Write Better Emails in English — Top 5 Tips

Hey,

it's Annemarie with Speak Confident English and this is exactly where you want

Hé,

c'est Annemarie avec Speak Confident English et c'est exactement là où vous

to be every week to get the confidence you want for your life and work in

voulez être chaque semaine pour obtenir la confiance que vous voulez pour votre vie et votre travail en

English. Now, of course,

anglais. Maintenant, bien sûr, la

most of what we do is all about confidence when speaking in English,

plupart de ce que nous faisons est une question de confiance lorsque nous parlons en anglais,

but I also know that every day you're probably writing some emails in English,

mais je sais aussi que chaque jour, vous écrivez probablement des e-mails en anglais,

especially if you use English at work.

surtout si vous utilisez l'anglais au travail.

And I also know that you want your writing to be easy to understand,

Et je sais aussi que vous voulez que votre écriture soit facile à comprendre,

clear and correct.

claire et correcte.

You also want those emails to be easy to write.

Vous voulez également que ces e- mails soient faciles à rédiger.

So today we're a hundred percent focused on how to write better emails in

Aujourd'hui, nous nous concentrons donc à cent pour cent sur la façon d'écrire de meilleurs e-mails en

English and some common mistakes to avoid.

anglais et sur certaines erreurs courantes à éviter.

Let's dive in right away with the first of five tips to write better emails in

Plongeons-nous tout de suite dans le premier des cinq conseils pour rédiger de meilleurs e-mails en

English.

anglais.

The first one is always include a greeting and make sure that it's correct,

La première est toujours d'inclure une salutation et de s'assurer qu'elle est correcte,

whether you're writing to a potential new client for the very first time or a

que vous écriviez à un nouveau client potentiel pour la toute première fois ou à un

colleague that you see every day.

collègue que vous voyez tous les jours.

It is always polite and friendly to start with a greeting.

Il est toujours poli et amical de commencer par une salutation.

Now I know that sometimes those email conversations get really long.

Maintenant, je sais que parfois ces conversations par e-mail deviennent très longues.

You might send an email to your colleague to identify a date and a time for your

Vous pouvez envoyer un e-mail à votre collègue pour identifier une date et une heure pour votre

next meeting. So you would start that first email with Hey Susan,

prochaine réunion. Donc, vous commenceriez ce premier e-mail par Hey Susan,

or hi Susan. And then over the next day,

ou salut Susan. Et puis le lendemain,

maybe there are 20 emails back and forth as you try to decide on a date and a

il y a peut-être 20 e-mails dans les deux sens alors que vous essayez de décider d'une date et d'une

time. And when that happens,

heure. Et lorsque cela se produit,

it's perfectly appropriate later in that series of emails to stop using a

il est parfaitement approprié plus tard dans cette série d'e-mails d'arrêter d'utiliser une

greeting. But the very first one should always have one.

salutation. Mais le tout premier devrait toujours en avoir un.

Now before I talk about how to have the correct greeting,

Maintenant, avant de parler de la façon d'avoir la bonne salutation,

I've got an insider tip for you.

j'ai un conseil d'initié pour vous.

I just talked about those long email conversations where you go back and forth.

Je viens de parler de ces longues conversations par e-mail où vous faites des allers-retours.

In English, we call that an email chain or a chain of emails.

En anglais, nous appelons cela une chaîne d'e-mails ou une chaîne d'e-mails.

So again,

Encore une fois,

in the first email you should always have a greeting because it's professional,

dans le premier e-mail, vous devriez toujours avoir une salutation car c'est professionnel,

polite, and friendly. But as you go through that email chain,

poli et amical. Mais au fur et à mesure que vous parcourez cette chaîne d'e-mails,

it's perfectly appropriate to stop using that greeting,

il est parfaitement approprié d'arrêter d'utiliser cette salutation, en

especially with people you know well.

particulier avec des personnes que vous connaissez bien.

Now the second thing about greetings is to make sure that they are correct.

Maintenant, la deuxième chose à propos des salutations est de s'assurer qu'elles sont correctes.

And what that means is knowing who you're writing to.

Et cela signifie savoir à qui vous écrivez.

You would be surprised by how many emails I get every week that begin with,

Vous seriez surpris du nombre d' e-mails que je reçois chaque semaine qui commencent par,

dear sir. I'm definitely not a sir,

cher monsieur. Je ne suis certainement pas un monsieur,

and what that tells me is the writer has no idea who I am.

et ce que cela me dit, c'est que l' écrivain n'a aucune idée de qui je suis.

I've got a question for you.

J'ai une question pour vous.

If you get an email and the greeting is completely wrong,

Si vous recevez un e-mail et que la salutation est complètement erronée,

how likely are you to read that email or read it carefully?

quelle est la probabilité que vous lisiez cet e-mail ou que vous le lisiez attentivement ?

You're probably a little less likely to read it or less interested because that

Vous êtes probablement un peu moins susceptible de le lire ou moins intéressé car cette

person has no idea who you are.

personne n'a aucune idée de qui vous êtes.

The greeting you use in your email is the first impression your reader has and

La salutation que vous utilisez dans votre e-mail est la première impression que votre lecteur a et

you want that impression to be professional, polite, and friendly. Now,

vous voulez que cette impression soit professionnelle, polie et amicale. Maintenant,

if you're not sure about which greetings to use or what words to use,

si vous n'êtes pas sûr des salutations à utiliser ou des mots à utiliser,

I've got a full lesson on that topic.

j'ai une leçon complète sur ce sujet.

I'll share a link in the video and in the notes below the video as well.

Je partagerai un lien dans la vidéo et dans les notes sous la vidéo également.

Tip number two is to have the correct level of formality.

Le deuxième conseil est d'avoir le bon niveau de formalité.

Here's what I mean.

Voici ce que je veux dire.

If you have a colleague that you send an email to three times a week or every

Si vous avez un collègue à qui vous envoyez un e-mail trois fois par semaine ou tous les

day,

jours,

you don't want to begin that email with dear Ms. Fowler.

vous ne voulez pas commencer cet e-mail avec la chère Mme Fowler.

It's way too formal for someone that you email regularly and when our emails are

C'est beaucoup trop formel pour quelqu'un à qui vous envoyez régulièrement des e-mails et lorsque nos e-mails sont

too formal, they show a lot of distance.

trop formels, ils montrent beaucoup de distance.

They're cold and unfriendly.

Ils sont froids et antipathiques.

So we want to be careful about being too formal.

Nous voulons donc faire attention à ne pas être trop formels.

But you also don't want to be too informal too fast.

Mais vous ne voulez pas non plus être trop informel trop vite.

For example, if you're writing an email to a brand new client,

Par exemple, si vous écrivez un e-mail à un tout nouveau client,

you probably wouldn't start that email with, Hey, what's up Susan?

vous ne commencerez probablement pas cet e-mail par, Hé, quoi de neuf Susan ?

That kind of language is only appropriate for someone you know well someone that

Ce genre de langage n'est approprié que pour quelqu'un que vous connaissez bien quelqu'un dont

you feel very close to.

vous vous sentez très proche.

So it's all about finding that right balance of formality.

Il s'agit donc de trouver le juste équilibre entre les formalités.

Now I know you might be feeling worried right now about how to avoid being too

Maintenant, je sais que vous vous inquiétez peut-être en ce moment de savoir comment éviter d'être trop

formal and cold and how to avoid being too informal too soon.

formel et froid et comment éviter d' être trop informel trop tôt.

And don't worry, I've got you covered.

Et ne vous inquiétez pas, je vous ai couvert.

I actually have several lessons that focus on language you should use in emails

J'ai en fait plusieurs leçons qui se concentrent sur la langue que vous devriez utiliser dans les e

and language that allows you to be polite and friendly in English.

-mails et la langue qui vous permet d' être poli et amical en anglais.

I'm going to share links to those so that you can watch those as soon as you're

Je vais partager des liens vers ceux-ci afin que vous puissiez les regarder dès que vous en avez

finished with this one and get the right language for your emails.

terminé avec celui-ci et obtenir la bonne langue pour vos e-mails.

Tip number three is especially important if you're writing emails for work and

Le conseil numéro trois est particulièrement important si vous écrivez des e-mails pour le travail et que

you want to look like a professional, make sure that your grammar,

vous voulez ressembler à un professionnel, assurez-vous que votre grammaire, votre

punctuation, and spelling are correct.

ponctuation et votre orthographe sont correctes.

This is a challenge for everyone, including native speakers.

C'est un défi pour tout le monde, y compris les locuteurs natifs.

We definitely start typing too fast on the keyboard.

On commence définitivement à taper trop vite sur le clavier.

We don't pay attention, we don't read our emails,

Nous ne prêtons pas attention, nous ne lisons pas nos e-mails,

and sometimes that means there might be a lot of mistakes and those mistakes

et parfois cela signifie qu'il peut y avoir beaucoup d'erreurs et que ces erreurs

look unprofessional. The more you can reduce those errors,

semblent non professionnelles. Plus vous pouvez réduire ces erreurs

the better your emails are.

, meilleurs sont vos e-mails.

And I know that this is an area that's really challenging. Number number one,

Et je sais que c'est un domaine qui est vraiment difficile. Numéro un,

English spelling is a nightmare. And number two,

l'orthographe anglaise est un cauchemar. Et numéro deux,

I know our grammar is difficult,

je sais que notre grammaire est difficile,

but I have a super easy solution for you and it's free.

mais j'ai une solution super facile pour vous et c'est gratuit.

There's an app that I love to use on my computer called Grammarly. In fact,

Il y a une application que j'adore utiliser sur mon ordinateur appelée Grammarly. En fait,

my whole team uses it.

toute mon équipe l'utilise.

Grammarly is the perfect place for you to copy and paste your email to check

Grammaire est l'endroit idéal pour copier et coller votre e-mail afin de vérifier

your grammar, spelling, and punctuation.

votre grammaire, votre orthographe et votre ponctuation.

So if you're feeling nervous about your grammar or spelling in an email,

Donc, si vous vous sentez nerveux à propos de votre grammaire ou de votre orthographe dans un e-mail,

I'll leave a link to the Grammarly application just below this video.

je laisserai un lien vers l' application Grammarly juste en dessous de cette vidéo.

It's totally free to use and it will absolutely help you feel more confident

Son utilisation est totalement gratuite et cela vous aidera absolument à vous sentir plus en confiance

when you're sending your emails. Now, before I move on to tip four,

lorsque vous envoyez vos e-mails. Maintenant, avant de passer au quatrième conseil,

let me give you an example of what an unprofessional email with lots of spelling

permettez-moi de vous donner un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un e-mail non professionnel contenant de nombreuses fautes d'orthographe

and grammar errors might look like.

et de grammaire.

Take a look at this email and see if you can identify some of the problems.

Jetez un œil à cet e-mail et voyez si vous pouvez identifier certains des problèmes.

You should immediately notice that words like I'm or English aren't capitalized

Vous devriez immédiatement remarquer que des mots comme je suis ou anglais ne sont pas en majuscules

and in a professional email they absolutely should be.

et dans un e-mail professionnel, ils devraient absolument l'être.

You'll also notice that there's no space between the first two sentences and

Vous remarquerez également qu'il n'y a pas d'espace entre les deux premières phrases, ce

that makes it very difficult to read. Again,

qui rend la lecture très difficile. Encore une fois,

you want a space after the period and the first word of a sentence should

vous voulez un espace après le point et le premier mot d'une phrase doit

definitely be capitalized.

absolument être en majuscule.

Tip number four for writing better emails in English is to always have a very

Le conseil numéro quatre pour écrire de meilleurs e-mails en anglais est de toujours avoir une

clear subject line.

ligne d'objet très claire.

I want you to think about your email inbox for a moment and all the different

Je veux que vous réfléchissiez un instant à votre boîte de réception et à tous les différents

emails you have. Which ones are you more likely to read?

e-mails que vous avez. Lesquels êtes-vous le plus susceptible de lire ?

You're probably more likely to read the ones with a clear subject because you

Vous êtes probablement plus susceptible de lire ceux dont l'objet est clair, car vous

know exactly what the email is about.

savez exactement de quoi il s'agit.

The other reason clear subject lines are important is emails contain important

L'autre raison pour laquelle des lignes d'objet claires sont importantes est que les e-mails contiennent des

details.

détails importants.

Have you ever read an email and then three days later you were trying to

Avez-vous déjà lu un e-mail, puis trois jours plus tard, vous avez essayé de

remember where you read that information and you're searching through five or

vous rappeler où vous avez lu cette information et vous avez cherché dans cinq,

six or 27 different emails to find that information?

six ou 27 e-mails différents pour trouver cette information ?

Well,

it's much easier when the subject line is clear and it's connected to the

Eh bien,

c'est beaucoup plus facile lorsque la ligne d'objet est claire et qu'elle est liée aux

information in the email,

informations contenues dans l'e-mail,

so always make sure your subject lines are very clear.

alors assurez-vous toujours que vos lignes d'objet sont très claires.

Earlier we talked about those long email chains that happen when the

Plus tôt, nous avons parlé de ces longues chaînes de courrier électronique qui se produisent lorsque la

conversation goes back and forth.

conversation va et vient.

Sometimes during a long email chain,

Parfois, au cours d'une longue chaîne d'e-mails,

the subject of the conversation changes and that's a great time for you to edit

le sujet de la conversation change et c'est le moment idéal pour vous de modifier

or change the subject of the email and that will automatically make it easier

ou de changer le sujet de l'e-mail et cela permettra automatiquement

for people to find the email information they need when they're looking for it

aux gens de trouver plus facilement les informations d'e-mail dont ils ont besoin lorsqu'ils recherchent pour cela

later. Now, if you're not sure what I mean,

plus tard. Maintenant, si vous n'êtes pas sûr de ce que je veux dire,

let me give you a clear example with these two subject lines.

laissez-moi vous donner un exemple clair avec ces deux lignes d'objet.

Number one is question about English.

Le numéro un est la question sur l'anglais.

Number two is question about dates. For fluency school.

La deuxième question concerne les dates. Pour l'école de la fluidité.

Which one of those is more specific?

Lequel de ceux-ci est plus spécifique?

Definitely the second one.

Certainement le deuxième.

I know exactly what this person wants or what information they're looking for,

Je sais exactement ce que cette personne veut ou quelles informations elle recherche,

and the first email,

et le premier e-mail,

I have no idea what their question might be.

je n'ai aucune idée de ce que pourrait être sa question.

It could be about English people, English culture,

Cela pourrait concerner les Anglais, la culture anglaise,

English language about grammar, spelling. I have no idea.

la langue anglaise sur la grammaire, l' orthographe. Je n'ai aucune idée.

It's very unclear.

C'est très flou.

The more specific your subject line is, the better it is for your reader.

Plus votre sujet est précis, mieux c'est pour votre lecteur.

Tip number five for writing better emails in English is to keep your emails

Le conseil numéro cinq pour écrire de meilleurs e-mails en anglais est de garder vos e-mails

short and only focus on the most important details.

courts et de vous concentrer uniquement sur les détails les plus importants.

This is one of the biggest challenges my students have and it's one of the

C'est l'un des plus grands défis auxquels mes étudiants sont confrontés et c'est l'une des

questions I hear the most.

questions que j'entends le plus souvent.

My students always want to know how they can be more concise in an email.

Mes étudiants veulent toujours savoir comment ils peuvent être plus concis dans un e-mail.

To be concise means to give a lot of information in a very clear way without

Être concis signifie donner beaucoup d' informations de manière très claire sans

using too many words.

utiliser trop de mots.

That means we have to be very careful about what we say in the email,

Cela signifie que nous devons faire très attention à ce que nous disons dans l'e-mail, au

how many details we provide and what words we use.

nombre de détails que nous fournissons et aux mots que nous utilisons.

The opposite is when the email is too long with big paragraphs that are

Le contraire est lorsque l'e-mail est trop long avec de gros paragraphes

difficult to read. Let me give you an example. In this sample email,

difficiles à lire. Laisse moi te donner un exemple. Dans cet exemple d'e-mail,

I'm showing you the beginning of someone summarizing a meeting that took place.

je vous montre le début d'une personne résumant une réunion qui a eu lieu.

As you can immediately see,

Comme vous pouvez le voir immédiatement,

there's one big long paragraph and it's hard to know what the important details

il y a un long paragraphe et il est difficile de savoir quels détails

or information might be in that paragraph.

ou informations importants pourraient se trouver dans ce paragraphe.

I have to be very careful reading it and do it slowly.

Je dois être très prudent en le lisant et le faire lentement.

You'll also see that it's very wordy.

Vous verrez aussi que c'est très verbeux.

What that means is there are too many words and we actually repeat some words

Cela signifie qu'il y a trop de mots et que nous répétons certains mots

again and again. For example, you can see the words meeting discussed,

encore et encore. Par exemple, vous pouvez voir les mots réunion discutés,

adjust multiple times in the email.

ajuster plusieurs fois dans l'e-mail.

It would be much simpler and better if we only used those words once.

Ce serait beaucoup plus simple et mieux si nous n'utilisions ces mots qu'une seule fois.

So let me show you how we can simplify that.

Alors laissez-moi vous montrer comment nous pouvons simplifier cela.

There's one easy thing that we can do.

Il y a une chose facile que nous pouvons faire.

Use bullet points and instead of writing long sentences and full paragraphs,

Utilisez des puces et au lieu d'écrire de longues phrases et des paragraphes complets,

identify the most important details and use a bulleted list or a numbered list

identifiez les détails les plus importants et utilisez une liste à puces ou une liste numérotée

to show that information and the bulleted list makes it much easier for the

pour montrer ces informations et la liste à puces permet au

reader to focus on the important information.

lecteur de se concentrer beaucoup plus facilement sur les informations importantes.

And those are your five tips for writing better emails in English and avoiding

Et ce sont vos cinq conseils pour rédiger de meilleurs e-mails en anglais et éviter

some common mistakes. Just to recap, those five tips are:

certaines erreurs courantes. Pour récapituler, ces cinq conseils sont les suivants :

always have a greeting and make sure it's correct.

ayez toujours une salutation et assurez-vous qu'elle est correcte.

Have the right balance of formality in your email. Make sure your grammar,

Ayez le bon équilibre de formalité dans votre e-mail. Assurez-vous que votre grammaire, votre

punctuation, and spelling are correct.

ponctuation et votre orthographe sont correctes.

Always use a subject line that is clear and specific.

Utilisez toujours une ligne d'objet claire et précise.

And number five, keep your email concise.

Et numéro cinq, gardez votre e-mail concis.

Now before we finish, I have a challenge question for you.

Avant de terminer, j'ai une question défi pour vous.

I want to know what is the best piece of advice you've ever received for writing

Je veux savoir quel est le meilleur conseil que vous ayez jamais reçu pour écrire

professional emails.

des e-mails professionnels.

You might have some advice that is exactly what someone else needs today.

Vous pourriez avoir des conseils qui sont exactement ce dont quelqu'un d'autre a besoin aujourd'hui.

It's very possible that someone in the Confident English community is stressing

Il est très possible qu'un membre de la communauté Confident English se

out about what to write in an email today and you might have the perfect piece

demande ce qu'il faut écrire dans un e-mail aujourd'hui et vous pourriez avoir le

of advice. So I would love to hear what that is.

conseil parfait. J'aimerais donc entendre ce que c'est.

You can share your advice with me just below this video or in the comments of

Vous pouvez partager vos conseils avec moi juste en dessous de cette vidéo ou dans les commentaires de

the online lesson before I finish. If you found this lesson useful to you,

la leçon en ligne avant que je termine. Si vous avez trouvé cette leçon utile pour vous,

I would love to know and you can tell me in three simple ways. Number one,

j'aimerais le savoir et vous pouvez me le dire de trois manières simples. Premièrement,

give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak Confident

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English channel so you never miss. One of my lessons. Number two,

English pour ne jamais la manquer. Une de mes leçons. Deuxièmement,

you can share this with friends and colleagues on Facebook or LinkedIn.

vous pouvez partager cela avec vos amis et collègues sur Facebook ou LinkedIn.

And number three,

Et numéro trois,

if you have a friend or a colleague who wants to write better emails in English,

si vous avez un ami ou un collègue qui veut écrire de meilleurs e-mails en anglais,

email them this lesson directly with that, have a fantastic week.

envoyez-leur cette leçon directement avec ça, passez une semaine fantastique.

Thank you so much for joining me and I'll see you next time for your Confident

Merci beaucoup de m'avoir rejoint et je vous verrai la prochaine fois pour votre

English lesson.

leçon d'anglais confiant.