Write Better Emails in English — Top 5 Tips

Hey,

it's Annemarie with Speak Confident English and this is exactly where you want

Hola,

soy Annemarie con Speak Confident English y aquí es exactamente donde

to be every week to get the confidence you want for your life and work in

quieres estar cada semana para obtener la confianza que deseas para tu vida y tu trabajo en

English. Now, of course,

inglés. Ahora, por supuesto, la

most of what we do is all about confidence when speaking in English,

mayor parte de lo que hacemos tiene que ver con la confianza cuando hablamos en inglés,

but I also know that every day you're probably writing some emails in English,

pero también sé que todos los días probablemente estés escribiendo algunos correos electrónicos en inglés,

especially if you use English at work.

especialmente si usas el inglés en el trabajo.

And I also know that you want your writing to be easy to understand,

Y también sé que quieres que tu escritura sea fácil de entender,

clear and correct.

clara y correcta.

You also want those emails to be easy to write.

También desea que esos correos electrónicos sean fáciles de escribir.

So today we're a hundred percent focused on how to write better emails in

Así que hoy estamos cien por ciento enfocados en cómo escribir mejores correos electrónicos en

English and some common mistakes to avoid.

inglés y algunos errores comunes que se deben evitar.

Let's dive in right away with the first of five tips to write better emails in

Empecemos de inmediato con el primero de cinco consejos para escribir mejores correos electrónicos en

English.

inglés.

The first one is always include a greeting and make sure that it's correct,

El primero es siempre incluir un saludo y asegurarse de que sea correcto,

whether you're writing to a potential new client for the very first time or a

ya sea que esté escribiendo a un nuevo cliente potencial por primera vez o a un

colleague that you see every day.

colega que ve todos los días.

It is always polite and friendly to start with a greeting.

Siempre es cortés y amistoso comenzar con un saludo.

Now I know that sometimes those email conversations get really long.

Ahora sé que a veces esas conversaciones por correo electrónico se hacen muy largas.

You might send an email to your colleague to identify a date and a time for your

Puede enviar un correo electrónico a su colega para identificar una fecha y hora para su

next meeting. So you would start that first email with Hey Susan,

próxima reunión. Así que comenzaría ese primer correo electrónico con Hey Susan,

or hi Susan. And then over the next day,

o hola Susan. Y luego, durante el día siguiente,

maybe there are 20 emails back and forth as you try to decide on a date and a

tal vez haya 20 correos electrónicos de ida y vuelta mientras intenta decidir una fecha y una

time. And when that happens,

hora. Y cuando eso sucede

it's perfectly appropriate later in that series of emails to stop using a

, es perfectamente apropiado más adelante en esa serie de correos electrónicos dejar de usar un

greeting. But the very first one should always have one.

saludo. Pero el primero siempre debe tener uno.

Now before I talk about how to have the correct greeting,

Ahora, antes de hablar sobre cómo tener el saludo correcto,

I've got an insider tip for you.

tengo un consejo para ti.

I just talked about those long email conversations where you go back and forth.

Acabo de hablar de esas largas conversaciones por correo electrónico en las que vas y vienes.

In English, we call that an email chain or a chain of emails.

En inglés, lo llamamos cadena de correo electrónico o una cadena de correos electrónicos.

So again,

Nuevamente,

in the first email you should always have a greeting because it's professional,

en el primer correo electrónico siempre debe tener un saludo porque es profesional,

polite, and friendly. But as you go through that email chain,

educado y amigable. Pero a medida que avanza en esa cadena de correo electrónico

it's perfectly appropriate to stop using that greeting,

, es perfectamente apropiado dejar de usar ese saludo,

especially with people you know well.

especialmente con personas que conoce bien.

Now the second thing about greetings is to make sure that they are correct.

Ahora, lo segundo sobre los saludos es asegurarse de que sean correctos.

And what that means is knowing who you're writing to.

Y eso significa saber a quién le estás escribiendo.

You would be surprised by how many emails I get every week that begin with,

Se sorprendería de la cantidad de correos electrónicos que recibo cada semana desde el principio,

dear sir. I'm definitely not a sir,

querido señor. Definitivamente no soy un señor,

and what that tells me is the writer has no idea who I am.

y eso me dice que el escritor no tiene idea de quién soy.

I've got a question for you.

Tengo una pregunta para ti.

If you get an email and the greeting is completely wrong,

Si recibe un correo electrónico y el saludo es completamente incorrecto,

how likely are you to read that email or read it carefully?

¿qué probabilidades hay de que lea ese correo electrónico o lo lea detenidamente?

You're probably a little less likely to read it or less interested because that

Probablemente sea un poco menos probable que lo lea o esté menos interesado porque esa

person has no idea who you are.

persona no tiene idea de quién es usted.

The greeting you use in your email is the first impression your reader has and

El saludo que usa en su correo electrónico es la primera impresión que tiene su lector y

you want that impression to be professional, polite, and friendly. Now,

desea que esa impresión sea profesional, educada y amigable. Ahora,

if you're not sure about which greetings to use or what words to use,

si no está seguro de qué saludos usar o qué palabras usar,

I've got a full lesson on that topic.

tengo una lección completa sobre ese tema.

I'll share a link in the video and in the notes below the video as well.

Compartiré un enlace en el video y en las notas debajo del video también.

Tip number two is to have the correct level of formality.

Consejo número dos es tener el nivel correcto de formalidad.

Here's what I mean.

Esto es lo que quiero decir.

If you have a colleague that you send an email to three times a week or every

Si tiene un colega al que le envía un correo electrónico tres veces a la semana o todos los

day,

días

you don't want to begin that email with dear Ms. Fowler.

, no querrá comenzar ese correo electrónico con la querida Sra. Fowler.

It's way too formal for someone that you email regularly and when our emails are

Es demasiado formal para alguien a quien envías correos electrónicos regularmente y cuando nuestros correos electrónicos son

too formal, they show a lot of distance.

demasiado formales, muestran mucha distancia.

They're cold and unfriendly.

Son fríos y antipáticos.

So we want to be careful about being too formal.

Así que queremos tener cuidado de no ser demasiado formales.

But you also don't want to be too informal too fast.

Pero tampoco quieres ser demasiado informal demasiado rápido.

For example, if you're writing an email to a brand new client,

Por ejemplo, si está escribiendo un correo electrónico a un nuevo cliente

you probably wouldn't start that email with, Hey, what's up Susan?

, probablemente no comenzaría ese correo electrónico con: Oye, ¿qué pasa, Susan?

That kind of language is only appropriate for someone you know well someone that

Ese tipo de lenguaje solo es apropiado para alguien a quien conoces bien, alguien a quien

you feel very close to.

sientes muy cerca.

So it's all about finding that right balance of formality.

Así que se trata de encontrar el equilibrio adecuado de formalidad.

Now I know you might be feeling worried right now about how to avoid being too

Ahora sé que podrías estar preocupado en este momento sobre cómo evitar ser demasiado

formal and cold and how to avoid being too informal too soon.

formal y frío y cómo evitar ser demasiado informal demasiado pronto.

And don't worry, I've got you covered.

Y no te preocupes, te tengo cubierto.

I actually have several lessons that focus on language you should use in emails

De hecho, tengo varias lecciones que se enfocan en el lenguaje que debes usar en los correos electrónicos

and language that allows you to be polite and friendly in English.

y el lenguaje que te permite ser cortés y amigable en inglés.

I'm going to share links to those so that you can watch those as soon as you're

Voy a compartir enlaces a esos para que pueda verlos tan pronto como

finished with this one and get the right language for your emails.

termine con este y obtenga el idioma correcto para sus correos electrónicos.

Tip number three is especially important if you're writing emails for work and

El consejo número tres es especialmente importante si estás escribiendo correos electrónicos para el trabajo y

you want to look like a professional, make sure that your grammar,

quieres lucir como un profesional, asegúrate de que tu gramática,

punctuation, and spelling are correct.

puntuación y ortografía sean correctas.

This is a challenge for everyone, including native speakers.

Este es un desafío para todos, incluidos los hablantes nativos.

We definitely start typing too fast on the keyboard.

Definitivamente comenzamos a escribir demasiado rápido en el teclado.

We don't pay attention, we don't read our emails,

No prestamos atención, no leemos nuestros correos electrónicos y, a

and sometimes that means there might be a lot of mistakes and those mistakes

veces, eso significa que puede haber muchos errores y esos errores

look unprofessional. The more you can reduce those errors,

parecen poco profesionales. Cuanto más pueda reducir esos errores

the better your emails are.

, mejores serán sus correos electrónicos.

And I know that this is an area that's really challenging. Number number one,

Y sé que esta es un área realmente desafiante. Número uno,

English spelling is a nightmare. And number two,

la ortografía en inglés es una pesadilla. Y número dos,

I know our grammar is difficult,

sé que nuestra gramática es difícil,

but I have a super easy solution for you and it's free.

pero tengo una solución súper fácil para ti y es gratis.

There's an app that I love to use on my computer called Grammarly. In fact,

Hay una aplicación que me encanta usar en mi computadora llamada Grammarly. De hecho,

my whole team uses it.

todo mi equipo lo usa.

Grammarly is the perfect place for you to copy and paste your email to check

Grammarly es el lugar perfecto para que copie y pegue su correo electrónico para revisar

your grammar, spelling, and punctuation.

su gramática, ortografía y puntuación.

So if you're feeling nervous about your grammar or spelling in an email,

Entonces, si se siente nervioso acerca de su gramática u ortografía en un correo electrónico,

I'll leave a link to the Grammarly application just below this video.

dejaré un enlace a la aplicación Grammarly justo debajo de este video.

It's totally free to use and it will absolutely help you feel more confident

Es de uso totalmente gratuito y absolutamente te ayudará a sentirte más seguro

when you're sending your emails. Now, before I move on to tip four,

cuando envíes tus correos electrónicos. Ahora, antes de pasar al consejo cuatro,

let me give you an example of what an unprofessional email with lots of spelling

déjame darte un ejemplo de cómo se vería un correo electrónico poco profesional con muchos

and grammar errors might look like.

errores ortográficos y gramaticales.

Take a look at this email and see if you can identify some of the problems.

Eche un vistazo a este correo electrónico y vea si puede identificar algunos de los problemas.

You should immediately notice that words like I'm or English aren't capitalized

Debería notar inmediatamente que palabras como I'm o English no están en mayúsculas

and in a professional email they absolutely should be.

y en un correo electrónico profesional deberían estarlo.

You'll also notice that there's no space between the first two sentences and

También notará que no hay espacio entre las dos primeras oraciones y

that makes it very difficult to read. Again,

eso hace que sea muy difícil de leer. Nuevamente,

you want a space after the period and the first word of a sentence should

desea un espacio después del punto y la primera palabra de una oración

definitely be capitalized.

definitivamente debe estar en mayúscula.

Tip number four for writing better emails in English is to always have a very

El consejo número cuatro para escribir mejores correos electrónicos en inglés es tener siempre un

clear subject line.

asunto muy claro.

I want you to think about your email inbox for a moment and all the different

Quiero que pienses en tu bandeja de entrada de correo electrónico por un momento y en todos los diferentes

emails you have. Which ones are you more likely to read?

correos electrónicos que tienes. ¿ Cuáles es más probable que lea?

You're probably more likely to read the ones with a clear subject because you

Probablemente sea más probable que lea los que tienen un tema claro porque

know exactly what the email is about.

sabe exactamente de qué se trata el correo electrónico.

The other reason clear subject lines are important is emails contain important

La otra razón por la que las líneas de asunto claras son importantes es que los correos electrónicos contienen

details.

detalles importantes.

Have you ever read an email and then three days later you were trying to

¿Alguna vez leyó un correo electrónico y luego, tres días después, estaba tratando de

remember where you read that information and you're searching through five or

recordar dónde leyó esa información y está buscando en cinco o

six or 27 different emails to find that information?

seis o 27 correos electrónicos diferentes para encontrar esa información?

Well,

it's much easier when the subject line is clear and it's connected to the

Bueno

, es mucho más fácil cuando la línea de asunto es clara y está conectada con la

information in the email,

información del correo electrónico,

so always make sure your subject lines are very clear.

así que siempre asegúrese de que sus líneas de asunto sean muy claras.

Earlier we talked about those long email chains that happen when the

Anteriormente hablamos sobre esas largas cadenas de correo electrónico que ocurren cuando la

conversation goes back and forth.

conversación va y viene.

Sometimes during a long email chain,

A veces, durante una larga cadena de correos electrónicos,

the subject of the conversation changes and that's a great time for you to edit

el tema de la conversación cambia y ese es un buen momento para editar

or change the subject of the email and that will automatically make it easier

o cambiar el tema del correo electrónico y eso hará que sea más fácil

for people to find the email information they need when they're looking for it

para las personas encontrar la información de correo electrónico que necesitan cuando buscan. para ello

later. Now, if you're not sure what I mean,

más tarde. Ahora, si no está seguro de lo que quiero decir,

let me give you a clear example with these two subject lines.

permítame darle un ejemplo claro con estas dos líneas de asunto.

Number one is question about English.

El número uno es la pregunta sobre el inglés.

Number two is question about dates. For fluency school.

El número dos es la pregunta sobre las fechas. Para la escuela de fluidez.

Which one of those is more specific?

¿Cuál de ellos es más específico?

Definitely the second one.

Definitivamente el segundo.

I know exactly what this person wants or what information they're looking for,

Sé exactamente qué quiere esta persona o qué información está buscando,

and the first email,

y en el primer correo electrónico,

I have no idea what their question might be.

no tengo idea de cuál podría ser su pregunta.

It could be about English people, English culture,

Podría ser sobre los ingleses, la cultura inglesa,

English language about grammar, spelling. I have no idea.

el idioma inglés, la gramática, la ortografía. No tengo ni idea.

It's very unclear.

No está muy claro.

The more specific your subject line is, the better it is for your reader.

Cuanto más específica sea su línea de asunto , mejor será para su lector.

Tip number five for writing better emails in English is to keep your emails

El consejo número cinco para escribir mejores correos electrónicos en inglés es mantener tus correos electrónicos

short and only focus on the most important details.

cortos y enfocarte solo en los detalles más importantes.

This is one of the biggest challenges my students have and it's one of the

Este es uno de los mayores desafíos que tienen mis alumnos y es una de las

questions I hear the most.

preguntas que más escucho.

My students always want to know how they can be more concise in an email.

Mis alumnos siempre quieren saber cómo pueden ser más concisos en un correo electrónico.

To be concise means to give a lot of information in a very clear way without

Ser conciso significa dar mucha información de una manera muy clara sin

using too many words.

usar demasiadas palabras.

That means we have to be very careful about what we say in the email,

Eso significa que debemos tener mucho cuidado con lo que decimos en el correo electrónico,

how many details we provide and what words we use.

cuántos detalles brindamos y qué palabras usamos.

The opposite is when the email is too long with big paragraphs that are

Lo contrario es cuando el correo electrónico es demasiado largo con párrafos grandes que son

difficult to read. Let me give you an example. In this sample email,

difíciles de leer. Dejame darte un ejemplo. En este correo electrónico de muestra,

I'm showing you the beginning of someone summarizing a meeting that took place.

le muestro el comienzo de alguien que resume una reunión que tuvo lugar.

As you can immediately see,

Como puede ver de inmediato,

there's one big long paragraph and it's hard to know what the important details

hay un párrafo grande y largo y es difícil saber cuáles

or information might be in that paragraph.

podrían ser los detalles o la información importante en ese párrafo.

I have to be very careful reading it and do it slowly.

Tengo que tener mucho cuidado al leerlo y hacerlo despacio.

You'll also see that it's very wordy.

También verás que es muy prolijo.

What that means is there are too many words and we actually repeat some words

Lo que eso significa es que hay demasiadas palabras y en realidad repetimos algunas palabras

again and again. For example, you can see the words meeting discussed,

una y otra vez. Por ejemplo, puede ver las palabras reunión discutida,

adjust multiple times in the email.

ajustar varias veces en el correo electrónico.

It would be much simpler and better if we only used those words once.

Sería mucho más simple y mejor si solo usáramos esas palabras una vez.

So let me show you how we can simplify that.

Así que déjame mostrarte cómo podemos simplificar eso.

There's one easy thing that we can do.

Hay una cosa fácil que podemos hacer.

Use bullet points and instead of writing long sentences and full paragraphs,

Use viñetas y, en lugar de escribir oraciones largas y párrafos completos,

identify the most important details and use a bulleted list or a numbered list

identifique los detalles más importantes y use una lista con viñetas o una lista numerada

to show that information and the bulleted list makes it much easier for the

para mostrar esa información y la lista con viñetas hace que sea mucho más fácil para el

reader to focus on the important information.

lector concentrarse en la información importante.

And those are your five tips for writing better emails in English and avoiding

Y esos son tus cinco consejos para escribir mejores correos electrónicos en inglés y evitar

some common mistakes. Just to recap, those five tips are:

algunos errores comunes. Solo para recapitular, esos cinco consejos son:

always have a greeting and make sure it's correct.

siempre tenga un saludo y asegúrese de que sea correcto.

Have the right balance of formality in your email. Make sure your grammar,

Tenga el equilibrio adecuado de formalidad en su correo electrónico. Asegúrate de que tu gramática,

punctuation, and spelling are correct.

puntuación y ortografía sean correctas.

Always use a subject line that is clear and specific.

Utilice siempre una línea de asunto que sea clara y específica.

And number five, keep your email concise.

Y número cinco, mantenga su correo electrónico conciso.

Now before we finish, I have a challenge question for you.

Ahora, antes de que terminemos, tengo una pregunta de desafío para usted.

I want to know what is the best piece of advice you've ever received for writing

Quiero saber cuál es el mejor consejo que has recibido para escribir

professional emails.

correos electrónicos profesionales.

You might have some advice that is exactly what someone else needs today.

Es posible que tenga algún consejo que sea exactamente lo que otra persona necesita hoy.

It's very possible that someone in the Confident English community is stressing

Es muy posible que alguien en la comunidad de Confident English esté

out about what to write in an email today and you might have the perfect piece

estresado por qué escribir en un correo electrónico hoy y es posible que tengas el

of advice. So I would love to hear what that is.

consejo perfecto. Así que me encantaría saber qué es eso.

You can share your advice with me just below this video or in the comments of

Puedes compartir tus consejos conmigo justo debajo de este video o en los comentarios de

the online lesson before I finish. If you found this lesson useful to you,

la lección en línea antes de que termine. Si te ha resultado útil esta lección,

I would love to know and you can tell me in three simple ways. Number one,

me encantaría saberlo y puedes decírmelo de tres formas sencillas. Número uno,

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English channel so you never miss. One of my lessons. Number two,

English para no perderte nunca. Una de mis lecciones. Número dos

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, puede compartir esto con amigos y colegas en Facebook o LinkedIn.

And number three,

Y número tres,

if you have a friend or a colleague who wants to write better emails in English,

si tienes un amigo o un colega que quiere escribir mejores correos electrónicos en inglés,

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envíale esta lección por correo electrónico directamente con eso, que tengas una semana fantástica.

Thank you so much for joining me and I'll see you next time for your Confident

Muchas gracias por acompañarme y nos vemos la próxima vez para su

English lesson.

lección de inglés seguro.