Write Better Emails in English — Top 5 Tips

Hey,

it's Annemarie with Speak Confident English and this is exactly where you want

ねえ、

それは Speak Confident English の Annemarie です。これはまさに

to be every week to get the confidence you want for your life and work in

、英語での生活と仕事に必要な自信を得るために毎週なりたい場所です

English. Now, of course,

。 もちろん、

most of what we do is all about confidence when speaking in English,

私たちがしていることのほとんどは、 自信を持って英語で話す

but I also know that every day you're probably writing some emails in English,

ことですが 、

especially if you use English at work.

特に職場で英語を使用している場合は、おそらく毎日英語でメールを書いていることもわかっています。

And I also know that you want your writing to be easy to understand,

また、あなたが自分の文章を理解しやすく、明確で、正確なものにしたいと思っていることも知っています

clear and correct.

。

You also want those emails to be easy to write.

また、これらのメールは書きやすいものにしたいと考え ています。

So today we're a hundred percent focused on how to write better emails in

そのため、今日は英語で より良いメールを書く方法と

English and some common mistakes to avoid.

、避けるべきいくつかのよくある間違いに 100% 集中しています。 英語で

Let's dive in right away with the first of five tips to write better emails in

より良いメールを書くための 5 つのヒントのうち、最初の 1 つをすぐに見てみましょう

English.

。

The first one is always include a greeting and make sure that it's correct,

1つ目は、初めて

whether you're writing to a potential new client for the very first time or a

の潜在的な新しいクライアントに手紙を書く場合でも、毎日会う同僚に手紙を書く場合でも、常に挨拶を含め、それが正しいことを確認することです

colleague that you see every day.

.

It is always polite and friendly to start with a greeting.

挨拶から始めるのは常に礼儀正しく友好的 です。

Now I know that sometimes those email conversations get really long.

今では、 メールでのやり取りが非常に長くなる場合があることを知っています。 次の会議

You might send an email to your colleague to identify a date and a time for your

の日時を確認するために、同僚に電子メールを送信できます

next meeting. So you would start that first email with Hey Susan,

。 最初のメールは、Hey Susan、

or hi Susan. And then over the next day,

またはこんにちは Susan で始めます。 そして翌日、日付と時刻を決定しよ

maybe there are 20 emails back and forth as you try to decide on a date and a

うとすると、20通のメールがやり取りされるかもしれません

time. And when that happens,

. そして、それが起こった場合、

it's perfectly appropriate later in that series of emails to stop using a

その一連の電子メールの後半で挨拶の使用をやめることは完全に適切

greeting. But the very first one should always have one.

です. しかし、最初の ものには常に 1 つある必要があります。

Now before I talk about how to have the correct greeting,

正しい挨拶の仕方について話す前

I've got an insider tip for you.

に、インサイダーのヒントがあります。

I just talked about those long email conversations where you go back and forth.

やり取りする長いメールの会話について話 しました。

In English, we call that an email chain or a chain of emails.

英語では、これを メール チェーンまたはチェーン オブ メールと呼びます。

So again,

繰り返しに

in the first email you should always have a greeting because it's professional,

なりますが、最初のメールには 、プロフェッショナルで

polite, and friendly. But as you go through that email chain,

礼儀正しくフレンドリーな挨拶を必ず入れてください。 しかし、 そのメール チェーンを通過するときは

it's perfectly appropriate to stop using that greeting,

、特によく知っている人に対しては、その挨拶の使用をやめるのが適切

especially with people you know well.

です。

Now the second thing about greetings is to make sure that they are correct.

挨拶に関する 2 番目のことは、挨拶 が正しいことを確認することです。

And what that means is knowing who you're writing to.

そして、それが意味することは、 あなたが誰に書いているかを知ることです. 親愛なる先生

You would be surprised by how many emails I get every week that begin with,

から始まる毎週のメールの数に驚かれることでしょう

dear sir. I'm definitely not a sir,

。 私は間違いなく

and what that tells me is the writer has no idea who I am.

サーではありません .

I've got a question for you.

質問があります。

If you get an email and the greeting is completely wrong,

受け取ったメールの 挨拶がまったく間違って

how likely are you to read that email or read it carefully?

いる場合、そのメールを読んだり、注意深く読んだりする可能性はどれくらいあります か? その人は

You're probably a little less likely to read it or less interested because that

あなたが誰であるかを知らないため、おそらくそれを読む可能性が少し低い か、興味が低いでしょう

person has no idea who you are.

.

The greeting you use in your email is the first impression your reader has and

メールで使用する挨拶は 、読者が持つ第一印象であり、

you want that impression to be professional, polite, and friendly. Now,

その印象をプロフェッショナルで、礼儀正しく、フレンドリーなものにしたいと考えています 。 さて、

if you're not sure about which greetings to use or what words to use,

どの 挨拶やどの言葉を使えばよいか

I've got a full lesson on that topic.

わからない場合は、そのトピックに関する完全なレッスンがあります。

I'll share a link in the video and in the notes below the video as well.

ビデオ とビデオの下のメモにもリンクを共有します。

Tip number two is to have the correct level of formality.

ヒントその 2 は、 正しいレベルのフォーマルさを持つことです。

Here's what I mean.

これが私の言いたいことです。

If you have a colleague that you send an email to three times a week or every

週に 3 回または毎日メールを送信する同僚がいる

day,

you don't want to begin that email with dear Ms. Fowler.

場合、親愛なるファウラーさんからそのメールを開始したくありません 。

It's way too formal for someone that you email regularly and when our emails are

定期的にメールを送信するのは

too formal, they show a lot of distance.

形式的すぎます。

They're cold and unfriendly.

彼らは冷たくて無愛想です。

So we want to be careful about being too formal.

ですから、堅苦しくなりすぎないように気をつけたいと思い ます。

But you also don't want to be too informal too fast.

しかし、速すぎて形式ばらないことも望ましくありません 。

For example, if you're writing an email to a brand new client,

たとえば 、まったく新しいクライアントにメールを書いている場合、

you probably wouldn't start that email with, Hey, what's up Susan?

おそらくその メールを「Hey, what's up Susan?」で始めないでしょう。

That kind of language is only appropriate for someone you know well someone that

そのような言葉遣いは 、あなたがよく知っている人、あなたがとても親しみを感じている人にのみ適してい

you feel very close to.

ます.

So it's all about finding that right balance of formality.

したがって 、形式の適切なバランスを見つけることがすべてです。

Now I know you might be feeling worried right now about how to avoid being too

堅苦し すぎ

formal and cold and how to avoid being too informal too soon.

たり冷たくなりすぎないようにする方法や、すぐに非公式になりすぎないようにする方法について、あなたが今心配しているかもしれません 。

And don't worry, I've got you covered.

心配する必要はありません。

I actually have several lessons that focus on language you should use in emails

私は実際に 、メール

and language that allows you to be polite and friendly in English.

で使用す べき言語と、英語で礼儀正しくフレンドリーになれる言語に焦点を当てたレッスンをいくつか受けています。

I'm going to share links to those so that you can watch those as soon as you're

これらへのリンクを共有するので、これ が終わったらすぐにそれらを見

finished with this one and get the right language for your emails.

て、メールに適切な言語を取得できます.

Tip number three is especially important if you're writing emails for work and

ヒント 3 は 、仕事用のメールを書いていて

you want to look like a professional, make sure that your grammar,

、プロのように見せたい場合に特に重要です。 文法、句読点、スペルが正しいことを確認してください

punctuation, and spelling are correct.

。

This is a challenge for everyone, including native speakers.

これは、ネイティブ スピーカーを含むすべての人にとっての課題です 。

We definitely start typing too fast on the keyboard.

キーボードでタイプするのが速すぎるのは間違いありません。

We don't pay attention, we don't read our emails,

私たちは注意 を払わず、メールを読まない

and sometimes that means there might be a lot of mistakes and those mistakes

ため、多くの間違いがあり、それらの間違い

look unprofessional. The more you can reduce those errors,

が専門家らしくないように見えることがあります。 これらのエラーを減らすことができればできる

the better your emails are.

ほど、メールは改善されます。

And I know that this is an area that's really challenging. Number number one,

そして、これが本当に挑戦的な分野であることを私は知ってい ます。 第一に、

English spelling is a nightmare. And number two,

英語のスペルは 悪夢です。 第二に、

I know our grammar is difficult,

私たちの文法が難しいことは承知しています

but I have a super easy solution for you and it's free.

が、無料の超簡単な 解決策があります。

There's an app that I love to use on my computer called Grammarly. In fact,

Grammarly というコンピューターでよく使うアプリがあります。 実際、

my whole team uses it.

私のチーム全体がそれを使用しています。

Grammarly is the perfect place for you to copy and paste your email to check

Grammarly は、 メールをコピーして貼り付けて

your grammar, spelling, and punctuation.

、文法、スペル、句読点をチェックするのに最適な場所です。

So if you're feeling nervous about your grammar or spelling in an email,

ですから 、文法やメールのスペルに不安を感じている場合は、

I'll leave a link to the Grammarly application just below this video.

このビデオのすぐ下に Grammarly アプリケーションへのリンクを残します。

It's totally free to use and it will absolutely help you feel more confident

完全に無料で使用でき、 自信を持っ

when you're sending your emails. Now, before I move on to tip four,

てメールを送信できます。 さて、ヒント 4 に移る前に

let me give you an example of what an unprofessional email with lots of spelling

、スペリングや文法の誤りがたくさんあるプロらしくないメールの例を挙げましょう

and grammar errors might look like.

。

Take a look at this email and see if you can identify some of the problems.

このメールを見て、 いくつかの問題を特定できるかどうかを確認してください。

You should immediately notice that words like I'm or English aren't capitalized

I'm や English などの単語は大文字ではなく

and in a professional email they absolutely should be.

、ビジネス用のメール では絶対に大文字にする必要があることにすぐに気付くはずです。

You'll also notice that there's no space between the first two sentences and

また 、最初の 2 つの文の間にスペースがなく

that makes it very difficult to read. Again,

、非常に読みにくいことにも気付くでしょう 。 繰り返し

you want a space after the period and the first word of a sentence should

ますが、ピリオドの後にスペースが 必要であり、文の最初の単語は

definitely be capitalized.

必ず大文字にする必要があります。 英語で

Tip number four for writing better emails in English is to always have a very

より良いメールを書くためのヒント 4 は、常に非常に

clear subject line.

明確な件名を付けることです。

I want you to think about your email inbox for a moment and all the different

メールの 受信トレイと、持っているさまざまなメールについて

emails you have. Which ones are you more likely to read?

少し考えてください。 どちら を読む可能性が高いですか?

You're probably more likely to read the ones with a clear subject because you

know exactly what the email is about.

メールの内容を正確に知っているので、件名が明確なメールを読む可能性が高くなります。

The other reason clear subject lines are important is emails contain important

明確な件名が重要なもう 1 つの理由 は、メールには重要な詳細が含まれているため

details.

です。

Have you ever read an email and then three days later you were trying to

メールを読んだ 後、3 日後に

remember where you read that information and you're searching through five or

その情報をどこで読んだか思い出そうとして、その情報 を見つけるために 5 通、

six or 27 different emails to find that information?

6 通、または 27 通のメール を検索したことはありませんか?

Well,

it's much easier when the subject line is clear and it's connected to the

件名

が明確で、メール内の情報と関連していると、はるかに簡単です

information in the email,

。

so always make sure your subject lines are very clear.

そのため、常に件名が明確であることを確認してください 。

Earlier we talked about those long email chains that happen when the

前 に、会話が行き来するときに発生する長い電子メール チェーンについて

conversation goes back and forth.

説明しました。

Sometimes during a long email chain,

長いメール チェーンの途中

the subject of the conversation changes and that's a great time for you to edit

で会話の件名が変わる

or change the subject of the email and that will automatically make it easier

ことがあります。これは、メールの件名を編集または変更する絶好

for people to find the email information they need when they're looking for it

の機会 であり、人々が探しているときに必要なメール情報を自動的に見つけやすくなります。 後でそれのため

later. Now, if you're not sure what I mean,

に。 さて 、私の言っていることがよくわからない

let me give you a clear example with these two subject lines.

場合は、これらの 2 つの件名を使用した明確な例を示しましょう 。

Number one is question about English.

1つ目は英語に関する質問です。

Number two is question about dates. For fluency school.

2 番目は、日付に関する質問 です。 流暢な学校のために。

Which one of those is more specific?

どれがより具体的ですか？

Definitely the second one.

間違いなく2番目です。

I know exactly what this person wants or what information they're looking for,

この人が何を望んでいるの か、どのような情報を求めているのかは正確にわかっていますが

and the first email,

、最初のメールでは、

I have no idea what their question might be.

彼らの質問が何であるかわかりません.

It could be about English people, English culture,

英国 人、英国文化、

English language about grammar, spelling. I have no idea.

英語の文法、綴りについてなど です。 何も思いつきません。

It's very unclear.

それは非常に不明確です。

The more specific your subject line is, the better it is for your reader.

件名が具体的 であるほど、読者にとって有利になります。 英語で

Tip number five for writing better emails in English is to keep your emails

より良いメールを書くためのヒント 5 は 、メールを

short and only focus on the most important details.

短くし 、最も重要な詳細にのみ焦点を当てることです。

This is one of the biggest challenges my students have and it's one of the

これは 私の生徒が抱える最大の課題の 1 つであり、

questions I hear the most.

私が最もよく耳にする質問の 1 つです。

My students always want to know how they can be more concise in an email.

私の生徒たちは、どうすれ ばメールをもっと簡潔にできるか知りたがっています。

To be concise means to give a lot of information in a very clear way without

簡潔であるということは、あまり多くの言葉を 使わずに、非常に明確な方法で多くの情報を提供することを意味し

using too many words.

ます。

That means we have to be very careful about what we say in the email,

つまり 、電子メールで何を言うか、

how many details we provide and what words we use.

提供する詳細の数、 使用する言葉には細心の注意を払う必要があります。

The opposite is when the email is too long with big paragraphs that are

反対に、メールが 長すぎて読みにくい大きな段落が含まれている

difficult to read. Let me give you an example. In this sample email,

場合です。 例を挙げましょう。 このサンプル メールで

I'm showing you the beginning of someone summarizing a meeting that took place.

は、誰か が開催された会議を要約している冒頭部分を示しています。

As you can immediately see,

すぐにわかるように、

there's one big long paragraph and it's hard to know what the important details

1 つの大きな長い段落

or information might be in that paragraph.

があり、その段落に重要な詳細や情報が何であるかを知るのは困難です。

I have to be very careful reading it and do it slowly.

私は それを注意深く読み、ゆっくりと読まなければなりません。

You'll also see that it's very wordy.

また、非常に冗長であることがわかります。

What that means is there are too many words and we actually repeat some words

つまり、単語が多すぎて 、実際にいくつかの単語を何度も繰り返しているということ

again and again. For example, you can see the words meeting discussed,

です。 たとえば、 会議が議論されたという言葉を確認

adjust multiple times in the email.

し、メールで何度も調整することができます。

It would be much simpler and better if we only used those words once.

これらの単語を 1 回だけ使用した方が、はるかに単純で優れているでしょう 。

So let me show you how we can simplify that.

それでは、それを単純化する方法をお見せしましょう 。

There's one easy thing that we can do.

私たちができる簡単なことが1つあります。

Use bullet points and instead of writing long sentences and full paragraphs,

箇条書きを使用し、長い文章や段落全体を書く代わりに

identify the most important details and use a bulleted list or a numbered list

、最も重要な詳細を特定し 、箇条書きまたは番号付きリストを使用してその情報を示します。箇条書きを使用する

to show that information and the bulleted list makes it much easier for the

と、

reader to focus on the important information.

読者が 重要な情報に集中しやすくなります。

And those are your five tips for writing better emails in English and avoiding

以上が 英語でより良いメールを書き

some common mistakes. Just to recap, those five tips are:

、よくある間違いを避けるための 5 つのヒントです。 要約すると、これらの 5 つのヒントは次のとおりです。

always have a greeting and make sure it's correct.

常に挨拶を して、それが正しいことを確認してください。

Have the right balance of formality in your email. Make sure your grammar,

あなたの電子メールでは、正式な形式の適切なバランスを取りましょう 。 文法、句読点、スペルが正しいことを確認してください

punctuation, and spelling are correct.

。

Always use a subject line that is clear and specific.

常に明確で具体的な件名を使用してください 。

And number five, keep your email concise.

5 番目に、メールは簡潔にします。

Now before we finish, I have a challenge question for you.

終了する前に 、チャレンジ質問があります。

I want to know what is the best piece of advice you've ever received for writing

プロフェッショナルなメール の書き方について、あなたがこれまでに受けた最高のアドバイスを教えてください

professional emails.

。

You might have some advice that is exactly what someone else needs today.

あなたは、他の人が今まさに必要としているアドバイスを持っているかもしれません 。

It's very possible that someone in the Confident English community is stressing

Confident English コミュニティの誰かが、

out about what to write in an email today and you might have the perfect piece

今日メールに何を書くべきかを強調している可能性が非常に高く 、あなたは完璧なアドバイスを持っているかもしれません

of advice. So I would love to hear what that is.

. だから私は それが何であるかを聞きたいです。

You can share your advice with me just below this video or in the comments of

このビデオのすぐ下、または

the online lesson before I finish. If you found this lesson useful to you,

オンライン レッスンのコメント欄でアドバイスを共有してください。 このレッスンが役に立ったと思ったら、

I would love to know and you can tell me in three simple ways. Number one,

ぜひ教え てください。3 つの簡単な方法で教えてください。 まず、

give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak Confident

このレッスンを YouTube で高く評価し、Speak Confident English チャンネルに登録して、

English channel so you never miss. One of my lessons. Number two,

見逃さないようにしてください。 私の教訓の一つ。 第二に、

you can share this with friends and colleagues on Facebook or LinkedIn.

これを Facebook や LinkedIn で友人や同僚と共有できます 。

And number three,

3 つ目は、英語でより良いメールを書きたい

if you have a friend or a colleague who wants to write better emails in English,

と思っている友人や同僚がいる場合は、

email them this lesson directly with that, have a fantastic week.

このレッスンを直接メールで送信 して、素晴らしい 1 週間を過ごしてください。

Thank you so much for joining me and I'll see you next time for your Confident

ご参加いただきありがとうございます。 次回は自信のある英語レッスンでお会いしましょう

English lesson.

。