balance of formality.

بنابراین همه چیز در مورد یافتن تعادل صحیح رسمی است.

Now I know you might be feeling worried right now about how to avoid being too

اکنون می دانم که ممکن است در حال حاضر نگران این باشید که چگونه از رسمی بودن و سردی بیش از حد

formal and cold and how to avoid being too informal too soon.

خودداری کنید و چگونه از خیلی زود غیر رسمی شدن اجتناب کنید.

And don't worry, I've got you covered.

و نگران نباشید، من شما را تحت پوشش قرار داده ام.

I actually have several lessons that focus on language you should use in emails

من در واقع چندین درس دارم که بر زبانی که باید در ایمیل‌ها استفاده کنید

and language that allows you to be polite and friendly in English.

و زبانی که به شما اجازه می‌دهد در زبان انگلیسی مودب و دوستانه باشید، تمرکز دارد.

I'm going to share links to those so that you can watch those as soon as you're

من می‌خواهم پیوندهایی را با آن‌ها به اشتراک بگذارم تا بتوانید به محض اینکه

finished with this one and get the right language for your emails.

کار با این یکی را تمام کردید، آن‌ها را تماشا کنید و زبان مناسب را برای ایمیل‌های خود دریافت کنید.

Tip number three is especially important if you're writing emails for work and

نکته شماره سه بسیار مهم است اگر برای کار ایمیل می نویسید و

you want to look like a professional, make sure that your grammar,

می خواهید حرفه ای به نظر برسید، مطمئن شوید که گرامر،

punctuation, and spelling are correct.

علائم نگارشی و املای شما صحیح است.

This is a challenge for everyone, including native speakers.

این یک چالش برای همه است، از جمله افراد بومی.

We definitely start typing too fast on the keyboard.

ما قطعاً شروع به تایپ خیلی سریع روی صفحه کلید می کنیم.

We don't pay attention, we don't read our emails,

ما توجه نمی کنیم، ایمیل های خود را نمی خوانیم،

and sometimes that means there might be a lot of mistakes and those mistakes

و گاهی اوقات این بدان معناست که ممکن است اشتباهات زیادی وجود داشته باشد و آن

look unprofessional. The more you can reduce those errors,

اشتباهات غیرحرفه ای به نظر برسد. هرچه بیشتر بتوانید این خطاها را کاهش دهید

the better your emails are.

، ایمیل های شما بهتر است.

And I know that this is an area that's really challenging. Number number one,

و من می دانم که این منطقه ای است که واقعاً چالش برانگیز است. شماره یک،

English spelling is a nightmare. And number two,

املای انگلیسی یک کابوس است. و شماره دو،

I know our grammar is difficult,

من می دانم که گرامر ما دشوار است،

but I have a super easy solution for you and it's free.

اما من یک راه حل فوق العاده آسان برای شما دارم و رایگان است.

There's an app that I love to use on my computer called Grammarly. In fact,

برنامه ای وجود دارد که من دوست دارم از آن در رایانه خود استفاده کنم به نام Grammarly. در واقع،

my whole team uses it.

کل تیم من از آن استفاده می کند.

Grammarly is the perfect place for you to copy and paste your email to check

Grammarly مکان مناسبی برای کپی و چسباندن ایمیل خود برای

your grammar, spelling, and punctuation.

بررسی گرامر، املا و علائم نگارشی است.

So if you're feeling nervous about your grammar or spelling in an email,

بنابراین اگر در مورد گرامر یا املای خود در ایمیل عصبی هستید

I'll leave a link to the Grammarly application just below this video.

، پیوندی به برنامه Grammarly درست در زیر این ویدیو می‌گذارم.

It's totally free to use and it will absolutely help you feel more confident

استفاده از آن کاملا رایگان است و به شما کمک

when you're sending your emails. Now, before I move on to tip four,

می کند هنگام ارسال ایمیل های خود اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید. اکنون، قبل از اینکه به نکته چهارم بپردازم،

let me give you an example of what an unprofessional email with lots of spelling

اجازه دهید مثالی برای شما بیاورم که یک ایمیل غیرحرفه ای با خطاهای املایی

and grammar errors might look like.

و گرامری فراوان ممکن است به نظر برسد.

Take a look at this email and see if you can identify some of the problems.

به این ایمیل نگاهی بیندازید و ببینید آیا می توانید برخی از مشکلات را شناسایی کنید.

You should immediately notice that words like I'm or English aren't capitalized

باید فوراً متوجه شوید که کلماتی مانند I'm یا English حروف بزرگ نیستند

and in a professional email they absolutely should be.

و در یک ایمیل حرفه ای باید کاملاً بنویسند.

You'll also notice that there's no space between the first two sentences and

همچنین متوجه خواهید شد که بین دو جمله اول فاصله وجود ندارد و خواندن

that makes it very difficult to read. Again,

آن را بسیار دشوار می کند. باز هم،

you want a space after the period and the first word of a sentence should

شما یک فاصله بعد از نقطه می خواهید و اولین کلمه یک جمله باید

definitely be capitalized.

حتما بزرگ باشد.

Tip number four for writing better emails in English is to always have a very

نکته شماره چهار برای نوشتن ایمیل های بهتر به زبان انگلیسی این است که همیشه یک

clear subject line.

موضوع بسیار واضح داشته باشید.

I want you to think about your email inbox for a moment and all the different

از شما می خواهم برای لحظه ای به صندوق ورودی ایمیل خود و همه ایمیل های مختلفی

emails you have. Which ones are you more likely to read?

که دارید فکر کنید. کدامیک را بیشتر بخوانید؟

You're probably more likely to read the ones with a clear subject because you

احتمالاً به احتمال زیاد آنهایی که موضوع واضحی دارند را بخوانید زیرا

know exactly what the email is about.

دقیقاً می دانید که ایمیل درباره چیست.

The other reason clear subject lines are important is emails contain important

دلیل دیگر مهم بودن خطوط موضوعی واضح این است که ایمیل ها حاوی جزئیات مهم هستند

details.

.

Have you ever read an email and then three days later you were trying to

آیا تا به حال یک ایمیل را خوانده اید و سه روز بعد سعی کرده اید به

remember where you read that information and you're searching through five or

خاطر بیاورید که آن اطلاعات را کجا خوانده اید و در پنج یا

six or 27 different emails to find that information?

شش یا 27 ایمیل مختلف جستجو می کنید تا آن اطلاعات را پیدا کنید؟

Well,

it's much easier when the subject line is clear and it's connected to the

خوب،

وقتی موضوع واضح است و به

information in the email,

اطلاعات ایمیل متصل است، خیلی راحت تر است،

so always make sure your subject lines are very clear.

بنابراین همیشه مطمئن شوید که خطوط موضوع شما بسیار واضح است.

Earlier we talked about those long email chains that happen when the

قبلاً در مورد آن زنجیره های ایمیل طولانی صحبت کردیم که وقتی

conversation goes back and forth.

مکالمه به عقب و جلو می رود اتفاق می افتد.

Sometimes during a long email chain,

گاهی اوقات در طول یک زنجیره طولانی ایمیل

the subject of the conversation changes and that's a great time for you to edit

، موضوع مکالمه تغییر می کند و این زمان بسیار خوبی برای ویرایش

or change the subject of the email and that will automatically make it easier

یا تغییر موضوع ایمیل است و این امر به طور خودکار باعث می شود

for people to find the email information they need when they're looking for it

افراد هنگام جستجو، اطلاعات ایمیل مورد نیاز خود را پیدا کنند. برای آن

later. Now, if you're not sure what I mean,

بعد حالا، اگر منظورم را مطمئن نیستید،

let me give you a clear example with these two subject lines.

بگذارید یک مثال واضح با این دو موضوع برایتان بیاورم.

Number one is question about English.

شماره یک سؤال در مورد انگلیسی است.

Number two is question about dates. For fluency school.

شماره دو سؤال در مورد تاریخ است. برای مدرسه روان.

Which one of those is more specific?

کدام یک از آن ها خاص تر است؟

Definitely the second one.

قطعا دومی

I know exactly what this person wants or what information they're looking for,

من دقیقاً می‌دانم که این شخص چه می‌خواهد یا به دنبال چه اطلاعاتی است،

and the first email,

و در اولین ایمیل،

I have no idea what their question might be.

نمی‌دانم سؤالش چه می‌تواند باشد.

It could be about English people, English culture,

این می تواند در مورد مردم انگلیسی، فرهنگ

English language about grammar, spelling. I have no idea.

انگلیسی، زبان انگلیسی در مورد دستور زبان، املا باشد. هیچ نظری ندارم.

It's very unclear.

خیلی نامشخص است.

The more specific your subject line is, the better it is for your reader.

هر چه موضوع موضوع شما مشخص تر باشد، برای خواننده شما بهتر است.

Tip number five for writing better emails in English is to keep your emails

نکته شماره پنج برای نوشتن ایمیل های بهتر به زبان انگلیسی این است که ایمیل های خود را کوتاه نگه دارید

short and only focus on the most important details.

و فقط روی مهم ترین جزئیات تمرکز کنید.

This is one of the biggest challenges my students have and it's one of the

این یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی است که دانش‌آموزانم دارند و یکی از

questions I hear the most.

سوالاتی است که بیشتر می‌شنوم.

My students always want to know how they can be more concise in an email.

دانش‌آموزان من همیشه می‌خواهند بدانند چگونه می‌توانند در یک ایمیل مختصرتر باشند.

To be concise means to give a lot of information in a very clear way without

مختصر بودن به این معناست که اطلاعات زیادی را به روشی بسیار واضح و بدون

using too many words.

استفاده از کلمات زیاد ارائه دهید.

That means we have to be very careful about what we say in the email,

این بدان معناست که ما باید در مورد آنچه در ایمیل می گوییم

how many details we provide and what words we use.

، جزئیاتی که ارائه می دهیم و کلماتی که استفاده می کنیم بسیار مراقب باشیم.

The opposite is when the email is too long with big paragraphs that are

برعکس زمانی است که ایمیل بیش از حد طولانی با پاراگراف های بزرگ است که

difficult to read. Let me give you an example. In this sample email,

خواندن آنها دشوار است. بگذارید برای شما مثالی بزنم. در این ایمیل نمونه،

I'm showing you the beginning of someone summarizing a meeting that took place.

من شروع فردی را نشان می‌دهم که جلسه‌ای را که انجام شده خلاصه می‌کند.

As you can immediately see,

همانطور که بلافاصله می بینید

there's one big long paragraph and it's hard to know what the important details

، یک پاراگراف طولانی بزرگ وجود دارد و سخت است که بدانید جزئیات

or information might be in that paragraph.

یا اطلاعات مهم در آن پاراگراف چیست.

I have to be very careful reading it and do it slowly.

من باید در خواندن آن بسیار مراقب باشم و آن را به آرامی انجام دهم.

You'll also see that it's very wordy.

همچنین خواهید دید که بسیار پرحرف است.

What that means is there are too many words and we actually repeat some words

معنی آن این است که تعداد کلمات بسیار زیاد است و ما در واقع برخی از کلمات را

again and again. For example, you can see the words meeting discussed,

بارها و بارها تکرار می کنیم. به عنوان مثال، می توانید کلمات مورد بحث جلسه را مشاهده

adjust multiple times in the email.

کنید، چندین بار در ایمیل تنظیم کنید.

It would be much simpler and better if we only used those words once.

اگر فقط یک بار از آن کلمات استفاده کنیم بسیار ساده تر و بهتر خواهد بود.

So let me show you how we can simplify that.

بنابراین اجازه دهید به شما نشان دهم که چگونه می توانیم آن را ساده کنیم.

There's one easy thing that we can do.

یک کار آسان وجود دارد که می توانیم انجام دهیم.

Use bullet points and instead of writing long sentences and full paragraphs,

از نقطه های گلوله استفاده کنید و به جای نوشتن جملات طولانی و پاراگراف های کامل،

identify the most important details and use a bulleted list or a numbered list

مهمترین جزئیات را شناسایی کنید و از یک لیست گلوله دار یا یک لیست شماره دار

to show that information and the bulleted list makes it much easier for the

برای نشان دادن آن اطلاعات استفاده کنید و لیست گلوله شده

reader to focus on the important information.

تمرکز خواننده را بر روی اطلاعات مهم بسیار آسان می کند.

And those are your five tips for writing better emails in English and avoiding

و این پنج نکته برای نوشتن ایمیل های بهتر به زبان انگلیسی و اجتناب از

some common mistakes. Just to recap, those five tips are:

برخی اشتباهات رایج است. فقط برای جمع بندی ، این پنج نکته عبارتند از:

always have a greeting and make sure it's correct.

همیشه یک سلام و احوالپرسی داشته باشید و مطمئن شوید که درست است.

Have the right balance of formality in your email. Make sure your grammar,

تعادل درستی از رسمیت را در ایمیل خود داشته باشید. از صحت دستور زبان،

punctuation, and spelling are correct.

علائم نگارشی و املای خود مطمئن شوید.

Always use a subject line that is clear and specific.

همیشه از موضوعی استفاده کنید که واضح و مشخص باشد.

And number five, keep your email concise.

و شماره پنج، ایمیل خود را مختصر نگه دارید.

Now before we finish, I have a challenge question for you.

حالا قبل از اتمام کار، یک سوال چالشی برای شما دارم.

I want to know what is the best piece of advice you've ever received for writing

می خواهم بدانم بهترین توصیه ای که تا به حال برای نوشتن

professional emails.

ایمیل های حرفه ای دریافت کرده اید چیست؟

You might have some advice that is exactly what someone else needs today.

ممکن است توصیه هایی داشته باشید که دقیقاً همان چیزی است که دیگران امروز به آن نیاز دارند.

It's very possible that someone in the Confident English community is stressing

این احتمال وجود دارد که شخصی در جامعه انگلیسی مطمئن

out about what to write in an email today and you might have the perfect piece

باشد که امروز در مورد آنچه باید در یک ایمیل بنویسد استرس داشته باشد و شما ممکن است توصیه کاملی داشته باشید

of advice. So I would love to hear what that is.

. بنابراین من دوست دارم بشنوم که چیست.

You can share your advice with me just below this video or in the comments of

شما می توانید مشاوره خود را دقیقاً در زیر این ویدیو یا در

the online lesson before I finish. If you found this lesson useful to you,

نظرات درس آنلاین قبل از اتمام با من در میان بگذارید. اگر این درس برای شما مفید بود،

I would love to know and you can tell me in three simple ways. Number one,

دوست دارم بدانم و می توانید به سه روش ساده به من بگویید. شماره

give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak Confident

یک، این درس را در YouTube به اشتراک بگذارید و در کانال انگلیسی Speak Confident مشترک شوید

English channel so you never miss. One of my lessons. Number two,

تا هرگز از دست ندهید. یکی از درس های من شماره دو،

you can share this with friends and colleagues on Facebook or LinkedIn.

می توانید این را با دوستان و همکاران خود در فیس بوک یا لینکدین به اشتراک بگذارید.

And number three,

و شماره سه،

if you have a friend or a colleague who wants to write better emails in English,

اگر دوست یا همکار دارید که می‌خواهد ایمیل‌های بهتری به زبان انگلیسی بنویسد،

email them this lesson directly with that, have a fantastic week.

این درس را مستقیماً با آن ایمیل کنید، هفته فوق‌العاده‌ای داشته باشید.

Thank you so much for joining me and I'll see you next time for your Confident

از اینکه به من ملحق شدید بسیار متشکرم و دفعه بعد برای درس انگلیسی مطمئن شما را می بینم

English lesson.

.