Write Better Emails in English — Top 5 Tips

Hey,

it's Annemarie with Speak Confident English and this is exactly where you want

Hej,

tu Annemarie z Speak Confident English i właśnie tam chcesz

to be every week to get the confidence you want for your life and work in

być co tydzień, aby zyskać pewność siebie w życiu i pracy w

English. Now, of course,

języku angielskim. Teraz oczywiście

most of what we do is all about confidence when speaking in English,

większość naszych działań polega na pewności siebie podczas mówienia po angielsku,

but I also know that every day you're probably writing some emails in English,

ale wiem też, że każdego dnia prawdopodobnie piszesz kilka e-maili po angielsku,

especially if you use English at work.

zwłaszcza jeśli używasz angielskiego w pracy.

And I also know that you want your writing to be easy to understand,

Wiem też, że chcesz, aby Twoje pisanie było łatwe do zrozumienia,

clear and correct.

jasne i poprawne.

You also want those emails to be easy to write.

Chcesz również, aby te e-maile były łatwe do napisania.

So today we're a hundred percent focused on how to write better emails in

Dlatego dzisiaj jesteśmy w stu procentach skupieni na tym, jak pisać lepsze e-maile po

English and some common mistakes to avoid.

angielsku i jakich typowych błędach unikać.

Let's dive in right away with the first of five tips to write better emails in

Przejdźmy od razu do pierwszej z pięciu wskazówek, jak pisać lepsze e-maile po

English.

angielsku.

The first one is always include a greeting and make sure that it's correct,

Pierwszym z nich jest zawsze dołączenie powitania i upewnienie się, że jest poprawne,

whether you're writing to a potential new client for the very first time or a

niezależnie od tego, czy piszesz do potencjalnego nowego klienta po raz pierwszy, czy też do

colleague that you see every day.

współpracownika, z którym spotykasz się na co dzień.

It is always polite and friendly to start with a greeting.

Zawsze grzecznie i przyjaźnie jest zacząć od powitania.

Now I know that sometimes those email conversations get really long.

Teraz wiem, że czasami te rozmowy e-mailowe są naprawdę długie.

You might send an email to your colleague to identify a date and a time for your

Możesz wysłać wiadomość e-mail do współpracownika, aby określić datę i godzinę

next meeting. So you would start that first email with Hey Susan,

następnego spotkania. Więc zacznij tego pierwszego e-maila od Hey Susan

or hi Susan. And then over the next day,

lub cześć Susan. A potem w ciągu następnego dnia

maybe there are 20 emails back and forth as you try to decide on a date and a

może być 20 e-maili tam iz powrotem, gdy próbujesz zdecydować o dacie i

time. And when that happens,

godzinie. A kiedy tak się stanie, w

it's perfectly appropriate later in that series of emails to stop using a

dalszej części tej serii e-maili najlepiej jest przestać używać

greeting. But the very first one should always have one.

powitania. Ale pierwszy zawsze powinien go mieć.

Now before I talk about how to have the correct greeting,

Zanim opowiem o tym, jak poprawnie powitać się,

I've got an insider tip for you.

mam dla Ciebie poufną wskazówkę.

I just talked about those long email conversations where you go back and forth.

Właśnie mówiłem o tych długich rozmowach e-mailowych, w których chodzisz tam iz powrotem.

In English, we call that an email chain or a chain of emails.

W języku angielskim nazywamy to łańcuchem e-maili lub łańcuchem e-maili.

So again,

Więc znowu,

in the first email you should always have a greeting because it's professional,

w pierwszym e-mailu zawsze powinieneś mieć powitanie, ponieważ jest profesjonalne,

polite, and friendly. But as you go through that email chain,

uprzejme i przyjazne. Ale kiedy przechodzisz przez ten łańcuch e-maili,

it's perfectly appropriate to stop using that greeting,

całkowicie właściwe jest zaprzestanie używania tego powitania,

especially with people you know well.

zwłaszcza w przypadku osób, które dobrze znasz.

Now the second thing about greetings is to make sure that they are correct.

Teraz drugą rzeczą związaną z pozdrowieniami jest upewnienie się, że są poprawne.

And what that means is knowing who you're writing to.

A to oznacza, że wiesz, do kogo piszesz.

You would be surprised by how many emails I get every week that begin with,

Byłbyś zaskoczony, ile e-maili dostaję co tydzień, które zaczynają się od

dear sir. I'm definitely not a sir,

Szanowny Panie. Zdecydowanie nie jestem sir,

and what that tells me is the writer has no idea who I am.

a to mówi mi, że autor nie ma pojęcia, kim jestem.

I've got a question for you.

Mam do ciebie pytanie.

If you get an email and the greeting is completely wrong,

Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, a powitanie jest całkowicie błędne,

how likely are you to read that email or read it carefully?

jakie jest prawdopodobieństwo, że przeczytasz tę wiadomość lub przeczytasz ją uważnie?

You're probably a little less likely to read it or less interested because that

Prawdopodobnie jest trochę mniej prawdopodobne, że to przeczytasz lub będziesz mniej zainteresowany, ponieważ ta

person has no idea who you are.

osoba nie ma pojęcia, kim jesteś.

The greeting you use in your email is the first impression your reader has and

Powitanie, którego używasz w e-mailu, jest pierwszym wrażeniem, jakie ma twój czytelnik i

you want that impression to be professional, polite, and friendly. Now,

chcesz, aby wrażenie to było profesjonalne, uprzejme i przyjazne. Teraz,

if you're not sure about which greetings to use or what words to use,

jeśli nie jesteś pewien, jakich powitań użyć lub jakich słów użyć,

I've got a full lesson on that topic.

mam pełną lekcję na ten temat.

I'll share a link in the video and in the notes below the video as well.

Udostępnię link w filmie oraz w notatkach pod filmem.

Tip number two is to have the correct level of formality.

Wskazówka numer dwa to odpowiedni poziom formalności.

Here's what I mean.

Oto, co mam na myśli.

If you have a colleague that you send an email to three times a week or every

Jeśli masz współpracownika, do którego wysyłasz e-maile trzy razy w tygodniu lub

day,

codziennie,

you don't want to begin that email with dear Ms. Fowler.

nie chcesz zaczynać tego e-maila od drogiej pani Fowler.

It's way too formal for someone that you email regularly and when our emails are

To zbyt formalne dla kogoś, z kim regularnie wysyłasz e-maile, a kiedy nasze e-maile są

too formal, they show a lot of distance.

zbyt oficjalne, pokazują duży dystans.

They're cold and unfriendly.

Są zimni i nieprzyjaźni.

So we want to be careful about being too formal.

Dlatego chcemy uważać, by nie być zbyt formalnym.

But you also don't want to be too informal too fast.

Ale nie chcesz też być zbyt nieformalny zbyt szybko.

For example, if you're writing an email to a brand new client,

Na przykład, jeśli piszesz e-mail do zupełnie nowego klienta,

you probably wouldn't start that email with, Hey, what's up Susan?

prawdopodobnie nie zacząłbyś tego e-maila od: Hej, co tam Susan?

That kind of language is only appropriate for someone you know well someone that

Ten rodzaj języka jest odpowiedni tylko dla kogoś, kogo dobrze znasz, kogoś, z kim

you feel very close to.

czujesz się bardzo blisko.

So it's all about finding that right balance of formality.

Wszystko sprowadza się więc do znalezienia właściwej równowagi formalności.

Now I know you might be feeling worried right now about how to avoid being too

Teraz wiem, że możesz się teraz martwić, jak uniknąć bycia zbyt

formal and cold and how to avoid being too informal too soon.

formalnym i zimnym oraz jak uniknąć zbyt wczesnego bycia zbyt nieformalnym.

And don't worry, I've got you covered.

I nie martw się, zapewniam ci ochronę.

I actually have several lessons that focus on language you should use in emails

Właściwie mam kilka lekcji, które koncentrują się na języku, którego powinieneś używać w e-mailach

and language that allows you to be polite and friendly in English.

i języku, który pozwala być uprzejmym i przyjaznym w języku angielskim.

I'm going to share links to those so that you can watch those as soon as you're

Zamierzam udostępnić linki do nich, abyś mógł je obejrzeć, gdy tylko

finished with this one and get the right language for your emails.

skończysz z tym, i uzyskać odpowiedni język dla swoich e-maili.

Tip number three is especially important if you're writing emails for work and

Wskazówka numer trzy jest szczególnie ważna, jeśli piszesz e-maile do pracy i

you want to look like a professional, make sure that your grammar,

chcesz wyglądać jak profesjonalista, upewnij się, że Twoja gramatyka,

punctuation, and spelling are correct.

interpunkcja i pisownia są poprawne.

This is a challenge for everyone, including native speakers.

To wyzwanie dla wszystkich, w tym dla native speakerów.

We definitely start typing too fast on the keyboard.

Zdecydowanie zbyt szybko zaczynamy pisać na klawiaturze.

We don't pay attention, we don't read our emails,

Nie zwracamy uwagi, nie czytamy naszych e-maili,

and sometimes that means there might be a lot of mistakes and those mistakes

a czasami oznacza to, że może być dużo błędów, które

look unprofessional. The more you can reduce those errors,

wyglądają nieprofesjonalnie. Im bardziej możesz zredukować te błędy,

the better your emails are.

tym lepsze będą Twoje e-maile.

And I know that this is an area that's really challenging. Number number one,

I wiem, że jest to obszar, który jest naprawdę wymagający. Numer jeden,

English spelling is a nightmare. And number two,

angielska pisownia to koszmar. Po drugie,

I know our grammar is difficult,

wiem, że nasza gramatyka jest trudna,

but I have a super easy solution for you and it's free.

ale mam dla ciebie bardzo proste rozwiązanie, które jest bezpłatne.

There's an app that I love to use on my computer called Grammarly. In fact,

Jest taka aplikacja, której uwielbiam używać na moim komputerze o nazwie Grammarly. Właściwie

my whole team uses it.

cały mój zespół go używa.

Grammarly is the perfect place for you to copy and paste your email to check

Grammarly to idealne miejsce do kopiowania i wklejania wiadomości e-mail w celu sprawdzenia

your grammar, spelling, and punctuation.

gramatyki, pisowni i interpunkcji.

So if you're feeling nervous about your grammar or spelling in an email,

Więc jeśli denerwujesz się swoją gramatyką lub pisownią w e-mailu,

I'll leave a link to the Grammarly application just below this video.

zostawię link do aplikacji Grammarly tuż pod tym filmem.

It's totally free to use and it will absolutely help you feel more confident

Jest całkowicie darmowy i absolutnie pomoże Ci poczuć się pewniej

when you're sending your emails. Now, before I move on to tip four,

podczas wysyłania e-maili. A teraz, zanim przejdę do wskazówki czwartej,

let me give you an example of what an unprofessional email with lots of spelling

podam przykład, jak może wyglądać nieprofesjonalny e-mail z mnóstwem

and grammar errors might look like.

błędów ortograficznych i gramatycznych.

Take a look at this email and see if you can identify some of the problems.

Zapoznaj się z tym e-mailem i sprawdź, czy potrafisz zidentyfikować niektóre problemy.

You should immediately notice that words like I'm or English aren't capitalized

Powinieneś od razu zauważyć, że słowa takie jak ja czy angielski nie są pisane wielką literą, aw

and in a professional email they absolutely should be.

profesjonalnym e-mailu absolutnie powinny.

You'll also notice that there's no space between the first two sentences and

Zauważysz również, że między pierwszymi dwoma zdaniami nie ma spacji,

that makes it very difficult to read. Again,

co bardzo utrudnia czytanie. Ponownie,

you want a space after the period and the first word of a sentence should

potrzebujesz spacji po kropce, a pierwsze słowo zdania powinno

definitely be capitalized.

być pisane wielką literą.

Tip number four for writing better emails in English is to always have a very

Czwarta rada dotycząca pisania lepszych e-maili w języku angielskim to zawsze bardzo

clear subject line.

jasny temat.

I want you to think about your email inbox for a moment and all the different

Chcę, żebyś pomyślał przez chwilę o swojej skrzynce odbiorczej i wszystkich różnych

emails you have. Which ones are you more likely to read?

e-mailach, które masz. Które z nich chętniej przeczytasz?

You're probably more likely to read the ones with a clear subject because you

Prawdopodobnie bardziej prawdopodobne jest, że przeczytasz te, które mają jasny temat, ponieważ

know exactly what the email is about.

dokładnie wiesz, o czym jest e-mail.

The other reason clear subject lines are important is emails contain important

Innym powodem, dla którego jasne tematy są ważne, są e-maile zawierające ważne

details.

szczegóły. Czy

Have you ever read an email and then three days later you were trying to

kiedykolwiek przeczytałeś e-mail, a trzy dni później próbowałeś sobie

remember where you read that information and you're searching through five or

przypomnieć, gdzie przeczytałeś te informacje i przeszukałeś pięć,

six or 27 different emails to find that information?

sześć lub 27 różnych e-maili, aby znaleźć te informacje?

Well,

it's much easier when the subject line is clear and it's connected to the

Cóż, o

wiele łatwiej jest, gdy temat jest jasny i jest powiązany z

information in the email,

informacjami w wiadomości e-mail,

so always make sure your subject lines are very clear.

więc zawsze upewnij się, że temat jest bardzo jasny.

Earlier we talked about those long email chains that happen when the

Wcześniej mówiliśmy o tych długich łańcuchach e-maili, które mają miejsce, gdy

conversation goes back and forth.

rozmowa toczy się tam iz powrotem.

Sometimes during a long email chain,

Czasami podczas długiego łańcucha wiadomości e-mail

the subject of the conversation changes and that's a great time for you to edit

zmienia się temat rozmowy i jest to doskonały moment na edycję

or change the subject of the email and that will automatically make it easier

lub zmianę tematu wiadomości e-mail, co automatycznie ułatwi

for people to find the email information they need when they're looking for it

użytkownikom znajdowanie potrzebnych im informacji e-mail podczas wyszukiwania za to

later. Now, if you're not sure what I mean,

później. Teraz, jeśli nie jesteś pewien, co mam na myśli,

let me give you a clear example with these two subject lines.

pozwól, że dam ci jasny przykład z tymi dwoma tematami.

Number one is question about English.

Numer jeden to pytanie o język angielski.

Number two is question about dates. For fluency school.

Numer dwa to pytanie o daty. Dla płynnej szkoły.

Which one of those is more specific?

Który z nich jest bardziej konkretny?

Definitely the second one.

Zdecydowanie ten drugi.

I know exactly what this person wants or what information they're looking for,

Wiem dokładnie, czego ta osoba chce lub jakich informacji szuka,

and the first email,

aw pierwszym e-mailu

I have no idea what their question might be.

nie mam pojęcia, jakie może być jej pytanie.

It could be about English people, English culture,

Może dotyczyć Anglików, kultury angielskiej,

English language about grammar, spelling. I have no idea.

języka angielskiego, gramatyki, ortografii. Nie mam pojęcia.

It's very unclear.

To bardzo niejasne.

The more specific your subject line is, the better it is for your reader.

Im bardziej szczegółowy jest Twój temat , tym lepiej dla czytelnika.

Tip number five for writing better emails in English is to keep your emails

Wskazówka numer pięć dotycząca pisania lepszych e-maili w języku angielskim polega na tym, aby e-maile były

short and only focus on the most important details.

krótkie i skupiały się tylko na najważniejszych szczegółach.

This is one of the biggest challenges my students have and it's one of the

To jedno z największych wyzwań dla moich uczniów i jedno z

questions I hear the most.

pytań, które słyszę najczęściej.

My students always want to know how they can be more concise in an email.

Moi studenci zawsze chcą wiedzieć, jak mogą być bardziej zwięzli w wiadomości e-mail.

To be concise means to give a lot of information in a very clear way without

Bycie zwięzłym oznacza przekazanie wielu informacji w bardzo jasny sposób, bez

using too many words.

użycia zbyt wielu słów.

That means we have to be very careful about what we say in the email,

Oznacza to, że musimy bardzo uważać na to, co mówimy w e-mailu,

how many details we provide and what words we use.

ile szczegółów podajemy i jakich słów używamy.

The opposite is when the email is too long with big paragraphs that are

Odwrotnie jest, gdy e-mail jest zbyt długi i ma duże akapity, które są

difficult to read. Let me give you an example. In this sample email,

trudne do odczytania. Dam ci przykład. W tym przykładowym e-mailu

I'm showing you the beginning of someone summarizing a meeting that took place.

pokazuję, jak ktoś podsumowuje spotkanie, które miało miejsce.

As you can immediately see,

Jak od razu widać,

there's one big long paragraph and it's hard to know what the important details

jest jeden duży, długi akapit i trudno jest określić, jakie ważne szczegóły

or information might be in that paragraph.

lub informacje mogą się w nim znajdować.

I have to be very careful reading it and do it slowly.

Muszę bardzo uważnie czytać i robić to powoli.

You'll also see that it's very wordy.

Zobaczysz również, że jest bardzo rozwlekły.

What that means is there are too many words and we actually repeat some words

Oznacza to, że słów jest za dużo i niektóre z nich powtarzamy w kółko

again and again. For example, you can see the words meeting discussed,

. Na przykład możesz zobaczyć omówione spotkanie słów,

adjust multiple times in the email.

dostosować wiele razy w wiadomości e-mail.

It would be much simpler and better if we only used those words once.

Byłoby znacznie prościej i lepiej, gdybyśmy użyli tych słów tylko raz.

So let me show you how we can simplify that.

Pozwól więc, że pokażę ci, jak możemy to uprościć.

There's one easy thing that we can do.

Jest jedna prosta rzecz, którą możemy zrobić.

Use bullet points and instead of writing long sentences and full paragraphs,

Używaj wypunktowań i zamiast pisać długie zdania i całe akapity,

identify the most important details and use a bulleted list or a numbered list

zidentyfikuj najważniejsze szczegóły i użyj listy punktowanej lub numerowanej,

to show that information and the bulleted list makes it much easier for the

aby pokazać te informacje, a lista punktowana znacznie ułatwia

reader to focus on the important information.

czytelnikowi skupienie się na ważnych informacjach.

And those are your five tips for writing better emails in English and avoiding

Oto pięć wskazówek, jak pisać lepsze e-maile po angielsku i unikać

some common mistakes. Just to recap, those five tips are:

typowych błędów. Podsumowując, te pięć wskazówek to:

always have a greeting and make sure it's correct.

zawsze miej powitanie i upewnij się, że jest poprawne.

Have the right balance of formality in your email. Make sure your grammar,

Zachowaj odpowiednią równowagę formalności w swoim e-mailu. Upewnij się, że gramatyka,

punctuation, and spelling are correct.

interpunkcja i pisownia są poprawne.

Always use a subject line that is clear and specific.

Zawsze używaj tematu, który jest jasny i konkretny.

And number five, keep your email concise.

I po piąte, zachowaj zwięzłość swojego e-maila. A

Now before we finish, I have a challenge question for you.

teraz, zanim skończymy, mam dla ciebie wyzwanie.

I want to know what is the best piece of advice you've ever received for writing

Chcę wiedzieć, jaka jest najlepsza rada, jaką kiedykolwiek otrzymałeś na temat pisania

professional emails.

profesjonalnych e-maili.

You might have some advice that is exactly what someone else needs today.

Być może masz jakąś radę, która jest dokładnie tym, czego ktoś inny potrzebuje dzisiaj.

It's very possible that someone in the Confident English community is stressing

Bardzo możliwe, że ktoś ze społeczności Confident English stresuje

out about what to write in an email today and you might have the perfect piece

się dzisiaj tym, co napisać w e-mailu, i możesz mieć idealną radę

of advice. So I would love to hear what that is.

. Więc chciałbym usłyszeć, co to jest.

You can share your advice with me just below this video or in the comments of

Możesz podzielić się ze mną swoją radą tuż pod tym filmem lub w komentarzach do

the online lesson before I finish. If you found this lesson useful to you,

lekcji online, zanim skończę. Jeśli uznasz tę lekcję za przydatną,

I would love to know and you can tell me in three simple ways. Number one,

chciałbym wiedzieć i możesz mi to powiedzieć na trzy proste sposoby. Po pierwsze,

give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak Confident

daj łapkę w górę tej lekcji na YouTube i zasubskrybuj kanał Speak Confident

English channel so you never miss. One of my lessons. Number two,

English, aby nigdy nie przegapić. Jedna z moich lekcji. Po drugie,

you can share this with friends and colleagues on Facebook or LinkedIn.

możesz podzielić się tym z przyjaciółmi i współpracownikami na Facebooku lub LinkedIn.

And number three,

I po trzecie,

if you have a friend or a colleague who wants to write better emails in English,

jeśli masz przyjaciela lub współpracownika, który chce pisać lepsze e-maile po angielsku,

email them this lesson directly with that, have a fantastic week.

wyślij mu tę lekcję e-mailem bezpośrednio z tym, życzę fantastycznego tygodnia.

Thank you so much for joining me and I'll see you next time for your Confident

Dziękuję bardzo za dołączenie do mnie i do zobaczenia następnym razem na

English lesson.

lekcji Confident English.