Write Better Emails in English — Top 5 Tips

Hey,

it's Annemarie with Speak Confident English and this is exactly where you want

Olá,

é Annemarie com Speak Confident English e é exatamente onde você quer

to be every week to get the confidence you want for your life and work in

estar toda semana para obter a confiança que deseja para sua vida e trabalho em

English. Now, of course,

inglês. Agora, é claro, a

most of what we do is all about confidence when speaking in English,

maior parte do que fazemos é sobre confiança ao falar em inglês,

but I also know that every day you're probably writing some emails in English,

mas também sei que todos os dias você provavelmente está escrevendo alguns e-mails em inglês,

especially if you use English at work.

especialmente se você usa o inglês no trabalho.

And I also know that you want your writing to be easy to understand,

E também sei que você deseja que sua escrita seja fácil de entender,

clear and correct.

clara e correta.

You also want those emails to be easy to write.

Você também deseja que esses e-mails sejam fáceis de escrever.

So today we're a hundred percent focused on how to write better emails in

Portanto, hoje estamos cem por cento focados em como escrever e-mails melhores em

English and some common mistakes to avoid.

inglês e em alguns erros comuns a serem evitados.

Let's dive in right away with the first of five tips to write better emails in

Vamos mergulhar imediatamente com a primeira das cinco dicas para escrever e-mails melhores em

English.

inglês.

The first one is always include a greeting and make sure that it's correct,

A primeira é sempre incluir uma saudação e certificar-se de que está correta,

whether you're writing to a potential new client for the very first time or a

esteja você escrevendo para um novo cliente em potencial pela primeira vez ou para um

colleague that you see every day.

colega que você vê todos os dias.

It is always polite and friendly to start with a greeting.

É sempre educado e amigável começar com uma saudação.

Now I know that sometimes those email conversations get really long.

Agora eu sei que às vezes essas conversas por e-mail ficam muito longas.

You might send an email to your colleague to identify a date and a time for your

Você pode enviar um e-mail para seu colega para identificar uma data e um horário para sua

next meeting. So you would start that first email with Hey Susan,

próxima reunião. Então, você começaria o primeiro e-mail com Hey Susan,

or hi Susan. And then over the next day,

ou oi Susan. E então, no dia seguinte,

maybe there are 20 emails back and forth as you try to decide on a date and a

talvez haja 20 e-mails indo e voltando enquanto você tenta decidir uma data e

time. And when that happens,

hora. E quando isso acontecer,

it's perfectly appropriate later in that series of emails to stop using a

é perfeitamente apropriado, mais tarde nessa série de e-mails, parar de usar uma

greeting. But the very first one should always have one.

saudação. Mas o primeiro deve sempre ter um.

Now before I talk about how to have the correct greeting,

Agora, antes de falar sobre como fazer a saudação correta,

I've got an insider tip for you.

tenho uma dica para você.

I just talked about those long email conversations where you go back and forth.

Acabei de falar sobre aquelas longas conversas por e-mail em que você vai e volta.

In English, we call that an email chain or a chain of emails.

Em inglês, chamamos isso de cadeia de e-mails ou cadeia de e-mails.

So again,

Então, novamente,

in the first email you should always have a greeting because it's professional,

no primeiro e-mail você deve sempre ter uma saudação porque é profissional,

polite, and friendly. But as you go through that email chain,

educado e amigável. Mas, à medida que você passa por essa cadeia de e-mails,

it's perfectly appropriate to stop using that greeting,

é perfeitamente apropriado parar de usar essa saudação,

especially with people you know well.

especialmente com pessoas que você conhece bem.

Now the second thing about greetings is to make sure that they are correct.

Agora, a segunda coisa sobre saudações é certificar-se de que estão corretas.

And what that means is knowing who you're writing to.

E o que isso significa é saber para quem você está escrevendo.

You would be surprised by how many emails I get every week that begin with,

Você ficaria surpreso com a quantidade de e-mails que recebo todas as semanas desde o início,

dear sir. I'm definitely not a sir,

caro senhor. Eu definitivamente não sou um senhor,

and what that tells me is the writer has no idea who I am.

e o que isso me diz é que o escritor não tem ideia de quem eu sou.

I've got a question for you.

Eu tenho uma pergunta para você.

If you get an email and the greeting is completely wrong,

Se você receber um e-mail e a saudação estiver completamente errada,

how likely are you to read that email or read it carefully?

qual a probabilidade de você ler esse e-mail ou lê-lo com atenção?

You're probably a little less likely to read it or less interested because that

Você provavelmente tem menos probabilidade de lê-lo ou menos interesse porque essa

person has no idea who you are.

pessoa não tem ideia de quem você é.

The greeting you use in your email is the first impression your reader has and

A saudação que você usa em seu e-mail é a primeira impressão que seu leitor tem e

you want that impression to be professional, polite, and friendly. Now,

você deseja que essa impressão seja profissional, educada e amigável. Agora,

if you're not sure about which greetings to use or what words to use,

se você não tem certeza sobre quais saudações usar ou quais palavras usar,

I've got a full lesson on that topic.

tenho uma lição completa sobre esse assunto.

I'll share a link in the video and in the notes below the video as well.

Vou compartilhar um link no vídeo e nas notas abaixo do vídeo também.

Tip number two is to have the correct level of formality.

Dica número dois é ter o nível correto de formalidade.

Here's what I mean.

Aqui está o que quero dizer.

If you have a colleague that you send an email to three times a week or every

Se você tem um colega para quem envia um e-mail três vezes por semana ou todos

day,

os dias,

you don't want to begin that email with dear Ms. Fowler.

não deseja começar esse e -mail com a querida Sra. Fowler.

It's way too formal for someone that you email regularly and when our emails are

É muito formal para alguém que você envia e-mails regularmente e quando nossos e-mails são

too formal, they show a lot of distance.

muito formais, eles mostram muita distância.

They're cold and unfriendly.

Eles são frios e hostis.

So we want to be careful about being too formal.

Portanto, queremos ter cuidado para não sermos muito formais.

But you also don't want to be too informal too fast.

Mas você também não quer ser muito informal muito rápido.

For example, if you're writing an email to a brand new client,

Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail para um novo cliente,

you probably wouldn't start that email with, Hey, what's up Susan?

provavelmente não começaria esse e-mail com Ei, e aí Susana?

That kind of language is only appropriate for someone you know well someone that

Esse tipo de linguagem só é apropriado para alguém que você conhece bem, alguém de quem

you feel very close to.

você se sente muito próximo.

So it's all about finding that right balance of formality.

Portanto, trata-se de encontrar o equilíbrio certo de formalidade.

Now I know you might be feeling worried right now about how to avoid being too

Agora eu sei que você pode estar se sentindo preocupado agora sobre como evitar ser muito

formal and cold and how to avoid being too informal too soon.

formal e frio e como evitar ser muito informal cedo demais.

And don't worry, I've got you covered.

E não se preocupe, eu cuido de você. Na

I actually have several lessons that focus on language you should use in emails

verdade, tenho várias aulas que se concentram no idioma que você deve usar em e-mails

and language that allows you to be polite and friendly in English.

e no idioma que permite que você seja educado e amigável em inglês.

I'm going to share links to those so that you can watch those as soon as you're

Vou compartilhar links para eles para que você possa assisti-los assim que

finished with this one and get the right language for your emails.

terminar este e obter o idioma certo para seus e-mails. A

Tip number three is especially important if you're writing emails for work and

dica número três é especialmente importante se você estiver escrevendo e-mails para o trabalho e

you want to look like a professional, make sure that your grammar,

quiser parecer um profissional, certifique-se de que sua gramática,

punctuation, and spelling are correct.

pontuação e ortografia estejam corretas.

This is a challenge for everyone, including native speakers.

Este é um desafio para todos, incluindo falantes nativos.

We definitely start typing too fast on the keyboard.

Nós definitivamente começamos a digitar muito rápido no teclado.

We don't pay attention, we don't read our emails,

Não prestamos atenção, não lemos nossos e-mails

and sometimes that means there might be a lot of mistakes and those mistakes

e, às vezes, isso significa que pode haver muitos erros e esses erros

look unprofessional. The more you can reduce those errors,

parecem pouco profissionais. Quanto mais você reduzir esses erros,

the better your emails are.

melhores serão seus e-mails.

And I know that this is an area that's really challenging. Number number one,

E eu sei que esta é uma área realmente desafiadora. Número um, a

English spelling is a nightmare. And number two,

ortografia em inglês é um pesadelo. E número dois,

I know our grammar is difficult,

sei que nossa gramática é difícil,

but I have a super easy solution for you and it's free.

mas tenho uma solução superfácil para você e é grátis.

There's an app that I love to use on my computer called Grammarly. In fact,

Existe um aplicativo que adoro usar no meu computador chamado Grammarly. Na verdade,

my whole team uses it.

toda a minha equipe usa.

Grammarly is the perfect place for you to copy and paste your email to check

Grammarly é o lugar perfeito para você copiar e colar seu e-mail para verificar

your grammar, spelling, and punctuation.

sua gramática, ortografia e pontuação.

So if you're feeling nervous about your grammar or spelling in an email,

Portanto, se você estiver nervoso com sua gramática ou ortografia em um e-mail,

I'll leave a link to the Grammarly application just below this video.

deixarei um link para o aplicativo Grammarly logo abaixo deste vídeo.

It's totally free to use and it will absolutely help you feel more confident

É totalmente gratuito e certamente o ajudará a se sentir mais confiante

when you're sending your emails. Now, before I move on to tip four,

ao enviar seus e-mails. Agora, antes de passar para a dica quatro,

let me give you an example of what an unprofessional email with lots of spelling

deixe-me dar um exemplo de como pode ser um e-mail não profissional com muitos

and grammar errors might look like.

erros de ortografia e gramática.

Take a look at this email and see if you can identify some of the problems.

Dê uma olhada neste e-mail e veja se consegue identificar alguns dos problemas.

You should immediately notice that words like I'm or English aren't capitalized

Você deve notar imediatamente que palavras como eu ou inglês não são maiúsculas

and in a professional email they absolutely should be.

e em um e-mail profissional deveriam ser.

You'll also notice that there's no space between the first two sentences and

Você também notará que não há espaço entre as duas primeiras frases e

that makes it very difficult to read. Again,

isso dificulta muito a leitura. Novamente,

you want a space after the period and the first word of a sentence should

você quer um espaço após o ponto e a primeira palavra de uma frase deve

definitely be capitalized.

definitivamente ser maiúscula. A

Tip number four for writing better emails in English is to always have a very

dica número quatro para escrever e-mails melhores em inglês é sempre ter uma

clear subject line.

linha de assunto bem clara.

I want you to think about your email inbox for a moment and all the different

Quero que você pense por um momento em sua caixa de entrada de e-mail e em todos os diferentes

emails you have. Which ones are you more likely to read?

e-mails que possui. Quais você tem mais chances de ler?

You're probably more likely to read the ones with a clear subject because you

É mais provável que você leia aqueles com um assunto claro porque

know exactly what the email is about.

sabe exatamente do que se trata o e-mail.

The other reason clear subject lines are important is emails contain important

A outra razão pela qual linhas de assunto claras são importantes é que os e-mails contêm

details.

detalhes importantes.

Have you ever read an email and then three days later you were trying to

Você já leu um e-mail e, três dias depois, estava tentando

remember where you read that information and you're searching through five or

lembrar onde leu essa informação e está procurando em cinco,

six or 27 different emails to find that information?

seis ou 27 e-mails diferentes para encontrar essa informação?

Well,

it's much easier when the subject line is clear and it's connected to the

Bem,

é muito mais fácil quando a linha de assunto é clara e está conectada às

information in the email,

informações do e-mail,

so always make sure your subject lines are very clear.

portanto, certifique-se sempre de que suas linhas de assunto sejam bem claras.

Earlier we talked about those long email chains that happen when the

Anteriormente, falamos sobre aquelas longas cadeias de e-mail que acontecem quando a

conversation goes back and forth.

conversa vai e volta.

Sometimes during a long email chain,

Às vezes, durante uma longa cadeia de e-mail,

the subject of the conversation changes and that's a great time for you to edit

o assunto da conversa muda e esse é um ótimo momento para você editar

or change the subject of the email and that will automatically make it easier

ou alterar o assunto do e-mail e isso tornará mais fácil

for people to find the email information they need when they're looking for it

para as pessoas encontrarem as informações de e-mail de que precisam quando estão procurando para isso

later. Now, if you're not sure what I mean,

mais tarde. Agora, se você não tem certeza do que quero dizer,

let me give you a clear example with these two subject lines.

deixe-me dar um exemplo claro com essas duas linhas de assunto. O

Number one is question about English.

número um é a pergunta sobre o inglês. O

Number two is question about dates. For fluency school.

número dois é a pergunta sobre datas. Para escola de fluência.

Which one of those is more specific?

Qual desses é mais específico?

Definitely the second one.

Com certeza o segundo.

I know exactly what this person wants or what information they're looking for,

Eu sei exatamente o que essa pessoa quer ou quais informações ela está procurando e,

and the first email,

no primeiro e-mail,

I have no idea what their question might be.

não tenho ideia de qual pode ser a pergunta.

It could be about English people, English culture,

Pode ser sobre ingleses, cultura inglesa,

English language about grammar, spelling. I have no idea.

língua inglesa sobre gramática, ortografia. Eu não faço ideia. Não

It's very unclear.

está claro.

The more specific your subject line is, the better it is for your reader.

Quanto mais específica for sua linha de assunto , melhor será para o seu leitor. A

Tip number five for writing better emails in English is to keep your emails

dica número cinco para escrever e-mails melhores em inglês é manter seus e-mails

short and only focus on the most important details.

curtos e focar apenas nos detalhes mais importantes.

This is one of the biggest challenges my students have and it's one of the

Esse é um dos maiores desafios que meus alunos têm e é uma das

questions I hear the most.

perguntas que mais ouço.

My students always want to know how they can be more concise in an email.

Meus alunos sempre querem saber como podem ser mais concisos em um e-mail.

To be concise means to give a lot of information in a very clear way without

Ser conciso significa dar muitas informações de forma muito clara, sem

using too many words.

usar muitas palavras.

That means we have to be very careful about what we say in the email,

Isso significa que temos que ter muito cuidado com o que dizemos no e-mail,

how many details we provide and what words we use.

quantos detalhes fornecemos e quais palavras usamos.

The opposite is when the email is too long with big paragraphs that are

O oposto é quando o e-mail é muito longo, com parágrafos grandes e

difficult to read. Let me give you an example. In this sample email,

difíceis de ler. Deixe-me lhe dar um exemplo. Neste exemplo de e-mail,

I'm showing you the beginning of someone summarizing a meeting that took place.

estou mostrando o começo de alguém resumindo uma reunião que aconteceu.

As you can immediately see,

Como você pode ver imediatamente,

there's one big long paragraph and it's hard to know what the important details

há um grande parágrafo longo e é difícil saber quais detalhes

or information might be in that paragraph.

ou informações importantes podem estar naquele parágrafo.

I have to be very careful reading it and do it slowly.

Tenho que ter muito cuidado ao lê-lo e fazê-lo devagar.

You'll also see that it's very wordy.

Você também verá que é muito prolixo.

What that means is there are too many words and we actually repeat some words

O que isso significa é que há muitas palavras e, na verdade, repetimos algumas palavras

again and again. For example, you can see the words meeting discussed,

várias vezes. Por exemplo, você pode ver as palavras reunião discutida,

adjust multiple times in the email.

ajustar várias vezes no e-mail.

It would be much simpler and better if we only used those words once.

Seria muito mais simples e melhor se usássemos essas palavras apenas uma vez.

So let me show you how we can simplify that.

Então, deixe-me mostrar como podemos simplificar isso.

There's one easy thing that we can do.

Há uma coisa fácil que podemos fazer.

Use bullet points and instead of writing long sentences and full paragraphs,

Use marcadores e, em vez de escrever frases longas e parágrafos completos,

identify the most important details and use a bulleted list or a numbered list

identifique os detalhes mais importantes e use uma lista com marcadores ou uma lista numerada

to show that information and the bulleted list makes it much easier for the

para mostrar essas informações e a lista com marcadores torna muito mais fácil para o

reader to focus on the important information.

leitor se concentrar nas informações importantes.

And those are your five tips for writing better emails in English and avoiding

E essas são suas cinco dicas para escrever emails melhores em inglês e evitar

some common mistakes. Just to recap, those five tips are:

alguns erros comuns. Apenas para recapitular, essas cinco dicas são:

always have a greeting and make sure it's correct.

sempre tenha uma saudação e certifique-se de que está correta.

Have the right balance of formality in your email. Make sure your grammar,

Tenha o equilíbrio certo de formalidade em seu e-mail. Certifique-se de que sua gramática,

punctuation, and spelling are correct.

pontuação e ortografia estão corretas.

Always use a subject line that is clear and specific.

Sempre use uma linha de assunto clara e específica.

And number five, keep your email concise.

E número cinco, mantenha seu e-mail conciso.

Now before we finish, I have a challenge question for you.

Agora, antes de terminarmos, tenho uma pergunta desafiadora para você.

I want to know what is the best piece of advice you've ever received for writing

Quero saber qual é o melhor conselho que você já recebeu para escrever

professional emails.

e-mails profissionais.

You might have some advice that is exactly what someone else needs today.

Você pode ter algum conselho que seja exatamente o que outra pessoa precisa hoje.

It's very possible that someone in the Confident English community is stressing

É muito possível que alguém na comunidade Confident English esteja se preocupando

out about what to write in an email today and you might have the perfect piece

com o que escrever em um e-mail hoje e você pode ter o

of advice. So I would love to hear what that is.

conselho perfeito. Então, eu adoraria ouvir o que é isso.

You can share your advice with me just below this video or in the comments of

Você pode compartilhar seus conselhos comigo logo abaixo deste vídeo ou nos comentários

the online lesson before I finish. If you found this lesson useful to you,

da aula online antes que eu termine. Se você achou esta lição útil para você,

I would love to know and you can tell me in three simple ways. Number one,

eu adoraria saber e você pode me dizer de três maneiras simples. Número um,

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dê um joinha nesta lição no YouTube e assine o canal Speak Confident

English channel so you never miss. One of my lessons. Number two,

English para nunca perder. Uma das minhas aulas. Número dois,

you can share this with friends and colleagues on Facebook or LinkedIn.

você pode compartilhar isso com amigos e colegas no Facebook ou LinkedIn.

And number three,

E número três,

if you have a friend or a colleague who wants to write better emails in English,

se você tem um amigo ou colega que deseja escrever e-mails melhores em inglês,

email them this lesson directly with that, have a fantastic week.

envie esta lição por e-mail diretamente com isso, tenha uma semana fantástica.

Thank you so much for joining me and I'll see you next time for your Confident

Muito obrigado por se juntar a mim e vejo você na próxima vez para sua

English lesson.

aula de inglês confiante.